Как автоматизация избавила компанию от недополученных оплат и потери данных

Транспортно-строительная компания «Капитал» решила автоматизировать управленческий учёт, когда её бухгалтеры перестали справляться с отчётами. Кроме времени бухгалтеров, порой компания теряла накладные, по которым клиенты должны были вносить оплату за оказанные услуги. Автоматизация избавила от ошибок в документах, упростила работу бухгалтерии и сократила время на подготовку отчётов почти в три раза. О том, как удалось преодолеть возникающие в процессе внедрения сложности, основатель компании «Капитал» Рамиль Хакимзянов рассказал порталу Biz360.ru.

Основная сфера деятельности нашей компании – доставка щебня и песка на стройки Казани. Для этого мы используем собственный автопарк из 11 единиц техники: служебный грузовик, экскаватор-погрузчик, фронтальный погрузчик и восемь самосвалов. Часть дохода приносит сдача в аренду техники с водителем. Иногда получаем подряды на ремонт дорожного полотна, зимой занимаемся уборкой снега. 

Всю отчётность до 2023 года мы вели в Excel. Я разработал удобные формы, и мы в принципе могли получать из этой отчётности нужные бизнесу цифры. Это валовая, операционная и чистая прибыль, операционные затраты, административно-управленческие расходы. Но компания росла, сделок и сопровождающих документов становилось всё больше. И в какой-то момент бухгалтерия перестала справляться. 

Основная проблема в том, что в Excel очень тяжело сводить большой объём данных. Особенность нашего бизнеса – множество сделок на небольшие суммы. Но каждая из них требует столько же бумаг, как и крупная сделка: накладные, сопроводительные акты, счета. 

Сейчас у нас примерно 7000 сделок в год – почти 20 каждый день. В целом Excel справится с любым количеством сделок, если его ведут несколько человек. Чтобы вбить информацию о тысяче сделок, нужен один сотрудник. У нас тогда работало два бухгалтера. Как только сделок стало более 2000, свести данные стало почти невозможно. Отчёт за день занимал по 20 страниц: реестр всех заявок с подсчётом валовой прибыли. Если бухгалтеры не свели данные за один-два дня, потом им приходилось делать тройную работу. Это очень утомительно и чревато ошибками.

А найти ошибки при таком объёме информации в Excel – задача на грани волшебства. Нужно было ещё раз перепроверять документы вручную. При этом ошибки в работе с документацией вели к прямым финансовым потерям. При таком количестве накладных некоторые из них просто терялись. Мы забывали выставить документы заказчикам, а те об этом не напоминали. Получалось, что мы не брали с клиента оплату за проведённые работы – то есть фактически дарили ему деньги. 

Всё это привело к тому, что однажды ко мне пришла наш главный бухгалтер и просто расплакалась. Она сказала: «У нас каждый день куча ошибок. Я каждый день трачу уйму времени на их поиск, но ошибок меньше не становится. Просто уже не знаю, что с этим делать. Я так больше не могу». И тут мне стало понятно: нет смысла нанимать ещё одного бухгалтера, а потом ещё нескольких – лучше автоматизировать процесс. 

Перед началом внедрения мы чётко определились с основными целями: 

• «Укротить» объём данных и взять под контроль информацию.

• Быстро находить ошибки и исключить потери накладных.

• Сократить время на составление управленческой отчётности. 

Я не был знаком с программами учёта и не знал, в каком направлении двигаться. Но тогда как раз учился в МГУ на программе МВА, где моя сокурсница посоветовала мне обратиться за помощью к программистам-интеграторам из Воронежа. Я объяснил им свои задачи – они сказали, что для их решения лучше всего подойдёт программа «1С:Управление нашей фирмой» (далее – «1С:УНФ»).

Я понимал, что внедрение системы учёта – это дополнительная нагрузка на коллектив, и сотрудники вряд ли обрадуются. Поэтому собрал команду, показал им 20-страничные отчёты в Excel и объяснил ситуацию так: 

- «Наши бухгалтеры составляют такие отчёты каждый день в ручном режиме. А объёмы растут, цифр становится больше, работать с ними по-старому крайне сложно, и бухгалтеры просто не выдерживают. Тут может помочь только автоматизация – других вариантов у нас нет. Да, в моменте трудозатраты вырастут. Но когда мы научимся пользоваться программой, всем будет комфортно. Шансов отказаться нет, но я всегда готов вам помочь и всегда буду на связи. Прошу меня поддержать. А те, кто не хочет, скажите об этом сейчас». 

