Чужими руками: как правильно делегировать полномочия фрилансеру

Многие руководители жалуются на то, что исполнителям нельзя ничего доверить и что проще «сделать всё самому». Причём, зачастую не важно, штатный это сотрудник или фрилансер на удалёнке. Мол, всё равно приходится заниматься рутиной, поэтому на важные управленческие решения времени практически не остаётся. Такие жалобы - признак проблем с делегированием. О том, как руководителям делегировать задачи фрилансерам, порталу Biz360.ru рассказала руководитель платформы фриланс-услуг Kwork Екатерина Кутюкова.

Делегировать - не передать другому свою нелюбимую пыльную работу, а передать полномочия и ответственность. Чтобы выполнить задачу, исполнитель подключает необходимые ресурсы и сам отвечает за результат.

Например, скоро 8 марта, и нужно сделать рассылку о праздничной акции. Вы придумали идею, подготовили графику и заказали текст. А потом пошли с пачкой материалов к фрилансеру и поставили задачу - разослать письмо по списку клиентов. Это поручение. А делегирование - когда вы только ставите задачу, а остальное исполнитель делает сам: придумывает идею, составляет план, выполняет сам или привлекает других исполнителей. За вами только финальное утверждение.

При работе с фрилансерами к поручениям будут относиться процессные задачи: транскрибировать, перевести, набрать текст. А к делегированию - результатные задачи: написать статью, Java-скрипт, создать сайт под ключ, придумать сценарий видеоролика.

После делегирования, в отличие от поручения, на выходе должен получиться именно работоспособный продукт. За работоспособность отвечает исполнитель. Например, если вы заказали «транскрибация текста», то на выходе вам отдадут текст, который надо править и редактировать, публиковать такое сразу нельзя. А вот «вычитаю и отредактирую вашу книгу» - серьёзная заявка на делегирование исполнителю полномочий.

Какой бы руководитель ни был железный, он физически не сможет делать всё сам. Учиться делегированию - такой же необходимый навык руководителя, как выстраивание бизнес-процессов.

Контрибьютор Форбс Мартин Цвиллинг, ссылаясь на исследование профессора лондонской бизнес-школы Джона Ханта, отмечает, что только 10% сотрудников отзываются о своём руководителе как о человеке, который хорошо распределяет задачи. Также он говорит, что для руководителя-перфекциониста делегирование может стать сверхсложной задачей.

Когда руководитель отказывается делегировать и делает всё сам, он попадает в плен рутины. Повторяющиеся процессы, постоянная нехватка времени, эмоциональное истощение. Всё это не оставляет времени на то, что должен делать эффективный руководитель - управлять компанией и развивать её.

Вот что дает делегирование:

• Фокусировка на главных задачах. Руководитель, влезающий в каждую мелочь, превращается в контрол-фрика. Делегирование разгружает руководителя. Пока фрилансер занят написанием и версткой лендинга, директор может подумать о позиционировании и каналах продвижения.
  
  

• Обучение кадрового резерва. Регулярное делегирование превращает фрилансеров в стабильных удалённых работников. Постепенно вы сформируете кадровый резерв, на который можно положиться в любое время.
  
  

• Высокое качество работы. Часто руководитель считает, что никто лучше него не выполнит задачу, касающуюся его бизнеса. Но если он возьмется не за своё дело, например, за вёрстку сайта, если он не верстальщик, то пострадает качество. Узкий специалист выполнит задачу быстрее и лучше.
  
  

• Время на отдых. Руководитель физически не справится с объёмом работы, который по зубам нескольким фрилансерам. Таким образом, с делегированием у вас остаётся свободное время для восстановления сил.

С задачами, которые можно делегировать, всё просто: это рутинные процессы, дела, на обучение которым не нужно тратить много времени, и специализированная работа. Но есть категория задач, которые нельзя передавать ни в коем случае.

• Стратегические решения. Только вы знаете, какую цель преследует компания и как её достигнуть. Даже если попытаться делегировать эту задачу, то контроль всё равно будет съедать много времени. К стратегическим решениям относятся долгосрочные планы компании, маркетинговая стратегия и всё, где задействованы крупные суммы денег.
  
