Рубрики:
  • Кейсы
  • Финансы
  • Менеджмент
  • 5

Успеть за 15 секунд: как компания в разы сократила время на формирование отчётности

Прочтёте за 4 мин.
24 апреля 2018

Кейс от подмосковного перевозчика BulkTrans

IT-инструменты, которые использует BulkTrans

  • 1С:УНФ
  • 1C:Fresh
  • Vimeo

Владелец любого бизнеса хочет понимать, каковы доходы и расходы у его компании в текущем месяце, на неделе или конкретно сегодня. Но многие компании не могут оперативно формировать такого рода отчётность - данные стекаются из нескольких источников, не все процессы прозрачны, имеет место человеческий фактор и т.д. О том, как автоматизация позволила формировать управленческую отчётность легко и с меньшим количеством бухгалтеров, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании BulkTrans Василий Никулов.

Досье

Василий Никулов, 32 года, предприниматель из Сергиева Посада, владелец компании  BulkTrans (перевозка жидких пищевых и химических грузов по России). По образованию – столяр-плотник, с 2006 года работает в сфере логистики, компанию BulkTrans основал в 2011 году. В автопарке – рефрижераторы, автоцистерны и тентованные автомобили. В месяц компания перевозит около 10 000 тонн грузов. Среди клиентов компании – «Роснефть», «Умалат», Danon и др.

Василий Никулов

Зачем понадобилась автоматизация

Наша компания занимается перевозками грузов по всей России. Логистика – сложная для управленческого учёта сфера: необходимо собрать много различных данных, чтобы получить отчёты по доходам и расходам, произвести расчёт финансового результата. Надо видеть график загрузки машин, вести учёт полученных товарно-транспортных накладных, без которых клиент не произведёт оплату наших услуг, и так далее. 

До автоматизации мы вели отчётность в Excel. Там у нас был миллион табличек, которые заполняли разные сотрудники. Потом информацию из них вручную заносили в сервис 1С:Fresh. И чтобы свести все данные в один отчёт, требовалось много времени. Даже создание отчёта по дебиторской задолженности занимало 2-3 часа. Часто при переносе данных часть информации безвозвратно терялась, что тоже было проблемой. 

Я как руководитель получал информацию с опозданием примерно на месяц. А ведь принимать решения надо здесь и сейчас. 

Как выбирали программный продукт

Увидев, как много времени мы тратим на создание любого отчёта, я задумался об автоматизации. Стал изучать разные программы, которые предлагали вести управленческий учёт. В процессе поиска прочитал о решении «1С:Управление нашей фирмой» (далее – 1С:УНФ). Но мне показалось, что этот продукт не очень подходит под нужды логистического предприятия. Поэтому на первоначальном этапе я от него отказался. 

В то же самое время компания «Айтон» пригласила главного бухгалтера нашей организации Елену Короткову  на семинар, посвящённый использованию 1С:УНФ. Она предложила мне поехать вместе с ней. На семинаре Михаил Пинягин, руководитель компании «Айтон», выступил с презентацией о возможностях программы 1С:УНФ. Они совпадали с тем, что мне было нужно. Мы договорились о сотрудничестве. 

Как происходила автоматизация

Чтобы внедрить 1С:УНФ, необходимо было чётко понимать структуру нашей компании и то, какие процессы происходят в разных её отделах. Разобраться в структуре было довольно сложно даже мне, не говоря уже о представителях «Айтона», которые занимались автоматизацией. Они приехали к нам в офис, разговаривали со всеми нами и составляли блок-схему того, как у нас всё устроено. На это ушло три дня. 

Само внедрение заняло больше года. Нашей главной целью было получить возможность вести управленческий учёт легко, видеть расходы и доходы, а также рассчитывать финансовый результат. Немаловажным было и то, чтобы сотрудникам BulkTrans было удобно работать в новой программе. Но на пути к этой цели пришлось многое сделать – охватить работу нескольких отделов и перестроить в них работу за счёт использования 1С:УНФ. 

Комментарий от Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»: «В процессе автоматизации некоторые рабочие процессы в BulkTrans поменялись. Поэтому их описание, созданное нами в самом начале сотрудничества, потеряло актуальность. И то, что было уже сделано, приходилось переделывать. Изначально мы предполагали, что наш клиент будет вести учёт в типовой конфигурации программы 1С:УНФ. Но затем нашлись такие области, где типовая конфигурация не могла выполнять нужные нашему заказчику функции. И нам пришлось доработать продукт, чтобы он полностью соответствовал потребностям клиента. Плюс ко всему в течение года менялась и программа 1С:УНФ, что тоже добавило сложностей». 

Проблема №1, которую решила автоматизация: 
составление вручную графика загрузок  

На линии в рейсе у нас работает 30 машин, ещё две всегда есть в запасе. Нам важно понимать, в какие дни и куда должны отправляться наши машины, какой груз и где они забирают, где выгружают его. Это позволяет планировать график загрузки. Логистам важно понимать, назначены ли на запланированные рейсы машины, все ли они на ходу, не сломалась ли какая-то из них. 

