Бухгалтерский аутсорсинг: в чём его суть, каковы его преимущества и кому он подходит

Даже самый эффективный собственник не может делать всё сам. Приходится расставлять приоритеты: на чём фокусироваться, а что делегировать. На помощь приходит аутсорсинг – передача внешнему подрядчику непрофильных бизнес-процессов, например, бухгалтерии, кадрового делопроизводства, юридических услуг и т.д. О том, в чём ценность бухгалтерского аутсорсинга для бизнеса и для каких компаний он подходит, порталу Biz360.ru рассказала Светлана Борматова, генеральный директор компании «Гринатом Простые Решения».

Аутсорсинг – передача части бизнес-процессов внешнему подрядчику – уже привычный формат работы для российских компаний. Если кто-то делает бухгалтерскую или юридическую работу быстрее, лучше, качественнее и с использованием новейших профессиональных инструментов – её не только можно, но и нужно отдавать на аутсорсинг. Мы ведь доверяем маникюр мастеру, у которого есть профессиональное оборудование, хотя можем и сами привести ногти в порядок ножницами и пилкой. Но вряд ли это получится у нас так же быстро и качественно. 

Бухгалтерский учёт – одно из самых распространённых направлений аутсорсинга. Современные цифровые инструменты бухгалтерского учёта, такие как электронный документооборот или программные роботы, которые распознают документы и заполняют нужные поля в корпоративных системах – редко встретишь у штатных бухгалтеров небольших компаний. А у специалистов на аутсорсинге они, как правило, есть. 

За счёт этих и других инструментов, а также профессионализма исполнителей, которые специализируются на выполнении как раз таких непрофильных для бизнеса задач, бухгалтерия на аутсорсинге освобождает компании от ведения бухгалтерского и финансового учёта, а также экономит затраты на содержание штатного бухгалтера и ощутимо снижает риск ошибок в финансовых и бухгалтерских документах. 

Малый бизнес 

Как правило, небольшие компании используют аутсорсинг для бухгалтерских и юридических услуг. Проблема, которую они таким образом решают – не столько качество и скорость процессов, сколько соотношение объёма работ и оплаты труда.

В небольшой компании с коллективом в 10-15 сотрудников для обеспечения деятельности достаточно бухгалтерской нагрузки на треть ставки. Вряд ли подготовленный специалист пойдет работать в штат на такую нагрузку и соответствующую зарплату. 

Собственнику бизнеса приходится делать выбор: 

• нанять бухгалтера на полный день и загрузить его дополнительными задачами (например, работой HR-менеджера или чем-то ещё непрофильным). Далеко не каждый бухгалтер, особенно опытный и квалифицированный, согласится на такие условия.
  
  

• платить специалисту зарплату за полный день, но смириться с тем, что две трети времени он не занят работой. Когда у собственника бизнеса маленький штат и каждая копейка на счету, он сам вряд ли пойдёт на это. 

Чтобы эффективно использовать ресурсы, предприниматели из сферы малого бизнеса чаще всего обращаются в небольшую аутсорсинговую компанию. Там сидят такие же бухгалтеры, но один и тот же специалист может вести несколько компаний, каждую за долю ставки, а параллельно выполнять рутинные функции вроде взаимодействия с налоговой. Малый бизнес до определённого момента такой вариант вполне устраивает. 

Крупные компании 

В крупных компаниях задачи совершенно другие, нежели в малом бизнесе. Здесь нет проблем с недостаточной загрузкой специалистов. Бухгалтеров в штате много, и это квалифицированные, владеющие темой профессионалы. На первый план здесь выходят другие факторы. 

Бухгалтер должен быть своего рода мультиинструменталистом, потому что задач у него много: учёт нематериальных и материальных активов, работа с первичкой, налоги, амортизация, масса других внутренних задач. 

Кроме того, в большом коллективе много всевозможных видов оплаты и доплат: разные ставки, коэффициенты, выплаты за условия труда. Например, если сотрудник с почасовой оплатой выехал в район Крайнего Севера, работает в сложных условиях и при этом был отозван из отпуска, формула расчётов заметно усложняется. Какие уж тут таблицы Excel для расчёта зарплат, которыми порой обходятся в маленьких компаниях! При чрезмерных объёмах задач даже квалифицированный бухгалтер может допускать ошибки: невозможно знать, уметь и держать в голове всё. 

