Сократить дистанцию: как организовать корпоратив для распределённой команды

Удалённый формат работы не теряет популярности. Однако далеко не каждый работодатель понимает, как сплотить коллектив, сотрудники которого ни разу не видели друг друга вживую. Методов, помогающих сократить любые расстояния между коллегами, множество. И один из них – наконец-то, встретиться на корпоративном офлайн-событии. О том, как организовать ивент для команды из 230 человек в соседней стране и что учитывать при его организации, порталу Biz360.ru рассказала Екатерина Лисейчева, основатель event-агентства «Мандариновая лиса».

Для школы онлайн-профессий Skillfactory это был первый опыт проведения корпоратива для всей команды сотрудников, поэтому нашему агентству «Мандариновая лиса» предстоял большой объём работ. 

Во-первых, необходимо было организовать встречу более 200 человек, которые ранее если и виделись, то исключительно в Zoom. Очевидная сложность заключалась в том, что невозможно предугадать заранее, как будут контактировать между собой малознакомые и незнакомые люди. 

Во-вторых, нужно было создать доброжелательную обстановку для неформального общения внутри команды. В-третьих, настроить коммуникацию и повысить качество личного взаимодействия. И наконец, сформировать позитивное отношение к ребрендингу в компании: на тот момент бренд уже изменил айдентику, фирменные цвета, логотип и написание, поэтому важно было снизить градус возможной тревоги у сотрудников в связи с переменами. 

Проводить мероприятие было решено в Ереване. Изначально выбирали между Турцией, где только закончились землетрясения, и Арменией, которую предложило наше агентство. В сторону Армении склоняли отсутствие визового режима для граждан России и уже имеющийся опыт проведения мероприятий на местных площадках. Мы знали, что в Армении могут предоставить качественный сервис и разнообразие, которое отвечало бы тематике события. 

Организовывать ивенты в другой стране – задача не из простых. Первая сложность, с которой столкнулась «Мандариновая лиса» – размещение гостей. Из-за туристического сезона мест в отелях не хватало, и команду пришлось заселять в три разных отеля, которые должны были располагаться поблизости друг от друга и подходить по сервису. Второй барьер на пути к идеальному мероприятию – бюджет: часть локаций не вписывалась в его рамки. Нужно было найти место, которое отвечало бы тематике и показывало уникальность Армении. 

Также стоит добавить, что разные страны – это не только отличающийся менталитет, но и совершенно иное отношение ко времени и договорённостям. В данном случае все более расслаблены, всё протекает дольше, а рабочий день короче. 

Не обошлось и без форс-мажоров: авиакомпания Fly One за неделю до поездки начала менять гостям рейсы. Например, дату вылета передвинули на день раньше окончания события. Безусловно, это доставило неудобства и вызвало раздражение. 

Мы забронировали нужные площадки для сотрудников Skillfactory. На руках у каждого уже была готовая программа трёхчастного события. Дополнительно по запросу Skillfactory «Мандариновая лиса» внедрила внутренний чат заботы, куда могли писать не только организаторы, но и менеджеры по внутрикорпоративным коммуникациям. Таким образом, участники получали информацию о предстоящих событиях и погоде, новости, а также обменивались эмоциями и помогали друг другу. 

Также для команды заказчика были разработаны браслеты-символы с индивидуальными элементами в виде сердца, гор или бокала вина. По окончании мероприятия ими можно было обменяться с коллегами, тем самым поблагодарив за помощь с задачами, прикрытие тыла в проекте или просто за знакомство. 

День первый – Pre-party. Вечер провели в баре TUF – известном и модном месте от российских релокантов в Армении. Участники сами решали, где им будет комфортно, и это, безусловно, способствовало открытости общения. Каждый мог выбрать занятие по настроению: песни под гитару, танцы под DJ-сеты, ужин на летней веранде для более спокойного времяпрепровождения и даже зона для тихого общения. 

Второй день – Main party. Для основной части команды мы организовали аудиопрогулку по Еревану, которая была составлена на основе личных историй сотрудников. Таким образом, гости узнавали новое не только об Армении, но и друг о друге. 

Для большего сплочения команды были подготовлены активности на любой вкус: приготовление суджука, лаваша, экскурсия по старейшей фабрике ковров «Мегерян Карпет» и мастер-класс по их плетению. В зоне создания образа можно было добавить себе грим и блёстки. А ещё в этот день у команды был дресс-код – необычный головной убор.

После команду ждал фуршет, обращение СЕО Skillfactory Марии Злыгостевой, выступление кавер-группы, интерактивы от ведущего и караоке. Кроме того, была оборудована зона для создания «блестящего» образа и фотозона с неоном на коврах. 

Ребрендинг отметили авторским тортом со старым логотипом компании. Это оставило вкусный и позитивный след от изменений. В программе были выступления сотрудников, танцы, караоке-баттл, музыкальный интерактив от директора по маркетингу Никиты Старуна, обмен элементами браслетов и теплыми словами. В конце вечера ведущий сделал фристайл (импровизация в стиле рэп – прим. редакции) про Skillfactory, что особенно тронуло гостей. 

Заключительный третий день – After party. Участники делились эмоциями, заполняли карточки впечатлений, договаривались о следующих встречах, общались и радовались, что работают именно в этой компании. Задача объединить команду – выполнена. 

• Выбрать формат, исходя из возможностей. Компаниям, которые хотят сделать небанальный корпоратив, стоит собирать людей в реальной жизни. Если привезти каждого сотрудника не получается, то лучшим решением будет собрать всех онлайн и не делить коллектив. По опыту, гибридные форматы работают плохо и не оставляют ярких впечатлений.
  
  

• Найти точку соприкосновения. У каждой команды есть что-то особенное и уникальное, что скрепляет её участников – общие воспоминания или локальные шутки. На них можно ссылаться, чтобы объединить людей на ивенте.
  
  

• Обращайте внимание на особенности локации, где планируется ивент. При выборе локации подумайте, как можно интегрировать местные особенности в канву события. Например, в Армении местный колорит – это ковры, плетение которых «Мандариновая лиса» успешно включила в список активностей для сотрудников Skillfactory. В общем и целом, воспользуйтесь культурными контекстами во благо вашей идеи, это поможет укрепить эмоциональную составляющую.
  
  

• Наконец, на этапе разработки обратите внимание на то, чего хочется сотрудникам, какие сейчас у них эмоции. Может быть, они испытывают трудности с релокацией, распределением или любыми другими внутренними дилеммами, которые можно разрешить, грамотно спланировав программу мероприятия. 

Иногда, чтобы сплотить команду, достаточно дать сотрудникам возможность увидеться, узнать друга в нерабочей обстановке и оставить приятные воспоминания о совместном времяпрепровождении. Для этого не всегда нужно заполнять кучу анкет, проводить миллион онлайн-опросов и уйму тренингов.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360