Как предпринимателю контролировать работу главного бухгалтера

Мало кто из собственников бизнеса досконально разбирается в бухгалтерии. Но если не контролировать эту сферу, дальнейшая деятельность всей компании может оказаться под угрозой. О том, как оценить уровень компетенций своего главного бухгалтера и на что обращать внимание в его работе, порталу Biz360.ru рассказала руководитель направления «1С:БухОбслуживание» компании «ИнфоСтэп» Ирина Бабенко.

Главный бухгалтер отвечает за ведение бухучёта, взаимодействие с ФНС и другими контролирующими органами. Если смотреть глубже – бухгалтер освобождает время руководителя для других рабочих процессов. 

Как правило, в компаниях среднего бизнеса есть бухгалтерская служба или финансовый отдел. А в малом бизнесе (годовой оборот до 800 млн. рублей) если и есть бухгалтер, то в единственном лице. Он ведёт финансовый учёт, отправляет платёжки, следит за юридическими моментами. Он же – «переводчик» коммуникаций между бизнесом и налоговыми службами. По факту это правая рука руководителя. 

Бухгалтерский учёт отражает хозяйственную деятельность предприятия. Бухгалтер понимает «в цифрах», как развивается бизнес. Он видит, где предприятие «в плюсе», где у него слабые места, на что нужно обратить внимание. На основании этих финансовых показателей он помогает директору принимать управленческие решения. Например, по вопросам ценообразования, себестоимости и т.п. 

Я спросила одного директора, как он контролирует финансы компании. Он ответил: «Смотрю приход и расход по банковским счетам. Если деньги на счету есть – значит, всё хорошо». Но правда намного глубже. Активы могут быть не в деньгах, а в товарах, обязательствах, дебиторской задолженности. Бухгалтер знает и понимает все эти моменты. Он может сказать, какие расходы предстоят компании, так как знает календарь платежей. Так он помогает руководителю принимать решения с холодной головой. 

Главный бухгалтер должен своевременно сдавать в ФНС бухгалтерскую и налоговую отчётность. Она бывает: 

• ежемесячной (персонифицированные сведения о физических лицах, которые подаются в налоговую до 25-го числа);

• ежеквартальной (НДС, отчёт о прибыли, расчёт по страховым взносам, форма 6-НДФЛ, ЕФС-1);

• ежегодной (декларация по УСН, бухгалтерская отчётность, форма 3-НДФЛ).    

Помимо этого есть отчёт СЗВ-ТД (электронные трудовые книжки), который подаётся в Социальный фонд России в течение одного дня после увольнения или принятия на работу сотрудника. Это тоже работа бухгалтера. 

В программах 1С есть календарь сдачи налоговой и бухгалтерской отчётности. Раздел «Мои задачи» позволяет видеть, какие налоги в какие сроки должно заплатить предприятие. Существуют и внешние сервисы с аналогичной функцией типа «настольных календарей» бухгалтера. 

Налогов для бизнеса много, но какие из них обязательны для конкретного ООО или ИП – зависит от многих параметров. Это вид налогообложения, вид деятельности, форма собственности, наличие транспорта, наёмных сотрудников и т.д. 

Проблема здесь вот в чём. Обычный бухгалтер, который работает в малом бизнесе, сталкивается с узким перечнем налогов. Их он знает и умеет с ними работать. Но как только у предприятия появляется новый вид деятельности – ситуация по налогам меняется. И со стороны бухгалтера возможны непонимания и ошибки, ведущие к штрафам. 

Есть сервисы, которые позволяют выбрать все параметры бизнеса, влияющие на количество и размер налогов. Вводишь данные – сервис выдаёт, какие налоги и в какие сроки необходимо платить. Мы рекомендуем вести налоговый учёт в «1С:Бухгалтерии». Там сразу можно задать все требуемые параметры. В результате 1С выдаст нужную информацию вместе с рекомендациями, исходя из конкретных настроек и особенностей ведения бизнеса. 

Зачастую у собственников нет навыков бухучёта. Но есть моменты, которые он может и должен контролировать даже без особых знаний в этой сфере. 

• Просрочки. Программа-минимум собственника или директора – убедиться, что все отчёты сданы вовремя. В противном случае придёт штраф «за просрочку». В данной ситуации качество отчёта – вопрос второй. Если в нём есть ошибки, то можно сделать корректирующий отчёт.
  
  

• «Минус». Второй важный момент – убедиться, что по счетам нет минусовых остатков. Для этого нужно посмотреть простую оборотно-сальдовую ведомость. Даже если вы ничего не понимаете в учёте, красные цифры в этом документе, которые высвечивает программа, должны вас насторожить.
  
  

• Соответствие данных. Остатки средств в программе 1С должны соответствовать остаткам на расчётном счёте. Эти данные можно проверить буквально с помощью смартфона.
  
