Как малому предпринимателю обойтись без бухгалтера

Большинство начинающих предпринимателей на старте бизнеса должны решить вопрос – нанимать бухгалтера или с отчётностью можно справиться своими силами. На первом этапе каждая копейка на счету, и даже услуги аутсорсинговой компании или бухгалтера-фрилансера могут быть не по карману, не говоря уже о штатном специалисте. Одним из вариантов решения проблемы может стать самостоятельный учёт с помощью специализированных программ. Собственным опытом использования такого программного продукта и оптимизации расходов с его помощью поделился индивидуальный предприниматель Максим Медведицков.

На первом этапе организации своего бизнеса я как-то не думал о том, как и с чьей помощью буду вести учёт, было не до этого. Но вот все организационные вопросы более-менее решены, в одном из торговых центров взят в аренду павильон, появились первые клиенты – и я задумался о том, кто будет заниматься «бюрократией»: оформлять заказы, вести учёт закупленных запчастей, контролировать своевременность оплаты регулярных платежей (связь, аренда, коммуналка и прочее).

Отдельно надо было решить, что делать с бухгалтерией – быть бухгалтеру или не быть? Если честно, то такой вопрос и не стоял – ответ на него я знал заранее. Для налоговой отчётности я выбрал «упрощёнку» - 6% от полученного дохода. Промониторив зарплаты бухгалтеров на hh.ru и расценки фирм и фрилансеров, предлагающих услуги по ведению учёта, я понял, что не найду специалиста меньше чем за 10-15 тысяч рублей в месяц. На начальном этапе я не мог себе позволить такие расходы, поэтому решил попробовать разобраться в этом сам.

С чего начать? Вариант с ведением учёта в тетрадке сразу отпал, т.к. я не знаю тонкостей и особенностей ведения учёта, нюансов сдачи отчётности и т.д.. Плюс хотелось бы формировать какие-то отчёты для себя (например, видеть динамику продаж по месяцам, задолженность  поставщикам и т.д.). Так что встал вопрос с выбором программы для ведения учёта.

Задача эта оказалась совсем непростой. В интернете, как выяснилось, нет какого-то толкового обзора программ для ведения учёта. Каждый разработчик расхваливает свой продукт, выпячивая плюсы и скромно умалчивая о недостатках. Пришлось провести некоторое время на бухгалтерских форумах. В итоге я понял, что идеального варианта, который бы устраивал всех, нет. И что для выбора программы нужно ответить себе на вопрос: «Что программа должна уметь делать?».  

Я задумался, а что я действительно хочу от программы, в которой собираюсь вести учёт. Я написал список своих «хотелок», и вот что получилось:

• Программа должна уметь работать «в облаке» через интернет. Ведь учёт я собираюсь вести сам, поэтому должен иметь возможность пользоваться программой в любое удобное время в любом месте.
  
  

• Я не знаю бухучёт, и учиться не хочу. Поэтому программа не должна нагружать меня специфическими бухгалтерскими и экономическими терминами. Это одно из основных требований, потому что времени на повышение бухгалтерской грамотности у меня катастрофически не хватало.
  
  

• Программа должна уметь подготовить всю необходимую отчётность именно под мою ситуацию - ИП на упрощёнке 6%.
  
  

• Обязательно нужна «напоминалка» о дедлайнах, про которые я должен не забыть – когда сдать отчёт в налоговую, оплатить счета поставщикам и т.д.
  
  

• Должна быть возможность подключения кассового аппарата, чтобы не делать лишнюю работу (пробил чек, и в программе сразу отразилась продажа).
  
  

• Программа должна запускаться на любом мобильном устройстве (телефон, планшет, ноутбук).
  
  

• Должна быть возможность формирования отчётов по продажам, по расходам, причём, желательно как в цифрах, так и в графиках.
  
  

• Стоимость пользования не должна превышать 1500 рублей в месяц.

Оказалось, что «в облаке» предлагают вести учёт не очень много компаний. И, наверное, понятно почему - обеспечить стабильную работу через интернет и надёжную защиту данных может только крупная компания.

Не буду утруждать читателя сравнением продуктов этих компаний, потому как у каждого могут быть свои - особенные - требования к программе, и этот путь лучше пройти самостоятельно.

Главное, на мой взгляд, при выборе соблюдать два простых принципа:

• Точно определить список своих пожеланий к программе;

• Найти соответствие этим пожеланиям (или большинству из них) в каком-то из предлагаемых на рынке продуктов.

