Мечта едва ли не любого руководителя – найти надёжного бухгалтера, благодаря которому можно не вникать в бухучёт. Но совсем не контролировать деятельность бухгалтера нельзя. Являясь одной из ключевых фигур компании, бухгалтер может нанести существенный урон её деловой репутации - и в глазах партнёров, и в глазах глазах контролирующих органов. О том, как с помощью достаточно простых инструментов на постоянной основе контролировать состояние дел бухгалтерии, порталу Biz360.ru рассказала Татьяна Золотых, руководитель компании «1С-ПраТоН».
Татьяна Золотых, глава компании
«1С-ПраТоН». Окончила Московский институт электроники и математики, второе высшее образование получила в Высшей школе экономики. Более 10 лет занималась построением систем управленческого учёта на предприятиях разного масштаба. Является практикующим консультантом по налоговому планированию. В 2010 году совместно с фирмой «1С» создала компанию «1С-ПраТоН», основным видом деятельности которой является оказание бухгалтерских услуг под брендом
«1С:БухОбслуживание».
Во многих компаниях работа рядового персонала контролируется тщательнее, чем деятельность бухгалтера. А ведь он – один из ключевых фигур в любой организации. И от его работы зависит наличие или отсутствие претензий со стороны контролирующих органов и бизнес-партнёров.
Проверить менеджеров, кладовщиков, снабженцев, да и любого другого сотрудника можно практически сразу после приёма на работу. Возможность оценить деятельность бухгалтера возникает далеко не всегда и не сразу.
Внешне может быть, что документы в порядке, отчётность сдана, налоги заплачены. Но потом оказывается, что налоги заплатили не те или не по тем реквизитам, а отчётность сдали не ту или не сдали вовсе.
Выявить возникающие или давно возникшие проблемы в этой сфере помогает аудит. Но директор или собственник далеко не всегда готовы его заказывать. В таких случаях они руководствуются следующей логикой: «Если больших проблем в моей бухгалтерии нет, получается, что деньги на аудит будут потрачены зря. Зачем мне нужна аудиторская проверка, если у меня есть грамотный главный бухгалтер, которому я плачу нормальные деньги?». В результате аудит не производится, и серьёзные проблемы продолжают до поры до времени оставаться невидимыми.
Основная причина внештатных и кризисных ситуаций в бухгалтерии компании – безоговорочное доверие директора к своему бухгалтеру
Иногда руководитель считает, что он находится в курсе бухгалтерских дел. Как правило, он ведёт отдельный от бухгалтерии учёт приходов и расходов, сам подписывает в клиент-банке каждый платёж. При этом бухгалтер не только ведёт документооборот компании по сделкам, но и производит расчёт налогов и зарплат, выполняет другие бухгалтерские функции. При такой схеме два информационных пространства, директора и бухгалтера, разъединены. И директор может вообще не представлять, что же на самом деле происходит в бухгалтерии.
Для того чтобы эффективно контролировать работу бухгалтера, программа «1С:Бухгалтерия» предоставляет руководителю достаточно простые инструменты. Освоив их, можно получать объективную картину об эффективности или неэффективности бухгалтера.
Это позволит убедиться, что бухгалтер в полном объёме регистрирует приходы, расходы и оплаты. Также проверяются их отражения в учёте хозяйственных операций. При качественной работе бухгалтера должны быть проведены все оплаты, а также все необходимые документы по поступлению товаров, работ и услуг.
Руководителю рекомендуется раз в месяц отслеживать задолженность контрагентов. Для этого в программе «1С:Бухгалтерия» в разделе «руководителю» достаточно сформировать отчёт о задолженности покупателей и поставщиков. Программа показывает, что было по взаиморасчётам на начало и конец периода, когда произошло уменьшение или увеличение долга. Учитываются и авансы – отработанные и неотработанные. По отдельным сделкам можно выборочно проверить документы – убедиться, что они в порядке. Выявленные недостатки послужат сигналом к более детальной проверке документов.
