Автоматизация бизнеса: как перевести бухгалтерский и налоговый учёт на «цифру»

Автоматизированный бухучёт позволяет бизнесу сократить время на обработку и анализ данных, минимизировать ошибки в отчётах, сократить время сотрудников и улучшить производительность. Но нередко компания затягивает с внедрением IT-решений, в том числе из-за сопротивления штатных бухгалтеров. О том, как оцифровать финансовую деятельность компании в минимальные сроки и с какими сложностями сталкиваются предприниматели в процессе автоматизации, порталу Biz360.ru рассказала Ирина Бродецкая, основатель компании Brofinance.

Автоматизация в бухгалтерии – это использование специального программного обеспечения для выполнения бухгалтерских операций, учёта и аудита. 

Автоматизация необходима большинству современных компаний. Совсем маленькие предприятия могут ограничиться базовыми инструментами бухучёта. А вот для бизнеса, у которого происходит много сложных и взаимосвязанных финансовых операций, где есть широкая сеть партнёров, сложная система учёта расходов и разные направления деятельности, просто необходима серьёзная цифровизация. 

Преимущество цифровизации перед традиционным «ручным» методом ведения бухучёта следующие: 

• Минимизация ошибок. Когда сотрудник «руками» вносит все данные в программу, то увеличивается вероятность ошибок из-за человеческого фактора: невнимательность, усталость и т.д. Программа же работает по строго заданному алгоритму и в разы сокращает недочёты.
  
  

• Экономия времени. Фиксирование всех финансовых операций, расходов, налоговых и страховых платежей требует огромных затрат времени и кадровых ресурсов. Благодаря цифровизации сотрудники освобождаются от рутинных задач и могут сосредоточиться на более сложных направлениях, а компании не придётся нанимать дополнительный персонал, чтобы укладываться в сроки.
  
  

• Централизация данных и быстрый доступ к ним. Системы автоматизации бухгалтерии позволяют интегрировать данные из разных источников, обеспечивая их централизацию и упрощение доступа.
  
  

• Финансовый анализ. Современные программные решения позволяют проводить глубокий анализ и оптимизацию данных.
  
  

• Контроль нормативных требований. Автоматизация облегчает специалистам контроль за соблюдением законодательных, в том числе налоговых норм, за счёт точной и своевременной отчётности. Кроме того, надёжное ПО для бухгалтерии следит за законодательными изменениями и своевременно сигнализирует о них пользователям. 

Автоматизировать можно практически весь процесс бухгалтерского учёта, включая начисление зарплат, управление налоговыми обязательствами, ведение документооборота, составление отчётности и многое другое. 

Чаще всего компании внедряют автоматизацию для решения следующих задач: 

• централизованный учёт данных в виде структурированных баз, графиков, таблиц и т.д.;

• заполнение документации: платёжных поручений, отчётов и т.п.;

• автоматический анализ данных;

• ускоренный документооборот с контрагентами и госорганами;

• экономия времени и расходов на бумагу;

• быстрый доступ к любым данным о финансах и налогах компании. 

Рассмотрим подробнее, что получает бизнес от автоматизации бизнес-процессов, прямо или косвенно связанных с работой бухгалтерии:

• Бухгалтерский и налоговый учёт. Системы могут создавать документы, налоговые отчёты и квитанции на основе уже полученных или введённых данных. С помощью ПО можно проверить правильность начисления налогов, отражённой информации, увидеть задолженности при их наличии и отправить документы в ФНС, ФСС и другие контролирующие органы. 
  
  

• Электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет хранить документы, обмениваться ими, подписывать их электронной подписью. Все данные автоматически вносятся в цифровую бухгалтерию. В программе хранятся актуальные формы, бланки, шаблоны договоров. Кроме того, ПО может проверить, корректно ли заполнены эти документы. 
  
  

• Кадровый учёт. Предприятие может вести учёт заработной платы, страховых и иных выплат на каждого сотрудника. В некоторых компаниях создают электронный журнал, который хранит профили каждого сотрудника. 
  
  

• Интеграция с банками. В единую систему можно автоматически добавлять выписки из банков и отправлять платёжные документы. 