  

• Задачи с высокими рисками. Когда речь идёт о крупном клиенте или репутации компании, берите задачу на себя или на личный контроль - слишком многое на кону.
  
  

• Срочные задачи. Если сроки проекта поджимают, подумайте - может, вы справитесь с задачей быстрее, чем фрилансер, которого нужно вводить в курс дела и давать ему время разобраться в проблеме.
  
  

• Дела с конфиденциальной информацией. Если задача касается коммерческой тайны или потенциального компромата, будьте осторожны. Лучше делегировать задачу надёжному сотруднику или взяться самому.

Анкета. Проверьте, как оформлена страница исполнителя. Настоящему специалисту незачем скрывать свои личные данные, поэтому в профиле, помимо имени для идентификации в системе, должны быть реальные фотография (не аватар) и имя.

Профиль специалиста по контекстной рекламе

Если фрилансер указал ссылки на страницы в социальных сетях, проверьте его там. Часто по страницам можно оценить адекватность автора. Обратите внимание на фотоальбом владельца. Откровенные фотографии или фотосеты с вечеринок должны насторожить. Также важно, на что подписан потенциальный исполнитель. Идеально, если это профессиональные сообщества.

Портфолио. Ознакомьтесь с работами из портфолио. Проведите быстрый аудит, чтобы понять, насколько фрилансер подкован технически. Например, если вы смотрите разработанный интернет-магазин, попробуйте заказать товар. Проверьте, присутствуют ли в магазине все необходимые элементы. Бывает так, что разработчик пытается впечатлить дизайном, а вот функционал сайта оставляет желать лучшего. Убедитесь, что работы из портфолио действительно принадлежат фрилансеру. Если смотрите сайт - поищите ссылку внизу.

Особое внимание в портфолио стоит уделить работам, которые похожи на вашу задачу

Отзывы. Заказчики охотно делятся отзывами о проделанной работе, особенно если результат им не понравился. Проверьте, как работодатели оценивают исполнителя и что о нём пишут. Даже если есть отрицательный отзыв, посмотрите на ответ исполнителя: обычно по ответу видно, случайно ли был получен отрицательный отзыв и насколько адекватно общается фрилансер.

Отсутствие отрицательных отзывов - хороший знак

Многопрофильность. Среди фрилансеров можно встретить мастеров на все руки: программирование на PHP, настройка контекстной рекламы, разработка дизайна. Сторонитесь таких исполнителей - не бывает мастеров, у которых всё получается одинаково хорошо. Выбирайте фрилансера, который специализируется в одной узкой отрасли.

«Процессник» или «результатник». Посмотрите, в каких терминах фрилансер описывает свою работу. «Создам контент-план для публикации в VK или Facebook» - указан видимый результат, это результатник, можно рассматривать для делегирования. «Сделаю рутинную работу за вас» - здорово, но это процессник, нежелателен для делегирования полномочий.

Манера общения. Когда вы проверили анкету и портфолио исполнителя, посмотрите, как он общается. Как он отвечает на отзывы, насколько он вежлив. После заказа во время обсуждения деталей проекта сдержанность и заинтересованность - хорошие признаки. Дилетанты часто многословны и обещают золотые горы.

Проверьте, насколько адекватно исполнитель реагирует на уточняющие вопросы

Условия оплаты. Сравните расценки исполнителя со средней стоимостью по рынку. Если цифра сильно отличается - это повод проверить фрилансера ещё раз.

Мы уже выяснили, что делегирование в отличие от поручения подразумевает результирующие цели, а не процессные. Тем не менее, нельзя просто написать фрилансеру «сделай мне интернет-магазин» и ждать. Фрилансер не знает специфики вашего бизнеса, даже если опыта в создании интернет-магазинов у него больше. Руководствуйтесь принципом «ружьё всегда заряжено» - то, что может быть понято неправильно, скорее всего будет понято неправильно. Поэтому:

1. Поставьте чёткую задачу. Развернуто и на понятном языке. Для начала расскажите, какую проблему вы решаете. Почему вы считаете, что решение фрилансера вам подходит. Спросите у фрилансера, что он думает о подходе. Возможно, у него есть предложения или комментарии.

