Всё по «полочкам»: как грамотно вести учёт продаж на маркетплейсе

Современную жизнь трудно представить без маркетплейсов. Именно эти площадки сегодня являются мощными драйверами развития российского сегмента e-commerce. Предпринимателям, которые хотят освоить торговлю на маркетплейсе, предстоит не только разобраться в механике взаимодействия с площадкой, но и в тонкостях бухгалтерского учёта, чтобы обезопасить свой бизнес от претензий ФНС, штрафов и серьёзных убытков. О том, на что нужно обратить внимание при выходе на маркетплейс и работе на нём, порталу Biz360.ru рассказала совладелица бухгалтерской компании «Бинергия» Наталья Автаева.

Если вы собираетесь выходить на маркетплейс, но ещё не создали юрлицо – не торопитесь. Внимательно изучите все организационно-правовые формы, их преимущества и ограничения, их соответствие вашим задачам и будущим бизнес-процессам.

В России большинство маркетплейсов работают только с ООО или ИП. Из крупных игроков исключение составляют Ozon, Aliexpress и Wildberries, которые позволяют вести торговлю предпринимателям в статусе самозанятых. Также следует выбрать одну из систем налогообложения – общую (ОСН), упрощенную (УСН) или налог на профессиональный доход (НПД). Важно то, что от вашего выбора будут зависеть:

• величина налогов;
• сложность их расчёта;
• требования по ведению учёта товаров для расчёта налогов.

При выборе общей системы налогообложения в цену товара на маркетплейсе придётся закладывать НДС в размере 20% от его стоимости. В таком случае среди покупателей должны быть не только физические, но и юридические лица, которые могут приобрести товар даже с такой наценкой. Другой пример: самозанятый или ИП может выбрать режим НПД, но в таком случае он сможет продавать на маркетплейсе только товары собственного производства – перепродажа будет запрещена.

Индивидуальный предприниматель на УСН 6% «Доходы», который продаёт на маркетплейсе штучные товары, может вообще не вести их учёт. Ему достаточно получать деньги от площадки, вовремя рассчитывать и платить налог. Но если тот же ИП выберет УСН 15% «Доходы минус расходы», ему уже придётся отражать в документах движение товара – оплату поставщику (то есть расходы), продажу на маркетплейсе, получение денег. Только тогда образовавшийся доход за вычетом всех расходов можно будет учесть в налогах.

Существует три варианта торговли на маркетплейсе. Самый распространённый – это уже упомянутая перепродажа товара, когда предприниматель закупает его у поставщика и реализует через маркетплейс с получением прибыли.

С точки зрения бухучёта здесь важно обратить внимание на название товара в документах поставщика. Его можно оставить либо таким же, либо заменить на новое. Главное не допускать ошибки, при которой вы добавляете к названию поставщика одну букву или цифру и считаете, что оно не изменилось. Это не так – подобная корректировка означает, что в ваших документах фигурирует название уже другого товара, что может создать сложности при ведении складского, бухгалтерского, налогового и управленческого учёта.

К примеру, вы планируете покупать у производителя стулья и продавать их на маркетплейсе. Вы проанализировали потребности целевой аудитории и выяснили, что её интересуют стулья, покрытые лаком. В документах вашего поставщика единица продукции обозначается как «Стул деревянный», а на маркетплейсе вы, изменив название, размещаете уже «Стул лакированный». Здесь и кроется ошибка: по документам получится, что вы закупили один товар, а продали совершенно другой и по другой цене. Впоследствии вам очень трудно будет убедить ФНС в том, что речь идёт об одном и том же стуле.

Чтобы избежать этого, необходимо подключать промежуточный документооборот – завести карточку номенклатуры на каждый вид товара, а также отдельный документ, где будет отражено изменение названия товара или прописано соответствие между артикулами. Например, можно создать таблицу соответствия номенклатур. В ней товар может быть обозначен как «Стул деревянный лакированный».

Подобные нюансы важно продумывать ещё до запуска бизнеса, хотя многие предприниматели поступают наоборот. Таблицу соответствия легко завести, если стулья продаются микропартией из нескольких штук. Если же речь идёт о продавце, у которого несколько тысяч разных наименований продукции, без таблицы соответствия просто не обойтись. В противном случае возникнет путаница, в которой бухгалтерии будет крайне тяжело разбираться (обеспечивать все соответствия и отражать их в учёте). Риск штрафов со стороны налоговой многократно возрастёт.

