Как автоматизация позволила автосервису в 1,5 раза увеличить поток клиентов

Прочтёте за 4 мин.

Кейс калининградской компании X-Auto

IT-инструменты, которые использует Сергей Корнев

  • Битрикс24
  • Miro
  • Tilda
  • Confluence
  • Microsoft Visio

Автоматизировать бизнес-процессы многие компании решаются только тогда, когда не могут работать по-прежнему. Но есть сферы, где автоматизация требуется буквально с первых дней после открытия. Одна из них – автосервис. Калининградская компания X-Auto через месяц после старта поняла, что без планирования записи клиентов снижается качество сервиса, и появляются негативные отзывы. О том, как внедрение IT-решения позволило решить эту проблему и увеличить поток клиентов, порталу Biz360.ru рассказал Сергей Корнев, основатель компании-интегратора Veonit.

Досье

Сергей Корнев – предприниматель из Калининграда, основатель IT-компании Veonit. Окончил БФУ им. Канта по специальности «математик-программист». Эксперт в подборе оптимальных IT-решений и куратор их внедрения. Бизнес-тренер, основатель академии бизнес-аналитики Kornevacademy. Проповедник процессного подхода управления компанией.

Сергей Корнев

Становление бизнеса  

В 2021 году в Калининграде появился новый автосервис X-Auto. Предлагаемые услуги – ремонт и обслуживание автомобилей, продажа запчастей. Месяц его сотрудники работали, используя в качестве системы учёта таблицы в Excel. Но за это время стало очевидно, что необходимо выстраивать внутренние процессы с помощью автоматизации. 

Чтобы выбрать систему оперативного и управленческого учёта, а также настроить в ней основные процессы работы автосервиса, соучредитель X-Auto Юрий Прытков обратился в нашу компанию. 

Выбор IT-решения

На российском рынке есть довольно много программ, помогающих организовать работу СТО. Решение, оптимальное для нашего клиента, должно было включать в себя следующие опции: 

  • набор необходимых справочников (марки/модели автомобилей, список клиентов, их контактов и автомобилей, виды ремонтных работ и услуг, запасные части и др.);

  • модуль предварительной записи и планирования загрузки автосервиса;

  • модуль учёта выполнения ремонта;

  • модуль зарплаты и управления персоналом;

  • модуль учёта доходов и расходов компании. 

Мы совместно с руководителями X-Auto выбрали решение «1С:Автосервис». Оно оптимально подходило под заявленные критерии и позволяло доработать любой модуль под потребности клиента. Тем более, что платформа «1С:Предприятие» имеет открытый исходный программный код. 

Юрий Прытков, соучредитель автосервиса X-Auto: «Мы с командой понимали, что нам требуется решение, которое мы сможем адаптировать под свои нужды и всегда найдём для этого программиста». 

Как проходило внедрение

Прежде чем настраивать учётную систему, необходимо описать процессы автосервиса. Для этого мы определили участников основных процессов и зоны ответственности каждого из них. 

В нашем случае это были: 

  • директор СТО;

  • менеджеры по работе с клиентами (автосервис + магазин);

  • автомеханики;

  • автоэлектрики. 

Стали понятны и их зоны ответственности. Приведу один пример. Менеджер по работе с клиентами отвечает за следующие опции:

  • первичное общение с клиентом и его запись на ремонт (в планировщике системы 1С);

  • распределение заказов между механиками;

  • коммуникацию с клиентом на протяжении всего времени выполнения работ;

  • создание заказ-наряда;

  • формирование списка работ, передача автомобиля в работу;

  • подбор запчастей для ремонта;

  • согласование стоимости ремонта и запчастей с клиентом;

  • доставка запчастей;

  • контроль исполнения работ механиками;

  • проверка автомобиля после ремонта;

  • выдача автомобиля клиенту. 

На старте, когда клиентов было не так много, процесс ремонта автомобилей выглядел следующим образом в программе «1С:Автосервис». 

X-Auto 

Нам не потребовалось сильно дорабатывать логику системы 1С, потому что процесс был вполне типичным. С обучением сотрудников не возникло проблем: платформа 1С очень распространена в России, и большая часть персонала уже имела опыт работы с ней. 

На тот момент большая часть клиентов X-Auto обращалась без записи. Вернее, люди звонили в автосервис, уточняли, есть ли свободные механики, и, услышав положительный ответ, приезжали. Когда поток клиентов увеличился, возникла проблема. Иногда на автосервисе было слишком много автомобилей, а иногда – пусто. То есть загрузка была неравномерной. 

Могло оказаться так, что клиентам приходилось долго ждать обслуживания или на месте не было нужного электрика или механика. Снизилось качество сервиса и уровень удовлетворённости клиентов, начали появляться негативные отзывы. Стало очевидно: нужен удобный планировщик записи на ремонт, которого не было в коробочном решении «1С:Автосервис». 

Мы определили, что планировщик записи и ремонта должен: 

  • позволять вести график работы механиков;

  • позволять при записи клиента сразу ориентироваться, сколько времени займёт ремонт автомобиля;

  • записывать клиента к конкретному механику и при необходимости на конкретный пост;

  • создавать документ «Заказ-наряд» сразу из планировщика;

  • предоставлять менеджеру всю картину, чтобы он мог в случае смещения ремонта перестроить расписание с другими клиентами. 

X-Auto

Мы реализовали групповое заполнение графика – по дням недели и на заданный период. Сам календарь планировщика записи теперь выглядит так: 

X-Auto

Результаты автоматизации

1. Стала понятная загрузка каждого механика на одну/две недели вперёд

2. Мы связали планировщик с заказ-нарядом: при изменении статуса заказа стал изменяться цвет в планировщике. 

Теперь менеджер в едином окне: 

  • видит свободное время механика/электрика;

  • записывает нового клиента на точно назначенное время;

  • при приезде клиента на сервис создаёт заказ-наряд непосредственно из планировщика;

  • понимает статус каждого заказ-наряда;

  • видит основные данные по авто и клиенту прямо в календаре, то есть ему не нужно предпринимать лишних действий, чтоб связаться с клиентом или выяснить его марку/модель автомобиля. 

3. Уже через месяц после внедрения планировщика клиентов стало в 1,5 раза больше

Юрий Прытков, соучредитель автосервиса X-Auto: «Внедрённый планировщик сразу прижился в нашей команде. Теперь и менеджеры, и механики видят загрузку автосервиса и планируют своё рабочее время в соответствие с ней. Приятно, что и довольных клиентов стало гораздо больше».

Сергей Корнев

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-каналстраницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».

16 января 2024

Комментарии

0
  • Прокомментируйте первым.

  • Задайте вопрос
    по автоматизации бизнеса

    Наши эксперты ответят на вопросы по автоматизации бизнеса


    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
Загрузить ещё
Идёт загрузка материалов