В сфере снабжения и закупок автоматизация приживается медленно. Менеджеры, как и раньше, должны вручную искать и обрабатывать предложения, а у владельцев компаний почти нет возможностей качественно проверить, не превышает ли предложенная цена среднерыночную. Онлайн-сервис FactoryFinder, по замыслу его создателей, позволит малому и среднему бизнесу выстраивать отношения с поставщиками на выгодных для себя условиях. О том, как автоматизировать поиск поставщиков и исключить откаты из практики корпоративных закупок, порталу Biz360.ru рассказали основатель FactoryFinder Алексей Соломатин и коммерческий директор сервиса Анастасия Кожикина.
Алексей Соломатин, 30 лет, основатель онлайн-сервиса поиска поставщиков FactoryFinder. Закончил Санкт-Петербургский национальный исследовательский университет информационных технологий, механики и оптики (ИТМО) по специальности «защита информации», кандидат технических наук. Живёт и работает в США. Анастасия Кожикина, 25 лет, директор по развитию и операционный директор проекта FactoryFinder. Закончила Санкт-Петербургский государственный экономический университет по специальности «маркетинг и управление брендами».
Снабженцы приносят убытки
Идея сервиса FactoryFinder возникла около года назад во время разговора питерского предпринимателя Алексея Соломатина с его бизнес-партнёром. Коллеги обсуждали, как можно автоматизировать рутинные задачи и процессы. В результате пришли к выводу, что «нормальный», добросовестный процесс закупок занимает очень много времени. Сначала нужно разослать запросы на товар или услугу всем поставщикам, потом собрать предложения, проанализировать их и выбрать лучший вариант.
Если сотрудник отдела закупок не работает «как следует», то возможны два варианта развития событий. В большинстве случаев закупщиков интересуют откаты. Это сотрудничество невыгодно собственнику, и не только потому, что сумма отката фактически включена в счёт. Такой менеджер работает лишь с несколькими поставщиками и не следит за ситуацией на рынке. Поэтому он изначально получает не самые выгодные цены и приносит своему руководству более высокие счета.
Второй вариант также не несёт владельцу предприятия ничего хорошего. В этом случае менеджер по закупкам, возможно, и не берёт откаты. Но ему просто лень искать самые выгодные предложения. Такое, как показывает практика, тоже не редкость.
Алексей Соломатин посмотрел на ситуацию с закупками в компании его партнёра и «в целом по стране». Вместе они провели ряд интервью с представителями других фирм и поняли, что проблема с организацией работы менеджеров по закупкам существует почти у всех. Их идеей стало создание платформы, на которой закупщики смогут выставлять свои заказы и получать на них предложения.
«Мы общались с руководителем отдела закупок очень крупного банка. Он рассказал, что для закупки компьютеров они отправили поставщикам 198 писем. Причём, когда он понял, что забыл включить в заявку какую-то позицию, ему пришлось все эти письма отправлять по второму разу. На них ответило 20-30 компаний. Потом нужно было собрать поступившие предложения, внести их в таблицу Excel и отсортировать. Для проведения качественного анализа потребовалось около 3 недель. Грамотные закупщики делают именно так, но далеко не все работают столь тщательно», - говорит Алексей.
Во время мониторинга рынка прямых аналогов своей идеи – маркетплейса для закупщиков и поставщиков - Алексей Соломатин не нашёл. Немногие похожие проекты являлись узкопрофильными и охватывали только одну отрасль (например, закупки металлопроката). В этих системах тоже можно было оставить заявку, на которые откликаются поставщики. Но у этих площадок был существенный недостаток: все предложения приходили закупщику в текстовом виде. И он должен самостоятельно структурировать всю полученную информацию, собрав все данные в одну таблицу и отсортировав их по цене, срокам и условиям.
Также существуют системы типа CRM для отдела закупок. В них менеджеры могут вести свою переписку с поставщиками в режиме «одного окна» и хранить все контакты. Но эти решения не избавляют от рутинной работы: менеджеру всё равно приходится вручную отправлять запросы, получать предложения, сравнивать их и т.д.
«Есть сервисы, частично решающие «наши» задачи, но они отличаются по функционалу и цене. Каждый из них занимается одной точечной проблемой: либо найти поставщиков, либо систематизировать работу. Ни один из них не даёт комплексного решения: как сделать так, чтобы закупщик работал максимально эффективно. Наше предложение по-прежнему актуально – мы «перекрываем» все проблемы, в отличие от других игроков рынка», - убеждён Алексей Соломатин.
Проект FactoryFinder стартовал в марте 2016 года. А уже в конце апреля он начал работать в формате платной услуги. В первые месяцы сервис не стремился сразу набрать много клиентов. Первостепенной задачей было «обкатать» проект на небольшом количестве пользователей, исправив в процессе работы платформы слабые стороны.
