Ваша правая рука: как предпринимателю найти идеального ассистента и эффективно с ним работать

Грамотный личный ассистент может эффективно организовать рабочий график предпринимателя и избавить его от существенной части рутинных задач. Но для этого нужно вложиться в поиск и адаптацию качественного персонального помощника, а также решиться на то, чтобы делегировать ему часть своих задач. И не каждый человек бизнеса на это способен. О том, как выбирать персонального ассистента и выстраивать с ним эффективную работу, основатель Gansta Agency Наталья Трибунько рассказала порталу Biz360.ru.

Наша компания Gansta Agency обучает и трудоустраивает удалённых ассистентов. В 2020 году, когда мы только начинали, к удалённому режиму работы ассистентов ещё не все потенциальные клиенты были готовы. Но сейчас это уже более привычный формат, чем «классический» офлайн-ассистент. Мы видим по запросам, которые получаем от предпринимателей: примерно 80% задач, которые они хотят доверить помощнику, можно решить онлайн. 

Как правило, первого ассистента нанимают в тот период, когда бизнес быстро растёт. Определить момент, когда предпринимателю в этой ситуации стал нужен ассистент, довольно просто. На это указывают три основных признака: 

• Перегруженность задачами. Большинство из этих задач – мелкие, но их очень много, и стартапер в них просто тонет. Как следствие – уход в рутину, отсутствие времени на стратегические вопросы. Руководитель теряет концентрацию, что негативно сказывается на всех аспектах бизнеса.
  
  

• Неэффективное использование времени. Чаще всего первая задача, на которую нанимают ассистента – тайм-менеджмент: планирование встреч, ведение календаря, организация рабочего дня.
  
  

• Прокрастинация. Руководитель постоянно откладывает большие важные задачи «на потом». Чтобы ими заняться, у него просто нет времени и сил. 

Самое главное – понять, какие задачи вы готовы делегировать ассистенту. Когда предприниматели обращаются к нам, мы обычно просим их написать 100 таких задач. Вплоть до самых банальных и бытовых, типа заказа продуктов. Это показывает, что человек в принципе готов доверить помощнику. 

У многих стартаперов есть вопросы с доверием: не все горят желанием поручать какие-то рабочие задачи ассистенту. В таких случаях мы советуем делегировать то, на что уходит время в повседневной жизни. Со временем руководитель начинает доверять человеку: отдаёт ему и бизнес-задачи. 

Второй важный момент – сравнить цели. Каждый ассистент и предприниматель должны понимать, к какой цели они идут в совместной работе. Только так выстраивается плодотворное сотрудничество. Уточнить цели ассистента поможет банальный вопрос о том, к чему он стремится в ближайшие годы. Если предприниматель ищет человека, с которым хочет расти, цели у него должны быть глобальные. В этом случае больше шансов, что ассистент тоже будет «гореть» работой и брать на себя задания. 

То, как сотрудничество с предпринимателем выглядит в глазах персонального помощника, я спросила у своего ассистента с четырёхлетним стажем Аллы Спиридович. Поэтому здесь и далее будет несколько её комментариев.

Алла Спиридович,
персональный ассистент 

– Однажды во время собеседования я ответила на вопрос о своих целях: «Покупка собственного жилья». Это сразу показало работодателю, что я готова серьёзно работать при условии достойной оплаты. Он знал, что я всегда возьму на себя дополнительные задания – только платите! 

Другой вариант – если у ассистента нет высоких целей, и он хочет «просто попробовать, а там как пойдёт». С ним тоже можно работать – но на совершенно других принципах. Например, доверять ему простые бытовые задачи: заказать продукты, записать к врачу, купить билеты на перелёт. 

Самые важные качества ассистента – ответственность (выполнение договорённостей), инициативность и умение общаться. Наличие этих качеств во многих случаях видно на собеседовании. Но если даже кандидату удалось на первой встрече «притвориться», в первый месяц работы всё становится ясно. 

Очень важно обращать внимание на коммуникативные навыки персонального помощника. Всё-таки этот человек будет представлять вас, а, возможно, и общаться в соцсетях от вашего имени. Определить уровень развития коммуникативных навыков можно, в том числе, по общению ассистента с коллегами. Понаблюдайте в первый месяц, как он выстраивает отношения внутри команды – это скажет о многом. 

