Автоматизация бизнеса: как выбрать оптимальный IT-продукт под задачи конкретной компании

Автоматизация бизнес-процессов – не просто тренд, а необходимость успешного развития компании. Но автоматизация будет эффективной только в том случае, если правильно определены цели перехода на digital-рельсы, грамотно выбран IT-продукт, учтены все риски и сделана поправка на перспективы будущего использования IT-системы. О том, как выбрать оптимальный продукт под бизнес-цели конкретной компании, порталу Biz360.ru рассказал собственник и СЕО компании «АВС-Консалтинг» Александр Степин.

Внедрение автоматизированных решений в бизнес-процессы приносит множество преимуществ, среди которых: 

• Увеличение эффективности. Автоматизация позволяет выполнять рутинные задачи быстрее и с меньшими затратами, что освобождает время сотрудников для более важных задач. 
  
  

• Снижение количества ошибок. Человеческий фактор часто приводит к ошибкам. Автоматизированные системы работают по заданным алгоритмам, что минимизирует вероятность ошибок, связанных с ручным вводом данных. 
  
  

• Экономия времени. Процессы становятся более быстрыми благодаря автоматизации. Это позволяет компаниям оперативнее реагировать на изменения рынка и запросы клиентов. 
  
  

• Снижение затрат. Автоматизация помогает сократить операционные затраты за счёт уменьшения необходимости в рабочей силе для выполнения рутинных задач, а также оптимизации использования ресурсов. 
  
  

• Улучшение качества обслуживания клиентов. Автоматизированные решения могут повысить уровень обслуживания клиентов за счёт быстрого ответа на запросы и предоставления актуальной информации. 
  
  

• Анализ данных и отчётность. Современные автоматизированные системы позволяют собирать и обрабатывать большие объёмы данных, что помогает в принятии обоснованных управленческих решений. 
  
  

• Гибкость и адаптивность. Автоматизированные решения легко адаптировать под нужды бизнеса, что позволяет быстро изменять процессы в соответствии с изменениями на рынке. 
  
  

• Повышение конкурентоспособности. Бизнес, использующий автоматизацию, получает преимущество над конкурентами, поскольку может предложить более быстрые и качественные услуги.
  
  

• Оптимизация управления ресурсами. Автоматизация позволяет более эффективно управлять продуктом, персоналом и другими ресурсами компании. 
  
  

• Улучшение взаимодействия внутри команды. Инструменты автоматизации, такие как CRM-системы или платформы для совместной работы, способствуют более эффективному взаимодействию между отделами и сотрудниками. 

В целом внедрение автоматизированных решений становится неотъемлемой частью стратегического развития бизнеса и помогает компаниям оставаться конкурентоспособными в условиях быстро меняющегося рынка. 

При выборе IT-продуктов для автоматизации следует учитывать несколько ключевых факторов: 

• Цели автоматизации. Определите, какие процессы вы хотите автоматизировать и какие цели преследуете (увеличение производительности, снижение затрат, улучшение качества обслуживания клиентов и т.д.).
  
  

• Функциональность. Убедитесь, что продукт поддерживает необходимые функции для вашего бизнеса – управление проектами, CRM, бухгалтерский учёт, маркетинг и другие.
  
  

• Интеграция. Проверьте, насколько легко продукт интегрируется с уже используемыми вами системами и инструментами. Хорошая совместимость значительно упростит переход на новые технологии.
  
  

• Пользовательский интерфейс. Удобство использования и интуитивно понятный интерфейс помогут вашим сотрудникам быстрее адаптироваться к новой системе и упростят обучение.
  
  

• Масштабируемость. Выбирайте решения, которые могут расти вместе с вашим бизнесом. Это особенно важно для компаний, которые планируют расширение в будущем. 
  
  

• Безопасность. Оцените уровень безопасности продукта. Защита данных ваших клиентов и сотрудников должна быть приоритетом. 
  
  

• Поддержка и обслуживание. Узнайте о доступности технической поддержки и уровне обслуживания со стороны поставщика. Наличие качественной и оперативной поддержки существенно упростит решение возникающих проблем. 
  
  

• Отзывы пользователей. Исследуйте отзывы других пользователей, чтобы понять сильные и слабые стороны продукта. Также полезно узнать о примерах успешной реализации в вашей сфере. 
  
  

• Стоимость. Рассмотрите две стороны: первоначальные затраты на покупку и установку, а также возможные дополнительные расходы (обслуживание, обновления, обучение). 
  