В аутсорсинговых компаниях бухгалтерская работа структурирована по-другому. Есть бухгалтеры, которые рассчитывают заработную плату – и занимаются только этим. Есть специалисты, которые только сводят отчётность. Есть те, кто заведует только нематериальными или материальными активами. За счёт того, что однотипные операции поставлены на поток, сокращается время их выполнения, так как у сотрудников нет переключения между разными задачами. 

Скорость получения правильных цифр, рассчитанных профессионалами – важная составляющая эффективности крупного бизнеса. Чем быстрее компания закрывает отчётность, тем быстрее на стол руководителей ложатся результаты деятельности за прошедший месяц, а значит, могут приниматься управленческие решения. Особенно это важно в кризисные периоды, когда каждый день на счету. Если раньше отчётность компании закрывалась стандартными средствами на пятнадцатый день, то сейчас стала закрываться на шестой с помощью аутсорсинговых решений – это колоссальный выигрыш во времени и в деньгах. 

А ещё в такой схеме выгодна автоматизация задач. В крупной компании, на масштабе операций и процессов, внедрение инструментов автоматизации окупается и повышает эффективность бизнеса, а вот небольшой компании внедрять дорогие цифровые решения может быть невыгодно. 

Компании с несколькими учредителями 

Ещё одна категория предприятий, которым необходим бухгалтерский аутсорсинг, – компании с несколькими учредителями. Состав учредителей может меняться, как и отношения между ними, поэтому для эффективной работы каждому из топ-менеджеров важно получать независимую отчётность. 

Аутсорсинг решает эту задачу: гарантирует, что ни один из владельцев не повлиял на «чистоту» итоговых цифр. Компании-провайдеру услуг невыгодно и, как ни странно, неудобно вносить ручные исправления в результаты деятельности. Данные берутся из надёжного источника и обрабатываются с использованием средств автоматизации – места для «творчества» просто не остаётся. 

• Объективность и прозрачность. Независимая бухгалтерия обеспечивает прозрачность учёта и равное соблюдение интересов всех собственников компании. 
  
  

• Оптимизация расходов. Часто аутсорсинг влечёт за собой снижение затрат на персонал или оптимизацию расходов на определённые функции. Бухгалтер на аутсорсинге выполняет конкретные задачи клиента, поэтому его услуги, как правило, обходятся дешевле найма штатного специалиста.
  
  

• Экономия времени. Бухгалтерия на аутсорсинге значительно экономит время руководителей компании и штатных специалистов. Когда финансовая отчётность сдается вовремя, то становится легче планировать развитие бизнеса и оперативно принимать решения.
  
  

• Сокращение рисков. Обращение к услугам аутсорсинговых компаний уменьшает риски в области бухгалтерского и финансового учёта. Сроки и другие условия прописываются в договоре, который обязывает их соблюдать, а общение с контролирующими органами у аутсорсеров выстроено.
  
  

• Профессионализм узких специалистов. Конкретными операциями занимаются узкопрофильные специалисты, которые следят за актуальностью законодательства непосредственно в своей области. Уровень экспертизы аутсорсера выше, т.к. он отвечает «головой» перед многими клиентами и не может позволить себе ошибаться.
  
  

• Минимизация ошибок. На всех этапах процесса на аутсорсинге ведётся двойной контроль – и на уровне среднего звена менеджмента, и на уровне автоматизированных процедур. А ещё компании поощряют сотрудников за нахождение ошибок, поэтому в итоговом качестве можно не сомневаться. 

Несмотря на все аргументы в пользу бухгалтерского аутсорсинга, немалая часть представителей бизнеса всё ещё относится к таким решениям скептически.

Перечислим некоторые аргументы скептиков и поговорим о том, как избежать этих подводных камней. 

«Отсутствие» контроля 

Многие клиенты опасаются отдавать бухгалтерские и финансовые операции на аутсорсинг, потому что боятся потерять контроль над ситуацией. Но эти опасения больше «воображаемые»: аутсорсинговые компании стараются сделать свою работу максимально прозрачной, предоставляя заказчику много разных отчётов и аналитики. Клиент может в любой момент запросить у специалистов интересующие данные. Кроме того, всегда можно использовать автоматизированные системы выгрузки информации.