Ассистента, с которым не стоит сотрудничать, можно определить по следующим признакам: 

• Нежелание работать. Некоторые работодатели назначают кандидату первый созвон на какой-нибудь не самой известной и удобной платформе. И если ассистент отвечает: «Ой, вы знаете, давайте лучше созвонимся в Zoom», то этого кандидата сразу отметают. И дело не в том, что он спорит с руководителем. Ему предложили что-то сделать – а он отказался даже попробовать.
  
  

• Перенос времени первой встречи. Случиться может всякое, но один раз можно прийти вовремя. Нередко бывает, что руководитель спрашивает кандидата: «Удобно ли вам созвониться в ближайшие часы?» Тот отвечает, что удобно. Тогда ему предлагают созвониться в какое-то конкретное время – и он вдруг говорит, что не может. Продолжать общение с таким кандидатом вряд ли стоит.
  
  

• Пассивность. Если ассистент не задаёт вопросов, это заставляет задуматься. Он не вырастет, у него постоянно будет недопонимание с руководителем. Хороший ассистент сразу же начинает задавать много вопросов – он хочет «влиться» в новую должность как можно быстрее.
  
  

• Неготовность к встрече. Полное отсутствие заинтересованности кандидата тоже может насторожить. Если он не подготовился к встрече и ничего не узнал о вашем проекте – это «красный флаг». Некоторые кандидаты даже не знают, на какую вакансию и на какие задачи они идут. Просто рассылают десятки резюме, ходят на несколько собеседований в день и надеются, что «где-то должно выстрелить». Тут точно не про ответственность, надолго он нигде не задержится. 

Составить регламент. Это первое и самое главное, что нужно сделать. Регламент вытекает из списка задач, которые вы хотите делегировать. Их нужно прописать как можно более подробно: задачи и дедлайны по ним, количество рабочих часов, каналы коммуникаций, формы отчётности и т.д. На регламентах всё держится, они обязательно должны быть.

Алла Спиридович,
персональный ассистент 

– В 2021 году я начинала работать как ассистент без регламента. И у меня, и у руководителя постоянно возникали уточняющие вопросы. На их основе мы составили регламент работы, который регулярно дополняется новыми пунктами. 

Обсудить регламент с ассистентом. Условия сотрудничества должны быть понятны обеим сторонам и приняты ими. Если руководитель просто «в приказном порядке» ознакомит ассистента с регламентом без всякого обсуждения – скорее всего, сотрудник в какой-то момент просто сольётся. Какие-то «спущенные сверху» пункты могут оказаться для него критичными. 

Дополнять регламент. В заранее составленном регламенте невозможно предусмотреть всё. Например, возникают какие-то сложности или внештатные ситуации, когда ассистент не знает, что делать. В таких случаях нужно разобрать порядок действий с сотрудником и внести это в регламент. 

Соблюдать регламент. Ассистент – это не «классический секретарь» из недавнего прошлого. Руководитель не может приказать ассистенту: «Делай всё, что я тебе скажу». Есть задачи, прописанные в регламенте. С ним согласился и ассистент, и руководитель. Значит, по нему и надо работать. Если он соблюдается, работа складывается отлично. Но нередко ассистенты становятся фанатами своих руководителей. В этой ситуации есть соблазн загрузить его дополнительной работой вне рамок регламента. Понятно, что это быстро приведёт к выгоранию персонального помощника. 

Чётко ставить задачи. Ассистент должен понимать, что от него хотят. При этом читать мысли он не умеет. Некоторые предприниматели формулируют задачи примерно на таком уровне: «Я тебя нанял – бери и делай, что тут непонятного?» А что именно делать? Как минимум в первые три месяца я бы советовала поступать так: ставить задачу – просить ассистента повторить, как он её понял. Особенно если речь идёт о большой и важной задаче. 

Проводить онлайн-созвоны минимум раз в неделю. Не все руководители их любят, но они очень важны. Одно лишь общение по переписке в мессенджерах вряд ли поможет. Дело в том, что каждый из нас читает сообщения со своей интонацией. И тот, кто читает, может увидеть какие-то смыслы и эмоции, которые в сообщении не заложены. От этого может возникать недопонимание. Общение «голосом» помогает главному – пониманию, что нужно делать.

Алла Спиридович,
персональный ассистент 

– Я четыре месяца работала с руководителем, и у нас был только один созвон – при знакомстве. Всё остальное общение велось письменно. Я постоянно предлагала созвониться и поговорить, но у руководителя на это всегда «не было времени». От этого постоянно возникали конфликтные ситуации, недопонимание, недосказанность. 

