В некоторых сферах бизнеса «товаром» служит рабочее время специалистов компании, за которое платят клиенты. По такому принципу работают консалтинговые фирмы, юридические конторы, IT-интеграторы. Вопрос контроля рабочего времени в таких компаниях напрямую связан с рентабельностью их бизнеса. Запустившийся в 2016 году сервис WorkPoint не просто учитывает рабочее время сотрудников, но ещё и показывает экономическую эффективность проектов и помогает в управлении бизнесом. О том, как устроен сервис управления рабочим временем для компаний сферы услуг, порталу Biz360.ru рассказал сооснователь проекта WorkPoint Александр Спиридонов.
Александр Спиридонов, 29 лет, сооснователь сервиса управления рабочим временем для консалтинговых компаний
WorkPoint. Образование: Московский инженерно-физический институт (специальность «реакторное материаловедение»). До запуска собственного бизнеса работал консультантом и руководителем проектов в различных IT-интеграторах. В 2015 году вместе с партнёрами Виктором Золотовым и Эдуардом Исабекяном основал компанию WorkPoint.
Все трое основателей проекта WorkPoint в разное время работали в IT-интеграторах - компаниях-подрядчиках, предоставляющих комплексные услуги по внедрению IT-решений: Виктор - руководителем департамента, Эдуард – архитектором информационных систем, Александр – руководителем проектов. И каждый из них столкнулся с одной и той же проблемой. Компании сферы «профессиональных услуг» (клиенты которых платят за рабочие часы их специалистов) тратят на зарплату сотрудников до 75% от общего объёма расходов.
Рабочее время сотрудников – их основной производственный ресурс. Но при этом у подобных организаций не было инструментов для подсчёта себестоимости и эффективности использования персонала в рамках отдельного проекта и всего бизнеса.
К началу 2015 года на рынке было достаточно много систем-таймтрекеров, позволяющих отслеживать рабочее время сотрудников. Не было недостатка и в программах для управления задачами. Но удобной системы, которая бы вела комплексный управленческий учёт организации-подрядчика, по мнению отцов-основателей WorkPoint, не существовало.
Компаниям приходилось решать эти задачи собственными силами. Одни делали свои разработки в 1С, другие пытались развивать тасктрекеры (системы контроля выполнения задач), кто-то писал программы на основе «Битрикса». При этом на Западе рынок продуктов для комплексного учёта рабочего времени был на тот момент очень развит. Существует даже отдельное понятие PSA (Professional Services Automation) – систем для автоматизации управленческого учёта в организациях, оказывающих профессиональные услуги.
Александр, Виктор и Эдуард решили создать подобный продукт для российского рынка.
Основная задача сервиса WorkPoint – связать учёт рабочего времени с экономическими показателями как отдельного проекта, так и компании
К созданию продукта основатели WorkPoint приступили летом 2015 года. Примерно к концу 2015 года, когда появилась первая рабочая версия, её передали в использование нескольким знакомым клиентам. Задачей разработчиков было понять реальные потребности более широкого круга потенциальных пользователей и собрать как можно больше реальных откликов.
«Мы считаем, что чем раньше реальные люди попробуют и начнут пользоваться продуктом, тем эффективнее и быстрее мы сможем его развивать. Система может быть очень хорошо спроектирована, но жизнь всё равно более многообразна. Люди сталкиваются с кейсами, которые на этапе разработки предсказать невозможно. Пока кто-то не начнёт системой пользоваться, нельзя сказать, что она полноценная», - уверен Александр.
Сначала разработкой WorkPoint занимались трое основателей, потом к ним подключилась команда разработчиков. Создание первой версии продукта потребовало порядка 25 000 часов работы всей команды. Внешнего финансирования не привлекалось, все затраты на разработку основатели проекта покрывали из собственных средств. Выход на точку безубыточности ожидается в течение 2017 года.
Работа программы WorkPoint строится вокруг понятия «утилизация персонала» (employee utilization). Это отношение «полезного времени» сотрудника к общему объёму рабочего времени. Выделяют два основных вида утилизации, каждый из которых по-разному трактует, что именно считать полезным временем.
Базовая утилизация ресурсов называет «полезным» время, затраченное на проекты («полезные задачи»). То есть, по сути, она учитывает всё рабочее время, за вычетом административных работ, обучения сотрудников, совещаний, планирования, простоя и т.п. Коммерческая утилизация берёт в расчёт только то время, которое оплачивается клиентом. Этот показатель актуален в тех отраслях, где клиент «напрямую» оплачивает рабочее время специалиста: консалтинг, аудит, юридические услуги, IT-интеграторы и т.д.
