Популярность цифровых сервисов в управлении персоналом растёт с каждым годом. Одно из передовых решений в этом сегменте сегодня – цифровой личный кабинет – инструмент, помогающий компаниям взаимодействовать с сотрудниками на разных этапах: от приёма на работу до различных кадровых процессов. О том, какие возможности открывает личный кабинет и как внедрить эту технологию, порталу Biz360.ru рассказала Светлана Борматова, директор компании «Гринатом Простые Решения».
Светлана Борматова – генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения» (входит в структуру госкорпорации «Росатом»). Окончила Государственный институт управления. Начинала карьеру в Unilever, затем работала в компаниях «Майский чай», «АСБ-Рейтинг», «Атомкомплект», «Гринатом». С ноября 2021 года – генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения», которая предлагает услуги бухгалтерского аутсорсинга и HR.
По данным Cnews, в 2023 году 65% компаний автоматизируют разные HR-процессы – рекрутинг, обучение, делопроизводство. При этом многим приходится использовать большое количество различных цифровых сервисов, которые сложно интегрировать между собой. Соответственно, в бизнес-среде растёт потребность в единых цифровых решениях для автоматизации целого ряда задач, включая и найм, и развитие, и текущую кадровую работу с персоналом.
Одно из таких решений уже существует – это цифровой личный кабинет, «живая» развивающаяся система, которая позволяет проводить более 90% необходимых сотруднику операций, кроме тех, что запрещены Трудовым кодексом РФ. В личном кабинете нельзя подписать цифровой подписью приказ на увольнение или на дисциплинарное взыскание, а также пройти инструктажи по охране труда, всё остальное – можно.
Что же личный кабинет «умеет» уже сейчас и что сможет предложить в будущем? Представьте любое банковское приложение. Раньше их функционал позволял только переводить деньги с одного счёта на другой, но сегодня через такое приложение можно управлять своими финансами во всех направлениях – в части расходов, поступлений, переводов, вкладов, инвестиций, накоплений и т.п.
Принцип работы личного кабинета похож: он также всеобъемлюще помогает управлять рабочей жизнью – в части кадровых документов, рабочих графиков, отпусков, зарплат, всевозможных справок, договоров, приказов, актов и прочих формальных процессов, на которые, если они не автоматизированы, обычно тратится много времени. А уж сколько тратится бумаги!
Личный кабинет структурирует, ускоряет и упрощает работу для всех сторон: рядовых сотрудников, кадровых специалистов и руководителей. Рассмотрим функционал для каждой из этих категорий.
Стандартизированный документооборот
В личном кабинете сотрудник получает доступ ко всем документам, с которыми когда-либо сталкивался в процессе работы: приказам, локальным нормативным актам, различным договорам и т.д. Это существенно экономит время на изучение и получение информации, ведь при трудоустройстве на человека часто сваливается «тонна» регламентов, содержание которых сложно запомнить. А с помощью личного кабинета легко в любой момент «поднять» нужный документ.
Возможность планировать отпуск и рабочий график
В личном кабинете проходит полный цикл контроля и управления рабочим временем: планирования графика отпусков, получение напоминаний о предстоящих графиках; возможно инициировать: перенос отпуска или отпуск вне графика, изменение графика работы и прочее. Обращаться к личному кабинету удобно и в спорных ситуациях, ведь там хранятся данные за весь период работы сотрудника в компании.
Настроенная кадровая логистика
Актуально для предприятий с распределённой структурой или большой территорией, а также для удалённого персонала. Не нужно бежать за подписью в кадровый отдел или к руководству в другом здании (а то и в другом городе), достаточно подать запрос через личный кабинет, чтобы получить документ.
Взаимодействие с компанией на этапе найма
Личный кабинет позволяет соискателю познакомиться с рабочими процессами и восхититься уровнем цифровизации своего будущего работодателя уже на этапе трудоустройства. Кандидат на должность вносится в базу и пока проходит подготовительные мероприятия, через личный кабинет могут оформляться необходимые для трудоустройства документы, например, направления на медосмотр.
Эффективное управление персоналом
Из личного кабинета руководитель может получить полноценную информацию о каждом сотруднике: задачах, обязанностях, достижениях, графике работы и отпусков, карьерном росте, значимых личных событиях, например, днях рождения и т.д. Личный кабинет облегчает постановку и контроль выполнения рабочих задач, контроль рабочего времени, помогает систематизировать оценку результативности сотрудников, проще и эффективнее строить с ними коммуникацию и улучшать мотивацию, облегчая их рабочую жизнь.
