Статус, портфолио, цена: как выбрать надёжного подрядчика для автоматизации бизнес-процессов

Когда компания решает внедрить CRM или другую IT-систему, многие предприниматели прибегают к помощи технологического партнёра или подрядчика по автоматизации. От этого выбора зависит, станет ли система реальным инструментом управления или превратится в дорогостоящий эксперимент. О том, по каким критериям выбирать интегратора и на какие «красные флаги» обращать внимание, порталу Biz360.ru рассказал директор по продажам «Битрикс24» Юрий Николаев.

Когда компания решает внедрить CRM или другую IT-систему, первое, что приходит в голову, – купить готовое коробочное решение. Но любая технология работает в полную силу, только если подстроена под конкретные процессы бизнеса. 

Внедрение без внешнего подрядчика часто напоминает ремонт своими руками. И очень часто оборачивается перерасходом времени и ресурсов. В итоге CRM не интегрируется с 1С, отчёты не сходятся, карточки клиентов дублируются, сотрудники возвращаются в Excel. Через несколько месяцев проект зависает, а затраты на исправление ошибок превышают стоимость нормального внедрения. На старте кажется, что всё получится, а потом зачастую приходится переделывать. 

Хороший подрядчик не просто переносит ваши процессы в систему, а помогает выстроить их заново. В моей практике такие проекты приносят компаниям наибольший эффект – сотрудникам удобнее работать, руководитель видит прозрачную аналитику, бизнес получает предсказуемость. Расскажу, как выбрать надёжного и эффективного партнёра по внедрению IT-решения. 

Это базовый фильтр, который защищает вас от ненадёжных подрядчиков. У нас в «Битрикс24» партнёрская сеть делится на уровни: от начального до самого высокого – платинового – статуса. Статус отражает количество реализованных проектов и уровень экспертизы. 

Если работаете с другой платформой, ищите аналогичные признаки доверия. Вендор, который ценит продукт, не будет допускать к разработке случайных исполнителей. 

Обратите внимание на коммуникацию. Если партнёр задаёт уточняющие вопросы, помогает сформулировать цели и не обещает «всё за день» – это хороший знак. Он понимает, что внедрение требует диалога и анализа. 

А вот обещания «настроим бесплатно при покупке лицензии» – тревожный звоночек. Бесплатные внедрения почти всегда оборачиваются шаблонными решениями и отсутствием поддержки. 

В глазах клиента интегратор является «универсальным игроком», который всем предлагает одинаковые решения. Но это не так, ведь задачи у клиентов отличаются. Настройка CRM для застройщика и для онлайн-школы – это два разных проекта. 

Поэтому я всегда призываю смотреть, в каких отраслях партнёр уже работал. Если он внедрял решения для похожих компаний, система встанет «на рельсы» быстрее, и вы избежите лишних объяснений и сэкономите время. 

Кейсы показывают не только опыт, но и подход. Я всегда смотрю, как партнёр описывает свои проекты. Если в портфолио только технические задачи вроде «настроили сделки и добавили кнопку», то уровень компетенций невысокий. 

Хорошие кейсы рассказывают, какую бизнес-проблему решали и какой результат получили. Видно, что интегратор понимает не только продукт, но и суть бизнеса клиента. 

У опытного интегратора всегда есть план, которого он придерживается. Когда я слышу фразу «давайте просто начнём, а там разберёмся», я понимаю, что рабочий процесс не выстроен от слова «совсем». А это, в свою очередь, чревато, как минимум, затягиванием сроков. А в худшем случае проект просто будет сорван. 

Партнёр по внедрению может предложить два подхода: 

• Внедрение «под ключ», когда он берёт на себя всё: настройку, обучение, интеграции и сопровождение. Такой формат стоит дороже, но по итогу вы получаете настроенное под вас IT-решение. Однако и сроки таких проектов могут исчисляться месяцами, а в некоторых случаях и годами. 
  