  

• Тестирование. Если возможно, протестируйте продукт перед принятием окончательного решения. Многие компании предлагают бесплатные демо-версии или пробные периоды. 

Выбор правильного инструмента для автоматизации заметно повлияет на эффективность вашего бизнеса – уделите этому процессу достаточное количество времени и внимания. 

Одна из основных ошибок, которую допускают предприниматели при выборе IT-решений для автоматизации бизнеса, заключается в том, что они смотрят только на цену самого продукта, но не учитывают стоимость внедрения и дальнейшей поддержки. Это проигрышная стратегия, и вот почему: 

• Общие затраты. Часто стоимость программного обеспечения включает не только первоначальную цену, но и расходы на его установку, настройку, обучение сотрудников и поддержку. Неправильная оценка этих затрат может привести к значительным перерасходам.
  
  

• Сложность внедрения. Некоторые продукты нуждаются в сложной интеграции с существующими системами, что требует дополнительных ресурсов и времени. Это может замедлить процесс автоматизации и увеличить общие затраты.
  
  

• Поддержка и обновления. Важно учитывать, насколько легко будет получать техническую поддержку и обновления программного обеспечения. Если поддержка оказывается дорогой или труднодоступной, это заметно увеличит затраты при долгосрочной эксплуатации системы.
  
  

• Обучение персонала. Для успешного внедрения нового решения может потребоваться обучение сотрудников. Это также требует времени и финансовых вложений. Простые в использовании технологии могут снизить эти затраты.
  
  

• Эффективность и окупаемость. Не все дешёвые продукты приносят желаемую эффективность или окупаемость. Иногда стоит инвестировать в более качественное решение, которое обеспечит лучшие результаты в долгосрочной перспективе.
  
  

• Адаптация к изменениям. Бизнес-среда меняется, и важно выбрать системы, которые легко адаптируются к новым условиям. Системы с низкой стоимостью поддержки и модернизации будут более жизнеспособными в будущем.
  
  

• Репутация поставщика. Поставщики с хорошей репутацией часто предоставляют более надёжные решения и лучшую поддержку, что нужно иметь в виду при расчёте общих затрат. 

Учитывая эти факторы, компании могут принимать более обоснованные решения при выборе продуктов для автоматизации бизнеса, что поможет избежать неожиданных расходов и обеспечить успешное внедрение технологий.

Например, интеграция мессенджеров в CRM и ERP чаще всего приобретается как отдельный сервис. Выбирая IT-продукт, вы должны понимать, какие сервисы вы можете подключить и во сколько это обойдётся. 

Кроме того, в современных реалиях важным параметром при выборе является страна происхождения продукта. Например, с 12 сентября 2024 года сервис Miro станет недоступен пользователям из России и Беларуси, о чём разработчики уже предупредили клиентов. У многих компаний в этом сервисе находятся все схемы бизнес-процессов, поэтому буквально за месяц предпринимателям нужно найти альтернативное решение и перекинуть все данные туда. 

Сегодня многие пользуются сервисом Google Doc, а завтра может оказаться, что продукт станет недоступен жителям нашей страны. Подобная ситуация может изменить предпочтения потребителей и повысить интерес к продуктам отечественного производства или сервисам, которые продолжают поддерживать пользователей из России. 

Использование универсальной системы для автоматизации бизнес-процессов обладает несколькими важными преимуществами: 

• Сокращение затрат и времени. Использование одной системы (или нескольких продуктов одного вендора на базе одной системы) позволяет избежать дополнительных расходов на обучение сотрудников работе с несколькими инструментами. Это также упрощает интеграцию процессов, что экономит время и ресурсы.
  
  

• Централизованное управление. Универсальная система обеспечивает централизованный контроль над всеми процессами компании. Это облегчает мониторинг, отчётность и анализ данных, а также способствует лучшей координации между различными отделами.
  
  

• Единый источник данных. Вся информация хранится в одном месте, что минимизирует вероятность ошибок при её передаче между разными системами. Это также улучшает доступ к данным для принятия более обоснованных решений.
  
  

• Гибкость и масштабируемость. Универсальные системы обычно предлагают возможности настройки и расширения, что позволяет адаптировать их под изменяющиеся потребности бизнеса. Это особенно важно для быстрорастущих компаний.
  
  

• Упрощение интеграции. Когда все бизнес-процессы организованы в одной системе, интеграция с другими инструментами и сервисами становится проще и быстрее. Это снижает технические риски и затраты на внедрение новых решений.
  