Когда люди увидели, в чём проблема, то даже не особо возражали. Они сказали: «Да, надо что-то делать». Конечно, это не предотвратило ситуацию с сопротивлением персонала и не избавило нас от сложностей внедрения. Но, по крайней мере, сотрудники поняли, для чего нужна автоматизация. 

Самым трудным был первый месяц. Я познакомил сотрудников с командой из Воронежа, которая разбила проект на этапы и ставила нам задачи по внедрению. Но результата не было. Никто не понимал, за что отвечает интегратор, и что должна делать наша команда. Все перекладывали ответственность друг на друга. Подрядчик по автоматизации жаловался мне, что наши сотрудники не вовремя выполняют его задания. Моя команда, в свою очередь, во всём обвиняла интегратора. В какой-то момент всё это превратилось в базар. Я обращался к менеджеру, который вёл проект со стороны интегратора – но его полномочий было недостаточно для решения проблемы. 

Тогда я связался напрямую с директором этой компании: «У наших команд ничего не получается, нам с вами надо вмешаться. Некоторые вопросы должны решать лично мы, а не менеджеры. Вот мои вопросы – буду ждать ваших решений». После этого взаимодействие наладилось, и мы продолжили внедрение «1С:УНФ». 

Сопротивление сотрудников нововведениям тоже осложняло проект автоматизации. Менеджерам и бухгалтерам нужно было освоить программу и вносить в неё данные по всем заказам. Они в целом не отказывались участвовать во внедрении, но всячески пытались убедить меня, что выбранное IT-решение «не работает». Каждый день я слышал: «Новая система никуда не годится, нам удобнее работать по-старому». Я терпеливо разговаривал с каждым, снова и снова объяснял, почему нам это необходимо и что делать, чтобы успешно завершить этот проект. 

На мой взгляд, освоиться в программе совсем нетрудно. Но тут всё зависит от человека. Если он понимает, что в этом меняющемся мире нужно всю жизнь учиться – у него не будет особых проблем. Когда такой человек сталкивается со сложностями в процессе автоматизации, он приходит с вопросом: «К кому я могу обратиться, чтобы решить эту проблему?» Но если сотрудник в принципе не готов учиться, мы от него слышим совсем другое: «Ничего не работает, я не понимаю, что делать». 

Все люди разные. Есть и такие, кто не воспринимает критику. Например, у сотрудника репутация опытного профессионала, которой он гордится. И тут он должен на какое-то время «сойти с пьедестала» и стать таким же учеником, как и все остальные. А он к этому не готов. И когда сторонний эксперт в общей группе говорит: «Я вам уже два раза это объяснял, а вы ничего не поняли», человек просто срывается. У нас был такой сотрудник – всё кончилось тем, что он пришёл увольняться. Правда, подумав и остыв, на следующий день вернулся и продолжил осваивать «1С:УНФ». 

Чтобы сотрудники быстрее адаптировались к новому IT-решению, советую брать дополнительные часы для обучения напрямую у интеграторов. Как правило, у них есть базовый платный вариант обучения в формате видеокурса. Я думаю, мало кто в случае затруднений полезет искать нужный видеоурок и смотреть его. Поэтому я решил вопрос через покупку дополнительного пакета – фактически приобрёл время сотрудников интегратора. По каждому возникающему вопросу они объясняли нам «в прямом эфире», что и как нужно делать. 

Этот формат прекрасно себя показал. Как выяснилось, при таком подходе наши сотрудники задают больше вопросов, а команда партнёра охотнее на них отвечает. Всего обучение заняло примерно два месяца. 

Спустя пару месяцев после начала внедрения возникла новая серьёзная проблема. У нас слетела база, в которую мы уже успели перенести информацию. Произошло это из-за случайной ошибки. Интегратор решил, что мы даём согласие на снос базы, а мы на самом деле написали «да» в ответ на другой вопрос. 

Для нас это был серьёзный стресс. Бухгалтеры и менеджеры и так занимались двойной работой – выполняли свои обычные функции плюс вносили информацию в базу. А тут выясняется, что все труды были напрасными – надо начинать заново. 

Мы лишились всех данных примерно за месяц работы. Их надо было воссоздавать по первичной документации – сканам и копиям. Хорошо, что у нас есть CRM-система «Битрикс24». Мы брали оттуда информацию о сделках и вручную восстанавливали её в 1С. На это ушло около недели. 

