Каждая компания вынуждена постоянно меняться, чтобы не терять рыночных позиций и качественно развиваться. «Центр бухгалтерского сопровождения» из Ростова-на-Дону за один год произвёл трансформацию, в результате которой у проекта появилось два совладельца вместо одного, полностью обновился штат, поменялись принципы работы с клиентами, и самое важное – компания стала франчайзи сети «1С:БухОбслуживание». О том, как решиться на перемены и выйти на новый уровень развития, порталу Biz360.ru рассказала совладелец «ЦБС» Елена Шитуева.
Елена Шитуева, 47 лет, директор по развитию компании
«Центр бухгалтерского сопровождения» (Ростов-на-Дону), бизнес-тренер. Окончила бухгалтерский техникум и финансовую академию; в 2018 году получила второе высшее образование по специальности «психология и коучинг». Более 20 лет работала в найме главным бухгалтером и финансовым директором. После рождения третьего ребёнка работала на фрилансе как консультант по управленческому учёту. С конца 2019 года – директор по развитию в «Центре бухгалтерского сопровождения».
Компанию «Центр бухгалтерского сопровождения» (далее – «ЦБС») основала в 2016 году бухгалтер из Ростова-на-Дону Юлия Лоскутова. До этого она много лет работала в найме – в компании, которая занималась строительством и оказывала партнёрам бухгалтерские услуги аутсорсе. Но в 2018 году фирма закрылась, и Юлия запустила проект «ЦБС» по бухгалтерскому обслуживанию компаний и ИП.
В первый год работы «на себя» Юлия не могла уделять много внимания продажам. Она работала в основном с клиентами, которые были знакомы ей по прежней работе, и с компаниями, которые приходили по рекомендациям. Масштабировать бизнес на том этапе предпринимательница не слишком стремилась.
Но настал момент, когда Юлия Лоскутова (на фото ниже) начала задумываться о развитии компании. Рутинные вопросы занимали всё её время, при этом доходы не росли и было непонятно, что делать дальше. В 2019 году основательница «ЦБС» пришла к бизнес-коучу Елене Шитуевой, чтобы понять, как можно вывести бизнес на новый уровень.
Коучинг-сессии продолжались полгода. Одна из важных вещей, которые удалось сделать за это время - оценка себестоимости работ с каждым клиентом. Так стало понятно, что тарифы «ЦБС» очень низкие и не окупают расходов на бухобслуживание компаний.
Елена предложила Юлии добавить в договор расценки на все дополнительные работы, которые не входят в абонентское обслуживание. Раньше Юлия выполняла их сама и фактически бесплатно. Решение о включении в договор новых финансовых условий помогло в течение нескольких месяцев поднять выручку почти на 50%.
В конце 2019 года Юлия Лоскутова поставила себе новую задачу - увеличить объёмы продаж. Но для этого в первую очередь надо было добиться постоянного притока новых клиентов. Было решено сделать упор на интернет-продвижение: у проекта появился свой аккаунт в Instagram, в полузаброшенный сайт вдохнули новую жизнь, а также начали сотрудничество с маркетологом и таргетологом. И в это же время Юлия и Елена решили, что дальше будут развивать компанию вдвоём. «ЦБС» стал их совместным бизнесом.
«Юля, по сути, бухгалтер, и продажами она заниматься не слишком хотела. А я продажник в чистом виде, это моя стихия. Так мы пришли к выводу, что нас свела судьба, и надо этим воспользоваться. У нас в сфере бухгалтерии почти 50 лет опыта на двоих. Получилось, что мы очень хорошо дополняем друг друга», - говорит Елена Шитуева.
Почти сразу после начала совместной работы компаньонки поняли, что квалификация их сотрудников была неподходящей для более профессиональной работы. Поэтому в сопровождении практически каждого клиента участвовала лично сначала Юлия, а затем и Елена - их квалификация была выше. И нагрузка на них была очень высокой.
Когда руководство «ЦБС» объявило команде о планах развития и, в частности, об увеличении пула клиентов, сотрудники решили уволиться. Вместо них наняли новую команду, но и её вскоре пришлось полностью заменить. Главной проблемой было то, что бухгалтеры совмещали работу в «ЦБС» с занятостью в других компаниях и не справлялись с выросшим объёмом работы. Плюс к этому у многих главных бухгалтеров отсутствовали управленческие навыки, они не умели делегировать задачи подчинённым.