  

• Улучшение пользовательского опыта. Сотрудникам проще работать с одной системой, что повышает их продуктивность и удовлетворённость работой. Меньше переключений между приложениями означает меньшее количество возможных ошибок.
  
  

• Комплексная аналитика. Универсальная система может предоставлять более полные и комплексные отчёты и аналитику, что позволяет компании лучше понимать свои процессы и выявлять области для улучшения. 

Если при автоматизации бизнес-процессов вам не удалось найти одну универсальную систему, вы можете рассмотреть несколько альтернативных подходов: 

• Модули и интеграции. Вместо одной универсальной системы, подумайте о внедрении различных специализированных решений для разных аспектов вашего бизнеса. Вы можете интегрировать их между собой с помощью API или других интеграционных инструментов. Это позволит использовать лучшие инструменты для каждой задачи.
  
  

• Пошаговая автоматизация. Автоматизируйте процессы поэтапно. Начните с наиболее важных или рутинных задач и постепенно добавляйте новые функции и инструменты по мере необходимости.
  
  

• Обратная связь от сотрудников. Соберите мнение сотрудников о том, какие процессы требуют автоматизации. Это поможет вам определить, какие системы лучше всего подходят для вашей команды и бизнеса в целом.
  
  

• Анализ существующих решений. Исследуйте существующие платформы и инструменты. Возможно, вы найдёте комбинацию инструментов, которые будут хорошо работать вместе.
  
  

• Кастомизация. Если есть возможность, рассмотрите кастомизацию существующих программных продуктов под свои запросы. Это может потребовать больше времени и ресурсов, но позволит создать решение, которое будет точно соответствовать вашим бизнес-процессам.
  
  

• Использование облачных решений. Многие облачные платформы предлагают гибкие инструменты для управления проектами, финансовыми потоками, CRM и другими процессами, что может облегчить интеграцию. 

Существуют такие IT-продукты, которые кажутся функциональными на первый взгляд, но по факту в них крайне неудобно работать. Иногда в шутку говорят, что создатели подобных программ попросту ненавидят своих пользователей. Поэтому не пренебрегайте возможностью подключить демо-версию продукта: настройте хотя бы часть процессов, после чего дайте поработать в программе пользователям – своим коллегам и сотрудникам. 

Тестирование программного обеспечения с участием сотрудников позволит вам получить обратную связь от тех, кто будет непосредственно работать с продуктом. Их мнение поможет выбрать решение, которое действительно подходит вашей компании. 

После выбора продукта важно настроить его работу. Этот процесс включает настройку интерфейса, создание пользовательских полей, интеграцию с другими системами (например, CRM, ERP, маркетинговыми платформами). 

• Определите последовательности действий (воронки), которые должны выполняться автоматически. Например, при поступлении нового лида нужно добавить его в список рассылки и создать задачу для менеджера.
  
  

• Протестируйте все новые функции и процессы, которые должны работать эффективно и без сбоев. Убедитесь, что все сотрудники, которые будут работать с новой системой, прошли обучение. Это поможет избежать ошибок и повысить продуктивность.
  
  

• После внедрения системы регулярно собирайте отзывы от пользователей. Это поможет выявить недостатки и доработать функционал под реальные потребности. При этом значение имеет количество людей, протестировавших продукт: чем больше пользователей, тем шире спектр их опыта и взаимодействия с продуктом. 

Существует такое понятие, как «минимально жизнеспособный продукт» – это стадия, на которой пользователи уже могут приступать к работе в системе. Только после начала работы можно понять, каких фич и функционала не хватает пользователям и что можно исправить. 

Также важно понимать, что нельзя на бумаге сделать совершенный продукт и идеально его внедрить. Если у вас возникли сложности с внедрением продуктов для автоматизации бизнес-процессов, то всегда можно обратиться к профессиональным консультантам в этой сфере, которые помогут составить стратегию и выбрать нужные инструменты. 

Копирование интеграции продуктов по автоматизации бизнес-процессов из одной компании в другую некоторым предпринимателям кажется привлекательным решением, но на практике это не всегда целесообразно. Назовем основные причины, почему такой подход не работает: 

• Уникальные бизнес-процессы. Каждая компания имеет свои уникальные процессы, выработанные за время её существования. Даже если две компании функционируют в одной индустрии, их внутренние операции, структура и способы взаимодействия с клиентами могут существенно отличаться.
  
  

• Различия в культуре и структуре. Корпоративная культура и организационная структура играют важную роль в том, как сотрудники воспринимают и используют автоматизацию. То, что работает в одной компании, может не подойти другой из-за различий в управлении, мотивации и командной динамике.
  
