Эффективные финансы: как управлять денежными потоками компании с помощью фондирования

Вопрос о том, как распределять доходы от бизнеса, каждый предприниматель решает по-своему. Один из способов – создать фонды под разные нужды и наполнять их с каждой клиентской оплаты в установленных пропорциях. Чтобы фондирование оказалось эффективным инструментом, важно правильно его внедрить. О том, что учесть при переходе на фондирование и почему собственнику бизнесу не следует вынимать свою прибыль в первую очередь, порталу Biz360.ru рассказал Алексей Бояршинов, основатель компании «Корада».

Фондирование – это один из инструментов управления финансовыми потоками компании. Иначе говоря, простой способ резервирования денежных средств под различные нужды. 

Фондирование в бизнесе устроено довольно просто: все входящие оплаты от клиентов сразу же распределяются по нескольким фондам компании, а далее деньги из них расходуются только на соответствующие потребности. Например, из фонда «офис» на аренду и оргтехнику, из фонда «маркетинг» – на рекламу и так далее. 

Фондирование похоже на такой инструмент управления домашними финансами, как распределение всего дохода в какой-либо пропорции «по конвертам». При подобном ведении домашнего бюджета используется тот же принцип, что и в фондировании, –деньги тратятся на удовлетворение потребностей только из того конверта, который был создан под эти нужды. 

Ограничение расходов

Фондирование помогает бизнесу ограничивать расходы, не позволяет тратить средств больше, чем было запланировано. В этом, кстати, большой плюс данного инструмента. 

Например, в компании используется распределение финансов по фондам. На основе статистики определено, что в фонд «офисные расходы» поступает 10% от выручки. В один прекрасный день у собственника возникает идея переехать в новый офис, аренда за который в три раза выше платы за нынешнее помещение. Если руководство посмотрит только на финансовую отчётность, то легко примет решение о переезде, поскольку увидит хороший приход денег. Но если же обратится к фонду «офисные расходы» и проанализирует его наполняемость, то поймёт, что средств хватает только на текущие траты. 

Тогда руководство компании может отказаться от переезда вовсе или будет искать способы приумножения денег в этом фонде. Например, путём увеличения выручки компании или перераспределения финансов во всех фондах. Получается, фондирование помогает трезво оценивать возможные расходы и уберегает от перерасходования средств. 

Возможность потратить зарезервированные деньги 

Второе преимущество фондирования – оно даёт возможность потратить зарезервированные деньги. Чтобы бизнес рос и развивался, просто необходимо вкладываться в маркетинг. В зависимости от сферы деятельности компании в фонд маркетинга может поступать от 5% до 15% выручки, а иногда и все 40%, если у собственника есть желание агрессивно развиваться. 

У нас такой фонд тоже существует, и мы придерживаемся правила тратить все средства из него, ничего не оставляя. Если туда попало больше денег из-за роста выручки, то все они вкладываются в маркетинг. Получается такой цикл: 

• больше денег в маркетинг → больше клиентов → больше выручка → больше денег в маркетинг 

Мы с вами понимаем, что больше денег в маркетинг не всегда равно увеличению числа клиентов, конечно. Всё зависит от инструментов, от каналов, которыми мы пользуемся, но таким образом мы запускаем растущую машину, которая сама себя подпитывает. 

Распределение ответственности собственника и менеджмента за результат 

И третье преимущество в фондировании – возможность частично отдать фонды под контроль руководителей подразделений и создать совместную ответственность собственника и руководителей за результат. 

Например, руководитель получает под контроль фонд зарплаты своего производственного подразделения. Теперь он может видеть размеры фонда, его наполняемость и более осознанно им управлять. 

Если руководитель наблюдает рост фонда, то может принять решение об увеличении команды или о найме более высокооплачиваемых специалистов. И, наоборот, при уменьшении потока средств в фонде руководитель задастся вопросами: «А чем я буду платить зарплату сотрудникам в следующем месяце?», «Что мне необходимо предпринять?». Это перестанет быть задачей только собственника компании. Линейный руководитель также будет искать пути выхода из сложившейся ситуации. 

Системное планирование расходов 

Ещё одно преимущество фондов – имея эти «виртуальные кошельки», собственник чаще задумывается о том, откуда он возьмёт деньги на те или иные цели. Например, решили сделать мощный новогодний корпоратив с выездом всех сотрудников за город. Примерно понятно сколько это стоит, смотрим на фонды. Откуда взять сумму? Из ФОТ? Нет, конечно, зарплаты-то тут при чём. Из средств учредителя? Не хотелось бы. Создаём новый фонд «на мероприятия», выделяем ему процент от выручки, найдя при этом, где можно этот процент уменьшить. Начинаем копить деньги на новый год заранее. 

Кроме преимуществ, у этого инструмента есть и недостатки. Фондирование может нанести вред, если его неправильно внедрить. Что я имею в виду? Некоторые собственники не погружаются в технологию целиком и первое, что берут на вооружение при внедрении, это создание фонда учредителя. Кстати, именно благодаря ему система с фондами так нравится главам компании. Почему? Потому что в ней доход учредителя можно забронировать сразу. Например, в компанию пришло 100 рублей. Из них сразу откладывается, допустим, 10 рублей в фонд учредителя. И так поступаем со всеми входящими оплатами. 

Идея фонда собственника хороша сама по себе – благодаря ей разделяются личный заработок руководителя и средства компании. А приоритет на собственных финансовых интересах ещё больше греет душу учредителю, поскольку в каждой оплате клиента он чувствует свои деньги. 

