Болезни роста: почему сотрудники игнорируют задачи и как это исправить

С ростом компании и увеличением числа её сотрудников менеджмент часто сталкивается с проблемами управления внутренними коммуникациями. Часто эти проблемы приводят к срыву дедлайнов по тем или иным проектам, невыполнению задач, и как следствие – убыткам или упущенной прибыли. О том, почему сотрудники игнорируют задачи руководителя и как это исправить, порталу Biz360.ru рассказал Андрей Фитисов.

Зачастую сотрудники не выполняют важные задачи в срок не потому, что они ленивые или безответственные. Часто это происходит потому, что либо суть задачи не дошла до сотрудника, либо у вас не настроена система приоритизации дел, либо задачей занимается неподходящий для неё специалист. Давайте рассмотрим подробнее причины невыполнения задач в компании. 

• Проблемы коммуникации. В современном мире информационных технологий очень легко утонуть в потоке уведомлений, писем и сообщений. Некоторые задачи могут быть утеряны или «уйти в сторону» из-за перегрузки информацией, особенно если у вас нет эффективной системы учёта и управления задачами.
  
  

• Отсутствие системы приоритизации. Не важно, сколько у вас задач, если сотрудникам не понятно, с какой из них начать. Система приоритизации помогает команде понимать, какие задачи наиболее важны и требуют немедленного внимания. Без такой системы сотрудники могут распределять свои усилия неправильно, тратя время на второстепенные задачи.
  
  

• Неверное делегирование. Назначение задачи специалисту, который не имеет нужной квалификации или ресурсов для её выполнения, также может стать причиной задержек. Правильное делегирование требует понимания сильных и слабых сторон каждого сотрудника, а также доступности необходимых ресурсов.
  
  

• Решение проблемы: вам как руководителю необходимо настроить систему распределения задач, которая упростит уведомление сотрудника о новой задаче, её приоритизацию и выбор нужного специалиста. 

Малый бизнес часто пользуются электронной почтой и мессенджерами для внутренней коммуникации, однако с увеличением штата это может стать проблемой. Со временем сообщения будут накапливаться, а почта переполняться. 

Рациональный шаг для руководства в такой ситуации – внедрение более удобных инструментов, которые соберут заявки сотрудников в одном месте. Например, это могут быть таблицы в Excel, Google-формы, отдельные чаты в мессенджерах для заявок и Service desk. 

• Таблицы в Excel. Это простой и удобный инструмент для создания и редактирования таблиц. Из минусов – он имеет ограниченные возможности для общения между сотрудниками и может быть неудобен при работе с большим объёмом данных.
  
  

• Отдельный чат в мессенджере для заявок. Это быстрый способ общения между коллегами, но при его использовании существует риск потерять сообщение среди множества других сообщений в чате.
  
  

• Service Desk. Эта система позволяет отслеживать статус заявок и анализировать эффективность работы команды. Однако для внедрения Service Desk требуется специальное программное обеспечение и обучение сотрудников. Подготовка к внедрению Service Desk включает определение требований к системе и выбор подходящего программного обеспечения. После этого рекомендуется обучить сотрудников работе с системой и настроить её под нужды вашей компании. Такими действиями можно обеспечить эффективное управление заявками и избежать их потери. 

Среди десятков параметров систем автоматизации легко потеряться. Рассказываем, на какие из них стоит обратить внимание: 

• Разделение задач по зонам ответственности. Чтобы сделать бизнес-процессы эффективнее, необходимо четко разграничивать ответственность и определять алгоритмы действий. Это упрощает весь процесс и убирает лишние действия.
  
  

• Возможность устанавливать дедлайны. Система автоматизации устанавливает дедлайн для каждой задачи в соответствии с внутренними правилами компании. Это помогает исполнителям распределять свою нагрузку и уверенно выполнять задания в срок, а сотрудникам не беспокоиться о сроках решения их проблем.
  
  

• Готовый перечень услуг отделов компании. Желательно внедрить стандартный перечень услуг для различных отделов компании. Например, это могут быть: заявление на отпуск, больничный лист, справка 2-НДФЛ или зарплатная выписка. Это помогает сотрудникам быстрее ориентироваться. Каталог услуг можно изменять и дополнять новыми, чтобы удовлетворить потребности сотрудников и компании. 

При росте компании и увеличении числа сотрудников руководители сталкиваются с вызовами управления внутренними коммуникациями, даже когда речь идёт о мелких задачах, таких как починка дверной ручки или оформление гостевого пропуска. Несмотря на то, что эти «мелочи» могут показаться незначительными, они способны оказать серьёзное воздействие на продуктивность работы всего офиса. 

Важно понимать, что сотрудники не всегда упускают задачи из-за лености или нерадивости. Чаще всего это происходит из-за недостаточно эффективных систем коммуникации и управления задачами. Проблемы могут включать в себя перегрузку информацией, отсутствие системы приоритизации, неправильное делегирование задач, что приводит к неверному распределению усилий и ресурсов. 

Для решения этих проблем целесообразно установить систему распределения задач, которая упростит процессы уведомления сотрудников о новых задачах, их приоритизацию и выбор подходящего специалиста. В контексте этой задачи, существует несколько способов подхода к системам распределения задач. 

Малые компании могут начать с простых инструментов, таких как электронная почта и мессенджеры. Однако с увеличением штата сотрудников, это может стать непрактичным. В этом случае, более удобными инструментами могут быть таблицы в Excel, отдельные чаты в мессенджерах, системы Service Desk. Каждый из этих инструментов имеет свои преимущества и ограничения, и выбор зависит от конкретных задач компании.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360