Деньги под контролем: как предпринимателю управлять финансами своего бизнеса

Эффективное управление финансами помогает выстраивать устойчивую финансовую стратегию, обеспечивать рост и развитие компании, а также минимизировать риски. Многие предприниматели сталкиваются с трудностями в ведении финансового учёта: не знают, что следует учитывать, как вести подсчёты и анализировать полученные цифры. Такое поведение может привести к проблемам в компании. О том, какие инструменты финансового контроля важны и как правильно ими пользоваться, порталу Biz360.ru рассказал Артём Шашков, сооснователь сети «АMBA Пицца».

Финансовой модели нужно уделять особое внимание не только при запуске бизнеса, но и при открытии нового направления или проекта. Если предприниматель хочет воспользоваться средствами от государства или инвесторов, то финансовая модель должна отражаться в бизнес-плане. При открытии бизнеса по франшизе будущие франчайзи очень тщательно изучают именно финансовую модель компании. Необходима она и тогда, когда предприниматель решает открыть бизнес на свои собственные деньги. 

Финансовая модель бизнеса – это детальный план работы на определённом промежутке времени. План, по которому можно судить о том, как бизнес будет развиваться, за счёт чего предполагается его развитие, насколько бизнес может быть прибыльным и устойчивым. Этот документ состоит из следующих элементов: 

• прогноз доходов от продаж;

• прогноз расходов;

• прогноз налоговых отчислений;

• прогноз прибыли или сроков выхода на прибыль;

• прогноз срока окупаемости;

• прогноз потенциала роста доходов. 

Бывает, что после запуска бизнеса реальные финансовые показатели отличаются от заявленных в бизнес-плане. Если они выше прогнозируемых, то это хорошо. А если хуже? Что делать? И стоит ли обращать внимание на отклонения? Разумеется, да. Можно увидеть, какие моменты не были учтены в теоретической части, насколько эти отклонения критичны и что можно изменить, чтобы достичь расчётных величин по показателям. 

Даже если результаты оказались лучше прогнозируемых, то всё равно нужно провести анализ, почему так произошло. Больший рост может быть вызван временными скачками спроса и сезонностью, которые не учли при составлении финмодели. Это же можно сказать и про расходы. 

Также можно скорректировать модель под более активный рост бизнеса на основании полученной информации. Реальные показатели всегда будут отличаться от планируемых, и необходимо постоянно их отслеживать, анализировать причины отклонений и делать выводы. 

Чтобы понимать состояние своего бизнеса, предпринимателю следует контролировать основные финансовые показатели. Я считаю наиболее важными следующие: 

• Выручка компании, причём в динамике. Она должна расти. Если происходит наоборот, значит, предприниматель что-то делает не так. Отталкиваясь от динамики роста, можно спрогнозировать увеличение потребностей компании в новых площадях, персонале, оборудовании.
  
  

• Постоянные и переменные расходы влияют на точку безубыточности бизнеса. Нужно стараться держать постоянные расходы на одинаково низком уровне, а переменные минимизировать путём оптимизации.
  
  

• Маржинальная рентабельность – соотношение прибыли за вычетом переменных расходов на производство к величине доходов от продаж. Кто не отслеживает этот показатель, тот со временем удивляется, почему выручка растёт, а прибыль нет или вовсе падает.
  
  

• Рентабельность чистой прибыли – соотношение чистой прибыли к выручке бизнеса. Считаю, что это тот показатель, который необходимо изначально контролировать и не допускать его снижения ниже заранее заложенной в финансовой модели величины.
  
  

• Средний чек или средняя стоимость заказа показывают эффективность продаж. Посчитать его можно так: разделить выручку на общее количество покупок. Этот показатель демонстрирует эффективность работы отдела продаж. Стоит обращать внимание на выручку и количество продаж при уменьшении среднего чека в динамике. 