Возможное банкротство исполнителя 

Как и любая компания, подрядная организация может обанкротиться. Подобного рода форс-мажоры приводят к невыполнению доверенных функций и снижению эффективности предприятия-клиента. 

Чтобы снизить этот риск, при выборе подрядчика стоит обращать внимание на отзывы о компании и её «корни». Аутсорсер не создаёт никаких товарных запасов, не вкладывает больших средств в материальные активы (кроме IT, конечно). Он работает с клиентами на потоке. И до тех пор, пока есть клиенты, готовые платить, аутсорсинговая компания будет работать.

Стабильным аутсорсинговым компаниям с хорошей репутацией на рынке доверять можно и нужно. Если клиенты у подрядчика достаточно крупные, если там есть государственные организации и предприятия крупного бизнеса, то этот аутсорсер надёжный. 

Определите потребности своей компании 

Чтобы выбрать подрядчика в сфере бухгалтерских услуг, владельцу компании важно понять, какие именно функции он хочет делегировать. Для малых предприятий, возможно, такой функцией будет ведение бухгалтерии в целом, для крупных компаний имеет смысл отдавать на аутсорс конкретные задачи, а остальное оставлять штатным специалистам. 

Сравнивайте провайдеров 

При выборе провайдера на аутсорсинге важно смотреть на то, какие индустрии он обслуживает, сколько у него клиентов и какого они масштаба. Если компания достаточно крупная, то идти к провайдеру, который работает в основном с малым бизнесом, вряд ли стоит, как и наоборот. 

При несоответствии масштабов деятельности велика вероятность, что аутсорсер не поймёт специфики работы клиента. Если аутсорсер обслуживает разные отрасли – это показатель качества, гибкости, а также зрелости его процессов и IT-систем для охвата бизнеса с разной спецификой. Соответственно, и вашу компанию он сможет качественно обслуживать. 

Оценивайте качество услуг 

При оценке качества услуг аутсорсеров важно принимать в расчёт два фактора: качество для заказчиков и контрагентов. В первом случае, если бухгалтер будет систематически ошибаться, то ничего хорошего из сотрудничества с такой компанией не получится. Клиент будет терять деньги, а в результате недоплачивать и попадать на рекламации. Важна как работа специалистов, так и автоматизация, которая позволяет всё контролировать. 

Другой аспект качества – это взаимодействие с контролирующими органами, прежде всего, с налоговой инспекцией. Если компания переплатила налоги, это не критично, если же недоплатила, то итогом становятся штрафные санкции, а, значит, дополнительные расходы. 

Самый неприятный вариант – это попасть на штраф, который может составлять до 40% от недоплаты. Если у малого бизнеса эти суммы могут быть относительно небольшими, и пригляд за ними, объективно, слабее, то на средние и крупные компании смотрят «под лупой», потому что суммы там значительные. В таких случаях цена ошибки бухгалтера велика. 

Повышение эффективности бизнеса 

Сдав часть функций на аутсорсинг, руководители и штатные специалисты получают больше возможностей для работы над конкретными задачами, в том числе, по дальнейшему развитию компании. У штатных сотрудников освобождается время, повышается производительность и качество работы, ведь их больше не отвлекает рутина. 

Сокращение расходов и рост ценности услуг 

Малый бизнес может отказаться от штатных специалистов в бухгалтерии, средний и крупный – оптимизировать их работу. Но при обсуждении расходов важно держать в голове не только цену, но и ценность услуг. В случаях, когда значимо растёт уровень автоматизации относительно того, что было внутри компании, а также на порядок выше скорость процессов и качество цифр, цена аутсорсинговых услуг может быть сопоставима с текущими затратами. Солидный аутсорсер всегда вкладывается в IT, это важно иметь ввиду. 

Как бы то ни было, аутсорсинг – это всегда про повышение ценности. Она может выражаться в снижении цен, а может – в росте качества, объёма сервисов и глубины взаимодействия с клиентом. Компании, которые ориентированы на потребности рынка и хотят делать фокус на основном бизнесе, в перспективе остаются в выигрыше, отдав поддерживающие функции профессионалам.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360