Однако такой подход, учитывающий в первую очередь потребность собственника в заработке, несёт риски. Возникает вероятность нехватки денежных средств, например, на оплату налогов, что может привести к кассовым разрывам. Или риск дефицита финансов на вознаграждения сотрудникам. Как вы понимаете, бизнес не может не заплатить налоги или зарплату – это обязательные траты компании. Получается, при неправильном внедрении фондирования, когда в первую очередь учтён доход учредителя вместо каких-то важных фондов, можно оказаться в удручающей ситуации. 

Конечно, любому собственнику приятна мысль, что он получит свои деньги сразу вне зависимости от чего-либо. Поэтому такой подход к внедрению фондирования предпринимателям и «продают». Тот, кто учит фондовой системе, говорит: «Заплати сначала себе, потом всем остальным». 

Вообще финансовая система с фондами довольно хитрая, это нужно понимать. 

• Не учесть при фондировании налоги и резервы на различные ситуации.
  
  

• Неправильно распределить размеры фондов. Сделать такие пропорции, которые не работают.
  
  

• В первую очередь наполнять фонд учредителя, а потом все остальные. Хотя некоторые эксперты и говорят о том, что при внедрении финансовой системы нужно сразу вынимать деньги собственника, я всё же считаю это ошибкой. Даже если у вас есть миллион, подержите его на счету и убедитесь, что все пропорции работают корректно, а вы не забыли какие-нибудь статьи расходов. Сначала проверяем, все ли траты попадают в те проценты, которые мы для них назначили, а потом уже только вынимаем деньги собственника. 

Если вы хотите внедрить у себя в компании финансовую систему, то вам лучше обратиться к специалистам. Они порекомендуют размеры всех фондов. 

Если же вы не рассматриваете других вариантов, кроме как внедрять фондирование самостоятельно, то можно использовать мой опыт. 

В первый раз я услышал про фонды на каком-то обучении. Идея мне показалась интересной, и я обратился к литературе и видеоматериалам. После чего решил посчитать статистику по доходам и расходам за прошедший год. У меня сохранилась достаточно подробная информация о том, какие в компании были расходы в разрезе всех статей ДДС. Это и офис, и поиск новых сотрудников, и маркетинг, и продажи, и зарплаты всех подразделений. 

Если таких данных у вас нет, то надо начать со сбора этой информации, с подробной детализации статей. А затем все расходы за год суммировать, тем самым получив статистику. 

Далее я внимательно изучил полученные данные по статье расходов «дивиденды учредителю» и задал себе вопрос: «Устраивает ли меня прошлогодняя картина?». Подсчёты меня удовлетворили, поэтому в модель фондирования был заложен процент на основании цифр прошлого года. Если бы результаты меня не впечатлили, то я пошёл бы думать, что с этим делать. 

Представим ситуацию – я решил, что хочу получать на 2% больше, чем заработал за прошлый год. Это означает, что желаемые 2% мне нужно где-то найти. Например, получить их за счёт уменьшения другого фонда на это же количество процентов. Сократить штат? Звучит как не очень здравая мысль, поскольку в моём бизнесе вряд ли найдутся ненужные для компании люди. Поэтому я иду по такому пути – смотрю на те статьи расходов, которые не растут вместе с выручкой. Например, это административные издержки – аренда офиса, покупка расходных материалов для МФУ и так далее. 

Подпишитесь и получайте раз в неделю рассылку с лучшими статьями о бизнесе

Рассказываем бизнес-истории, предупреждаем об изменениях в законодательстве, делимся опытом автоматизации

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с политикой персональных данных

По мере роста документооборота траты, конечно, вырастут, но всё же не так существенно. Если мы не будем менять офис и нанимать дополнительный административный персонал, то, вероятнее всего, расходы останутся на прежнем уровне. 

Получается, тогда я могу добавить заработанные дополнительные проценты к копилке учредителя. Но это только при условии, что наш доход вырастет, а офисные траты останутся прежними. 

Я понял, что упражнение с перераспределением размеров фондов и поиском «лишних» процентов – это крутая практика, которая может принести большую пользу моему бизнесу. 

Тогда же у меня возникла идея отдать руководителям управление финансами в рамках их отделов, потому что система оплаты труда у них очень близка к фондам. То есть руководители проекта управляют и доходами, и расходами. Получается, что мне только оставалось отдать им этот инструмент в работу. 

Могу сказать, что всё сложилось удачно. Какой-то административной сложности не возникло, потому что фондирование – это в первую очередь инструмент руководителя. Поработав с ним, потом ты можешь «внедрять его в других людей». 

Фонды можно вести в коммерческих банках. Мне известно, что в некоторых из них есть возможность создавать виртуальные счета и задавать правила, какой процент от приходов на них поступает. На данный момент я уже около года веду фонды в своей компании в простом Excel-файле. Пропорции фондов в процентах обычно устанавливаются на год вперёд. Каждая входящая оплата автоматически разносится по фондам в тех пропорциях, которые установлены в Excel-файле. Нам удобно пользоваться этим инструментом, но уже появились мысли в будущем реализовать фондирование в 1С. 

Фондирование – это один из инструментов управления финансами. Важно понимать, что он не заменяет отчёты о доходах и расходах, о движении денежных средств. И не освобождает от необходимости вести точный учёт, а даже наоборот – требует этого. 

Если вы хотите с каждой входящей оплаты в 123 рубля откладывать на аренду, например, 25 рублей, а на маркетинг 13 рублей, то вам придётся всё считать точно. Получается, у фондирования есть ещё одно преимущество – оно способствует наведению порядка. Хочешь, как собственник бизнеса, вынимать из каждой оплаты свои 32 рубля 50 копеек? Будь добр вести точный учёт. 

Фондирование – замечательный дополнительный инструмент в управлении финансами, который может принести пользу бизнесу, если правильно внедрить его в компании.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360