Автоматизация – это поэтапный процесс. Рассмотрим основные шаги, которые помогут успешно автоматизировать бухгалтерский и налоговый учёт в компании. 

1. Подготовка: навести порядок в финансах и отчётности. Перед тем как начать автоматизацию, важно убедиться, что все финансовые записи корректны. Лучше всего провести аудит текущих процессов. Необходимо заранее устранить ошибки, удалить неактуальную или устаревшую информацию. 
   
   

2. Разработать план автоматизации. Определить цели и установить, какие функции должно включать ПО для удовлетворения потребностей компании, а также назначить ответственных лиц. 
   
   

3. Выбрать ПО. В этом помогают технические специалисты или внешние подрядчики по внедрению. Они предлагают и разрабатывают программы, показывают и тестируют их функционал, особенности и совместимость с текущей технической базой предприятия. 
   
   

4. Настроить ПО. Этот этап включает в себя регистрацию данных компании, интеграцию с другими системами, программами и сервисами. 
   
   

5. Обучить персонал. Чтобы автоматизация была эффективной, необходимо обучить сотрудников работе с новой системой. Например, совместно с техническими специалистами можно организовать семинар, лекцию для бухгалтеров. При этом важно обеспечить постоянный и быстрый доступ к технической поддержке в случае возникновения проблем у сотрудников во время тестового периода. 
   
   

6. Проводить мониторинг: регулярное отслеживание эффективности, поддержание системы в актуальном состоянии с помощью обновлений и модернизации, контроль за точностью и полнотой вносимых данных. 

«1C:Управление нашей фирмой» – современное решение для автоматизации малого бизнеса. В одной программе CRM, продажи, закупки, склад, персонал, финансы, бизнес-аналитика. Есть возможность формировать и сдавать отчётность для ИП на УСН и патенте, для компаний на ОСНО – обмен с «1С:Бухгалтерией»

• Интеграция системы в существующие процессы предприятия. Из-за ограниченного исследования рынка или недопонимания собственных потребностей компании могут выбрать ПО, которое не подходит их специфике бизнеса. К сожалению, руководители нередко пренебрегают планированием перед внедрением нового IT-решения. А это один из важнейших этапов. Чётко определив задачи, которые должно выполнять ПО, можно делегировать выбор конкретных инструментов и их настройку техническим специалистам.
  
  

• Отсутствие обучения сотрудников. При внедрении нового ПО выделить достаточно времени на обучение персонала работе с ним бывает сложно. Но сделать это важно, так как недостаток информации приведет к сбоям в программе, ошибкам, потере времени на исправление ситуации и помощь технический поддержки.
  
  

• Сопротивление персонала нововведениям. Бухгалтеры боятся остаться без работы. Они опасаются, что из-за быстрых автоматизированных систем их труд потеряет актуальность для компании. На самом деле новшество – это только повод расширить компетенции, научиться эффективно использовать в своей работе систему, которая станет при умелом подходе надёжным помощником. Ни одно ПО не сможет функционировать без грамотного специалиста, который настраивает процессы, актуализирует данные и следит, чтобы всё работало так, как нужно. Как правило, специалисты, которые с технологиями «на ты», ещё больше ценятся в компании, их боятся потерять, их поощряют материально и морально. 

Сравнивайте между собой конкретные показатели. Например, сколько времени уходило на выполнение рутинных операций до внедрения системы и сколько – после. Оцените, как изменилось количество ошибок и расходов, связанных с их устранением. Проанализируйте затраты, связанные с работой бухгалтерии, до и после автоматизации. 

Важно учитывать удовлетворённость и обратную связь от сотрудников, работающих с новой системой. Определите, насколько легко персонал адаптировался к новшеству, получилось ли снизить нагрузку. 

Руководителю важно помнить, что ко всему новому нужно привыкнуть. Не стоит при первых препятствиях избавляться от цифровых систем или, наоборот, решительно увольнять всех несогласных. Нужно грамотно донести до персонала преимущества перемен, рассказать о том, как технологии сделают их работу более комфортной и избавят от рутины.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360