  

• Взаиморасчёты с налоговыми органами и контрагентами. Собственник должен хотя бы примерно понимать порядок цифр. Сколько начислено и уплачено налогов, сколько получено средств от покупателей и сколько перечислено продавцам. Если проверять хотя бы эти точки – больших и явных проблем в работе бухгалтерии быть не должно. 

Контролировать работу бухгалтерии можно через отчёты в программах 1С. В идеале собственник должен знать, как зайти в программу, и понимать, где там ведётся учёт. Здесь важно выбрать несколько ключевых отчётов, которые «расскажут» о состоянии дел в компании и в бухгалтерии. 

Важные отчёты – «Экспресс-проверка ведения учёта» и «Оценка риска налоговой проверки». Там выводятся пункты и вопросы, на которые надо обратить внимание. Собственник может распечатать этот список и использовать его как чек-лист при общении с бухгалтером. 

В программе «1С:Бухгалтерия» есть отчёт «Задолженность». Там можно увидеть расчеты с контрагентами. Если у компании есть склад – поможет отчёт «Контроль отрицательных остатков». Но чтобы товарные остатки сходились, нужно периодически проводить инвентаризацию. 

При работе со штатным бухгалтером можно выделить две основные ошибки. Первая – нанять некомпетентного специалиста. Большинству собственников сложно определить уровень компетенции главбуха. Они нанимают бухгалтера, основываясь в первую очередь на его резюме. Зачастую бухгалтера во время собеседования никто не тестирует. Конечно, не мешало бы хоть как-то проверить его знания и умения. Для этого можно привлечь кадровые службы или воспользоваться тестами – их нетрудно найти в интернете. 

Вторая крупная ошибка – отсутствие контроля. Если взять даже самого лучшего бухгалтера и не контролировать его – он психологически расслабится. Качество учёта при этом ухудшится. Работу главного бухгалтера обязательно нужно контролировать хотя бы по основным показателям: вовремя сданные отчёты, отсутствие «минусов» на счетах, соответствие данных. 

Бывают ситуации, когда отчётность не отражает хозяйственную деятельность. Например, отчётность ведётся в 1С, а бухгалтер ведёт свою отчётность в другой программе. Могут возникнуть ошибки при переносе данных. 

До того, как ИФНС выносит решение о сумме штрафа, она присылает акт, в котором доступным языком прописывает причину такого взыскания. Из этих объяснений в большинстве случаев можно понять, кто виноват. И это не обязательно главный бухгалтер. Например, он не раз говорил собственнику, какие меры нужно принять в плане финансовой и банковской дисциплины, а тот его игнорировал. 

В некоторых случаях бухгалтер в ответ на акт пишет отчёт, в котором просит смягчить ответственность за то или иное правонарушение. Основные обстоятельства для смягчения – отсутствие вреда бюджету (все налоги оплачены) и совершение налогового правонарушения впервые. В таких случаях штраф может быть уменьшен в четыре раза, и налоговая нередко идёт навстречу. 

Многие предприниматели не знают, что можно проводить внешний аудит финансового и бухгалтерского учёта, который ведётся в компании. Крупные компании обычно обращаются за такой услугой раз в год, малый бизнес – крайне редко. Но смысл в этом есть. Проверять себя, бухгалтера, сотрудников, аутсорсеров надо всегда. 

Ежегодный аудит позволяет понять, что происходит. Внешние аудиторы расскажут, в каком состоянии дела в вашей бухгалтерии, дадут рекомендации и укажут на недостатки. Аудиторский отчёт – ещё один инструмент для общения с бухгалтером. Собственник может просто задать вопросы по «слабым местам» и требовать от бухгалтера исправления недочётов, выявленных аудиторами. 

Нередко бывает, что бухгалтерские ошибки приводят к штрафам со стороны госорганов. Если вдруг директор решит удержать штраф с главного бухгалтера – вряд ли ему это удастся, даже с договором о полной материальной ответственности. Как показывает практика, суд отказывает в удовлетворении таких требований. В данном случае штраф является мерой ответственности, применяемой к юридическому лицу. 

Сумму штрафа по законодательству нельзя взыскать со штатного главбуха ни в каком объёме. Но собственник может застраховать деятельность своего предприятия от налоговых ошибок. В страховке прописывается: если придут штрафы от налоговой в пределах застрахованной суммы, страховая их покроет. Правда, такую страховку предприниматели оформляют редко. 

Ещё один вариант «страховки» – воспользоваться услугами бухгалтерии на аутсорсе. Некоторые такие компании предлагают полное покрытие штрафов, полученных по их вине. Для многих предпринимателей это будет оптимальным вариантом. Так, компаниям, которые передают ведение бухгалтерии на аутсорс партнёрам сети «1С:БухОбслуживание» не нужно заказывать внешний аудит. Фирма «1С» сама контролирует качество учёта своих партнёров дважды в год с помощью сервиса «Централизованный аудит».

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360