Кроме того, соответствие необходимо обеспечивать и при учёте количества товара. Вы можете закупить у поставщика консервы в упаковках, а на маркетплейсе продавать поштучно. И нужно следить за тем, чтобы упаковки в ваших документах не превратились в штуки. Опять получится два разных товара по количеству и названию, которые будет трудно состыковать между собой.

Ещё один момент – проверьте, подлежат ли перепродаваемые товары маркировке либо прослеживанию. Это означает, что единичному товару присваивается регистрационный код при маркировке, при прослеживании – всей партии. Код потребуется прописывать во всех документах, отражающих движение товара, в счетах-фактурах и отчётах для ФНС (в противном случае государство решит, что вы занимаетесь нелегальной торговлей со всеми вытекающими неприятными последствиями). Перечни товаров, подлежащих маркировке либо отслеживанию, утверждены правительством РФ (распоряжение от 28.04.2018 N 792-р и постановление от 01.07.2021 N 1110 соответственно). Поэтому для них лучше всего будет вести отдельный учёт.

Второй способ торговли на маркетплейсе – продажа продукции, взятой на реализацию у комитента (другого продавца). Здесь предприниматель выполняет функцию посредника между продавцом и покупателем, получая от продавца комиссию за свои услуги. Соответственно, появляется дополнительная отчётность перед комитентом, которую также нужно вести.

Часто бывает, что у компании несколько направлений продаж одного и того же товара. Например, наручные часы. Одну партию компания закупает и перепродаёт через маркетплейс самостоятельно, а другую только принимает на реализацию у другого поставщика. С точки зрения самого маркетплейса это будут одни и те же часы: в отчёте площадки о продажах они не будут разделены. Однако компании придётся вести отдельный учёт по товару, приобретённому в собственность, и по чужому товару, поскольку часть полученных за него денег она обязана вернуть комитенту.

Последнему потребуется отчёт – какое количество единиц продано, по какой цене, и какова его выручка (конкретный набор отчётных документов будет зависеть от вида его юрлица и системы налогообложения).

Третий способ – продажа на маркетплейсе товаров собственного производства и под своим брендом. Здесь есть свои нюансы.

Когда вы покупаете товар, а затем продаёте его на маркетплейсе или на любой другой площадке, себестоимость посчитать несложно: она складывается преимущественно из цены закупки и доставки на склад. Но представим, что вы собираетесь шить скатерти на продажу. В таком случае себестоимость готового продукта будет складываться из стоимости рулонов ткани, ниток, тесьмы, упаковки, работы швеи (если она есть). Все закупки необходимо отразить в документах – учёт усложнится.

Кроме того, себестоимость и возможную выручку нужно просчитать заранее, до отправки партии скатертей на маркетплейс. Потому что, если себестоимость получится слишком высокой, а маркетплейс будет предоставлять покупателям скидки (что часто происходит), можно легко уйти в минус, то есть продавать ниже себестоимости.

• Максимально детализируйте учёт, на каждый продукт заводите номенклатурные карточки и таблицы соответствия при необходимости. Распределяйте товар по категориям учёта (по группе одинаковых товаров, торговой площадке и т.п.), особенно если планируете продавать несколько видов продукции на одном или нескольких маркетплейсах или один и тот же на разных маркетплейсах. Так вы или ваш бухгалтер сможете видеть всё движение товара и объём остатков, легко проводить сверки с поставщиками, отчитываться перед комитентами и налоговой.
  
  

• Поскольку маркетплейс является вашим контрагентом, важно следить за состоянием расчётов с ним, своевременно получать (то есть выгружать из личного кабинета) отчёты по продажам, документы по расходам площадки, информацию по штрафным санкциям и т.д. Также необходимо следить за оперативным внесением всех этих данных в учёт. Это позволяет контролировать остатки товаров в учёте и на складах, а также денежные средства, которые маркетплейс должен перечислить вам за ваши проданные товары.
  
  

• Вести учёт лучше всего в специализированной программе складского и бухгалтерского учёта движения товаров (или двух программах с возможностью обмена данными между ними). Различных программ на рынке достаточно много – важно выбрать именно ту, что оптимально подходит для учёта именно вашего товара. При этом программа не должна быть слишком сложной, а ввод данных – слишком трудоёмким. Определите, какой объем товаров вы планируете размещать на маркетплейсе в первое время и как быстро будете наращивать номенклатуру. Это также позволит заблаговременно оценить возможности программных продуктов и правильно выстроить структуру аналитики для первичного учёта и последующего движения товара.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360