На первом этапе команда проекта созванивалась с поставщиками и узнавала у них контактные данные менеджера, ответственного за работу с закупщиками. Именно этому сотруднику потом приходят все заявки от потенциальных заказчиков. Нового поставщика добавляли в базу данных. Таким образом, платформа накопила базу исполнителей, достаточную для начала работы сервиса.
Выбирая новые отрасли, команда проекта ориентируется на ёмкость данного рынка, оборот и суммы сделок. На сегодняшний день сервис работает в 14 производственных категориях. Одна из основных специализаций проекта – металлопрокат и электронные компоненты.
Сумма вложений в запуск FactoryFinder составила несколько миллионов рублей. Это были собственные средства основателя проекта. Они потребовались в основном на работу колл-центра, менеджеров по сбору базы поставщиков и клиентов, создание платформы.
На FactoryFinder зарегистрированы заказчики и поставщики. Пользователям не требуется устанавливать дополнительные программы – работа происходит в режиме онлайн. Заявки на поставку товаров или услуг оформляются через личный кабинет на сайте factoryfinder.io. Для этого заказчику необходимо указать категорию, наименование, характеристики и количество товара. Также указывается адрес доставки (или самовывоз), чтобы поставщик мог продумать логистику.
Программа «оценивает» правильность оформления каждого заказа, прежде чем отослать его поставщикам. Бывает, клиент не указал в заказе что-то важное или некачественно описал товарную позицию. Из-за этого товар невозможно идентифицировать. Тогда менеджеры сервиса связываются с клиентом и просят дополнить описание. Только после этого проверенная заявка отправляется потенциальным продавцам. Проверка заказа происходит в течение получаса.
Далее поставщики, зарегистрированные на платформе, получают запрос на электронную почту и могут в ответ на него присылать свои предложения. Каждая заявка отсылается в сотни компаний, их количество зависит от категории (сферы деятельности). Если поставщику интересен этот заказ, он может перейти на заявку по ссылке и ввести свою цену за каждую позицию. И заказчик, и производитель тратят на работу с одним заказом не более 10 минут. Через 2-3 часа после размещения заказа покупатель видит в личном кабинете предложения на свою заявку в форме отсортированной таблицы.
Стоимость профессионального аккаунта для закупщиков – 7000 рублей в месяц. В эту стоимость входит оформление неограниченного количества заказов и помощь персонального менеджера, курирующего проект.
Одна из основных проблем поставщиков – необходимость выставлять потенциальным клиентам множество счетов, из которых оплачиваются не более 20-30%. Когда поставщикам приходит запрос, они должны на каждую позицию подготовить цену и выставить счёт. Если заказчик выберет другого исполнителя, этот счёт нужно будет отменять. На лишнюю работу уходит огромное количество времени.
Работая через FactoryFinder, производители не должны выставлять счета на каждый запрос. Получив заявку, продавец тратит лишь две-три минуты, чтобы указать в ответ на неё цены по каждой позиции. И только если заказчика это предложение устраивает, поставщик выставляет счёт для оплаты.
Главная выгода покупателей – время и деньги. Добросовестные закупщики обычно тратят на рутинные действия по поиску нужного поставщика более половины рабочего времени. При работе с сервисом FactoryFinder закупщик получает самое выгодное предложение по рынку, не тратя лишнее время на рутину.
Некоторые из пользователей платформы в качестве эксперимента искали один и тот же товар через менеджеров по закупкам и через FactoryFinder. По их данным, экономия на заказах с помощью сервиса составляет от 5 до 45%, в зависимости от категории товаров. Наибольшая экономия (до 45% и выше) наблюдается в сфере полиграфии и 3D-печати.
Одно из преимуществ системы для покупателей – её прозрачность. Собственник бизнеса может в любой момент «поднять» историю своих закупок и посмотреть заказы любой давности. Он может увидеть, по какой цене этот товар закупался год назад, или почему был выбран тот или иной поставщик.
Ещё один важный плюс работы в FactoryFinder для заказчика – поставщики не видят его контактных данных (имени, адреса, телефона и т.п.) Поэтому они не будут надоедать ему звонками и письмами. Клиент сам, без давления «извне», выбирает тех, кто ему интересен. И только когда клиент одобрил заявку, поставщику приходят его контакты.
На сегодняшний день с сервисом FactoryFinder сотрудничают около 12000 поставщиков. Большинство из них были найдены с помощью холодных звонков. На обзвоне работала большая команда специалистов, которые общались на 6 языках. В результате им удалось собрать производителей из 16 стран. Помимо России, это Китай, Индия, Казахстан, Корея, Тайвань, Гонконг, Сингапур, Германия, Италия, Чехия, Финляндия, Польша, Испания, Турция, США.
Выбор страны-производителя зависит от направления работы. Из Германии и других европейских стран часто заказывают электронные комплектующие и технику. К примеру, все дизель-генераторы, представленные на сервисе – европейского производства. Китай и азиатские страны поставляют электронику. Металлопрокат выгоднее всего закупать в России, причем как для российских, так и для зарубежных покупателей.