• «Владимир, мы запускаем интернет-рассылку по клиентам и посетителям сайта. Сейчас будем собирать базу подписчиков. Нужна форма для сбора контактов, которая работала бы с API сервиса Unisender. Что думаете?»

Если бы это было поручение, то вы бы написали для исполнителя техническое задание. При делегировании более вероятно, что исполнитель составит ТЗ сам и согласует его с вами. Попросите исполнителя описать сценарий работоспособного продукта: если это форма сбора контактов, то что произойдёт, если пользователь неправильно заполнит поле или отправит пустую форму, должны ли подсвечиваться поля по ходу заполнения, что увидит пользователь, когда успешно отправит свой e-mail.

Чтобы приблизить результат к вашим ожиданиям, покажите фрилансеру примеры работ, которые вам нравятся и которые не нравятся. Это упростит задачу и добавит ясности - некоторые элементы сложно описать словами.

И помните о заряженном ружье! Не бывает никаких «это подразумевалось» или «мне казалось, это очевидно». Если вы думали, что по умолчанию пользователю должно приходить письмо об успешной подписке, то для фрилансера «очевидно», что это дополнительная функция. Поэтому вот самый важный лайфхак, о котором обычно забывают:

• «Владимир, повторите пожалуйста, как вы поняли задачу. Я не профессионал в этом деле, поэтому мог что-то неправильно сказать. Хочу убедиться, что мы оба правильно друг друга поняли. Так мы избежим большого количества правок в будущем».

Пусть фрилансер по пунктам повторит, что он будет делать. Такой пересказ исключит ситуацию, когда вы и фрилансер под одними и теми же словами поняли разные вещи. Если фрилансер отказывается повторять задачу и говорит «да и так всё понятно», лучше искать другого. Отказ от согласования обычно значит, что исполнитель будет неадекватно реагировать на правки и спорить.

2. Чётко обозначьте сроки. Самая популярная проблема при работе с фрилансерами - срыв сроков. Это потому, что исполнитель берёт одновременно несколько проектов. Он выполняет заказы сразу друг за другом, чтобы обеспечить себя заработком. Сейчас в основном на площадках подбора фрилансеров система сама следит за соблюдением сроков и при просрочке предлагает отменить или перенести заказ.

Поэтому всегда закладывайте сроки с запасом - минимум 20% дополнительного времени. Спросите у исполнителя, что будет, если вдруг он не управится по времени. Самый надёжный исполнитель тот, который  гарантирует сроки финансово: за каждый день просрочки фрилансер предоставляет дополнительный объём работ. К такому «извинению» подрядчики периодически прибегают за просрочку. За досрочное выполнение заказа по возможности назначайте бонус - докупить дополнительную опцию. Такой ход повысит приоритет вашего проекта в очереди. Иногда фрилансеры или площадка сами закладывают возможность чаевых.

Если проект срочный и ответственный - оставьте его проверенным фрилансерам. Новичкам лучше давать не горящие задачи. Но при этом обозначьте жёсткие сроки - если что-то пойдёт не так, можно будет перекинуть задачу. Так вы протестируете, насколько ответственно фрилансер подходит к делу.

3. Запланируйте контрольные точки. Если вы делегировали приличную по объёму задачу, например, создание лендинга, лучше разбейте задачу на несколько подзадач и обсудите их с фрилансером. Для каждой подзадачи установите контрольные точки - время, когда вы будете проверять результат работы. Договоритесь, что через 24 часа фрилансер покажет вам прототип, а через 48 - текст в гуглдоке. Чтобы контролировать было ещё проще, можно использовать специальные сервисы. Дайте фрилансеру доступ к вашему Trello или Asana, это мотивирует.

С контрольными точками вы можете вовремя предотвратить серьёзные проблемы. На первой же точке будет понятно, справляется ли подрядчик с задачей. Если вас не устраивает скорость работы или качество, прощайтесь с исполнителем тут же. Так вы сэкономите время на поиски нового фрилансера.

