Говорить нельзя молчать: как выстраивать антикризисные коммуникации с командой

В кризис компаниям, независимо от их размера, важно выстраивать эффективные внутренние коммуникации. Честное и открытое общение с сотрудниками позволит сохранить команду и сплотить коллектив перед новыми вызовами. О том, как квесты и регулярные кофе-брейки руководителя с подчинёнными могут стать новым форматом внутренних коммуникаций, Юлия Рейсер, основатель агентства BEYOND, рассказала в своей авторской колонке для портала Biz360.ru.

Десятилетиями компании с помощью коммуникаций, прежде всего внешних, решали потребности разных сообществ и аудиторий, устанавливали эффективные отраслевые партнёрства, находили новые возможности для развития бизнеса. Они разрабатывали и реализовали программы, повышающие осведомлённость широкой аудитории о разных социально значимых проблемах. Кроме того позиционировали себя в качестве драйверов различных инициатив, тем самым увеличивая количество положительных информационных поводов и формируя положительную тональность во внешней среде.

И вот настала тишина. Проблема сегодняшнего молчания со стороны многих компаний, на мой взгляд, имеет глубокие последствия как для них самих, так и для всех заинтересованных сторон. Фрустрация работает в обе стороны, и её последствия могут быть гораздо более драматичными, чем мы можем себе представить. Прежде всего последствия репутационные.

В такой ситуации сложно переоценить значимость внутренних и внешних коммуникаций. Давайте посмотрим, почему сегодня важно отказаться от политики тишины в адрес сотрудников.

В кризисной ситуации важно усиливать коммуникации с сотрудниками. Человек не любит двусмысленности и неопределённости; они порождают мифы и страхи, которые гораздо сложнее развеять, чем предупредить их появление. Более того, неизвестность пугает, снижает работоспособность сотрудника, его мотивацию и лояльность. Вот почему руководители, которые формируют культуру открытого диалога, основанную на ценностях компании, могут сохранить устойчивый, здоровый и продуктивный эмоциональный климат внутри команды. Именно он станет неоценимой поддержкой бизнеса, ведь, как известно, сотрудники – главный актив любой организации.

Town Halls. Необходимы встречи всех сотрудников компании с представителями управленческой команды, руководителей среднего звена и линейных менеджеров, где каждый может получить исчерпывающую информацию о происходящих переменах и следующих шагах. Главное – иметь возможность задать вопросы напрямую руководителям.

Офис со смыслом, где создаётся доверительная, близкая, чуткая и запоминающаяся атмосфера взаимного диалога. Главными атрибутами «говорящего» офиса становится информативно ёмкий, эстетически понятный и близкий контент, коммуникация с использованием всех информационных носителей: офисные плазмы, регулярные электронные рассылки и анонсы, тизеры, квесты, истории. Задача такого подхода состоит в том, чтобы на регулярной основе обновлять информацию о происходящих изменениях, объяснять причины перемен, описывать перспективы развития бизнеса.

Отдельно отмечу, что игровые форматы внутренних коммуникаций позволяют:

• включать общение между сотрудниками в реальном времени и двусторонние диалоги с прямым обменом мнениями в формате игры, которая так важна в состоянии стресса;
• делиться важными объявлениями и держать всех в курсе последних новостей и информации;
• предоставлять командам возможность сотрудничества, отмечать успехи и делиться положительным опытом, то есть испытывать чувство радости и лёгкости.

Сотрудники имеют право знать, в каком направлении движется компания, какие у неё планы и приоритеты. От этого зависит профессиональное будущее человека – в том числе, которое он может выбрать вне компании, которая не считает нужным вести открытый диалог и взаимодействие. Опытные лидеры выбирают сегодня формат «в пределах досягаемости», в основе которого – взаимодействие руководства с сотрудниками.

• За чашкой кофе. Мини-группы сотрудников, которые имеют возможность встретиться с СЕО в камерной обстановке, услышать перспективы развития бизнеса, и снова – задать вопросы без страха и сомнений.
  