До начала автоматизации всю эту информацию мы записывали на бумаге. Так вести график загрузки было сложно. Плюс опять же человеческий фактор – кто-то внёс информацию не на ту дату или забыл что-то вписать, и всё, календарь загрузки уже неверный. Теперь же график загрузок есть у нас в электронном виде в 1С:УНФ. И мы видим в нём всю нужную нам информацию. 

Проблема №2, которую решила автоматизация: 
отсутствие систематизации в продажах

Раньше в нашей компании каждый менеджер вёл собственные таблицы клиентов, с которыми он общался. В них он записывал информацию о звонках и достигнутых договорённостях, в другом файле у него могли быть записаны контакты клиента и его реквизиты. Таблицы были у каждого свои, и контролировать работу менеджеров было проблематично. 

Сейчас наши продажи систематизированы, мы видим все данные по каждому клиенту: с кем из менеджеров и когда он общался, какие договорённости были достигнуты, сколько заказов уже сделано и так далее. Сейчас менеджеры компании вручную вносят гораздо меньше информации, чем раньше. Они сразу получают весь необходимый пакет документов для работы с конкретным клиентом. 

Комментарий Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»«Для систематизации продаж мы сделали несколько вещей. Во-первых, интегрировали сайт BulkTrans с программой 1С:УНФ. На сайте есть калькулятор для клиентов, с помощью которого они самостоятельно рассчитывают стоимость рейса. Сейчас после расчёта стоимости клиент может нажать на кнопку «отправить», и информация о его рейсе автоматически появится в программе 1С:УНФ. Из неё формируется документ «событие» с напоминанием менеджерам, чтобы они взяли заказ в работу. 

Во-вторых, когда в компанию звонит клиент, то в программе автоматически создаётся документ «событие». И в него менеджер во время разговора (или после – как удобнее) вносит информацию об этом клиенте: название, телефон, какой груз нужно доставить и куда, с какой периодичностью, маршрут. Благодаря изменению типовой конфигурации 1С:УНФ в программе менеджер может рассчитать стоимость рейсов и сразу отправить коммерческое предложение. 

Мы изменили карточку заказа. Теперь в неё подгружаются реквизиты компании-клиента, вносить их вручную не нужно». 

Проблема №3, которую решила автоматизация: 
долгая обработка платежей  

Раньше мы тратили много времени на то, чтобы разнести оплату. В логистических компаниях сложный учёт поступающих средств. Каждый рейс – это заказ, на который нужно выставить акт, выписать накладную и оформить ряд других документов. Когда по одному из заказов поступала оплата, бухгалтер должен был внести эти данные в сервис 1С:Fresh, а потом в наши таблички в Excel (чтобы менеджеры и логисты видели, что выставленный счёт оплачен). 

Это была очень рутинная работа для бухгалтеров: требовалось много раз сверять информацию в разных местах, вводить вручную данные платёжек в наши таблицы. И она занимала часа три. А теперь в 1С:УНФ бухгалтер может оформить всё минут за 15. Экономии времени больше, чем в десять раз. 

Комментарий Михаила Пинягина, руководителя компании «Айтон»: «Учёт в BulkTrans осложнялся тем, что каждый день компания выполняет много рейсов. Для оформления каждого надо совершить много операций, это огромный массив данных. Если бы мы использовали при автоматизации типовой функционал 1С:УНФ, то вести в нём учёт всех этих операций было бы сложно. Мы внесли коррективы, которые позволяют логистической компании работать в программе гораздо проще. 

Например, для такой компании катастрофически важен учёт товарно-транспортных накладных. Клиенты платят только по этим накладным. И бухгалтеру было важно видеть номер накладной по конкретному заказу, получен ли её оригинал и отправлен ли он заказчику. В 1С:УНФ мы реализовали учёт бумажных накладных, потому что на основе этой информации в программе автоматически выставляются акты выполненных работ по сделанным рейсам. И это позволяет в дальнейшем вести учёт финансовых показателей: наличие накладных влияет на получение выручки».  

Проблема №4, которую решила автоматизация: 
волокита при составлении отчётов 

Раньше на составление отчёта о доходах и расходах компании мы тратили много времени – от одного дня до недели. Сейчас я готовлю их в 1С:УНФ в течение 10-15 секунд. Это именно то, что я хотел получить в процессе автоматизации. Теперь я трачу меньше времени на бумажную волокиту, остаётся больше времени на поиск клиентов и производственную работу. 

Сколько стоила автоматизация

Мы автоматизировали 10 рабочих мест, потратив на это около миллиона рублей. Но эти вложения себя окупили. Теперь мне и сотрудникам BulkTrans стало гораздо удобнее работать. 

