Игры со временем: как с помощью тайм-трекера повысить эффективность команды

Повышают ли системы учёта рабочего времени производительность сотрудников или только создают иллюзию контроля? Удалённая работа и гибкие графики – реалии современного рынка труда. Многие компании используют тайм-трекеры для повышения продуктивности, но насколько эффективны эти инструменты? И действительно ли отслеживание времени – успешная практика? О том, как с помощью тайм-трекера повысить производительность команды, порталу Biz360.ru рассказал основатель сервиса Shtab Александр Стихарев.

Тайм-трекер – это IT-инструмент для отслеживания времени на различные задачи. Он может быть простым приложением, записывающим только время, или сложной системой с автоматическим отслеживанием активности и аналитикой. Цель использования тайм-трекера – повысить продуктивность, улучшить планирование и контроль над рабочим временем сотрудников. 

Представьте, что вы, например, рекрутёр. Какое-то время работали на фрилансе на разные команды, выполняли все задачи в срок. Но теперь решили, что хотите попасть в большую компанию на полный день. 

После того как удалось устроиться в штат, вас знакомят с обязательной процедурой – использованием трекинга времени. Теперь одно приложение будет считать, сколько вашего рабочего потрачено времени на задачу. 

Раньше вы отлично справлялись и без тайм-трекера, но теперь ощущаете, будто за вами постоянно следят. И даже такой банальный ритуал, как выпить кофе, вызывает у вас стресс. Почему руководители решили ввести такую практику? Попробуем оценить ситуацию со стороны менеджера. 

Причины использования технологий учёта рабочего времени могут быть самыми разными: от стремления к полному контролю сотрудников до оптимизации их рабочего времени. Разберем две основные: 

• Топ-менеджмент хочет знать, на что уходит время сотрудников. Когда проекты срываются, а сроки горят, виноваты сотрудники? Или проблема глубже? Часто менеджмент ошибается, видя причину в нехватке времени у персонала. Кажется, будто сотрудники не успевают выполнять задачи, и тогда руководители нанимают в команду ещё больше людей. Однако настоящая причина может быть в неграмотном использовании времени. Чтобы это проверить, руководство подключает сервисы, которые засекают рабочее время.
  
  

• Топ-менеджменту необходимо оценить вклад каждого сотрудника. Над задачей работает целый штат, а за результат отвечает только один сотрудник. Такая ситуация – совсем не редкость в больших командах. Чтобы прояснить ситуацию, подключают тайм-трекер. Он показывает, кто работал больше, а кто – меньше. 

Очевидно, что для владельцев бизнеса таск-трекеры – удобная вещь. Зашёл в статистику, посмотрел и сразу понял, кто бездельничает, а кого пора премировать. Однако не всё так просто. Ваши сотрудники могут оказаться хитрее, и тогда никакие трекеры не помогут. 

Для того, чтобы обхитрить тайм-трекер, не обязательно быть хакером. Смекалка оказывается куда более эффективной. Вот только некоторые способы, как научились обходить систему учёта рабочего времени: 

• Зажатая кнопка. Для этого достаточно открыть документ Word и положить на одну из клавиш предмет. Все, можно спокойно отходить от компьютера, залипать в телефоне и общаться с коллегами.
  
  

• Удалённый доступ. В этом случае сотруднику ничего не мешает подключиться к домашнему ПК и спокойно играть в любимые игры. Движения мышкой, нажатия клавиш будут в полном объёме.
  
  

• Имитация движений мышкой. Да, уже существуют специальные программы, которые предназначены только для того, чтобы изображать движение вашей мышки. Достаточно её скачать и запустить. 

Конечно, многие подобные «лайфхаки» не работают, если тайм-трекер делает скриншоты или видеозапись рабочего стола. Однако это не значит, что руководитель может быть уверен, что его самый «эффективный» специалист не обманывает систему. 

Но что тогда делать? Не ругать, а объяснять ценность! 

Эта задача не из простых. Однако, если вы замотивируете команду, то сможете объективно оценить временные затраты и получите довольный коллектив. Вот о чём стоит рассказать сотрудникам прежде чем внедрять тайм-трекер: 

• Получать оплату за переработки. С трекером специалист знает, сколько проработал в точности до минуты. Даже если этим вопросом никто не интересовался и переработки никто раньше не фиксировал, трекер соберёт все данные. Их можно предоставить руководителю и попросить дополнительную выплату.
  
  
   

• Обосновать время, взятое на задачу. Если менеджер говорит, что по этой задаче дел «на пять минут», а специалист точно знает, что это не так, он может предоставить железный аргумент и не только объяснить, сколько реально тратится на ту или иную задачу, но и подкрепить это с помощью тайм-трекера. 
  
  

• Доказать свою ценность и обосновать повышение зарплаты или должности. С помощью трекера сотрудник может продемонстрировать свой вклад в успех компании, обосновать повышение зарплаты, показать увеличение производительности и эффективности работы над различными типами задач. 
  
  

• Работать без микроменеджмента. Регулярные отчёты по каждому поводу – существенная часть менеджмента, но постоянные коммуникации и микроменеджмент могут перегружать сотрудников и снижать их эффективность. Посмотрите на скриншот. Казалось бы, всего три коротких сообщения – ну что в этом такого. Но постоянно отвлекаясь на такие диалоги, люди теряют концентрацию и тратят драгоценное время на отчётность. Эта «мелочь», повторяющаяся многократно, сильно снижает производительность. Трекеры времени автоматизирует этот процесс и менеджеру видна полная картина выполнения задач. 
  
   
  
  

• Защищать личное пространство. Никакие плюсы, мотивация и поощрения не помогут, если тайм-трекер нарушает личное пространство сотрудника. Скриншот экрана в самый неподходящий момент – большой стресс. Человек может быть отличным сотрудником, но лишь на одну секунду открыть переписки, и его конфиденциальные данные станут достоянием коллектива. А ведь отдых необходим, чтобы восполнить силы и «разгрузиться» после выполненных задач.
  
  Чтобы такого не допустить, используйте тайм-трекеры, которые автоматически распознают, какая информация – рабочая, а какая личная. Например, в сервисе Shtab это предусмотрено: трекер ставится на паузу автоматически, а контент из диалогов и соцсетей сразу же размывается. Даже если сотрудник забудет выключить трекинг на обеденном перерыве, ему будет не о чем волноваться. 
  
  
  

Тайм-трекеры – инструмент с двойным лезвием. С одной стороны, они предоставляют менеджерам ценную информацию о распределении рабочего времени, позволяя оптимизировать процессы и справедливо оценивать вклад каждого сотрудника. 

С другой стороны, неправильное внедрение может привести к стрессу и снижению производительности из-за ощущения постоянного контроля и нарушения личного пространства. 

Ключ к успеху – прозрачность и открытый диалог. Объясните сотрудникам, как тайм-трекер может помочь им самим: доказать свою ценность, обосновать повышение, получить оплату за переработки и минимизировать изнурительную микрокоммуникацию. Выбирайте трекеры, уважающие личную жизнь сотрудников, и помните: доверие и взаимопонимание – важнее, чем строгий контроль.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360