  

• Целевые рынки и сегменты. Разные компании могут обслуживать различные целевые рынки и сегменты, что требует индивидуального подхода к автоматизации. Например, стратегии и инструменты, эффективные для массового рынка, могут быть совершенно неэффективными для нишевого сегмента.
  
  

• Технологическая инфраструктура. У каждой компании может быть своя технологическая экосистема, включающая различные системы, программное обеспечение и инструменты. Интеграция, которая подходит для одной инфраструктуры, может оказаться несовместимой или неэффективной в другой. 
  
  

• Регуляторные и юридические ограничения. В зависимости от местонахождения и сферы деятельности компании могут действовать разные регулирующие требования. Это может повлиять на то, как реализуется автоматизация и какие данные могут собираться и использоваться. 
  
  

• Изменения в потребностях бизнеса. Бизнес-среда постоянно меняется. То, что было актуально несколько лет назад, может быть устаревшим сейчас. Необходимо проводить регулярный анализ и адаптацию интеграции IT-продуктов в связи с изменениями на рынке и внутри компании. 
  
  

• Обратная связь и вовлечённость сотрудников. Успех внедрения автоматизации во многом зависит от того, насколько активно сотрудники вовлечены в этот процесс. Стратегии, которые были хороши для одной компании, могут вызвать сопротивление или недовольство в другой. 

Даже если заимствование идей и решений из других компаний кажется вам приемлемым, важно учитывать все вышеперечисленные аспекты и адаптировать подходы под конкретные условия, чтобы обеспечить успешную автоматизацию бизнес-процессов. Чаще всего простое копирование готовых решений у других компаний бессмысленно, каким бы выгодным это ни казалось с точки зрения экономии денег и времени. 

«1C:Управление нашей фирмой» – современное решение для автоматизации малого бизнеса. В одной программе CRM, продажи (оптом, в розницу и через интернет), закупки, склад, персонал, финансы, бизнес-аналитика

Системы автоматизации бизнес-процессов требуют постоянного анализа и адаптации по нескольким ключевым причинам: 

• Изменение бизнес-среды. Рынки, технологии и требования клиентов постоянно меняются. Системы, которые были эффективны ранее, могут стать неактуальными или даже вредными в новых условиях.
  
  

• Эволюция технологий. Новые инструменты и программные решения появляются с высокой скоростью. Адаптация системы позволяет воспользоваться преимуществами современных технологий, таких как искусственный интеллект, машинное обучение и т.д.
  
  

• Оптимизация процессов. Периодический анализ выявляет узкие места и неэффективности в процессах. Это помогает улучшить рабочие процессы и сократить затраты.
  
  

• Обратная связь от пользователей. Системы автоматизации используются людьми, которые благодаря своему опыту могут предложить ценные идеи для улучшения интерфейса, функционала и юзабилити.
  
  

• Поддержка роста бизнеса. По мере масштабирования бизнеса процессы часто меняются, и система автоматизации должна адаптироваться к новым объемам, задачам и структуре.
  
  

• Политика и регуляции. Изменения в законодательстве или внутренней политике компании могут потребовать доработки автоматизированных систем для соответствия новым требованиям.
  
  

• Конкуренция. Чтобы оставаться конкурентоспособным, важно следить за тем, как работают другие компании в вашей отрасли, и адаптировать свои процессы соответственно. 

Не стоит бояться совершенствовать и масштабировать продукты для автоматизации. Это как с покупкой техники для грузоперевозок: на первом этапе хватит и одной «ГАЗели», но с ростом бизнеса потребуется уже три грузовика, а затем и тридцатитонная фура. То же самое и с автоматизацией: когда компания масштабируется, не каждый продукт может предоставить нужный функционал с учётом роста и новых потребностей бизнеса. 

Важно отметить, что инструменты нужно подбирать под бизнес, а не наоборот – строить бизнес под имеющиеся инструменты. Как бы это удивительно ни прозвучало, но встречаются компании, которые разрабатывают свои CRM-системы, а потом пытаются подстроить все бизнес-процессы под их возможности, даже несмотря на недостаточный функционал и прочие неудобства. 

Такие компании оказываются в ловушке своих же IT-продуктов. Это как возводить деревянный дом с использованием только топора – построить здание можно, но куда проще взять электроинструмент и сделать это быстрее, качественнее и надёжнее. 

Поэтому регулярный пересмотр и адаптация автоматизированных систем позволит им оставаться актуальными и эффективными.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360