  

• Воркшопы с постановкой важных целей для компании в текущей ситуации перемен. Например, необходимость развития новых компетенций. Эффективен формат бизнес-игры и симуляции для подготовки команды к изменениям (рынка, клиентских потребностей, конкурентного окружения).
  
  

• Инновационные экспериментариумы. Прекрасная немонетарная возможность поддержать инициативы сотрудников, услышать их предложения по развитию бизнеса и поиску новых решений. Компании, которые на один день могут превратиться в настоящую фабрику идей с включением интерактивных приключений, квестов и квизов оставят в сознании сотрудников незабываемые впечатления творчества и совместного созидания.   

Коммуникационная политика является обязательной в любой период жизни компании – и в расцвете, и в момент критических перемен и сложностей. А теперь представим значимость единства команды на фоне снижения или полной заморозки инвестиций в операционную деятельность. В это непростое время, скорее всего, программы поощрения и повышения зарплат приостановлены. Помогая сотрудникам сформировать единое «почему» и осознать общее «как», компании поддерживают стабильность, в основе которой лежат вовлечённость, лояльность и производительность.

Один за всех и все за одного: сплотите коллектив общим делом – помимо работы и денежной мотивации существуют и другие причины, по которым сотрудник работает в компании. Он чувствует свою значимость, занимается любимым делом, может участвовать в больших проектах, волонтёрских инициативах. Дайте ему эту возможность и сейчас.

В сердце бренда: если у компании чётко сформулированы корпоративные ценности, создайте мотивационные истории, марафоны, премии. Эту рекомендацию хорошо можно проиллюстрировать на примере внедрения нового бренд-позиционирования одного из крупных event-агентств, которое обратилось ко мне с запросом на разработку нового стратегического видения, миссии и корпоративных ценностей. На протяжении почти десяти лет его сотрудники шли по понятному и привычному маршруту, но вызовы рынка поставили компанию перед необходимостью радикально пересмотреть подход к работе.

В формате корпоративной онлайн-игры (в веб-приложении) мы помогли сотрудникам задуматься о культуре и ценностях, отправив ссылку на игру за несколько дней до запуска нового ценностного позиционирования. Мы задали вопросы и одновременно спровоцировали интерес и нетерпение в отношении ключевой новости.

Приложение предлагало участнику набор рандомно выстроенных букв, из которых им необходимо было сложить пять слов, отражающих корпоративные ценности агентства. Первые три ответивших правильно получили в подарок книгу «Гении и аутсайдеры».

После того как буквы были сложены в слова, участник должен был выбрать назначение данных слов из предложенного списка. На выбор были даны следующие варианты: «Пять ключевых слов – это:

• составляющие слогана креативной концепции предстоящей деловой конференции агентства;
• компоненты тимбилдинга для одного из клиентов агентства;
• новые корпоративные ценности агентства.

Первые три сотрудника, давшие правильные ответы, получили в подарок книгу Даниэля Канемана «Думай медленно…решай быстро».

Когда всем участникам игры стало понятно, что пять ключевых слов – это новые корпоративные ценности, игра «попросила» привести примеры рабочей ситуации, где эти ценности были проявлены сотрудниками в работе. Первые три истории получили приз – годовую подписку на Harvard Business Review.

Следующее задание состояло в том, чтобы расставить новые корпоративные ценности в логической последовательности их значимости для бизнеса. Победители получили годовую подписку на Forbes Online.

Финальной придумкой игры стала задача предложить креативную подачу новых корпоративных ценностей в стихотворной форме. И здесь три креативных автора получили призы.

Вот так мы познакомили команду с новым корпоративным позиционированием, которое в корне отличалось от предыдущего. На первый взгляд, всё просто, но работы было проделано много.

Ни одна коммуникационная программа не может быть реализована просто потому, что так придумалось. На этапе конструирования стратегии необходимо заложить чёткую систему оценки эффективности, которая поможет выявить до и после общее восприятие текущих изменений сотрудниками, динамику их отношения к бренду и его атрибутам, уровень вовлеченности персонала в активности, предлагаемые компанией.