Как автоматизация помогла сократить затраты: опыт компании «Традиция-Нагорная»

Внедрение системы автоматизации на предприятии - сложный, но необходимый в современных условиях ведения бизнеса технический процесс. В нижегородской компании «Традиция-Нагорная», объединившей в результате автоматизации учёт во всех подразделениях предприятия, в результате добились усиления эффективности многих бизнес-процессов. О том, как проходила эта работа и что необходимо учесть компании, только готовящейся к автоматизации, для Biz360.ru рассказала топ-менеджер «Традиции-Нагорной» Нина Тощева.

Когда я пришла в компанию, управленческий и бухгалтерский учет вёлся в разных программах 1С и в разных базах, соответственно. Управленческий учёт частично вёлся с помощью «1С:Бухгалтерия 7.7» , а бухгалтерский – на «1С:Бухгалтерия 8». Много времени тратилось на дублирование информации по оперативному контуру в двух системах. 

Руководство требовало увеличить число обрабатываемых заказов за смену, не привлекая дополнительных ресурсов. Было понятно, что для этого необходимо сократить затраты на отражение и обработку оперативной информации в системе. И что нужно было либо менять информационную систему учёта, либо усовершенствовать старую. 

Ранее - на предыдущем месте работы - я сотрудничала с компанией «1С: Апрель Софт», которая оказывала услуги по автоматизации нашего предприятия. Качество их услуг было высоким, и я вновь обратилась к специалистам этой компании. 

Нами была озвучена основная задача: объединение учёта во всех отделах предприятия в одну информационную систему. Эта система должна была отвечать следующим требованиям: 

• возможность ведения бухгалтерского и управленческого учёта в одной информационной системе; 

• автоматизация всех бизнес-процессов предприятия - от приёма заказов до их реализации; 

• возможность оперативного отслеживания этапов выполнения заказов клиентов; 

• настройка автоматизированного блока управления производством (планирование, план-фактный анализ); 

• возможность расчёта себестоимости каждого изделия;

• управление денежными средствами предприятия; 

• погрузка и доставка готовой продукции. 

Проанализировав задачи, специалисты «1С:Апрель Софт» предложили инструмент, наиболее подходящий под наши задачи в типовом виде – программный продукт «1С:Бухгалтерия хлебобулочного производства». Работа по его внедрению началась в декабре 2014 года.

Подготовительным этапом стало составление спецификации нашей продукции для переноса в базу 1С. В январе-феврале 2015 года специалистами «1С:Апрель Софт» была развёрнута учебная база и в ней на протяжении нескольких месяцев работали и проходили обучение сотрудники предприятия. Полноценно работать в программе начали с 1 марта 2015 года. 

На данном этапе  нам пришлось проделать большую работу по анализу номенклатуры, т. к. названия номенклатуры в программе и спецификациях не совпадали, пришлось перестроить весь список. Также был разделён упаковочный и неупаковочных товар. В ходе обучения и первичного внедрения программы решили отказаться от учёта в системе технологических операций, т. к. у нас оплата труда сдельная, а не почасовая. 

1. Не все сотрудники хотели менять привычную систему работы. Помог индивидуальный подход к их мотивации и программа обучения. 
   
   

2. Первые три смены после внедрения продукта работали в «аврале», никто из сотрудников ничего не понимал. Спустя три недели эксплуатации все встало на свои места. 
   
   

3. Печатные формы некоторых документов не соответствовали индивидуальной специфике нашего предприятия и требованиям наших клиентов. Разработку этих форм пришлось заказывать у специалистов 1С: Апрель Софт дополнительно. 

В результате автоматизации наше предприятие получило ряд ощутимых выгод. Например, появилась возможность в онлайн-режиме проводить анализ финансово-хозяйственной деятельности в различных разрезах (продажи, расчёты с покупателями и поставщиками, движение денежных средств и т.д.), что позволило сократить время на сбор информации и её обработку. Очень актуальным стал сервис оценки риска налоговой проверки. 

Появились и другие новые возможности: 

• возможность видеть затраты по каждому сегменту, по каждой номенклатуре, что позволяет грамотно управлять затратами и сокращать их; 

• возможность видеть, какое количество заказов отдано на производство, и сколько из них уже сделано. Это важно при обслуживании клиентов, теперь мы их не теряем за счёт высокого качества сервиса; 

• снижение сроков предоставления учётных данных - данные по закрытию месяца, отчёты руководству и т.д. Время на подготовку сводных отчётов сократилось в 4-8 раз (раньше приходилось выделять почти целый день для подготовки, теперь - не более часа); 

• снижение технических и организационных проблем при управлении предприятием; 

• возможность накопления информации в удобном виде для последующего анализа; 

• минимизация ручного труда (без лишних бумажек и электронных таблиц). 

