Малый и средний бизнес в России не контролируют свои финансовые показатели, считает консультант по корпоративным финансам Снежана Манько. Это приводит к оценке всего бизнеса «на глазок», без понимания того, прибыльный проект или убыточной. В своей книге «Как навести порядок в финансах компании» Снежана Манько доступным языком объясняет, как грамотно вести финансовый учёт. С разрешения издательства «Альпина Паблишер», выпустившего эту книгу, мы публикуем основные её идеи.
Бардак в финансах - не уникальный случай, а массовая системная ошибка в малом и среднем российском бизнесе (не без исключений, конечно). Почему так происходит? На мой взгляд, причин три.
1. Отсутствие базового финансового, экономического образования у владельцев и руководителей бизнеса, тогда как финансы - это одна из ключевых функций в бизнесе наряду со стратегией, маркетингом, управлением персоналом и пр.
Это не хорошо и не плохо, это просто факт. Следствие - непонимание того, что представляет собой система управления финансами в бизнесе, какие риски приносит её отсутствие, о чём говорят цифры и как управлять бизнесом через показатели. Чрезмерные затраты. Неэффективность бизнеса в целом. Отсутствие контроля. Неумение нанимать нужных финансистов и работать с ними. В выигрышном положении те бизнесы, в которых один из партнёров разбирается в финансах. Они изначально более системные, управляемые и масштабируемые.
2. Финансисты, которых нанимают владельцы малых и средних компаний, не всегда понимают, чего от них хотят. Не знают, как управлять финансами, в силу невысокой квалификации, отсутствия опыта, желания заниматься этими вопросами.
Финансисты с необходимыми компетенциями и опытом стоят дорого. Как правило, это люди с международными квалификационными сертификатами и опытом работы в крупном бизнесе (консалтинговом или реальном секторе). Финансовый директор за 150 000-300 000 рублей - непозволительная роскошь для малого бизнеса, у которого вся прибыль за месяц может быть сопоставима с этими цифрами. Сотрудник же, который стоит столько на рынке, вряд ли пойдет работать в малый и средний бизнес.
3. Отсутствие управленческой воли, которая требуется при внедрении изменений. Если руководителю не до цифр, то и не будет их в компании. Если он не хочет вникнуть и разобраться в этой теме хотя бы базово, даже самые лучшие финансисты ему не помогут. Только выбросит деньги на ветер.
Что можно сделать? Можно ничего не делать. Работать, как и работали, и смириться с тем, что с таким подходом вы в лучшем случае не станете крупным бизнесом. Ни в одной большой компании нет бардака в финансах. Финансы под контролем, автоматизированы и управляемы. В худшем случае вас ждут финансовый кризис и банкротство. Чем быстрее развивается бизнес, чем больше становится компания, тем выше цена ошибки, тем дороже обходятся непросчитанные «управленческие решения».
А можно начать осознанно разбираться в своих цифрах, внести эту задачу в план своего личного развития, навести порядок в финансах своего бизнеса и внедрить в корпоративную культуру учёт, отчётность и управление показателями.
Одно из частых заблуждений предпринимателей: «Всё, что связано с цифрами, любой показатель, который мне нужен, должен знать и считать бухгалтер». Бухгалтер - тот финансовый специалист, с которым предприниматель (владелец или руководитель компании) сталкивается в первую очередь. Он появляется в компании на самых ранних этапах развития бизнеса и выполняет свои основные задачи по взаимодействию с контролирующими органами (налоги, отчётность, регламентированная государством). И он совсем не обязан считать, планировать, анализировать то, что не относится к его прямым компетенциям, то есть управленческую отчётность и прочие финансовые и нефинансовые показатели.
В итоге у руководителей небольших компаний возникают нарекания в адрес бухгалтера: «Мой бухгалтер некомпетентен, этот отчёт у него неправильный, тот отчёт не ведётся. Бухгалтер не справляется. Предыдущего мы уволили. Нового поставили. Ничего не поменялось». Меняются бухгалтеры, результат не улучшается. Почему так?