Отвечать на вопросы. Хороший ассистент в первые месяцы задаёт очень много вопросов. И руководитель должен понимать: глупых вопросов не бывает. Самый «тупой» заданный вопрос намного лучше, чем незаданный. Чем подробнее вы ответите на все вопросы – тем выше качество вашей коммуникации. 

Создавать позитивную атмосферу. В первую очередь разговаривать с человеком, интересоваться, как у него дела, всё ли нормально. Если вдруг что-то не так – поддержать. Я за то, чтобы «перенести» в онлайн элементы офлайн-офиса: встречи, корпоративы, поздравления с днём рождения. Это обязательно должно быть для атмосферы. Вроде бы простые и банальные вещи, но от этого многое зависит.

Алла Спиридович,
персональный ассистент 

– Некоторые руководители строят работу с ассистентами без какой-либо человечности. Они относятся к нему как к ChatGPT: всегда должен быть на связи, в любое время написал запрос – и получил результат. Чаще всего у таких предпринимателей или управленцев сотрудники не задерживаются надолго. 

Платить адекватные деньги. Рост количества задач или их усложнение должно вести к увеличению оплаты ассистента. Конечно, не при добавлении одной-двух задач, а когда их становится ощутимо больше. Если не «индексировать» оплату в соответствии с загрузкой и степенью ответственности – ассистент долго не продержится. 

Я нередко слышу от наших заказчиков: «Перебрал уже многих ассистентов, но никто не может работать так, как я хочу. Дайте мне вашего самого лучшего сотрудника!» 

Если несколько кейсов сотрудничества с ассистентами были у вас неудачными – понятно, что дело не в ассистентах. Я вижу в этом несколько основных причин: 

Отклонения от регламента. Если у работодателя не складывается взаимопонимание с ассистентом – скорее всего, им нужно снова вернуться к регламенту. Когда порядок действий в какой-то ситуации был прописан – обсуждаете с помощником, что послужило причиной ошибки. Но если подобной ситуации не было в регламенте, то её обязательно нужно прописать.

Алла Спиридович,
персональный ассистент

– В регламенте работы с одним из руководителей у меня было указано, что я должна отвечать на его сообщения каждые 20 минут. Я ставила себе будильник, чтобы в нужное время зайти в диалог и посмотреть, есть ли для меня задача. 

Нечёткая постановка задач. Некоторые предприниматели не умеют формулировать задачи. Например, человек говорит ассистенту: «Мне нужна презентация», но нет ни дедлайна, ни ТЗ. А потом он приходит через три часа и спрашивает, почему задание не выполнено. Но он не сказал ассистенту, какие сроки ему отводятся. Так, шаг за шагом, растёт недопонимание. 

Нежелание обучать. Понятно, что любой руководитель хочет работать только с самым лучшим ассистентом. Но ведь «самый лучший» тоже когда-то ничего не умел. Кто-то же его научил – причём не в вузе, а в процессе работы. Чтобы у вас был сильный ассистент – вкладывайте время в его обучение и будьте терпеливыми.

Алла Спиридович,
персональный ассистент

– Я очень благодарна одной из моих руководительниц – она многому меня научила. На самом деле этот процесс был взаимный: она училась на мне, как строить работу с ассистентом, контролировать его, доверять ему. В первые месяцы у меня многое не получалось, но руководитель верила в меня. До этого у неё уже было несколько ассистентов, с которыми она не сработалась. В какой-то момент она сама поняла: если нельзя найти хорошего персонального помощника – значит, его нужно вырастить. 

Сложности с делегированием. Иногда руководители нанимают ассистента, но ограничивают его круг обязанностей самыми простыми действиями. Инициатива не приветствуется. Это приводит к тому, что помощник не растёт и не развивается. А потом такой предприниматель смотрит на ассистента у своих коллег и думает: «Ну надо же, человек столько всего делает – а мой помощник может только продукты заказать. Наверное, мне не повезло с ассистентом». 

«Всё и сразу». Даже самый лучший ассистент не сможет полностью заменить SMMщика, маркетолога или бухгалтера. Он может выполнять задачи из разных областей, не требующие глубокой компетенции в той или иной профессии. Например, ассистент может выкладывать готовый контент на различные площадки. Но если вам требуется подготовить и провести большую кампанию в соцсетях – этим должен заниматься профильный специалист.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360