  

• Внедрение «базовая настройка + доработки». Партнёр настраивает базовую версию, а остальные задачи выполняются по запросу. На старте дешевле, но итоговая цена может вырасти в два-три раза, когда появляются дополнительные задачи, например, интеграция с 1С, настройка отчётов или прав доступа. Этот вариант хорош тем, что проект можно разбить на любое необходимое количество итераций и более гибко управлять сроками и бюджетом. 

Многие компании выбирают второй вариант ради экономии, а потом возвращаются к первому. Поэтому я советую заранее попросить партнёра подготовить два коммерческих предложения: минимальную конфигурацию и полное внедрение со всеми интеграциями. Это поможет увидеть реальную разницу в бюджете и принять взвешенное решение. 

Внедрение – это всегда двусторонний процесс. Успех зависит не только от интегратора, но и от вовлечённости вашей команды. Даже лучший партнёр не справится, если клиент не участвует в проекте. 

Вот чего хороший интегратор ожидает от вас: 

• Назначьте «владельца проекта». Партнёру нужен один центр принятия решений с вашей стороны – сотрудник, который знает бизнес-процессы, имеет полномочия принимать решения и выделяет время на работу с интегратором. Это может быть руководитель отдела продаж, коммерческий директор или IT-директор.
  
  

• Будьте готовы к ревизии процессов. Если автоматизировать «бардак», то вы получите автоматизированный бардак. Прежде чем запускать проект, опишите процессы: например, как проходит сделка от заявки до оплаты, какие этапы обязательны, кто за что отвечает.
  
  

• Выделите команде время на работу с интегратором. Заложите одну-две встречи по два часа для описания процессов, два-три часа в неделю на тестирование настроек, четыре-шесть часов на обучение. Да, это отвлекает от рабочих задач, но в противном случаем, через полгода всё придётся переделывать. 

При выборе партнёра необходимо оценивать не только компетенции его команды, но и финансово-договорные риски. 

Ключевые «красные флаги», на которые стоит обратить внимание: 

• Несовпадение команд. На встрече вам «продавал» проект опытный архитектор, а на само внедрение выделили стажёров. Важно заранее познакомиться с ключевыми участниками проектной команды.
  
  

• Красивые отчёты вместо результата. Подрядчик обещает «золотые горы», но в процессе вы видите только отчёты о потраченных на работу часах, а не работающий функционал.
  
  

• Срыв сроков без предупреждения. Проблемы бывают у всех. Но если менеджеры не предупреждают вас о трудностях заранее, а просто срывают сроки, – это плохой знак. 

Отдельно стоит обсудить модель оплаты. Чаще всего на рынке встречаются Fixed Price и Time & Materials. 

• Fixed Price – фиксированная цена за чётко определённый объём работ. Эта модель подходит для типовых, понятных проектов. Минус: в стоимость часто закладываются риски на случай непредвиденных доработок – до 30% сверх бюджета.
  
  

• Time & Materials – оплата по фактическим часам работы команды. Эта модель более гибкая и подходит для долгих проектов, где требования могут меняться. Она требует от вас большей вовлечённости в контроль и приёмку этапов. 

Иногда компании меняют интегратора, и это нормально. Даже если технически всё выполнено правильно, стороны могут не совпасть по темпу, стилю или видению проекта. Ведь когда бизнес растёт, ему нужны новые компетенции. 

Чем шире у вендора партнёрская сеть, тем меньше рисков повторной неудачи или «заброшенного после первого раза проекта». 

Выбор партнёра по внедрению – это стратегическое решение. Хороший интегратор помогает не просто запустить систему, а перестроить логику управления. Он становится соавтором изменений. С его помощью вы сэкономите сотни (или даже тысячи) часов, которые потребовались бы штатным специалистам на освоение всех технических нюансов самостоятельно. 

Успех проекта измеряется не актом приёма-передачи, а реальной пользой. Вы выбрали правильного партнёра, когда сотрудники перестают замечать границы между платформой и своей работой, а руководитель получает понятные данные для принятия решений.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360