Сейчас мы вносим информацию о клиенте или заказе один раз только в программу. Нам не надо ничего заносить в таблички Excel, чтобы получить нужные отчёты. То, что раньше человек вбивал руками, теперь за него делает компьютер (готовит отчёты, акты сверки перевозчиков, составляет доверенности на водителей и так далее). Когда сотрудники разобрались в программе 1С:УНФ и поняли, что им надо меньше работать с бумажками, стали более довольными. 

Так как составлять отчёты стало в разы проще, мы смогли сократить штат бухгалтеров. Раньше у нас было четыре бухгалтера, а осталось два. 

Что дальше

Сейчас мы думаем над тем, как ещё больше упростить нашу работу на базе 1С:УНФ. В частности, я хочу, чтобы программа представляла некоторые данные в виде графиков и таблиц и с выбранной периодичностью отправляла их мне на почту. Вместе с компанией «Айтон» мы уже работаем над тем, как это реализовать.

Biz360.ru

Читайте также:

Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Бойкое место: как геомаркетинг помогает найти хорошее место для магазина.
Автоматизация в фитнес-клубе: как ликвидировать хаос и начать зарабатывать.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Как мотивировать франчайзи работать лучше: девять важных правил 16 ноября
    Как мотивировать франчайзи работать лучше: девять важных правил
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Реальные Гончары: как устроена и на чём зарабатывает гончарная школа 16 ноября
    Реальные Гончары: как устроена и на чём зарабатывает гончарная школа
    Прочтёте за 5 мин.
  • Кейсы Революция в ритейле: как из «Избёнки» вырос «ВкусВилл» и взорвал рынок 15 ноября
    Революция в ритейле: как из «Избёнки» вырос «ВкусВилл» и взорвал рынок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Феномен синнамена: как сеть кондитерских из Сибири завоёвывает Москву и Миннесоту 15 ноября
    Феномен синнамена: как сеть кондитерских из Сибири завоёвывает Москву и Миннесоту
    Прочтёте за 5 мин.
  • Менеджмент Деньги – это далеко не всё: как и чем мотивировать сотрудников нематериально 14 ноября
    Деньги – это далеко не всё: как мотивировать сотрудников нематериально
    Прочтёте за 5 мин.
  • Идеи для бизнеса Пусть говорят: как устроен и на чём зарабатывает центр развития речи 14 ноября
    Пусть говорят: как устроен и на чём зарабатывает центр развития речи
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Больше фото – хороших и разных: можно ли через Instagram продавать услуги digital-студии 13 ноября
    Больше фото – хороших и разных: можно ли через Instagram продавать услуги digital-студии
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Бизнес в эмиграции: как заработать на аренде вилл в Таиланде 13 ноября
    Бизнес в эмиграции: как заработать на аренде вилл в Таиланде
    Прочтёте за 7 мин.
  • Маркетинг Купить нельзя подумать: как «дожать» сомневающегося клиента 12 ноября
    Купить нельзя подумать: как «дожать» сомневающегося клиента
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Большое уральское чаепитие: как бывший экономист развивает производство иван-чая 12 ноября
    Большое уральское чаепитие: как бывший экономист развивает производство иван-чая
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы Предприниматели против налоговой: как победить чиновников в суде 09 ноября
    Предприниматели против налоговой: как победить чиновников в суде
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса From Russia with Love: как заработать на подарках из России по подписке 09 ноября
    From Russia with Love: как заработать на подарках из России по подписке
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Через тернии – к «звёздам»: пять ошибок в ресторанном бизнесе 08 ноября
    Через тернии – к «звёздам»: пять ошибок в ресторанном бизнесе
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Soyuz нерушимый: как тульские микрофоны пробивают себе дорогу на рынок США 08 ноября
    Soyuz нерушимый: как тульские микрофоны пробивают дорогу на рынок США
    Прочтёте за 6 мин.
  • Маркетинг Продавать незримое: как убедить клиента купить облачное IT-решение 07 ноября
    Продавать незримое: как убедить клиента купить облачное IT-решение
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «В Москву, в Москву!»: как и зачем перевозить готовый бизнес из региона в столицу 07 ноября
    «В Москву, в Москву!»: как и зачем перевозить готовый бизнес из региона в столицу
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Особенности продвижения B2B-сайтов: как повысить эффективность промо-кампании 06 ноября
    Особенности продвижения B2B-сайтов: как провести промо-кампанию
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Ну очень экологичный бизнес: как заработать на стройматериалах из вторсырья 06 ноября
    Ну очень экологичный бизнес: как заработать на стройматериалах из вторсырья
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Сделай себя сам: какие качества помогут добиться успеха в бизнесе 05 ноября
    Сделай себя сам: какие качества помогут добиться успеха в бизнесе
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Прийти на всё готовое: преимущества и риски при покупке действующего бизнеса 02 ноября
    Прийти на всё готовое: преимущества и риски при покупке действующего бизнеса
    Прочтёте за 3 мин.
Идёт загрузка материалов