Полный переход в программу занял примерно 6-7 месяцев. Нашим следующим шагом стала её доработка. После запуска учётной системы мы поставили интеграторам новую задачу: создать внутри «1С:УНФ» автоматический алгоритм, который считывает тот или иной текст. Например, чтобы заявка из электронной почты автоматически переносилась в «1С:УНФ» как созданный заказ со всеми цифрами: ценами, НДС, артикулами и всем остальным. 

Мы между собой называем эти алгоритмы роботами. Один робот считывает письмо из почты и сразу загружает заказ. Менеджеру не нужно ничего вбивать руками. Другой робот позволяет отправлять счета одной кнопкой. После автоматического заполнения заказа в счёт переносятся все данные, привязываются к заявке и отправляются в работу. 

Самый значимый для меня результат автоматизации – теперь у нас не теряется никакая информация, как это было раньше в Excel. В программе появилась заявка – ей сразу же присваивается статус и срок. Если заявку не успели обработать в заданные сроки, эта строчка загорается красным. Данная информация доступна всем. Если я вижу «красный сигнал», могу тут же спросить у ответственного сотрудника, в чём проблема. Иногда бывает так, что заявка выполнена, но документы не загружены. 

Сократились и cроки подготовки управленческой отчётности. Раньше на подготовку отчёта за месяц уходило 20-25 дней – данные уже успевали в какой-то степени потерять актуальность. Теперь это занимает всего 8 дней. 

Как следствие всех этих изменений – моё спокойствие. Я знаю, что данные под контролем, и ничего не потеряется. То же самое сказала мне и главных бухгалтер: вероятность потерь исключена, а любую ошибку можно найти и исправить за считанные секунды. 

• Активное личное участие. Управленческий учёт нужен прежде всего собственнику. Поэтому никто за вас учёт не внедрит – только вы должны создавать процессы. Внедрение нельзя полностью делегировать. Сотрудники и интеграторы – это только ваши помощники. Я знаю крупные компании с миллиардными оборотами, которые так и не смогли завершить автоматизацию. Основная причина в том, что собственник не хотел этим заниматься. Он скидывал задачу на компанию-интегратора и своих бухгалтеров, те бесконечно «переводили стрелки» друг на друга, и ничего не менялось. Я не вспомню ни одного примера успешной автоматизации без активного участия собственника. 
  
  

• «У нас будут перемены, и вот почему». Перед внедрением IT-решения обязательно нужно объяснять сотрудникам причины автоматизации и рассказать о том, как всё будет происходить. Всех проблем этим не решишь – недовольства команды всё равно не избежать. Но так, по крайней мере, можно уменьшить саботаж. Если не провести такую беседу, половина сотрудников может разбежаться уже через месяц. 
  
  

• Взаимодействие со всеми участниками: как со своей командой, так и с командой интегратора. Я постоянно был на связи, отвечал на вопросы, проводил ежедневные планёрки, решал проблемы, вручную разбирал документы. И так – несколько месяцев. При этом каждый день я знал, что люди будут недовольны, и мне придётся принимать на себя весь негатив. Нагрузка на руководителя колоссальная – к этому тоже нужно быть готовым. После шести месяцев внедрения у меня было чувство, что я три года отработал без отпуска. 
  
  

• Баланс и терпение в общении с командой. Команда тоже постоянно «на взводе»: людям нужно учиться новому, вносить данные в программу и при этом выполнять свои прямые обязанности. Иногда я должен сделать человеку замечание по работе. Но я понимаю, что в таких условиях это может вызвать у него стресс. И тут нужно проявлять чудеса выдержки и дипломатии: доносить информацию так, чтобы это не демотивировало сотрудника. 
  
  

• Готовность к любым сюрпризам. В процессе внедрения что-то обязательно пойдёт не так. Но любые неожиданности – часть работы предпринимателя. Они не должны являться поводом для паники. Когда у нас слетела база – было очень обидно, но я сразу же начал думать, как решить эту проблему. Если вы рассчитываете обойтись без неожиданных неприятностей – автоматизацию не стоит и начинать. 
  
  

• Время = результат. Несмотря на все сложности, автоматизация – это не запуск ракеты в космос. Это вопрос, который под силу решить каждому. Конечно, само собой здесь ничего не выйдет. Но я вывел для себя простое правило: количество затраченного времени равно полученному результату. Если вы потратите достаточно времени – даже не сомневайтесь, у вас обязательно всё получится. И те, кто готовы в этом участвовать «по полной», гарантированно придут к желаемому результату.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360