Автоматизация онбординга: с чего стоит начать и что необходимо учесть

Российским компаниям становится всё труднее искать и удерживать сотрудников: почти половина новичков увольняются уже в течение первых месяцев работы. Для бизнеса это оборачивается серьёзными финансовыми и репутационными потерями. О том, как современные технологии могут помочь решить проблему неэффективного онбординга, порталу Biz360.ru рассказал Кирилл Гончаров, директор по продукту и цифровой трансформации компании BusinessPad.

Российский рынок переживает беспрецедентный кадровый голод: он наблюдается во практически всех сферах – от промышленности до медицины. Чтобы закрывать вакансии, компании тратят всё больше ресурсов. А окупаются они далеко не всегда: почти 50% новичков увольняются менее чем через год после приёма на работу. 

Одна из причин – неудачный онбординг, то есть адаптация нового сотрудника и введение его во все бизнес-процессы. По статистике, из-за неэффективного онбординга почти каждый третий сотрудник (28%) уходит в первые же месяцы после найма. 

Эта проблема особенно актуальна для малого бизнеса. В небольших, особенно молодых, компаниях HR-процессы выстроены слабо и в курс дел новичков зачастую вводят специалисты из других отделов, руководители или даже собственники компаний. Они, как правило, перегружены, а потому выдают доступы к тем или иным внутренним системам и рабочие инструкции несистемно. 

В итоге специалисты позднее берутся за задачи, медленнее их выполняют, долго выходят на ожидаемые показатели, как следствие – выгорают и начинают искать новую работу. А компания теряет деньги, которые потратила по поиск и наём – и эти суммы могут достигать сотен тысяч рублей. 

Исправить ситуацию могут современные технологии и, в частности, ERP-системы (Enterprise Resource Planning – система планирования ресурсов предприятия). Они помогают централизованно управлять ключевыми процессами, включая рекрутинг и онбординг. С помощью подобных сервисов можно автоматически выдавать специалистам доступы ко внутренним ресурсам компании и пошаговые инструкции, без участия человека. Это не только ускоряет процессы, но и снижает число ошибок. 

Есть системы, которые помогают не только управлять задачами и процессами, но и учитывать и анализировать связанные с ними финансовые потоки. Например, в BusinessPad при онбординге сотрудника можно фиксировать все понесённые компанией расходы – от стоимости welcome-набора (в него могут входить свод корпоративных правил, ноутбук, пробники, униформа, подписки на цифровые сервисы и многое другое) до командировок и потраченного времени наставников. 

Каждую операцию на платформе можно отнести к плановым, фактическим или находящимся на утверждении, а затем проанализировать общую стоимость онбординга конкретного сотрудника или всей компании. С помощью сервиса можно сравнивать плановые и реальные показатели: например, по бюджету доходов и расходов или движению денежных средств, и, в случае необходимости, корректировать бюджеты на HR. 

Во многих российских компаниях понимают ценность автоматизации. На это указывает в том числе рост спроса на системы адаптации и развития персонала. По подсчётам агентства Smart Ranking, только за 2024 год суммарная выручка этого сегмента HRTech выросла почти на 38% – до 3,85 млрд рублей. 

Небольшая компания с численностью сотрудников около 50 человек столкнулась с проблемой неэффективного управления персоналом. В частности, процесс подбора специалистов занимал до 40 дней, около 30% новых сотрудников покидали компанию в первые три месяца. 

Чтобы решить эти проблемы, компания внедрила облачную ERP-систему. Она изменила процесс адаптации сотрудников. Теперь вместо хаотичных инструкций новички получают персонализированные чек-листы в цифровом виде. В них прописаны все шаги – от подписания документов и настройки корпоративных аккаунтов до знакомства с должностными обязанностями, первыми задачами и корпоративной культурой. Такой формат исключает потерю информации и позволяет каждому сотруднику чётко понимать, что делать в первые дни работы, к кому обращаться за помощью и как быстрее войти в рабочий ритм. 

Сотрудники также стали проходить приветственные тренинги, встроенные в ERP. Они знакомят новичков с историей компании, ключевыми продуктами и стратегией, погружают в корпоративные ценности. Отдельный блок программы посвящён практическим навыкам – работе в системе и использованию внутренних сервисов. Всё это позволило повысить качество онбординга, снизить текучесть персонала на четверть, а также минимизировать экономические потери. 

• Первым делом проведите аудит текущих процессов в компании: определите степень их цифровой зрелости, стратегическую значимость, экономическую эффективность. Всё это поможет понять, где компания теряет больше всего времени и ресурсов – скажем, на этапе прохождения новичком инструктажа, самостоятельного обучения новому функционалу или адаптации к корпоративным стандартам.
  
  

• Это, в свою очередь, позволит перейти к следующему этапу – выбрать процесс, автоматизация которого принесёт наибольший экономический результат.
  
  

• Далее нужно определить средства автоматизации. При выборе решения важно оценить удобство и качество интерфейса, скорость и стоимость внедрения, а ещё возможность интеграции с действующими системами. Когда ERP или HRM не интегрируются с программой бухгалтерского учёта, CRM, производственными приложениями или системами учёта рабочего времени, данные в неё приходится переносить вручную, что только растягивает сроки работы и увеличивает вероятность ошибок.
  
  

• Автоматизируйте работу поэтапно – начните с одного-двух процессов. Скажем, первым делом, оцифруйте рекрутинг и онбординг, а также внедрите КЭДО (кадровый электронный документооборот). Это позволит протестировать работу системы и более успешно масштабировать решение, без лишних ошибок и сбоев.
  
  

• Обучайте сотрудников – проводите вебинары, очные встречи, подготовьте интерактивные инструкции. Это залог успешного перехода на цифровые рельсы. Даже самая продвинутая система окажется бесполезной, если команда не понимает, как ею пользоваться.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360