Финансы - это не бухгалтерия. Финансы - это планирование, управленческий учёт, контроль и анализ реального экономического состояния компании для управления ею.
Финансы - это всё, что связано с деньгами компании (планирование, учёт, контроль, анализ). Функционал в области финансов компании довольно внушительный, сгруппировать его можно по таким направлениям:
-
бухгалтерия и налоги;
-
управленческий учёт и отчётность;
-
финансовое планирование;
-
финансовый анализ;
-
финансовый менеджмент;
-
финансовый контроль.
Кому из сотрудников делегировать подобные задачи? Это вопрос любого руководителя компании. Кто же отвечает за финансы в компании в целом? Не спешите с ответом. Это не бухгалтер и даже не финансовый директор. Отвечает за область финансов (внедрение системы учёта и контроля, итоговые показатели деятельности, отчёты и результаты компании, финансовые решения) руководитель компании.
В малом бизнесе владелец компании и генеральный директор - часто одно лицо. Даже если директор наёмный, его нанимает владелец компании. Поэтому в конечном итоге в качественной финансовой информации заинтересован владелец компании, он конечный заказчик порядка в финансах. Если же в компании вы сами являетесь генеральным директором, то за все финансы и за все показатели, которые есть в компании, отвечаете вы (в том числе и юридически).
Знать - это не значит знать до копеек, но это должно быть конкретное количество, цифра с допустимой погрешностью. Руководитель должен знать показатели с определённой точностью. Недопустим ответ «то ли есть прибыль, то ли нет», допустим «прибыль есть с погрешностью (например) 100 000 рублей».
Отсутствие системы отчётности является одной из причин того, что собственник не может выйти из операционного управления, делегировав его наёмному сотруднику. Финансовые показатели - это тот язык, на котором общаются акционеры (владельцы бизнеса) с наёмным менеджментом.
Основная идея: если изначально заложить систему и порядок в финансах, то дальше она масштабируется и развивается вместе с бизнесом. Ваша цель как управленца - иметь необходимые цифры (показатели) на каждом из этапов развития бизнеса. Чем дальше вы откладываете наведение порядка, оцифровку финансовых показателей, тем сложнее потом будет и тем дороже обойдётся.
Финансы компании - это не только деньги. Мыслить одним показателем «деньги в кассе» не просто неправильно, но и опасно. Деньги - лишь один из активов бизнеса (предпринимателя, человека). Помимо активов в бизнесе есть ещё:
-
обязательства;
-
капитал;
-
доходы;
-
расходы.
Управлять можно (и нужно) каждой из этих категорий. Рассмотрим их подробнее.
1. Активы бизнеса - это ресурсы, которые приносят (или потенциально могут приносить) экономическую выгоду. Понятие экономической выгоды - одно из центральных в финансовых отношениях.
Экономическая выгода - это положительный поток (приток минус отток) денежных средств от использования актива в собственных целях или от его продажи.
Например, на складе есть товары. Продажа товаров обеспечит приток денег. Но имеет место и отток денег, связанный с хранением этих товаров. Положительная разница между притоком и оттоком денежных средств и есть экономическая выгода от владения товаром. Товар приносит экономическую выгоду, значит, он актив.
Другой пример: склад затопило, часть товаров испорчена. Компания уже не сможет ни продать их, ни использовать для себя. Экономической выгоды эти товары уже не содержат, значит, они уже не активы. А их стоимость нужно списать на убытки компании.
Примеры активов: деньги, основные средства, нематериальные активы, товары, ценные бумаги и пр.
Активы можно приобрести, создать либо взять в аренду. Принадлежат бизнесу только те активы, которые он контролирует. То есть нельзя присвоить чужие активы, если у вас нет на них прав (как правило, юридических). Контроль - возможность ограничить доступ третьих лиц к получению экономических выгод от актива.