«Мы реально прозвонили все 12 000 компаний (в том числе китайские), которые с нами сотрудничают. Сейчас некоторые поставщики выходят на нас сами. Работаем и с российскими производителями, но, к сожалению, многие вещи в России просто не производятся», - замечает Анастасия Кожикина, директор по развитию и операционный директор FactoryFinder.
Свои рекламные кампании FactoryFinder нацеливает на тех, кто платит за услуги сервиса – то есть на заказчиков. Основной канал привлечения новых клиентов – исходящие звонки. Они дают возможность выходить на тех, кто больше других заинтересован в использовании сервиса. Обычно это генеральный директор или руководитель отдела закупок.
Для проведения обзвонов сервис пользуется услугами колл-центров. Они прозванивают большую базу компаний и выявляют заинтересованных клиентов. Затем их контакты передают менеджерам FactoryFinder, которые закрывают сделки. Некоторые клиенты приходят после публикаций о сервисе в СМИ.
«Сейчас мы будем пытаться лучше таргетировать именно сотрудников отделов закупок – через соцсети и поисковые системы. Мы придумали механизмы, как это сделать», - добавляет Анастасия Кожикина.
С привлечением на платформу поставщиков, как правило, особых трудностей не возникает. Сервис предлагает им возможность бесплатно получать реальные заказы. Этого аргумента обычно хватает для того, чтобы поставщик или производитель зарегистрировался на FactoryFinder.
В составе команды FactoryFinder – порядка 10 человек. Четверо из них – разработчики, занимающиеся технической частью продукта. Вся команда программистов – выпускники или студенты старших курсов Университета информационных технологий, механики и оптики (ИТМО) Это один из ведущих российских вузов в сфере IT, там же учился и основатель проекта Алексей Соломатин.
Анастасия Кожикина – директор по развитию и операционный директор. Она следит за всеми процессами в офисе, набирает и обучает новых сотрудников. Пятеро менеджеров заключают договоры с клиентами и помогают им пользоваться сервисом. Это узкоспециализированные специалисты, отвечающие за различные направления – металл, электронные компоненты и т.д.
«Невозможно проверить заказ, например, на металл, если ничего не понимать в этой области. Наш менеджер по металлу работал в этой сфере 5 лет, и всё знает про этот рынок. Такие же квалифицированные менеджеры занимаются и другими сферами – стройматериалами, электроникой и т.д. Люди должны разбираться в специфике рынка и товаров. Так мы быстрее наберём крупных поставщиков, а не перекупщиков», - уверен Алексей Соломатин.
На текущий момент часть команды работает в санкт-петербургском офисе, а часть – удалённо в других городах и странах. Сам Алексей Соломатин находится в Санкт-Петербурге лишь четыре месяца в году. Всё остальное время он живёт в Кремниевой долине в США, где занимается развитием других собственных проектов. Но физическое отсутствие не мешает ему управлять компанией. Все процессы настроены так, что 12-часовая разница во времени между основателем и сотрудниками сервиса не является препятствием для работы. Алексей концентрируется на развитии проекта, привлечении заказчиков, продвижении, общении с потенциальными инвесторами.
Главная задача сервиса FactoryFinder на ближайшие месяцы – увеличение клиентской базы. «Мы хотим развивать разные направления, интересные нашим клиентам, и делать так, чтобы они могли «перевести» на нас все свои закупки. Мы стремимся полностью отрабатывать каждого заказчика. И не важно, что ему нужно – пачка визиток или пять фур щебня», - рассуждает Алексей Соломатин.
Окупаемость проекта на российском рынке намечена на начало 2018 года. Но его создатели не хотят ограничиваться только Россией. В дальнейшем планируется привлечение дополнительных инвестиций для развития проекта за рубежом и поиска иностранных заказчиков. Сейчас они есть, но их пока немного. Выход на западные рынки намечен на середину 2018 года. Для достижения этой цели FactoryFinder открыл представительства в Берлине, Хельсинки и Таллинне.
Основная задача для разработчиков на ближайшее время – совершенствование рекомендательного алгоритма. Это программа, анализирующая предложения поставщиков и выбирающая оптимальные для заказчика варианты.
Как показало исследование рынка, решений для закупок, подобных FactoryFinder, пока нет нигде в мире. Появление прямых конкурентов, по мнению Алексея Соломатина, возможно только в том случае, если их не пугает объёмная и напряжённая работа.
«Мы подготовили большой и сложный инструмент с технической точки зрения. И скопировать его тяжело. Но наша главная интеллектуальная собственность – не техническое решение при всей его сложности. Это накопленная нами база поставщиков и клиентов. Её так просто за пару дней не наработать», - объясняет Алексей.
Как организовать поставки товаров из Китая для своего магазина.
Точки роста для малого бизнеса: государственные торги и тендеры.
Как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.
