Рубрики:
  • Менеджмент
  • 5

Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными

Прочтёте за 3 мин.
11 августа 2017

Несколько важных правил эффективной рабочей встречи

Во многих компаниях совещания, планёрки, летучки и общие собрания - это заседания ради заседаний, где присутствующие вынуждены бороться со скукой, раздражением и желанием крепко уснуть. Пользы от них – ноль. При этом планёрки и совещания - важнейшая часть бизнес-процесса, от которой никуда не денешься. Поэтому умение их правильно проводить крайне важно для любого лидера. В этой статье - несколько стратегий от эксперта по бизнес-коммуникациям Джилл Шифелбейн, которые помогут вам сделать совещания реально эффективным инструментом управления.

Sucks meeting

Двойное целеполагание

Одна из главных проблем большинства таких «посиделок» заключается в том, что конкретная цель мероприятия часто неясна даже тем, кто его организует. Между тем, у правильно организованной встречи или совещания всегда должно быть две цели: конкретная и общая. Остановимся на этих целях немного подробнее.

Во-первых, убедитесь, что у встречи, которую затеяли, есть чёткая и понятная цель. Вроде бы это кажется очевидным, но на практике мы обычно имеем что-то типа: «Нам нужно обсудить ряд вопросов», или «Нам нужно кое-что порешать», или «Мы очень давно не собирались и не обсуждали наши проблемы». Очень знакомо, правда?

Вам нужно быть конкретным. Даже если речь идет о еженедельном рутинном совещании отдела, где все и так знают что делать, или вы хотите собрать тех, кого давно не видели, чтобы узнать как у них дела.

Да даже если вы просто хотите узнать, как кто-то справляется с новой для себя ролью – обычного «пойдём пообщаемся» как правило недостаточно. Если речь о работе, то лучше сразу прояснить намерение и цель будущей встречи.

Во-вторых, помимо конкретной цели, связанной с решением текущих задач, любое совещание должно быть вписано в общую картину, а его цели должны соответствовать стратегическим задачам компании - как бы пафосно это не звучало.

Исследования показывают, что для эффективной работы, сотруднику недостаточно простого понимания того, что он должен делать. Крайне важно, чтобы люди понимали, зачем они это делают и как это частное «зачем» соотносится с общим «зачем» применительно к компании в целом.

Если, организуя встречу, вам будет удаваться вписывать её в контекст общих задач компании, людям будет проще держаться именно в этих рамках.

Обычные совещания и встречи - отличный повод внедрить в сознание сотрудников идеи, миссию и цели компании или отдела. Осмысленность и последовательность действий - хорошая штука, она помогает людям почувствовать себя вовлечёнными во что-то более важное, чем итоги первой половины третьего квартала.

  • Вот очень простая формула на этот случай: мы собираемся, чтобы обсудить X, который поможет нам достичь Y. Где Х - цель собрания, а Y - цель компании (отдела).

Правила участия

Людям нужно знать, чего им ждать от каждой встречи и каковы ожидания приглашающей стороны. Поэтому, готовясь к совещанию, вам нужно чётко расставить приоритеты, донести их до всех участников, и повторить в начале встречи для того, чтобы пресечь разброд и шатание на корню.

В этой связи, перед тем, как отправлять приглашение на встречу, убедитесь, что оно содержит следующую информацию:

  • Об общей цели;
  • О желаемых результатах;
  • О времени/дате/месте проведения;
  • О том, что взять с собой (например, документы или ноутбуки);
  • О том, что подготовить к совещанию.

Последний пункт - это очень важный момент, потому что многие управленцы надеются, что люди - не дураки, и что они сами знают, что нужно приготовить и в каком формате это сделать. Так думать - ошибка!

Документы на аналоговых или цифровых носителях, за которые отвечают ваши сотрудники или вы сами, презентация, которая не должна «зависнуть» в самый пикантный момент встречи - всё это особенно важно, когда речь идёт о коммуникации с клиентом. Особенно если вы рассчитываете на какое-то ответное действие с его стороны.

Всё это несложно сделать, если речь идет о совещании в рамках компании, но как быть, если вы собираетесь, например, на встречу с потенциальным клиентом и действительно не понимаете, что он надеется получить по итогам этой встречи? Как вы можете быть уверены в том, что готовитесь именно к тому, на что ваш потенциальный клиент рассчитывает?

Вообще-то никак. Метод предположения работает со сбоями и не всегда. Поэтому, чтобы понять, к чему готовиться, придётся задать потенциальному клиенту ряд уточняющих вопросов о том, с каким предложением или информацией клиент готов ознакомиться в ходе будущей встречи, что он готов и не готов обсуждать.

Повестка

Чётко сформулированная повестка превращает абстрактные ожидания в хорошо понятные пункты плана. Это помогает не отвлекаться и держаться в заданном направлении.

Финальный вариант повестки, как правило, отличается от приглашения, но некоторые элементы могут быть и там, и там.

