Деньги есть или денег нет? Как самостоятельно провести финансовую диагностику бизнеса

Некоторые предприниматели оценивают финансовое состояние своего бизнеса по двум показателям – выручка и остаток средств на счёте. Выручка растёт, деньги на счёте есть – значит, всё в порядке. Беда в том, что обе цифры запаздывают и не отражают реальную ситуацию. Продажи могут расти, но из-за падения маржинальности бизнес уже работает в убыток. А на счету вполне могут лежать деньги, которые едва покроют затраты на текущую деятельность – аренду, налоги, зарплаты, оплату поставщикам. О том, как провести финансовую диагностику бизнеса и выявить проблемы до наступления кассового разрыва, руководитель компании «Альфа» Валерия Келеменьян рассказала порталу Biz360.ru.

Чтобы понимать, что происходит с компанией сейчас, а не по итогам прошлого месяца, собственнику достаточно пяти показателей: 

• Свободный остаток – это сумма, которая останется на счёте после всех обязательных платежей в ближайшие 30 дней. То есть после выплаты зарплаты, налогов, арендной платы, кредитов, долгов поставщикам. Именно эту сумму собственник может считать своей.

• Маржинальная прибыль в процентах по каждому направлению: продукту, услуге, филиалу, крупному клиенту.

• Платёжный календарь на 8-13 недель вперёд. Его главная ценность в том, что он заранее показывает неделю, когда денег не хватит.

• Дебиторская задолженность с разбивкой по срокам просрочки.

• Сумма отложенных обязательств – всего, что компания уже должна, но пока не заплатила. 

По моему мнению, всех этих данных нет в готовом виде в какой-то одной программе для бизнеса. Реальную картину приходится собирать вручную из трёх источников: 

• Банковская выписка, в которой фиксируется каждое движение денег.

• Учётная или CRM-система, где есть данные о продажах, себестоимости и задолженностях. Их нужно разложить по направлениям, иначе толку будет мало.

• Голова собственника и его переписка. Именно там хранятся устные договорённости, обещанные премии и предоплаты, по которым ещё ничего не отгружено. 

На старте бизнеса достаточно обычной таблицы, в которую все данные собирает раз в неделю один ответственный сотрудник или сам предприниматель. 

Далее разберём ситуации, когда в бизнесе есть проблемы с финансами, но они пока неочевидны собственнику. 

В малом бизнесе распространена ситуация «работаем много, а денег больше не становится». Приведу один пример из моей практики. 

Два года назад ко мне обратился владелец мебельного производства с аналогичной жалобой. У него было три линейки продукции, общая рентабельность около 9%. Мы разложили себестоимость по линейкам и увидели, что корпусная мебель, самая крупная по выручке и занимающая половину цеха, приносила минус 4%. Много лет её «тянули» две небольшие линейки мебели под заказ. Собственник долго не мог в это поверить.

Насторожиться стоит в трёх случаях: 

• Маржа направления не покрывает долю постоянных расходов на него.

• Маржа снижается второй месяц подряд.

• Выручка растёт, а маржа в процентах падает: компания продаёт все больше, но зарабатывает на каждой продаже всё меньше. 

Представим ситуацию. Собственник видит на счету 4 миллиона рублей – и он спокоен. При этом 15-го числа он должен выплатить зарплату, 25-го – НДС, 28-го – платёж по кредиту, а крупный клиент только что попросил перенести оплату на следующий месяц. Кассовый разрыв уже существует и наступит через три недели, просто в банковском приложении его не видно. 

Я всегда спрашиваю клиентов, кто у них решает, какому поставщику заплатить сегодня, а какому подождать. Если ответ «я сам, каждое утро», то дальше можно не спрашивать: разрыв у компании уже есть. 

Ещё два признака скорого кассового разрыва – хотя бы одна неделя с отрицательным остатком в платёжном календаре и личные деньги собственника, которые он время от времени вкладывает в бизнес. 

Студии, школы, фитнес-клубы, любой бизнес с абонементами и предоплатой находятся в зоне особого риска. Клиент заплатил за год вперёд, деньги пришли, и легко забыть, что их ещё нужно отработать. К этому добавьте начисленные, но не выплаченные отпускные и премии сотрудникам, налоги за текущий квартал, гарантийные обязательства. 

Посчитайте сумму финансовых обязательств бизнеса и сравните с остатком на счёте. Если обязательств больше – вы тратите деньги будущих периодов. Особенно опасно, когда новые предоплаты идут на текущие расходы, а не на выполнение того, за что заплатили клиенты. Такая схема работает ровно до первого месяца, когда продажи упадут. 

Бухгалтерская прибыль считается по отгрузке товаров, а не после зачисления оплаты на счёт. Личные траты собственника с бизнес-счёта вообще не отражаются в отчётности. Поэтому по декларации компания может заработать за год 3 миллиона, а на деле эти деньги «заморожены» в долгах клиентов, складских запасах и авансах поставщикам. 

Тревожный звонок для компании: прибыль в отчёте растёт, а операционный денежный поток второй квартал подряд падает или уходит в минус. И с каждым месяцем разница между ними становится всё больше. 

Общую сумму дебиторской задолженности собственник обычно помнит и мысленно считает своими деньгами. Но долг со сроком просрочки более 90 дней в нынешних условиях возвращается далеко не всегда. Если должник объявляет себя банкротом, его задолженность перед компанией становится требованием третьей очереди, и шансы получить деньги резко снижаются. 

Я бы забила тревогу:

• если просрочка более чем на 60 дней превышает 15% от всей дебиторской задолженности;

• если один клиент должен больше 30% от общей суммы;

• если клиенты платят всё позже, хотя условия договоров не менялись. 

Ответьте на следующие вопросы без звонка вашему бухглтеру. Каждое «не знаю» показывает, где у вас слепая зона. 

• Сколько денег останется после всех обязательных платежей в ближайшие 30 дней?

• Какая маржа в процентах у каждого ключевого направления?

• Есть ли направление, которое я подозреваю в убыточности, но так и не проверил?

• На какую неделю ближайшего квартала придётся минимальный остаток?

• Отделены ли мои личные расходы от расходов бизнеса?

• Сколько предоплат компания получила за работу, которую ещё не выполнила?

• Какая доля дебиторки просрочена больше чем на 60 дней?

• Приносит ли один клиент больше 30% выручки?

• Увеличивалось ли количество средств на счету за последний квартал так же, как прибыль?

• Вкладывал ли я личные средства в бизнес за последние полгода? 

Более трёх ответов «не знаю» означают, что решения в компании принимаются на основе интуиции. Более шести – что кризис, возможно, уже начался, просто его пока не видно в банковском приложении. 

Ситуацию можно изменить, если следовать правилам финансовой грамотности: 

• Начните с разделения личных и рабочих денег. Пока они в одном кармане, любые расчёты будут неточными. 

• Возьмите банковские выписки за последние 6-12 месяцев и разложите поступления и платежи по направлениям и статьям. 

• Рассчитайте маржу по каждому направлению, отнеся переменные затраты к конкретным продуктам. 

• Составьте полный список обязательств, включая устные. 

• И наконец, составьте платёжный календарь на квартал вперёд и отметьте недели, когда остаток уходит в минус. 

За двадцать лет работы я не встречала бизнес, в котором кризис начинался бы в один день. Почти всегда цифры, которые его предсказывали, лежали в компании месяцами. Их никто не собрал воедино и не изучил. Я не против интуиции: многие мои клиенты построили бизнес именно на ней. Но интуиция подсказывает направление, а запас денег на путь, который проходит компания, всё равно приходится считать.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360