Доска задач в Trello

Создайте три типа карточек: список задач, задачи в работе и задачи на проверку. Заполните задачами первый список. Для каждой карточки укажите крайний срок. Все необходимые файлы и ссылки можно оставить в комментариях.

Создание карточки с задачей

Пусть фрилансер сам перетаскивает задачи по мере их выполнения. Так вы будете постоянно в курсе дел: какие задачи уже можно принимать, и где исполнитель не успевает. Кроме того, не нужно постоянно д`ргать фрилансера с вопросами о ходе работы.

Итак, фрилансер закончил работу и вам нужно её принять. Проверьте работоспособность проекта: если это форма подписки - подпишитесь. Если интернет-магазин - сделайте заказ. Проверьте всю цепочку, через которую придётся пройти обычному пользователю. Параллельно записывайте вопросы, которые у вас возникают.

На этапе проверки важно собрать все замечания и доработки в одном списке. Иначе придётся мучать фрилансера постоянными мелкими правками после сдачи. Поэтому повторите тестирование несколько раз.

Каждый пункт правки нужно описывать подробно. Например, вам кажется, что кнопка отправки должна быть на одном уровне с полем ввода. Комментарий «переместить кнопку на уровень поля ввода» будет выглядеть, как обычная хотелка. Правильно - аргументировать каждое замечание: «На сайтах наших конкурентов кнопка обычно расположена на одном уровне с полем ввода. Пользователям будет привычнее видеть нашу форму такой же». Почему стоит аргументировать, подробно рассказывает Роберт Чалдини в своей книге «Психология влияния».

Когда список с доработками готов, отправьте его фрилансеру. Небольшие правки исполнитель, скорее всего, реализует сразу же. За серьёзные доработки, которые не учли на этапе сценариев, придется доплатить. Решения по правкам вне оговоренного сценария исполнитель принимает на своё усмотрение, поэтому важную роль здесь играют сложившиеся между вами отношения. Если вы были вежливы и доверительны, то фрилансер пойдет на уступки.

В ваших интересах продолжить сотрудничество с адекватным подрядчиком, чем каждый раз тратить время на поиски нового. Поэтому, после приёмки, дайте качественную обратную связь: отметьте, что у исполнителя получилось лучше всего и над чем стоит поработать.

Поиск фрилансера и делегирование задачи - ответственный процесс. От него зависит бюджет, сроки и качество проекта. Вот чек-лист, который закрепляет все тезисы статьи. Когда вам понадобится фрилансер - проверьте, соответствует ли он всем необходимым критериям.

Список кандидатов

• Выбрать понравившиеся предложения услуг.
• Из понравившихся выбрать исполнителя по профилю.

Анкета исполнителя

• Убедиться, что профиль живой: с фотографиями и настоящими данными о себе.
• Ознакомиться с портфолио.
• Почитать отзывы.
• Проверить, профильный ли специалист.

Общение с фрилансером

• Проверить на адекватность: приветлив ли, вежлив ли, интересуется ли проектом.

Постановка задачи

• Рассказать в общих чертах о проекте и задаче.
• Составить сценарий по пунктам.
• Показать, что нравится у других.

• Попросить исполнителя рассказать, как он понял задачу.

Определение сроков

• Согласовать крайний срок сдачи.
• Определить контрольные точки.
• Договориться о мерах, если сроки не будут соблюдены.
• Назначить бонус за сдачу раньше срока.

Приёмка работы

• Изучить и протестировать проект.
• Составить список всех вопросов и доработок.
• Согласовать список с фрилансером.

Завершение задачи

• Заплатить.
• Поблагодарить.
• Дать обратную связь: что хорошо и над чем стоит поработать.
• Предложить дальнейшее сотрудничество.

Как правильно наказывать сотрудников: без обид и по науке. 
Чисто конкретно: как сделать планёрки и совещания более эффективными.
Ну очень полезные бизнес-книги: 75 отборных изданий для предпринимателей.
biz360