Рубрики:
  • Менеджмент
  • (Нет голосов)

Чисто конкретно: как сделать совещания и планёрки более осмысленными и эффективными

Прочтёте за 3 мин.
11 августа 2017

Несколько важных правил эффективной рабочей встречи

Во многих компаниях совещания, планёрки, летучки и общие собрания - это заседания ради заседаний, где присутствующие вынуждены бороться со скукой, раздражением и желанием крепко уснуть. Пользы от них – ноль. При этом планёрки и совещания - важнейшая часть бизнес-процесса, от которой никуда не денешься. Поэтому умение их правильно проводить крайне важно для любого лидера. В этой статье - несколько стратегий от эксперта по бизнес-коммуникациям Джилл Шифелбейн, которые помогут вам сделать совещания реально эффективным инструментом управления.

Sucks meeting

Двойное целеполагание

Одна из главных проблем большинства таких «посиделок» заключается в том, что конкретная цель мероприятия часто неясна даже тем, кто его организует. Между тем, у правильно организованной встречи или совещания всегда должно быть две цели: конкретная и общая. Остановимся на этих целях немного подробнее.

Во-первых, убедитесь, что у встречи, которую затеяли, есть чёткая и понятная цель. Вроде бы это кажется очевидным, но на практике мы обычно имеем что-то типа: «Нам нужно обсудить ряд вопросов», или «Нам нужно кое-что порешать», или «Мы очень давно не собирались и не обсуждали наши проблемы». Очень знакомо, правда?

Вам нужно быть конкретным. Даже если речь идет о еженедельном рутинном совещании отдела, где все и так знают что делать, или вы хотите собрать тех, кого давно не видели, чтобы узнать как у них дела.

Да даже если вы просто хотите узнать, как кто-то справляется с новой для себя ролью – обычного «пойдём пообщаемся» как правило недостаточно. Если речь о работе, то лучше сразу прояснить намерение и цель будущей встречи.

Во-вторых, помимо конкретной цели, связанной с решением текущих задач, любое совещание должно быть вписано в общую картину, а его цели должны соответствовать стратегическим задачам компании - как бы пафосно это не звучало.

Исследования показывают, что для эффективной работы, сотруднику недостаточно простого понимания того, что он должен делать. Крайне важно, чтобы люди понимали, зачем они это делают и как это частное «зачем» соотносится с общим «зачем» применительно к компании в целом.

Если, организуя встречу, вам будет удаваться вписывать её в контекст общих задач компании, людям будет проще держаться именно в этих рамках.

Обычные совещания и встречи - отличный повод внедрить в сознание сотрудников идеи, миссию и цели компании или отдела. Осмысленность и последовательность действий - хорошая штука, она помогает людям почувствовать себя вовлечёнными во что-то более важное, чем итоги первой половины третьего квартала.

  • Вот очень простая формула на этот случай: мы собираемся, чтобы обсудить X, который поможет нам достичь Y. Где Х - цель собрания, а Y - цель компании (отдела).

Правила участия

Людям нужно знать, чего им ждать от каждой встречи и каковы ожидания приглашающей стороны. Поэтому, готовясь к совещанию, вам нужно чётко расставить приоритеты, донести их до всех участников, и повторить в начале встречи для того, чтобы пресечь разброд и шатание на корню.

В этой связи, перед тем, как отправлять приглашение на встречу, убедитесь, что оно содержит следующую информацию:

  • Об общей цели;
  • О желаемых результатах;
  • О времени/дате/месте проведения;
  • О том, что взять с собой (например, документы или ноутбуки);
  • О том, что подготовить к совещанию.

Последний пункт - это очень важный момент, потому что многие управленцы надеются, что люди - не дураки, и что они сами знают, что нужно приготовить и в каком формате это сделать. Так думать - ошибка!

Документы на аналоговых или цифровых носителях, за которые отвечают ваши сотрудники или вы сами, презентация, которая не должна «зависнуть» в самый пикантный момент встречи - всё это особенно важно, когда речь идёт о коммуникации с клиентом. Особенно если вы рассчитываете на какое-то ответное действие с его стороны.

Всё это несложно сделать, если речь идет о совещании в рамках компании, но как быть, если вы собираетесь, например, на встречу с потенциальным клиентом и действительно не понимаете, что он надеется получить по итогам этой встречи? Как вы можете быть уверены в том, что готовитесь именно к тому, на что ваш потенциальный клиент рассчитывает?

Вообще-то никак. Метод предположения работает со сбоями и не всегда. Поэтому, чтобы понять, к чему готовиться, придётся задать потенциальному клиенту ряд уточняющих вопросов о том, с каким предложением или информацией клиент готов ознакомиться в ходе будущей встречи, что он готов и не готов обсуждать.

Повестка

Чётко сформулированная повестка превращает абстрактные ожидания в хорошо понятные пункты плана. Это помогает не отвлекаться и держаться в заданном направлении.

Финальный вариант повестки, как правило, отличается от приглашения, но некоторые элементы могут быть и там, и там.

Некоторые руководители и/или их помощники - просто чемпионы по составлению идеальной повестки для любого совещания. Они любят и умеют это делать. Однако, несмотря на это, очень часто вместо запланированных 40 минут, совещания превращаются в двухчасовые посиделки с бесконечным обсуждением несущественных деталей и тщетными попытками участников найти общий язык друг с другом.