Как правило, начинающие предприниматели ведут бизнес либо как самозанятые, либо как индивидуальные предприниматели на упрощённой системе налогообложения. Особенность этих налоговых режимов в том, что отчётность перед налоговой инспекцией минимальна и нужна только для отслеживания корректности уплаты налогов и взносов. 

Налоговая отчётность делается формирует отношения «‎бизнес – государство». Считать, что эта отчётность отражает финансовое состояние бизнеса – значит, совершать большую ошибку. Финансовая отчётность бизнеса – это отношения «‎бизнес – предприниматель». 

Она состоит из трех основных отчётов: 

• отчёт о движении денежных средств (ДДС);

• отчёт о прибылях и убытках (ОПУ);

• баланс. 

На основании этих трех отчётов любой финансовый аналитик может многое рассказать о «здоровье бизнеса». Начинающему проекту достаточно заполнять отчёты ДДС и ОПУ. А вот растущему бизнесу необходимы все три отчёта, чтобы всегда понимать, где же деньги от деятельности компании или предпринимателя. 

Когда в бизнесе появляются цифры, их необходимо анализировать. В особенности это касается доходов. Ведь если в моменте на уровень расходов можно повлиять, то на уровень доходов повлиять практически невозможно. Грамотные предприниматели занимаются планированием своих доходов, а уже исходя из них – расходами и, соответственно, прибылью. 

Каждый бизнес имеет свою сезонность. Поэтому необходимо постоянно анализировать собственный прошлый опыт и опыт других предпринимателей из своей сферы для понимания уровня сезонных скачков. Также имеет смысл учитывать другие факторы и события, которые могут повлиять на уровень продаж. 

Например, в нашем бизнесе по продаже пиццы есть ярко выраженная сезонность по месяцам: уровень падений и роста доходов в процентах практически одинаковы из года в год. Также есть дни максимальных продаж в году. Учитывая эти особенности, мы корректируем количество линейного персонала, уровень складских запасов и степень готовности административных сотрудников. 

В программе «1С:Управление нашей фирмой» есть возможность получать три основных управленческих отчёта («Денежный поток», «Доходы и расходы», «Баланс»), составить финансовую модель, отслеживать ключевые показатели бизнеса

В зависимости от прогнозируемого уровня доходов нужно следить за уровнем расходов, чтобы обеспечить прибыльность бизнеса. Лучший способ контроля – распределение разных статей расходов по бюджетам. Например, на маркетинг, HR, корпоративные мероприятия. Лимиты бюджетов помогают лучше контролировать расходы по каждому направлению и повышают качество самих расходов за счёт анализа отдачи на каждый потраченный рубль. 

При прогнозе расходов важно не уйти в кассовый разрыв – когда не хватает денег платить по обязательствам. Для этого следует выполнять два правила: 

• вести отчёт о движении денежных средств;

• как можно лучше прогнозировать сезонность своего бизнеса.

• Сгладить сезонность помогут кредитные линии, овердрафты. Но моё мнение, что лучше их избегать и быть заранее подготовленным – например, не выводить деньги в качестве дивидендов или инвестиций накануне сезонного повышения спроса. 

Чем больше бизнес, тем сильнее предприниматель осознаёт, что при достижении определённого размера доходов и прибыли ведение финансового учёта – задача, отнимающая много операционного времени. К тому же, вместе с ростом бизнеса возникает много других факторов, требующих внимания собственника. Рано или поздно приходится доверять финансовый учет наёмному сотруднику. 

Тут хочется отметить несколько важных нюансов: 

• Поиск такого сотрудника лучше делегировать компетентному помощнику в сфере финансов – для проверки уровня профессионализма кандидата.
  
  

• Финдиректор – правая рука предпринимателя. Ему нужно доверять как себе или члену своей семьи. Но не рассматривайте бухгалтера на эту роль. У этого специалиста совсем другой тип мышления и ответственности.
  
  

• Решиться на наём человека, ответственного за управление деньгами – это один из серьёзных шагов на этапе роста бизнеса. И пройдя его успешно, собственнику будет гораздо проще заниматься масштабированием своего дела.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360