Особое внимание руководителю следует обратить на старые долги, а также на «странных» контрагентов. К «старым» долгам относятся те, по которым за весь отчётный период не было никакого движения. Чем старше долг – тем сложнее его истребовать. Также возможна ситуация, при которой долга уже нет, но по нему не проведены документы
Документы, которые вызывают опасения в отношении контрагента, программа выделяет красным цветом. Это значит, что контрагент либо в стадии реорганизации, либо у него какие-то реквизиты заполнены неправильно, либо он уже не числится в реестрах налоговой инспекции.
Если у компании есть платежи несуществующему контрагенту, то при подаче декларации по НДС налоговая инспекция пришлёт требование о проверке этих платежей. И в дальнейшем это может обернуться штрафными санкциями.
Директору нужно убедиться в отсутствии «несанкционированных» платежей. Сейчас руководители очень осмотрительно относятся к ключу первой подписи. Но всё ещё остается практика, когда руководитель, желая освободить своё время, передаёт ключ напрямую бухгалтеру. В этом случае бухгалтер может отправить платежи не по тому каналу.
Иногда бухгалтер говорит, что ему необходим ключ для подготовки платёжек. Сейчас в банке есть «технический» ключ. Он позволяет подготовить платёжку, посмотреть выписки и загрузить их в «1С». Но без подписи директора программа не отправит ни один платёж. Таким образом, можно останавливать сомнительные или непонятные платежи.
Кейс из опыта. Бухгалтер самовольно перечислила себе сумму с расчётного счёта предприятия, имея на руках право первой подписи. Она объяснила это тем, что руководитель её не ценит и мало платит. И она решила выдать себе премию, чтобы тем самым «восстановить справедливость».
На конец отчётного периода нужно проверить в программе «1С:Бухгалтерия» остаток по расчётному счёту. Сейчас налоговые органы имеют право напрямую из банка запросить движение по расчётным счетам. А за непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с пунктом 2 статьи 86 Налогового кодекса РФ предусмотрена специальная ответственность банка. Поэтому важно, чтобы сходились все ключевые показатели, которые отправляются внешним контролирующим органам.
Приходные суммы, поступление которых не ожидалось, также могут быть интересны руководителю. Им далеко не всегда нужно радоваться, а их происхождение следует уточнить у бухгалтера. Может быть так, что бухгалтер по просьбе какой-то другой организации принял от неё безналичные деньги. Далее он снимает эти средства наличными в банке, забирает своё вознаграждение и оставшуюся сумму передаёт по назначению (чаще всего возвращает обратно в стороннюю организацию).
Но ведь снятые наличные деньги нужно провести и через кассу. Если относительно небольшие средства могут быть списаны на хозяйственные или командировочные расходы, то более-менее крупную сумму списать сложнее.
С наличными деньгами персонал зачастую обращается весьма вольно. Их можно потратить здесь и сейчас, а оправдательные документы подложить завтра или никогда. Если к кассе имеют доступ какие-то сотрудники, они способны взять деньги «в долг» и не вернуть их. К тому же именно на этом «участке» наиболее часто бывают проверки налоговой инспекции (так называемая «проверка кассовой дисциплины»). И штрафы за нарушения правил суровы - начинаются от 40 000 рублей.
Для проверки кассы нужно запросить у бухгалтера кассовую книгу. Она у него должна храниться в распечатанном виде. И минуса в кассе быть не должно ни при каких обстоятельствах
Одна из наиболее частых ловушек, в которые организацию загоняют главные бухгалтеры – отсутствие договоров займа. Когда образуется кассовый разрыв, владелец обычно вносит свои личные средства. Бухгалтер их приходует, отправляет на расчётный счёт и использует по назначению. В этих случаях необходимо оформить договор займа, иначе его отсутствие может вскрыться в самый неподходящий момент.
Для возврата долга не может использоваться розничная выручка из кассы. По инструкции сначала эти деньги должны поступить на расчётный счет компании. И потом, оформив их как целевой расход на погашение займа, можно эти деньги снять или перевести на карточку. За нарушение этого порядка можно получить штраф от контролирующих органов.
