Фокусируемся на финансах: как автоматизация учёта двигает бизнес вперёд

Существенная часть времени многих владельцев бизнеса уходит на решение рутинных задач, включая финансовый учёт. Это мешает выстраивать стратегию, заниматься масштабированием и запускать новые товары или услуги. Высвободить время на решение этих задач позволяет внедрение системы учёта. О том, как выбрать подходящее решение для автоматизации финансового учёта и как с его помощью видеть реальную картину дел в бизнесе, руководитель проекта «Аспро Финансы» Ольга Турчина рассказала порталу Biz360.ru.

Каждый день предприниматели тратят часы на финансовый учёт, проверку данных и изучение или составление отчётов. Но что, если бы это время можно было потратить на развитие бизнеса, а не на рутинную работу? Ведь помимо того, что рутина не позволяет эффективно заниматься стратегическими задачами, она ещё и вызывает стресс, усталость и выгорание. 

По данным исследования «Яндекс Go для бизнеса», 70% российских предпринимателей работают больше 60 часов в неделю. Около половины этого времени уходит на операционные задачи, включая бухгалтерию и финансовый учёт. При этом только 39% предпринимателей использует специальный софт для автоматизации финучёта, согласно исследованию от ЮKassa. 

Несмотря на загруженность и важность учёта, многие продолжают делать всё вручную и держать данные в своей голове. Это приводит не только к потере времени, но и к ощущению хаоса в бизнесе. Согласно исследованию «Яндекс Go», 28% предпринимателей уже ко второй половине недели чувствуют перегрузку, а почти треть не может найти время на отдых. 

Если вы узнали в этой картине себя, значит, пришло время сделать первый шаг к улучшению ситуации. Вместо того чтобы продолжать тратить драгоценное время на рутинные задачи, стоит задуматься об автоматизации учёта. Это позволит не только освободить часы, но и повысить точность и контроль. 

Но с чего начать? С выбора подходящего инструмента для автоматизации учёта. 

Существует множество программ, которые могут помочь владельцу бизнеса с интеграцией финансовых данных и автоматизацией рутинных задач. Вот что нужно учесть при выборе: 

• Интеграция с банками и платёжными системами. Важно, чтобы выбранный сервис мог автоматически подтягивать все ваши банковские выписки и транзакции. Это избавит от необходимости вручную вносить данные.
  
  

• Возможность составления отчётов. Проверьте, может ли система автоматически генерировать отчёты, такие как отчёт о движении денежных средств (ДДС) и отчёт о прибыли/убытках (P&L), с минимальным вмешательством с вашей стороны.
  
  
  
  

• Простота настройки и использования. Выбирайте инструмент, который легко настроить и который не потребует много времени на обучение. 

Остальные возможности сервиса понадобятся в зависимости от потребностей бизнеса. Кому-то необходим платёжный календарь, а в некоторых сферах важен контроль за обязательствами. Перед выбором сервиса финучёта определите список всех отчётов и инструментов, которые хотите отслеживать. 

Когда вы настроите сервис, большая часть рутинных задач будет автоматизирована. Это позволит вам сэкономить время и повысить точность учёта. 

Даже если автоматизация упростила сбор и обработку данных, важно не просто следить за их корректностью, а использовать эти цифры для принятия обоснованных решений. Они дают возможность оперативно корректировать курс бизнеса, например, если расходы превышают доходы, или если появляются возможности для увеличения прибыли. Регулярный мониторинг данных позволяет вовремя корректировать стратегию бизнеса. 

Каждое утро проверяйте остаток на расчётном счёте и уточняйте размер ожидаемых поступлений. Это позволит вам быть в курсе текущей ситуации с деньгами в бизнесе. Ежедневно контролируйте, что деньги поступили в нужном объёме и помните обо всех своих платежах. Это поможет избежать кассового разрыва в случае неожиданных расходов. 

Ведите платёжный календарь, где будете фиксировать все предстоящие платежи и поступления, а также сроки их выполнения. Такой календарь поможет вам заранее подготовиться к предстоящим расходам, избавит вас от просроченных платежей и кассовых разрывов. 

Раз в неделю делайте сверку отчёта о прибылях и убытках (PnL). Этот еженедельный отчёт позволяет быстро увидеть изменения в финансовой ситуации. Если расходы начинают расти быстрее, чем доходы, вы сможете вовремя принять меры для исправления ситуации: 

• Проверьте каждую статью расходов – есть ли те, которые вызывают вопросы.

• Сравнивайте данные с предыдущими периодами, чтобы выявить тренды и оценить, на каких статьях бюджета нужно экономить.

• Оцените расходы, чтобы убедиться, что они остаются в рамках бюджета. 

Если хотите, чтобы финансовые дела не вызывали головной боли, настройте регулярные проверки. Это даст вам уверенность в том, что деньги идут туда, куда нужно, и позволяет вовремя корректировать курс, если что-то пошло не так. 

На прошлом шаге мы говорили о регулярных проверках финансов. Но что делать, когда на экране – бесконечные таблицы и цифры, которые могут легко запутать и увести от важного? Именно для этого существуют дашборды. 

Дашборд – это своего рода «центр управления» для вашего бизнеса, который отображает все ключевые финансовые показатели в одном месте. Вместо того чтобы тратить время на поиски нужных данных среди таблиц и отчётов, вы получаете всю картину сразу. Дашборды упрощают сложные данные, делают их наглядными и доступными. 

Когда финансовые задачи автоматизируются, у собственника бизнеса появляется время для более важных процессов, таких как развитие бизнеса, общение с клиентами и партнёрами, а также для личных увлечений. 

Автоматизация – это не просто ускорение процессов, это повышение продуктивности и снижение зависимости от рутины. Всё это позволяет предпринимателю не только эффективно управлять компанией, но и иметь больше времени для себя и для того, чтобы двигать бизнес вперёд. 

Время – ценнейший ресурс, и автоматизация поможет вам использовать его с умом, при этом сохраняя контроль и уверенность в бизнесе. Сделайте первый шаг к автоматизации, и вы увидите, как ваши процессы станут быстрее, а бизнес – эффективнее.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360