Для того, чтобы избежать изнуряющего «растекания мыслей по древу» обратите внимание на технику «Три «расскажите» - простой формат работы с информацией при подготовке публичных выступлений и презентаций.

Техника «Три «расскажите»:

  • Расскажите о том, что вы собираетесь рассказать;
  • Расскажите это;
  • Расскажите, что вы рассказали.

Этот же принцип может быть использован при подготовке повестки любой встречи, но в несколько видоизменённой форме:

1. Зачем мы собираемся на эту встречу («расскажите о том, что вы собираетесь рассказать»). Дайте описание цели и ожиданий, на чьё участие и в каком формате вы рассчитываете, а также кратко обозначьте, какие задачи, которые нужно решить и желаемый результат.

2. Основная часть («расскажите это»). Пропишите главные пункты повестки: то, что вам нужно обсудить, о чём нужно отчитаться, кому, в каком порядке и зачем. Дайте чёткое и конкретное описание задач и целей, которые будут обсуждаться на встрече. Определите, какая информация нужна, для того, чтобы сократить количество вопросов без ответа до минимума.

3. Подведение итогов: перечисляем необходимые действия и ставим четкие временные рамки («расскажите, что вы рассказали»). В конце встречи крайне важно убедиться в том, что все поняли вас и друг друга, что между участниками не осталось неразрешимых противоречий и всем понятно, что делать, как делать, когда и зачем.

Этап подведения итогов очень важен и, если вы пропустите этот шаг, то рискуете потерять впустую время и энергию. Во-первых, повторение - мать учения, а во-вторых, подводя итоги, вы однозначно «столбите» ответственность всех участников за их индивидуальные задачи, ставите чёткие дедлайны и прописываете условия взаимодействия между людьми в вашей команде.

Sucks meeting

Читайте также:

Как правильно наказывать сотрудников: без обид и по науке. 
Пять сценариев, которых должен избегать начинающий управленец.
Ну очень полезные бизнес-книги: 75 отборных изданий для предпринимателей.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Идеи для бизнеса Место на стене – ниша для бизнеса: как заработать на постерах для дома и офиса 11 декабря
    Место на стене – ниша для бизнеса: как заработать на постерах для дома и офиса
    Прочтёте за 8 мин.
  • Менеджмент 08 декабря Владимир Якуба:
    Имеет ли лидер право на слабость и проявление эмоций
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как репатрианты из Москвы открыли книжный магазин в Израиле 08 декабря
    Бизнес в эмиграции: как репатрианты из Москвы открыли книжный магазин в Израиле
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Говорящее печенье: как заработать на десертах с предсказаниями 07 декабря
    Говорящее печенье: как заработать на десертах с предсказаниями
    Прочтёте за 9 мин.
  • Идеи для бизнеса «Просто не хотелось бриться»: как заработать на косметике для бородачей 07 декабря
    «Просто не хотелось бриться»: как заработать на косметике для бородачей
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Главный по анекдотам: история легендарного проекта Anekdot.ru 06 декабря
    Главный по анекдотам: история легендарного проекта Anekdot.ru
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Занимательное кролиководство: как автоматизация позволила упорядочить разведение ушастых 06 декабря
    Занимательное кролиководство: как автоматизация помогает разведению ушастых
    Прочтёте за 3 мин.
  • Технологии «Блокчейн для бизнеса»: ключевые идеи бестселлера Уильяма Могайара 05 декабря
    «Блокчейн для бизнеса»: ключевые идеи бестселлера Уильяма Могайара
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Капризная малина и томный шоколад: как заработать на красивой рекламе еды 05 декабря
    Капризная малина и томный шоколад: как заработать на красивой рекламе еды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Семь причин, по которым SEO до сих пор живее всех живых 04 декабря
    Семь причин, по которым SEO до сих пор живее всех живых
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса С огурцовой стружкой и жареной хурмой: как устроено веганское бистро 04 декабря
    С огурцовой стружкой и жареной хурмой: как устроено веганское бистро
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Что скрывается под фартуком: как заработать на спецодежде для баров, кафе и парикмахерских 01 декабря
    Что скрывается под фартуком: как заработать на спецодежде для баров, кафе и парикмахерских
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса 01 декабря
    The Best: 12 лучших статей на Biz360.ru в ноябре
    Прочтёте за 3 мин. The Best: 12 лучших статей на Biz360.ru в ноябре
  • Кейсы 30 ноября Дмитрий Волошин:
    Что такое нетворкинг и как его использовать
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес ручной работы: ну очень особенные визитки 30 ноября
    Бизнес ручной работы: визитки за 30 тысяч
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Разложили по полочкам: как автоматизация помогла оптимизировать работу склада 29 ноября
    Разложили по полочкам: как автоматизация помогла оптимизировать работу склада
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса За диваном – на биржу: как устроен онлайн-сервис поиска и подбора мебели 29 ноября
    За диваном – на биржу: как устроен онлайн-сервис поиска и подбора мебели
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Как малому бизнесу сэкономить на оперативных расходах 28 ноября
    Как малому бизнесу сэкономить на оперативных расходах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса 28 ноября
    Монстры на заказ: как заработать на реквизите для квестов
    Прочтёте за 5 мин. Монстры на заказ: как заработать на реквизите для квестов
  • Кейсы «Продай - или ешь опарышей!»: зачем идут на курсы «Бизнес-молодости» 27 ноября
    «Продай - или ешь опарышей!»: зачем идут на курсы «Бизнес-молодости»
    Прочтёте за 3 мин.
Идёт загрузка материалов