«Как правило, логика бухгалтеров - «мне проще всё сделать самой». Но когда клиентов стало больше, они просто перестали успевать. Как следствие – в учёте у нас не было должного порядка. Сейчас мы находимся в процессе построения внутренней структуры. У нас уже есть чёткое понимание: мы с Юлией работаем только с главными бухгалтерами, а они уже формулируют задачи остальным сотрудникам», - рассказывает Елена.
В «ЦБС» большое внимание уделяют развитию своих специалистов. Время от времени для них проводят обучающие семинары и курсы, которые никак не связаны с бухгалтерскими вопросами. «Уже два раза мы проводили тренинг по тайм-менеджменту. Это был крик души сотрудников во время пандемии: как планировать рабочий день дома, когда рядом – муж, дети, родители. Обучение провожу я сама. Всё-таки я – сертифицированный тренер и коуч», - замечает Елена Шитуева.
Помимо этого ведётся профессиональное обучение: главные бухгалтеры делятся своими знаниями с менее опытными сотрудниками.
Осенью 2019 года у «ЦБС» появился второй офис. Его открыли в противоположном районе Ростова-на-Дону. Юлия и Елена предполагали, что два офиса в разных концах города дадут выбор клиентам, и те буду оперативнее привозить документы. Да и самой Юлии не надо будет ехать через весь город на работу.
Но довольно скоро стало понятно, что команда первого офиса осталась без присмотра, архив документов на два офиса пришёл в хаос. А самое главное - клиентам было не принципиально, куда именно доставлять документы.
Примерно в то же время компания «ЦБС» освоила новую технологию для работы с документами. Благодаря сервису «КНАП» бумаги клиентов сканировались, а затем информация из них автоматически загружалась в базу 1С. Причём работой с отсканированными документами занималась сотрудница на удалёнке. Тогда пришло понимание, что при такой отлаженной системе команде не обязательно работать в офисе. В нём можно оставить одного человека только для сканирования документов от клиентов.
В феврале 2020 года компания отказалась от одного офиса, а всех сотрудников перевела на дистанционную работу. Правда, каждый сотрудник должен раз в неделю приезжать в компанию – на дневное дежурство.
То, что решение об удалённой работе было верным, стало понятно через месяц. Когда ввели локдаун, команда «ЦБС» уже в спокойном режиме освоила формат home office и никаких проблем с переходом на удалёнку не испытала.
«Некоторые наши сотрудники теперь живут и работают в других городах и регионах. К примеру, один бухгалтер живёт в хуторе под Астраханью, и с ростовской зарплатой он чувствует себя там очень хорошо. Мы продолжим привлекать удалённый персонал из тех регионов, где плохо с работой», - говорит Елена.
Основная специализация компании – бухгалтерское обслуживание ИП и ООО. Они хотят сэкономить на содержании собственной бухгалтерии, но при этом быть уверенными в качестве услуг. «ЦБС» берёт на себя взаимодействие с налоговыми органами, занимается подготовкой отчётов, отвечает на запросы, помогает в прохождении проверок.
По словам Елены, сейчас у проекта уже есть возможность выбирать клиентов. К примеру, «ЦБС» не работает с компаниями, продающими алкоголь или табак. Также отказывают в обслуживании тем клиентам, которых интересуют «серые» схемы оптимизации налогообложения. По словам Елены, с помощью легальных способов снижения налоговой базы их клиенты могут уменьшить свои налоги в среднем на 10%. И компания принципиально работает только в рамках правового поля.
«Раньше основной задачей проекта было выжить, причём с теми клиентами, которые есть. Сейчас благодаря рекламе к нам приходят клиенты другого уровня – близко к нашему «портрету идеального клиента». Например, мы теперь стараемся не брать компании, которым нужно просто сдать отчётность. Наша совместная работа должна быть интересна и нам, и клиенту» - подчёркивает Елена.
Пересмотр тарифов помог компании избавиться от клиентов, на чьё сопровождение тратилось много времени и сил специалистов, а их оплата не покрывала всех этих затрат. Сейчас у «ЦБС» нет тарифов меньше 5 000 рублей. Если для потенциального клиента важна только стоимость услуг, а не их качество, то с ним стараются не сотрудничать.
Перед заключением договора с новым клиентом Юлия и Елена подробно обсуждают с ним условия работы. Детально оговаривается, какие именно действия и в каком объёме входят в обслуживание, сколько стоят дополнительные услуги. Затем оформляется договор, клиент переводит гарантийную оплату. После этого его знакомят с главным бухгалтером и другими членами рабочей группы, которые будут его «вести». Общение с клиентом происходит через группу в WhatsApp.