Ещё ряд важных итогов автоматизации на данный момент: 

1. Автоматизировано 11 рабочих мест, в планах ещё пять. 
   
   

2. Внедрены (переданы в промышленную эксплуатацию) следующие подсистемы: управление заказами, управление закупками, управление складскими запасами, управление производством, управление продажами, управление транспортом. 
   
   

3. Отрабатываются (переданы в тестовую эксплуатацию): управление затратами и расчёт себестоимости с возможностью получения данных для целей бухгалтерского и управленческого учётов. 

Коллегам, которым только предстоит автоматизировать свои бизнес-процессы, хотелось бы дать несколько полезных рекомендаций. 

1. Как выбрать программный продукт для автоматизации 

Хорошую пошаговую инструкцию выбора программы нам предложили на обучающем семинаре нашей обслуживающей компании. 

Для начала необходимо выписать проблемы, которые мешают вам эффективно работать. Не бойтесь признавать свои недочёты, иначе не получится совершенствоваться. На этом этапе удобно использовать технологию «мозгового штурма», чтобы все участники, ответственные за процессы в вашей компании, могли высказаться. Результатом мозгового штурма станет перечень проблем. 

Когда есть чёткий список задач, можно подбирать программный продукт, который в своём типовом варианте решает их большую часть, и при этом не перегружен лишним для вас функционалом. Конечно, сделать это самостоятельно очень сложно. Линейка программных продуктов 1С очень богатая. Здесь я вам рекомендую прибегнуть к помощи фирм-партнёров 1С. 

Хороший партнёр обязательно встретиться с вами и выслушает. Проанализирует ваши задачи и наложит их на возможности программных продуктов. Основываясь на своём опыте, заранее предусмотрит с каким «подводными камнями» придётся столкнуться и, возможно, добавит к вашим задачам, что-то важное, что вы упустили.

2. Как выбрать партнёра по внедрению

При выборе партнёра я рекомендую опираться на следующие факторы:

• Опыт работы. Если партнёр на рынке уже не первый год, вас не бросят наедине с программным продуктом. Такие компании дорожат своей репутацией, а решать сложные задачи для них - дело принципа. 
  
  

• Опыт работы с заказчиками из вашей отрасли. Запросите у потенциального партнёра перечень внедрений и рекомендации пользователей. 
  
  

• Место в рейтинге 1С. У Фирмы 1С есть общедоступный рейтинг компаний-партнёров. Проверьте, какую позицию занимает партнёр. На позицию в рейтинге влияют количество  успешных внедрений, количество сертифицированных специалистов и т.д. Это очень важные критерии. 
  
  

• Наличие сертификата качества ISO. Проверить его наличие можно в том же рейтинге. Ведь если нет порядка в собственным учёте, то как компания-внедренец поможет наладить учёт вам? 

3. Как мотивировать сотрудников 

После того, как вы сделали свой выбор программного продукта и партнёра, позаботьтесь о мотивации сотрудников. Тем, кто принимал участие в выборе продукта и в мозговом штурме, будет проще принять изменения, связанные с появлением нового функционала. Остальных нужно подготовить заранее. 

Использование тех или иных функций программного продукта желательно прямо прописать в должностной инструкции. Инструмент будет приносить прибыль компании, значит, уметь им пользоваться – прямая обязанность сотрудников. Нужно это чётко дать понять. Желательно, чтобы об этом официально заявил директор на собрании, либо иным принятым в компании способом. 

4. Как обучить сотрудников 

Сотрудникам будет проще принять нововведения, если грамотно построить обучение. Нужно выбрать на вашем предприятии сотрудника, ответственного за внедрение. Например, в нашей компании им являюсь я. Я проходила полное обучение по программному продукту – изучала все его блоки. Исходя из этого уже распределила, чему нужно обучать того или иного работника. Каждый получал знания  в соответствии со своей ролью и не более. В результате обучение не отняло много времени у подчинённых, но при этом они получили именно те знания, которые помогли им сразу приступить к работе.

Как автоматизация позволила компании систематизировать работу с клиентами.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Как заработать 5 млн. в год на сопровождении IT-систем.
biz360