Если производилась выдача денег «под отчёт», обязательно должны быть авансовые отчёты. Это достаточно сложный документ, требующий бухгалтерских знаний. Но руководитель всегда может проверить, подписывал он эти отчёты или нет. Также нетрудно посмотреть, какие чеки и на какие расходы туда приложены. Один из бухгалтеров, например, прикладывала к отчёту чеки за маникюр и бензин для личного автомобиля. На вопрос директора бухгалтер сказала: «Ну я же на работу езжу!». Директор был удивлён, когда узнал, что эта статья расходов учитывалась в деятельности его компании в течение полутора лет.
Многие предприятия уходят от кассы и переводят все расчёты в безналичную форму. Это перспективная и удобная форма, когда любые деньги (зарплату или «под отчёт») сотрудник получает на карту. Для расходования корпоративных денег персонал может использовать корпоративные подотчётные карты. В этом случае контролировать оборот наличных не придётся вообще.
Склад проверяется не по фактическому наличию на нём товара, а по учёту. Обороты можно отдать на откуп бухгалтеру, а вот остатки по товарам и материалам следует проверять. Полученные результаты также отразятся в бухгалтерском балансе, который потом идёт в налоговые органы.
Самый главный «сигнал» – отрицательные остатки – можно проверить удобным отчётом. В «1С:Бухгалтерии» в разделе «Склад» есть отчёт «Контроль отрицательных остатков». Если сформировать его за определённый период, можно избежать ситуаций, при которых товар продан, но не оприходован бухгалтерией. Иначе это приведёт к завышению налогов: сумма расхода, потраченная на покупку товара, не будет вычтена из налогооблагаемой базы.
Остальные складские остатки можно проверить по оборотно-сальдовой ведомости. В ней можно увидеть следующие моменты.
-
Материалы покупаются, но не списываются. Это бывает, когда документы от поставщика передаются в бухгалтерию. А накладную, по которой эти покупки относятся в расходы и уменьшают на эту сумму налогооблагаемую прибыль, бухгалтер не проводит.
-
Товары покупаются, но списываются не так, как есть, а так, «как надо». То есть «проводится» не весь расход или не весь приход. В этом случае на конец периода возникают остатки, не обеспеченные физическим наличием товара на складе. При налоговой проверке компания не сможет предъявить товар, который числится в отчётности.
Часто бывает, что справка из налоговой инспекции, по которой проводится сверка взаиморасчётов, не соответствует тем данным, которые отражаются в бухгалтерском учёте. Данные бухучёта предоставляются в контролирующие органы в конце года, и там всё равно заметят это несоответствие.
Случается, что по налогам есть либо задолженность, либо переплата. Бухгалтер, не желая разбираться с предыдущей историей платежей, считает налоги в текущем периоде без учёта переплат или задолженностей прошлых периодов. Возникает расхождение, которое со временем растёт и накапливается. В результате оно превращается в требование из налоговой инспекции.
Проконтролировать эту ситуацию несложно - нужно проверить в оборотно-сальдовой ведомости сальдо на конец периода. Эта сумма должна совпадать с платёжкой, что происходит далеко не всегда.
Есть ещё одна особенность работы с налоговой. Чем больше времени проходит с момента переплаты того или иного налога, тем менее охотно налоговая возмещает переплату. Если переплата возникла ранее, чем 3 года назад, вернуть её почти невозможно. Но если существует долг по уплате налога любого срока, налоговая будет его требовать
Кейс из опыта. ООО работает на общей системе налогообложения. Директору нравилось, что бухгалтер всегда «грамотно» считает сумму налогов, и та сумма, которую она предоставляет, вполне соответствует его ожиданиям. На практике это происходило так. Бухгалтер считал налоги к заданному периоду, приносил расчёт директору, который просил «сделать» там другую сумму. Бухгалтер исправляла расчёт и приносила отчёт с нужным результатом.
Когда «1С:БухОбслуживание» запустило акцию по бесплатному экспресс-аудиту, клиент заказал эту услугу. В результате выяснилось, что ОКВЭДы пяти крупнейших поставщиков не соответствовали статьям затрат, проведённых бухгалтером. Директор про этих «поставщиков» ничего не знал. Один из контрагентов и вовсе был ликвидирован. Оказалось, что «нужная» сумма налога «подгонялась» бухгалтером за счёт грубых ошибок в учёте.