- Утилизация – один из ключевых показателей для организаций, «продающих» профессиональные услуги своих специалистов. Она показывает долю полезной деятельности в общей структуре затрат.
«Термин «утилизация» нередко вызывает смех или недопонимание. В комментариях практически к каждому нашему посту идёт длинное обсуждение, правомерно ли использовать термин «утилизация». Кто-то даже агрессивно реагирует на то, что мы «утилизируем» их сотрудников. Но это уже устоявшийся термин для сферы профессиональных услуг. Вместе с тем мы стараемся давать альтернативные варианты – «коэффициент полезного использования» или «эффективная загрузка», чтобы говорить на одном языке с нашими клиентами», - рассказывает Александр Спиридонов.
Система WorkPoint состоит из трёх блоков. При желании можно пользоваться возможностями не всех блоков, а одного или двух. Первый и наиболее популярный блок – учёт и контроль рабочего времени. Каждый сотрудник компании-клиента периодически заполняет таймшит (табель учёта рабочего времени или лист учёта трудозатрат). Таймшит показывает, какие виды работ выполнялись сотрудником в то или иное время, и как они должны оплачиваться.
Второй блок задач – управление проектами и их экономикой. Обзор хода работ по проектам и клиентам наглядно представлен в виде графиков. По каждому из проектов видны себестоимость, трудозатраты, выручка и рентабельность. Система позволяет получить взаимосвязь между стоимостью ресурсов и текущей себестоимостью проекта, отслеживая ситуацию в режиме реального времени. Это помогает вовремя принимать решения: например, о наборе дополнительного персонала под проект или о замене ресурсов на более бюджетные.
Третий раздел программы – биллинг и управление счетами. Счета, выставляемые клиентам, формируются в программе в соответствии с оказанными работами. Особенно актуальна эта услуга для компаний, клиенты которые работают с повременной оплатой: консалтинг, адвокатские бюро, IT-интеграторы и т.д.
«Основные задачи нашей системы для компаний в секторе профессиональных услуг – контроль утилизации и управление экономическими показателями проекта (себестоимость, выручка, рентабельность и т.д.) К сожалению, не все руководители осознают взаимосвязь времени, отработанного сотрудниками, с экономическими показателями их компаний. Возможно, у нас нет сложившейся культуры управленческого учёта в этой сфере, особенно в небольших консалтинговых компаниях. Но люди, работавшие в зарубежных компаниях, понимают нас и наше предложение лучше», - замечает Александр Спиридонов.
Коммерческое использование системы WorkPoint началось в марте 2016 года. Первые месяцы работы показали, что некоторые из ожиданий и представлений создателей продукта не совпали с реальностью.
Изначально планировалось, что клиенты будут самостоятельно подписываться на программу, разбираться в ней и начинать работу. На практике получается, что большинство клиентов нуждается в консультации - «вживую» или по скайпу. Даже если клиент обращается сам и выражает заинтересованность, ему нужно помогать консультациями и рекомендациями. Как следствие, среднее время от первого обращения клиента в компанию WorkPoint до его первой оплаты составляет от одного до двух месяцев.
Ещё одно несоответствие ожиданиям – размер компаний-клиентов и цели использования программы. Основной ценностью продукта его создатели считали управленческий учёт, включая экономику рентабельности проектов и клиентов. Своими клиентами они видели небольшие компании численностью от 40 до 100 человек.
Но «на практике» начали обращаться клиенты другого профиля. Ими стали крупные компании, которым важно понимать, чем и в каком объёме занимаются в рабочее время их сотрудники. Такие клиенты используют систему как «продвинутый» механизм контроля рабочего времени. Но в течение нескольких месяцев многие из них вовлекаются в работу с остальными элементами системы.
Запустив процесс учёта рабочего времени, клиенты понимают, что с ним взаимосвязаны вопросы ресурсного планирования. Потом они начинают пользоваться биллингом, то есть выставлением счетов. Это удобно делать из той же системы, где формируется информация об отработанных часах и их стоимости для клиента.
«Здесь очень значим элемент просветительской работы с нашей стороны. Мы не просто продаём систему, а оказываем определённую методическую и консалтинговую поддержку. Мы даём хорошие примеры, как организовать бизнес-процессы. Все эти объяснения занимают много времени. Но мы видим в этом и нашу выгоду. К нам всегда можно обратиться, и мы расскажем, как наш инструмент лучше всего использовать применительно к специфике и процессам клиента», - считает Александр.
Каждый месяц на услуги сервиса подписываются четыре-пять новых компаний. Сегодня на обслуживании у WorkPoint – несколько десятков корпоративных клиентов. Среди них – компании как в 30-50, так и в несколько сотен человек. Есть несколько клиентов со штатом в 600-1500 человек. Они пока пользуются приложением в основном как средством дисциплинарного учёта.
