Вовлечь или навязать: как подготовить команду к проекту по автоматизации бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов относится к числу стратегических мероприятий, которые могут кардинально изменить производительность компании, повысить ключевые показатели и существенно повлиять на корпоративную культуру. Но проект по автоматизации требует тщательной подготовки команды: пресловутый человеческий фактор играет важную роль в трансформации бизнеса. О том, как заручиться поддержкой сотрудников на старте проекта и на всём его протяжении, основатель агентства Bogdanova Estate & Consulting Мария Богданова рассказала порталу Biz360.ru.

Важно обозначить, что под автоматизацией бизнеса в этой статье имеется в виду интеграция специального программного обеспечения в существующие бизнес-процессы. В результате сотрудники избавляются от выполнения рутинных задач, повышается производительность и качество работы компании. 

На всём этапе внедрения IT-решения внутри компании важно пройти пять шагов, которые сделают процесс максимально эффективным и результативным. 

Основная цель автоматизации – повышение производительности бизнеса и его прозрачность. Компании стремятся оптимизировать свои процессы для достижения лучших результатов при меньших затратах времени и ресурсов. 

Автоматизация процессов помогает компаниям не только сократить издержки, но и повысить эффективность работы. Благодаря автоматизации значительно сокращается количество ошибок, связанных с человеческим фактором, и ускоряется выполнение задач. 

Автоматизация позволяет эффективно управлять данными: анализировать их в реальном времени для принятия обоснованных решений. Однако не всё так просто: перед внедрением IT-решения стоит провести подготовительный этап и тщательно проанализировать текущее положение дел. 

Для этого необходимо получить ответы на следующие вопросы: 

• что именно вы понимаете под автоматизацией и с помощью какой системы планируете её осуществлять;

• какие бизнес-процессы вы хотите автоматизировать;

• для чего вам автоматизировать эти процессы, какой профит получит бизнес от этого;

• кто будет вовлечён в процессы автоматизации на этапе разработки и внедрения, и кто в дальнейшем будет в этой системе работать;

• как вы будете оценивать эффективность внедрённой системы в дальнейшем. 

Необходимо понять, насколько команда готова к автоматизации. Лучше всего начать с фиксации существующих процессов внутри отделов. Разобрать с сотрудниками, как на самом деле осуществляются операционные процессы, как они в них участвуют. Это позволит понять, какие именно моменты требуют оптимизации или полной перестройки. 

Создание детальных карт процессов поможет выявить узкие места и области для улучшения. Такой подход также позволит точно определить список требований для будущей автоматизированной системы. 

Например, для одного ювелирного бренда мы на протяжении 1,5 лет занимались отстройкой процессов и интервьюировали всех сотрудников. Описав все этапы, смогли увидеть «белые пятна», неэффективные процессы и обрывки коммуникаций между отделами. Как итог: оптимизировали структуру, прописали процессы и внедрили CRM-систему. 

Этап анализа можно усилить привлечением внешних экспертов – бизнес-консультантов, специалистов по управленческому аудиту, специалистов по внедрению IT-решений. Их независимый взгляд поможет выявить скрытые проблемы в организации процессов, определить возможные зоны роста в процессе автоматизации. Консультанты могут помочь как в оценке текущего состояния дел, так и в разработке стратегии по внедрению новой системы с учётом специфики бизнеса компании. 

После анализа и консультаций необходимо разработать предложения по оптимизации существующих процессов. К обсуждению стоит привлечь команду или сотрудников, которые будут непосредственно работать с системой. Их предложения могут стать фундаментом для проекта по автоматизации. Каждая идея должна быть обоснована – какой эффект она принесёт конкретному отделу и компании в целом. 

Важно уделить внимание обучению и развитию сотрудников, чтобы они смогли легко и просто работать в новой системе. 

Это могут быть как внутренние тренинги, так и внешние курсы с привлечением обучающих компаний. Цель подобных программ – дать сотрудникам необходимые знания и навыки для работы в новом IT-решении, чтобы комфортно внедрить новые процессы. 

Однако одного лишь обучения недостаточно. Необходимо культивировать в коллективе культуру непрерывного обучения и адаптации. Это подразумевает стимулирование сотрудников к постоянному саморазвитию, поиску новых знаний и обмену ими с коллегами. Руководство должно показывать пример, активно участвовать в образовательных инициативах и поддерживать их на всех уровнях. После внедрения систем и решений ключевую роль будут играть способы вовлечения сотрудников в новые процессы. 

Как можно поддержать интерес и вовлечённость сотрудников в новые процессы: 

• Lead by example: сначала руководитель, а потом уже сотрудники. Автоматизация внедряется сверху вниз. Руководители своим примером, работая в системе, должны показать, что это легко, понятно и полезно. Бесполезно автоматизировать бизнес и требовать участия в этом сотрудников, если руководители будут только говорить о новом IT-продукте, но не будут его использовать.
  
  

• «Продать» ценность автоматизации сотруднику. Нужно объяснить, как использование новой системы позитивно скажется на работе каждого. Например, сотрудник будет избавлен от рутинных задач и получить возможность сосредоточиться на более творческих аспектах работы или повышении квалификации.
  
  

• Информирование. Подогревать интерес к процессу автоматизации через новости внутри компании. Это может быть регулярная рассылка о достижениях проекта по автоматизации или истории успеха отдельных команд или сотрудников.
  
  

• Геймификация. Автоматизацию следует воспринимать не как скучную обязанность, а как увлекательный процесс. Элементы геймификации могут значительно повысить мотивацию сотрудников.
  
  

• Внедрение KPI. Интеграция изменений должна отражаться в KPI сотрудников. Например, для отдела продаж это может быть правильно оформленная карточка клиента в CRM-системе или использование аналитических данных для повышения эффективности операций. 

Важно вовлечь команду в процесс разработки или внедрения IT-решений, чтобы они были интуитивно понятными и удобными в использовании. Регулярное проведение воркшопов для обсуждения текущих проблем и поиска совместных решений создаёт комфортную рабочую среду. Сбор обратной связи усиливает чувство вовлечённости команды, делая сотрудников частью большого процесса изменений. 

В процессе разработки или внедрения необходима прозрачная коммуникация, выработка совместных решений и регулярный анализ промежуточных этапов. Такой комплексный подход позволит не только успешно внедрить новые процессы, но и создать устойчивую среду для дальнейшего роста и развития. 

 Перед автоматизацией важно провести первичный замер текущего состояния процессов. Это позволит установить базовые показатели, с которыми можно будет сравнивать результаты после изменений. Определите ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут служить ориентирами в оценки процесса автоматизации. Например, количество времени, затрачиваемое сотрудниками на рутинные процессы (оно должно сократиться) или же эффективность отдела продаж (рост количества новых клиентов, увеличение процента заключенных сделок). 

На основе собранных данных необходимо корректировать процессы для достижения максимальной эффективности. Этот этап требует гибкости и готовности к изменениям. Возможно, потребуется пересмотреть некоторые аспекты работы или настроить систему автоматизации более тонко. 

Ключевой элемент успешной автоматизации – это вовлечённость команды. Необходимо постоянно быть в коннекте с сотрудниками, чтобы информировать о новых процессах и их влиянии на рабочий процесс. Такие мероприятия помогут снизить сопротивление изменениям и обеспечат поддержку со стороны коллектива.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен». 
biz360