Чтобы их проверить, их надо знать. Но владеть всеми законодательными тонкостями сложно даже юристу. И здесь на помощь приходит сама программа «1С:Бухгалтерия». Нужно нажать всего на две кнопки для того, чтобы программа сама проверила соблюдение законодательных норм.
Технические ошибки можно увидеть с помощью экспресс-проверки в разделе «Отчёты». Она контролирует общее положение дел с точки зрения законодательства по каждому участку учёта: и по бухгалтерскому учёту, и по кассе, и по ведению книги покупок и продаж.
Если есть счета с отрицательными остатками, которых по закону быть не должно, то программа об этом сообщит. Она покажет, в каком периоде, по какому счёту и где именно образовался отрицательный остаток.
Программа проверяет и отсутствие отрицательных остатков по кассе. Она сообщит, в каких днях есть ошибки и на какую сумму. Также она просигнализирует о нарушении лимитов по расчётам наличными с контрагентами: с кем и на какую сумму.
Третий момент, который можно проверить – хронологическая последовательность поступления приходных и расходных кассовых ордеров. Это тоже законодательное требование.
В программе «1С:Бухгалтерия» видно, сколько начислено налогов, а также все ли расходы учтены при расчёте налогооблагаемой базы и что именно забыл включить бухгалтер. Благодаря этому можно понять, насколько бухгалтер аккуратен и заинтересован в том, чтобы предприятие не переплачивало лишние налоги.
Остаётся лишь проверить сумму налогов и сопоставить её с ожиданиями. Не погружаясь в особенности и нюансы налогового кодекса, руководитель может сам с достаточной степенью точности оценить величину налоговых выплат. По простейшей формуле можно подсчитать «ожидания по налогам» и сопоставить их с теми данными, которые предоставил бухгалтер.
В разделе «Учёт, налоги, отчётность» по каждому налогу есть отчёт. При упрощённой системе это анализ состояния налогового учёта. Если речь идёт об общей системе, то в программе содержатся расчёты по НДС и по налогу на прибыль. Из них можно увидеть основные суммы по ключевым хозяйственным операциям: поступления, выручка, возвраты, траты и т.д. После этого становится видна разница между доходами и расходами. Эта сумма (если речь идет об упрощёнке) и будет облагаться налогом.
Также можно проверить, все ли расходы принял во внимание бухгалтер. Отчёт показывает сумму, которая осталась непризнанной при расчёте налогооблагаемой базы. Это сумма расходов, которые забыл учесть бухгалтер в своих налоговых расчётах. Фактически на эту сумму может быть уменьшена налогооблагаемая база.
Кейс из опыта. Небольшое предприятие при увеличении оборотов пригласило бухгалтера. Его посоветовали друзья. До этого компания вела бухгалтерию своими силами, чтобы сэкономить. С появлением бухгалтера владелец по-прежнему вносил банк в программу «1С:Бухгалтерия» сам. Документы выписывал менеджер. Внешне с точки зрения владельцев компании всё выглядело стабильно и нормально. Но когда через 10 месяцев пришло требование из ФНС и был заблокирован счёт, оказалось, что бухгалтер сдавала нулевые отчёты.
Руководителю она объяснила это тем, что у неё «слетела программа». Из-за чего отчётность не формируется, а заведомо неправильные отчёты она сдавать не может. По рекомендации бухгалтера директор открыл ещё одну компанию, и спустя полгода получил ту же историю с нулевыми декларациями. В результате пришлось нанять нового бухгалтера и всё начинать сначала.
Но главной потерей стала деловая репутация компании. Когда проводилась сверка взаиморасчётов с контрагентами, было очень много негатива со стороны поставщиков. Компании (вместе с сотрудниками «1С») пришлось потратить много усилий, чтобы восстановить репутацию.
Описанными выше способами можно «замерить температуру» в бухгалтерии предприятия. Подобная диагностика позволяет понять, всё ли хорошо с учётом финансов, или нужно «вызывать врача». Если вдруг обнаруживаются какие-то тревожные моменты, и их хотелось бы проверить внимательней, можно воспользоваться услугами спасателей из «1С», заказав бесплатный экспресс-аудит.
Базовые принципы бухгалтерского учёта.
Бухучёт: как правильно читать баланс.
Краткий гид по «предпринимательским» налогам.
