Умная экономика: как грамотно и эффективно оптимизировать расходы компании в кризис

Многие компании уже ощутили на себе влияние кризиса-2022, другим это только предстоит. Чтобы пережить сложные времена, необходимо пристальнее, чем в «спокойное» время, контролировать свои расходы и по возможности – сокращать их. О том, за счёт чего компания может сэкономить, а также найти дополнительные источники дохода, в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказала Елена Шипилова, директор «Центра профессиональных бухгалтерских услуг».

Если кто и может позволить себе панику, то точно не руководитель. Он сейчас должен задать настрой и рабочий ритм всей команде. Поэтому наш девиз в кризис – «Спокойствие, только спокойствие». Нужно сосредоточиться на том, что мы реально можем изменить. Я рекомендую сократить время просмотра новостей и увеличить физическую активность на своём рабочем месте. А теперь перейдём непосредственно к антикризисным рекомендациям.

Если вы как руководитель никогда раньше не участвовали в инвентаризации, то её результаты могут вас удивить. Сейчас самое время проверить, чем же заполнен склад. Там может оказаться продукция, не подлежащая продаже, например, с истекающим сроком годности, или материалы, которые не подошли производству. У наших клиентов был случай, когда они обнаружили на складе хорошие неиспользуемые материалы. Когда-то не разобрались, как их оприходовать, а потом просто забыли. 

Продумайте, что можно использовать в работе вашей компании, а что – продать. Сейчас есть смысл в продаже ненужного даже за очень небольшие деньги. Избавление от хлама поможет сократить площадь склада и сумму арендной платы, а продажа –сэкономить на вывозе и утилизации. 

Как только план действий подготовлен, а информация для оптимизации процессов закупки и хранения собрана, переходите к следующему пункту. 

Деньги компании хранятся не только в кассе и на счетах, но и в запасах. Чем больше у вас зависших товарных остатков, тем больше средств находится в «заморозке». Из-за чего вашему бизнесу требуется больше денег для ведения оперативной деятельности. В кризис имеет смысл сокращать запасы, освобождать «замороженные» средства и избавляться от лишних кредитов. Одновременно с этим снижаются и расходы на складское хранение. 

Излишние запасы – не достоинство фирмы, а большие расходы: арендная плата, содержание, заработная плата кладовщиков, расходы на охрану и даже зарплата бухгалтеров, ведущих учёт. Кстати, про бухгалтерию: важное условие для оптимизации запасов – это точность учёта склада. 

Если ваши сотрудники всё ещё работают за оклады, перейдите на более мотивирующие схемы расчёта зарплаты – сдельную оплату труда или KPI. 

Сейчас не лучший момент, чтобы начинать «выращивать» сотрудников под нужды своей компании. Лучше привлекать персонал точечно – на отдельные проекты и виды работ. На биржах фриландсеров можно найти узкоспециализированных специалистов для решения конкретных задач. Замечательно, если такие специалисты будут самозанятыми или индивидуальными предпринимателями. Кроме того, что вы сможете в договоре определить требования к результату их труда, вы еще сэкономите на налогах. Такие привлечённые специалисты самостоятельно оплачивают страховые взносы и налог с доходов, причём по ставкам значительно меньшим, чем работодатели. 

Когда-то наш «Центр профессиональных бухгалтерских услуг» проводил проверку финансового результата компании по просьбе собственника. Уже с порога мы узнали, что компания экономит на канцтоварах и туалетной бумаге, чем были сильно раздражены её сотрудники. В ходе нашей проверки стало понятно, что треть расходов компании составляют расходы на персонал, ещё треть приходится на транспорт. Канцтовары не составляли и процента от общих затрат! Полное сокращение таких расходов никак не сказалось бы на финансовом положении этой фирмы. Так что в первую очередь нужно понять структуру своих расходов, а уж потом проводить их сокращение. 

Хотя при текущих ценах на бумагу, однозначно расход бумаги следует сокращать, перейдя на электронный документооборот. Всё еще попадаются случаи, когда в компании счёт сначала распечатывают, затем подписывают и заверяют печатью, после чего сканируют и отправляют по электронной почте. 

Также можно вернуться к хорошо освоенному в период коронавируса приёму – работе на удалёнке. Я знаю много компаний, которые после пика эпидемии так и не вернулись в офис, оценив возможность значительного сокращения расходов на его аренду. 

Часто слышу от клиентов, что на дебиторку никак нельзя повлиять: покупатель заплатит тогда, когда заплатит. На самом деле если заниматься дебиторской задолженностью регулярно, то результаты будут заметны. Для начала ваша учётная система должна давать информацию о сроках долга по каждой поставке. Сейчас даже обычную «1С:Бухгалтерию» можно настроить для контроля за платежами и ведения платёжного календаря. 