Так, квалификация сотрудников - это не актив бизнеса, это актив сотрудников. Сотрудник не принадлежит бизнесу. Другие работодатели могут законными методами получить в своё распоряжение ваших сотрудников и их квалификацию. А вот приобретённая для офиса мебель - это актив компании, принадлежащий компании по праву собственности.
Пример. Руководитель купил машину для доставки товаров клиентам, оформил на себя, а использует её компания. В управленческой отчётности (в балансе) компании этой машины не должно быть в активе - это не собственность компании. Компания, по сути, арендует эту машину и должна платить её владельцу за аренду.
Если же руководитель купил машину в лизинг на компанию, но для своих личных нужд, при этом компания выполняет обязательства по погашению лизинговых платежей, право собственности оформлено на компанию. Чья машина? Руководителя или компании? Это машина компании. Руководитель на ней ездит, но физически она принадлежит юридическому лицу - бизнесу и должна быть учтена в активах компании. Если договор на компанию, значит, машина компании. Если придет кредитор и потребует от компании возврата средств, сможет он претендовать на эту машину? Юридически сможет, ибо это актив компании.
Активы можно либо использовать в деятельности бизнеса, либо продать, то есть получить экономическую выгоду от их использования или продажи. Активы имеют стоимость. В качестве стоимости актива можно использовать:
• цену, которую вы за них заплатили;
• цену, за которую вы можете их продать.
ВАЖНО!
- Если у компании есть имущество, которое не приносит экономических выгод, это не актив.
- Если у компании есть имущество, которое она не контролирует, это не актив.
- Если у компании есть имущество, которое она не может оценить в деньгах, это не актив.
2. Обязательства - это задолженность компании своим сотрудникам, поставщикам, учредителям и пр. (назовем их общим словом «кредиторы»). Задолженность можно погасить, урегулировать, передав в качестве погашения деньги или другие активы (по согласованию сторон). Погашение задолженности приводит к уменьшению активов и, следовательно, к оттоку экономических выгод.
Если задолженность не гасить, кредиторы могут обратиться в суд для взыскания задолженности в судебном порядке, а если у компании будет недостаточно средств для погашения своих долгов, то суд признает её банкротом.
Обязательства нужно учитывать и отслеживать, чтобы в каждый момент времени знать, какую сумму необходимо погасить, и понимать, за счёт каких средств будет выполнено погашение.
3. Финансовый капитал компании - это разница между активами и обязательствами компании. Капитал ещё называют чистыми активами компании. Чем больше эта величина, тем больше балансовая стоимость вашего бизнеса. Увеличивая активы и уменьшая обязательства, вы увеличиваете капитал своей компании.
Что представляет собой капитал? Это прежде всего две основные составляющие:
• уставный капитал
(средства, которые внесены в бизнес безвозвратно собственником при регистрации компании или в дальнейшем для увеличения капитала: кто-то вносит деньги, кто-то оборудование, кто-то патенты и другие активы);
• накопленная (нераспределенная) прибыль/убыток компании - это финансовый результат, который заработал бизнес и который остался в бизнесе на определённую дату. Заработанная прибыль может быть выведена из бизнеса (распределена как дивиденды собственникам). Всё, что не распределено, остаётся в бизнесе в виде денег и других активов.
Изначально капитал компании - это уставный капитал. Ну а прибыль - это доходы минус расходы.
-
Чем больше в бизнесе активов и меньше обязательств, тем больше капитал.
-
Чем больше капитал, тем больше стоимость бизнеса.
-
Чем больше стоимость бизнеса, тем больше дивидендов может получить собственник.
4. Доходы - это увеличение экономических выгод компании, которое происходит из-за увеличения активов или сокращения обязательств в ходе деятельности компании. Доходы увеличивают капитал.
Это значит, что доходы возникают не сами по себе. Они возникают одновременно с увеличением активов или уменьшением обязательств (например, мы продаём товар - возникает актив «деньги» и доход в виде выручки).