Сейчас у «ЦБС» около 80 групп с клиентами в этом мессенджере. Руководители компании отслеживают, что происходит в каждой из них. Также Елена и Юлия обзванивают ключевых клиентов, чтобы узнать их мнение о качестве обслуживания и возможных претензиях. Это даёт им понимание, что необходимо клиентам и что следует улучшить в работе с ними.
Зимой 2020 года руководителям «ЦБС» стало понятно, что бизнес должен расширяться. И для этого все его бизнес-процессы необходимо регламентировать и оцифровать. После первых самостоятельных попыток выяснилось, что это долгий и трудозатратный путь.
Совладелицы компании решили, что выходом может стать работа по франшизе известного и крупного бренда, специализирующегося на бухгалтерском сопровождении. Юлия и Елена стали изучать существующие предложения, на финальной стадии рассматривали франшизы трёх компаний. Выбор был сделан в пользу сети «1С:БухОбслуживание» (далее – «1С:БО»). В пользу этого решения сыграло имя 1С, многолетняя репутация компании и то, что её продукты чаще всего используются для ведения бухгалтерии и финансового учёта.
«Продукты 1С понятные, прозрачные и доступные. До этого мы пользовались сервисом «1С:Фреш». Год назад я с удивлением узнала, что есть франшиза «1С:БО». Когда мы начали изучать этот продукт, то увидели: один из отчётов даже раскрашен в те же цвета, что и у нас в Google-таблицах. И тут мы поняли – зачем изобретать велосипед, когда в «1С:БО» уже есть всё, что нам нужно? Тем более, по цене всё это для нас вполне доступно. Мы платим роялти в размере 5% от оборота, но эти расходы себя окупают. Если отдельно платить за «1С:Фреш» и за «1С:Отчётность», которыми мы пользовались и раньше, то получается примерно одинаковая сумма», - объясняет Елена Шитуева.
Преимуществами сотрудничества с 1С она также считает высокий уровень техподдержки и постоянное развитие «1С:БО». К примеру, в 2020 году появился сервис распознавания документов. Другой важный плюс – собственная система обучения. Сотрудники «ЦБС» могут участвовать в семинарах и курсах, которые организовывает 1С. Помимо этого «1С:БО» является платформой для нетворкинга.
«Мы начали очень плотно общаться с двумя коллегами-партнёрами этой сети, обмениваться опытом. Мы поделились наработанным каналом привлечения лидов и директологом, они рассказали, как у них работает внутренняя система. Фактически сеть «1С:БухОбслуживание» – это сообщество таких же, как и мы, предпринимателей. Важно и то, что наше видение аутсорсинга совпадает с видением 1С. Это экспертность, сопровождение, партнёрство, помощь бизнесу», - рассказывает Елена.
Главная ценность бухгалтерского сопровождения для клиентов – надёжная и безошибочная работа команды на аутсорсе. По признанию Елены Шитуевой, избежать ошибок полностью невозможно. Они время от времени возникают в деятельности сотрудников «ЦБС», но не приводят к потере денег для клиентов.
Каждая ситуация подробно разбирается на общих планёрках, правда, без указания имён сотрудников. Каждый такой разбор заканчивается выводами о том, как следует действовать, чтобы аналогичных ситуаций не возникало.
У компании был лишь один случай, когда клиент отказался от дальнейшего сотрудничества из-за допущенной ошибки. Сотрудники «ЦБС» перепутали дату оплаты по НДС. Путаница со сроком уплаты никак не отразилась на финансовом состоянии клиента, но он решил прекратить сотрудничество.
Когда у компании стало два совладельца, то поначалу им было сложно разделить зоны ответственности. Деловые партнёры посчитали, что это их управленческая ошибка, которую тоже необходимо решать. Сейчас Юлия Лоскутова и Елена Шитуева занимаются с общим бизнес-коучем.
«На этих сессиях мы с Юлей можем сказать в глаза друг другу то, что сложно высказать при очном общении «один на один». Так мы можем избежать недопонимания. Невозможно двигаться вперёд, держа «камни за пазухой». Мы чётко понимаем, что жизнь компании зависит от состояния головы её владельцев, и причина всех наших побед и неудач – только в нас самих», - убеждена Елена.
Сейчас компания «ЦБС» работает только с представителями малого бизнеса и микробизнеса. Но в наступившем году совладелицы проекта собираются выходить на клиентов из среднего и крупного бизнеса.
«Мы хотим довести систему внутреннего производства до полной оцифровки. Это позволит намного лучше понимать, что и где происходит. Тогда мы сможем по максимуму контролировать все процессы и меньше зависеть от человеческого фактора», - замечает Елена Шитуева.
Чтобы не пропустить интересную и полезную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook и канал на «Яндекс.Дзен».