Второе – в компании должна быть определена процедура работы с дебиторкой, в которой следует чётко прописать кто, как и когда предпринимает те или иные действия. Скорее всего из своей практики вы уже точно знаете весь алгоритм действий в той или ной ситуации. Осталось только это зафиксировать и постоянно применять. 

Определите основные показатели бизнеса. Они станут индикаторами деятельности компании (всегда, не только в кризис) и помогут вовремя предпринять необходимые шаги. 

Такими индикаторами могут быть: 

• объём продаж;

• прибыль;

• средний чек;

• размер общей и просроченной дебиторской задолженности.

К нефинансовым можно отнести количество потенциальных и новых клиентов, число рекламаций. Ни в коем случае не делайте показателями эффективности вашего бизнеса надуманные или списанные у друга-предпринимателя величины. Подумайте, что критично именно в вашей компании. 

Ежедневно, еженедельно, ежемесячно возвращайтесь к своим показателям. Задавайте себе и команде вопрос «Что можно сделать, чтобы их улучшить?» 

Даже если у вас очень небольшой бизнес, начните составлять бюджет. Бюджет – это не про то, чтобы бить себя по рукам за каждую потраченную копейку. Это о том, чтобы помесячно составлять план своих доходов и расходов, балансируя между ними. Причём такой план нужен в трёх вариантах: 

• Оптимистичный сценарий;

• Пессимистичный сценарий;

• Реалистичный сценарий. 

Для каждого варианта стоит разработать план действий на ближайшее будущее. Так вы и ваш бизнес будете готовы к любому развитию событий – причём не только материально, но и морально. 

Бюджет начинается с плана продаж, и тут сразу возникают сложности. Руководители говорят о том, что продажи невозможно спланировать, ведь никто не знает, сколько продукции или услуг закажет каждый покупатель. С одной стороны, это действительно так. С другой стороны, если разложить продажи по клиентам, товарам, направлениям, каналам, сделать прогноз по каждому из них, а затем суммировать, то получается вполне реалистичный прогноз. В итоге факт по каждому разрезу будет отличаться от плана, но в совокупности план продаж окажется очень близким к действительности. Прямо магия! 

Компании с небольшим запасом прочности во время кризиса с большой долей вероятности прекратят своё существование. Тогда у вас появится возможность захватить их долю рынка. Но при условии, что вы сами сохраните качество своих товаров, работ и услуг. Снижение стоимости за счет ухудшения качества может, наоборот, привести к оттоку клиентов и быстрому падению продаж. 

Проработайте свои бизнес-процессы, подумайте, что можно улучшить или оптимизировать без потери качества. Такую работу необходимо проводить постоянно, а в сложившейся ситуации ещё и с удвоенной силой. 

Сейчас почти ежедневно приходят новости об изменениях законодательства и мерах поддержки бизнеса. Важно быть в курсе событий и не упустить подходящие вам возможности. Держите связь со своими бухгалтерами: ненавязчивый вопрос о том, какие меры поддержки бизнеса от государства подходят именно вам, сфокусирует их внимание в нужном направлении. 

Изучите местные льготы. Однажды к нам обратился клиент для оценки схемы оптимизации налогов, в которой было задействовано несколько ИП, находящихся на спецрежимах. Нам удалось найти для него льготу в местном законодательстве, которая позволила снизить налоги абсолютно законно и без усложнения деятельности компании. 

Даже если вы всегда строили свой бизнес самостоятельно, без поддержки государства, сейчас тот момент, когда нужно обратить внимание на грантовую поддержку бизнеса в вашем регионе. 

В целом российский рынок будет падать, но отдельные категории товаров всегда будут продаваться лучше. И даже в отдельных категориях товаров одни позиции станут менее всотребованны, а другие – более. Держите в поле зрения общие тренды, но фокусируйтесь на своих продажах. Вам всего лишь нужно найти 2-10-100 или миллион покупателей. А если вы не видите перспективы для вашего продукта, то имеет смысл проанализировать другие направления. 

В кризис очень важна точность управления, а для этого у вас должно быть чёткое понимание экономики своей компании. Такие данные предоставляет бухгалтерия. Если при реализации всех рекомендаций вы не чувствуете информационной поддержки бухгалтерской службы, то ещё одной задачей становится разобраться в учёте и финансах, а также оптимизировать работу бухгалтерии. С этим вы, уверена, справитесь. 

Удачи вам и вашему бизнесу!

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360