Взаимодействие с удалённой командой
Наконец, цифровой личный кабинет может стать эффективным инструментом для управления удалённой командой. Если предприятие имеет филиалы, а сотрудники разбросаны по городам и странам, руководитель может координировать их работу и эффективно с ними взаимодействовать через личный кабинет, отслеживать ход выполнения задач, контролировать сроки и бюджеты, координировать действия между различными отделами и участниками проектов. То есть более эффективно планировать и организовывать работу, оптимизировать бизнес-процессы.
Избавление от рутины
Документооборот на крупных предприятиях отнимает массу времени: в кабинет кадровиков идёт нескончаемый поток сотрудников с заявлениями, приказами, потребностями в справках и т.д. Задачи не всегда решаются вовремя, возникают ошибки: кто-то не успел подписать акт, кто-то забыл принести договор и т.д. Личный кабинет позволяет сотруднику отдела кадров оцифровать все процессы, увидеть на экране задачи, ускорить обмен данными с сотрудниками и проконтролировать подписание кадровых документов. Можно уделить время другим важным делам и не переживать за состояние документов.
Профессиональное развитие
Есть стереотип, что цифровые инструменты, включая и личный кабинет, могут «отобрать» у кадровика работу. Удивительно, что возник он на фоне нехватки на трудовом рынке по-настоящему сильных специалистов в управлении человеческими ресурсами. И цифровизация в данном случае не препятствие, а скорее трамплин к развитию профессии HR-менеджера.
Как показывает практика, автоматизированные решения облегчают кадровикам жизнь, сокращают траты времени на рутину и бюрократию, позволяют переключиться с «перекладывания бумажек» на серьёзные интеллектуальные задачи, связанные с развитием, мотивацией, производительностью, психологией персонала. По сути, цифровизация HR интеллектуализирует рынок сотрудников HR-служб, превращая их из механических «бумагоделов» в профессионалов, которые действительно занимаются людьми.
Итак, цифровой личный кабинет – эффективный инструмент управления персоналом для современных компаний. При его грамотном внедрении многие бизнес-процессы будут автоматизированы, а бюрократические задачи решены. Давайте поговорим о том, что нужно для его эффективного внедрения.
Создайте целевую матрицу процессов
Это инструмент управления, помогающий определить и описать цели и задачи, которые должны быть выполнены в каждом процессе в компании. Он поможет понять, какие конкретные результаты должны быть достигнуты и какие ключевые показатели производительности (KPI) будут использоваться для оценки результативности.
Матрица обычно содержит:
-
цель процесса;
-
ключевые метрики успеха;
-
ответственных сотрудников/отделы;
-
сроки.
Приведите всю нормативную базу компании к единому виду
Нормативные акты, виды начислений, договоры и т.д. – важно, чтобы каждый документ был одинаков для всех сотрудников. Разрозненный документооборот вряд ли позволит быстро и просто внедрить личный кабинет.
Стандартизация усложняется, например, если у вас компания со сложной оргструктурой, которая включает разные юридические лица. В этом случае может помочь делегирование кадровых процессов ОЦО, единому центру обслуживания, одна из задач которого – как раз унификация и стандартизация непрофильных вспомогательных функций в компаниях, а также контроль над тем чтобы стандартизированные и унифицированные сегодня процессы не «разъехались» через год-два (например, если в филиалах решат что-то поменять без предупреждения).
Продумайте маршруты, которые будут использоваться при решении задач
В некоторых компаниях этап согласования того или иного документа может проходить через несколько подразделений, поэтому важно максимально эффективно выстроить и автоматизировать процессы. Так система будет понимать, какие потоки данных синхронизировать, чтобы каждый сотрудник смог быстрее решать возникающие вопросы.
Создайте схемы взаимодействия личного кабинета и кадровой системы
Если у компании уже есть система КЭДО, то, внедряя личный кабинет, важно синхронизировать работу этих систем, чтобы кадровые мероприятия проводились максимально автоматически. Если этого не сделать, можно получить обратный эффект – сотрудникам придётся использовать два разных сервиса, решать задачи и в той, и в другой системе – и трудоёмкость работы возрастёт. А ведь задача личного кабинета, наоборот, облегчать, а не усложнять жизнь HR-ам и другим сотрудникам.
Определитесь с IT-решением и подрядчиком по внедрению
После всех подготовительных мероприятий можно приступать к выбору IT-решения для внедрения личного кабинета. Составьте список подходящих под ваши задачи сервисов, сформируйте шорт-лист, изучите отзывы и рекомендации коллег по цеху, оцените IT-решения с точки зрения соотношения цена/качество - и после этого окончательно опредилитесь с выбором. А подобрать подрядчика помогут рейтинги вендора и те же самые отзывы коллег.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