Система полезна и для небольших организаций (например, адвокатских бюро) со штатом в пять-семь человек. Им она нужна, чтобы не потерять время сотрудников, отработанное с клиентами, вовремя выставить счета и проконтролировать их оплату. Такие компании обращаются в WorkPoint довольно часто.
«Конечно, нам выгоднее потратить время на подписание компании в 60-100 человек. Но от более мелких организаций мы тоже не отказываемся. Их преимущество в том, что они практически «не съедают» времени нашей поддержки. Любая компания требует примерно одинаковых усилий на старте, чтобы всё рассказать и объяснить её сотрудникам, помочь настроить. Но когда они уже работают с нами, организации в пять-десять человек практически не требуют нашего внимания», - объясняет Александр Спиридонов.
Подписаться на услуги платформы можно на месяц, полгода и год. Если компания из пяти человек заключит договор на месяц, пользование WorkPoint обойдется ей в 15 рублей в сутки на человека. Эта цена может быть ниже в зависимости от количества рабочих мест и срока действия договора. К примеру, для компании из 200 человек в случае оплаты за год она составит 8,9 рублей в сутки на сотрудника.
Для потенциальных клиентов бесплатно предоставляется пробный период пользования программой, обычно он составляет две недели. Новые пользователи, как правило, подписываются на один месяц, а по его истечении – на полгода или год. Сейчас большинство абонентов компании – на полугодовом договоре. Для клиентов он выгоднее по стоимости, чем договор на месяц.
Основной способ продвижения проекта – реклама в соцсетях. Её обычно «нацеливают» на профессиональные сообщества в Facebook и LinkedIn.Используется и контекстная реклама в интернете. Но к выбору ключевых слов, по признанию Александра Спиридонова, надо подходить очень осторожно. Например, реклама по словам «табель учёта рабочего времени» приведёт на сайт проекта лишь бухгалтеров и кадровиков, ищущих образец бумажного документа для формальной отчётности. Вместо этого в качестве ключевого слова используется «таймшит» - этим термином нередко оперируют именно те, кто относится к потенциальным клиентам WorkPoint.
Чтобы объяснить наиболее широкому кругу заинтересованных людей, что такое организация учёта рабочего времени, Александр проводит регулярные вебинары. Также на профильных интернет-ресурсах он размещает статьи на тему экономики и организации учёта. Эта «просветительская деятельность» приносит свои результаты в виде заинтересованных потенциальных клиентов, хоть и не предполагает быстрой материальной отдачи.
Работает и «сарафанное радио»: услуги WorkPoint рекомендуют коллегам и знакомым из профессиональной сферы. Как показывает практика, люди этого круга склонны делиться лайфхаками, которые упрощают их внутренне рабочие процессы. К примеру, cреди IT-интеграторов и финансовых консультантов немало клиентов, пришедших по рекомендации коллег и знакомых.
Некоторые клиенты по просьбе основателей проекта дают подробную «обратную связь». Они показывают, как у них устроены процессы благодаря WorkPoint, рассказывают об особенностях внедрения продукта и эффекте от его использования.
Ядро команды WorkPoint составляют трое основателей. Александр Спиридонов отвечает за консалтинг и внедрение на территории РФ. Виктор Золотов выполняет роль менеджера продукта и управляет процессами проектирования и формирования требований. Эдуард Исабекян отвечает за архитектуру и координирует разработку.
Отдельная организационная единица – группа тестирования и контроля качества. В её задачи входит разработка интеграционных тестов, функциональное и регрессионное тестирование, контроль выпуска релизов.
Всего в команде WorkPoint работает чуть менее 20 человек. При этом в Москве находятся лишь шесть из них, остальные живут и работают в разных городах и странах.
«При поиске сотрудников мы не привязаны к их нахождению. Офис в Москве нам требуется лишь для удобной организации встреч с клиентами. У нас хорошо налажены процессы проектирования, разработки, тестирования и в целом внутренних коммуникаций. Поэтому необходимости нахождения персонала в офисе у нас нет, и никаких проблем при взаимодействии с удалёнными сотрудниками мы не испытываем», - признаётся Александр Спиридонов.
Ближайшие планы компании связаны с расширением функциональности продукта и развитием службы поддержки. Не прекращается и процесс разработки. «Мы продолжаем развивать продукт и добавлять в него новый функционал раз в две-три недели. В фокусе внимания на ближайшее время – развитие интеграции и мобильного клиента», - резюмирует Александр.
Как устроен сервис контроля за работой сотрудников.
Как устроен сервис контроля выездного персонала.
Как устроен сервис учёта рабочего времени.