Что касается меня, то под указанные выше потребности подошёл программный продукт «1С:БизнесСтарт».

А теперь о самом главном – можно ли, не имея спецподготовки, начать вести учёт? Оказалось, можно. Первым делом на сайте мне было предложено месяц бесплатно попользоваться программой. Отлично, как раз мой вариант!

Жму «Попробовать бесплатно». Ввожу номер телефона и адрес почты, указываю свой ИНН и режим налогообложения - и получаю полноценный доступ к программе в «облаке».

Для начала мне нужно было оплатить поставщику чехлы для телефонов. Несмотря на то, что в программе никаких сведений о моём поставщике изначально не было, формирование платёжки у меня заняло не больше 5 минут.

Почти все необходимые сведения о поставщике заполнились по его ИНН автоматом, из банковских реквизитов потребовалось указать только БИК и номер счёта. Платёжку выгрузил в электронном виде и отправил в банк через отдельное приложение.

Уже потом в процессе работы понял, что это не обязательно – можно отправлять платёжки в банк прямо из «БизнесСтарта».

Для настройки пришлось поковыряться, но это того стоило – теперь достаточно забить в платёжку реквизиты, и она в один клик уйдет в банк.

Нужно сказать, что работаю я на стареньком компьютере HP с оперативкой 1ГБ и операционкой Win7. И с такими невысокими показателями ноутбука программа работала довольно шустро.

То есть, одно из моих пожеланий – возможность работы через интернет – выполнялось. Справедливости ради нужно отметить, что при попытке зайти в «БизнесСтарт» с планшета на Android’е программа сообщила, что будет работать некорректно.

У 1С есть какое-то специальное приложение для работы на планшетах и смартфонах, но я его пока не пробовал, хватает того, что можно сделать через ноутбук.

Теперь посмотрим, как я, человек не посвящённый в таинства бухучёта и экономики, смогу отразить свои закупки и продажи. Закупок у меня немного, две-три накладные в неделю. Плюс раз в месяц аренда и коммуналка.

Попробую на уже оплаченных чехлах для телефонов. Вроде ничего сложного, всё написано простым и понятным языком. Нашёл раздел «Покупки», выбрал «Поступление (акты, накладные)», заполнил несложную форму, в которой указал поставщика, название того, что купил (чехлы для телефонов), их количество и стоимость. Пока несложно.

С продажами было немного сложнее. Для того, чтобы я смог отражать розничные продажи в программе, пришлось почитать описание к ней.

В итоге через день у меня была возможность печатать чеки из программы. При этом все сведения о продаже отражались в программе автоматически.

В целом, отражение регулярных операций я бы не назвал очень простым, но при определённых приложенных усилиях можно найти способы решения трудностей, возникающих в процессе работы. С другой стороны, я ж не в Instagram фотку ужина размещаю, а веду учёт своего бизнеса, причём самостоятельно!

Очень понравилась «напоминалка» на начальной странице: программа знала, что мне нужно сделать в ближайшее время и напоминала об этом.

Но это не всё: при клике на «напоминалку» программа помогает сделать то, о чем напоминала. Например, открываю программу 9 июня. В списке задач написано: «Взносы за себя, уплата за II квартал 2016, осталось 3 недели».

И что дальше? А дальше проще некуда – жму на эту надпись, и открывается окно, в котором уже посчитаны суммы, которые нужно оплатить. При этом программа предлагает оплатить по квитанции или через банковский счёт. В один клик программа заполняет платёжку в банк.

В целом, программа «1С:БизнесСтарт» мне понравилась, т.к. все мои потребности она вполне покрывает. И самое главное, что я понял - я могу обойтись без бухгалтера в моём маленьком бизнесе.

Поэтому я решил, что после месяца бесплатного использования буду пользоваться ей и дальше, уже за плату, цена более чем вменяемая. Тем более, что сейчас идёт акция «Старт»: при оплате до 30 июня стоимость – всего 400 рублей в месяц, и это уже с включённой отчётностью через интернет. Потом - 1000 рублей в месяц, плюс - если я хочу отправлять отчётность через интернет - 5 900 в год (это для Москвы, для других регионов цены могут варьироваться, проверить свой регион можно здесь).

Как контролировать бухгалтера, если вы не разбираетесь в бухучёте.
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Базовые принципы бухгалтерского учёта.
biz360