Доходы и поступление денег - это не одно и то же. Например, вы купили недвижимость. Стоимость недвижимости начинает расти на рынке. Доход растёт, а поступление денег при этом отсутствует. Приток денег произойдёт только при продаже недвижимости. Не путайте деньги и доходы.
5. Расходы - это уменьшение экономических выгод, которое происходит из-за выбытия активов или увеличения обязательств в ходе деятельности компании. Расходы уменьшают капитал.
Признание расходов происходит одновременно с увеличением обязательств или уменьшением активов (например, начислили зарплату: cформировали расход и задолженность перед персоналом).
Расходы и выплаты денег - не одно и то же. Например, вы купили автомобиль. С этого момента стоимость автомобиля начинает снижаться. Возникает расход, а выплат денег при этом нет. Не путайте деньги и расходы!
Активы, обязательства и капитал имеют стоимость на каждую конкретную дату. Доходы и расходы формируются за период. Прибыль - это тот результат, который заработала компания, то есть разница между доходами и расходами за период. Если у компании не все поступления - это доходы и не все выплаты – это расходы, значит, и прибыль за период не будет равна остатку денег на конец периода.
Финансовые результаты деятельности компании можно найти в её бухгалтерской и управленческой отчётности. Управленческая отчётность - это результат управленческого учёта (учёта операций, которые происходят в компании).
Управленческий учёт отличается от бухгалтерского и налогового тем, что отражает реальную картину событий, происходящих в бизнесе, и поэтому даёт пользователям информацию, необходимую для принятия управленческих решений.
Что значит учитывать операции? Это значит фиксировать их в регистрах учёта и отображать в отчётности. На начальном этапе вы можете фиксировать их в блокноте, в таблицах Excel, в автоматизированной системе, установить простейшую программу для учёта.
Когда в компании внедрён учёт, всё, что там происходит, фиксируется в цифрах и с необходимой детализацией, которую вы задали. Всё. Не выборочно, не по какому-то участку или бизнес-процессу, а всё, что происходит в компании.
Управленческая отчётность - это инструмент, который позволяет в любую минуту знать реальное состояние дел в компании, быстро реагировать на изменение ситуации, принимать обоснованные управленческие решения, объективно оценивать свой бизнес.
Информация, содержащаяся в управленческой отчетности, является коммерческой тайной компании.
Структурность. Отчётность - это система. Система отчётности повторяет организационную схему компании. При иерархической системе вверху находится топ-менеджер, далее линейные руководители, далее линейные сотрудники. У каждого уровня информации свои пользователи, цели, детализация. Каждая цифра, то есть каждый отчёт, который вы внедряете, должен быть встроен в каркас этой системы. Вы задаёте эту структуру один раз и далее все нововведения и детализации увязываете с ней.
Достаточность. Отчётность не должна быть избыточной. Хороший отчёт - это отчёт на одну страницу. Генеральному директору достаточно видеть три главных отчёта (баланс, деньги, прибыль), каждый по странице, - этого достаточно для понимания ситуации и управления бизнесом на верхнем уровне.
Ценность. Отчётностью нужно пользоваться. Отчётность в компании должны ждать. Её должны хотеть увидеть и использовать для выводов, решений. Тогда в ней есть смысл. Иначе - нет.
Достоверность/правдивость. Отчётность должна быть достоверной во всех существенных аспектах. Когда руководитель говорит, что он не верит цифрам в отчётности, - значит, он не может их использовать, значит, отчётности нет.
Своевременность. Отчётность должна быть своевременной. Можно сколь угодно долго составлять детальный отчёт, но какой в нём смысл, если он нужен был «вчера» для принятия решений.
Более подробно о финансах и о том, как в них разобраться, читайте в книге Снежаны Манько «Как навести порядок в финансах компании».
Как заработать на бухгалтерском учёте по франшизе.
Как компания в разы сократила время на формирование отчётности.
Как контролировать своего бухгалтера, если вы не разбираетесь в бухучёте.