Некоторые руководители и/или их помощники - просто чемпионы по составлению идеальной повестки для любого совещания. Они любят и умеют это делать. Однако, несмотря на это, очень часто вместо запланированных 40 минут, совещания превращаются в двухчасовые посиделки с бесконечным обсуждением несущественных деталей и тщетными попытками участников найти общий язык друг с другом.

Для того, чтобы избежать изнуряющего «растекания мыслей по древу» обратите внимание на технику «Три «расскажите» - простой формат работы с информацией при подготовке публичных выступлений и презентаций.

Техника «Три «расскажите»:

  • Расскажите о том, что вы собираетесь рассказать;
  • Расскажите это;
  • Расскажите, что вы рассказали.

Этот же принцип может быть использован при подготовке повестки любой встречи, но в несколько видоизменённой форме:

1. Зачем мы собираемся на эту встречу («расскажите о том, что вы собираетесь рассказать»). Дайте описание цели и ожиданий, на чьё участие и в каком формате вы рассчитываете, а также кратко обозначьте, какие задачи, которые нужно решить и желаемый результат.

2. Основная часть («расскажите это»). Пропишите главные пункты повестки: то, что вам нужно обсудить, о чём нужно отчитаться, кому, в каком порядке и зачем. Дайте чёткое и конкретное описание задач и целей, которые будут обсуждаться на встрече. Определите, какая информация нужна, для того, чтобы сократить количество вопросов без ответа до минимума.

3. Подведение итогов: перечисляем необходимые действия и ставим четкие временные рамки («расскажите, что вы рассказали»). В конце встречи крайне важно убедиться в том, что все поняли вас и друг друга, что между участниками не осталось неразрешимых противоречий и всем понятно, что делать, как делать, когда и зачем.

Этап подведения итогов очень важен и, если вы пропустите этот шаг, то рискуете потерять впустую время и энергию. Во-первых, повторение - мать учения, а во-вторых, подводя итоги, вы однозначно «столбите» ответственность всех участников за их индивидуальные задачи, ставите чёткие дедлайны и прописываете условия взаимодействия между людьми в вашей команде.

Sucks meeting

Читайте также:

Как правильно наказывать сотрудников: без обид и по науке. 
Пять сценариев, которых должен избегать начинающий управленец.
Ну очень полезные бизнес-книги: 75 отборных изданий для предпринимателей.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Менеджмент Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления 13 декабря
    Интригуй, обещай, вовлекай: как завоевать внимание аудитории во время выступления
    Прочтёте за 7 мин.
  • Идеи для бизнеса С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов 13 декабря
    С толстой сумкой на ремне: как заработать на производстве стильных кофров для фотографов
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами 12 декабря
    Продвижение в интернете: обратиться в агентство или cделать всё своими силами
    Прочтёте за 4 мин.
  • Кейсы История одного факапа: почему россиянину не удалось раскрутить мобильные планетарии в США с первой попытки 12 декабря
    История одного факапа: почему россиянин не смог запустить мобильные планетарии в США
    Прочтёте за 4 мин.
  • Менеджмент Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее 11 декабря
    Рейтинги и бесплатные лиды: как стимулировать франчайзи работать эффективнее
    Прочтёте за 4 мин.
  • Персоны «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur 11 декабря
    «Своё производство было ошибкой»: почему Игорь Фролов продал бренд Nordwestfur
    Прочтёте за 7 мин.
  • Маркетинг 10 декабря Григорий Ильин:
    Как не спустить бюджет на digital впустую
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы 10 декабря
    Не сел в калошу: как заработать на модной обуви ручной работы
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы 07 декабря
    Контент рулит: как привлечь клиентов из интернета без бюджета и рекламы
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга 07 декабря
    Погружение в digital: как устроена и на чём зарабатывает школа интернет-маркетинга
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Бизнес в стиле халяль: как сломать национальные стереотипы в гастропроекте 06 декабря
    Бизнес в стиле халяль: как сломать стереотипы в гастропроекте
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха и экстрима 06 декабря
    Хоть на мороз, хоть в воду: как заработать на экипировке для активного отдыха
    Прочтёте за 7 мин.
  • Кейсы 05 декабря Алексей Бояршинов:
    Как организовать эффективную работу удалённой команды
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии 05 декабря
    Бизнес в эмиграции: как заработать на авторских экскурсиях по Голландии
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов 04 декабря
    От хаоса – к порядку: как автоматизация помогла справиться с растущим числом заказов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа 04 декабря
    Играют все! Как устроена и на чём зарабатывает детская театральная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин 03 декабря
    Джентльменский набор: как заработать на брутальных подарках для мужчин
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы 03 декабря
    The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 5 мин. The Best: 12 лучших статей для малого бизнеса на Biz360.ru в ноябре
  • Менеджмент Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины 30 ноября
    Продажи без логистики: как дропшиппинг избавляет интернет-магазин от рутины
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб 30 ноября
    Взять в кольцо: как устроено и на чём зарабатывает небольшое агентство свадеб
    Прочтёте за 7 мин.
Идёт загрузка материалов