Не надо ля-ля: как бизнесу перестать терять деньги из-за пустых разговоров в команде

Во многих российских компаниях сотрудники физически присутствуют на рабочем месте, при этом их продуктивность низкая. Одна из причин – неэффективные коммуникации: бесконечные совещания, безрезультатные обсуждения, непродуктивные разговоры и «болтовня» в мессенджерах, которая выдаётся за рабочее взаимодействие. Для бизнеса такие сбои в коммуникациях – источник прямых финансовых потерь. О том, как выявить проблемы в общении внутри команды и навести порядок в процессах, основатель компании «Рула» Дмитрий Сытин рассказал порталу Biz360.ru.

Эффективная коммуникация подразумевает, что в команде вовремя и качественно выполняются поставленные задачи. Когда договорённости фиксируются, решения принимаются быстро, а каждый участник понимает, что он делает, с кем и в какой срок. Всё остальное – информационный шум. 

Этот шум процветает в компаниях: бесконечные обсуждения «ни о чём» в чатах, многочисленные совещания, пересказ новостей, дублирующие уточнения, перекидывание ответственности. Визуально – бурная деятельность, все заняты, все что-то пишут или говорят. А на деле – результат нулевой. Время просто сгорает. 

Проблема не нова, но особенно обострилась она с приходом мессенджеров. Они упростили коммуникации, но одновременно открыли шлюз для бесконечной болтовни. Офисные разговоры на кухне переместились в чаты, но суть осталась той же: рабочие часы уходят в пустоту. 

Настоящая эффективная коммуникация – это прозрачность и управляемость. Поручения зафиксированы, задачи имеют сроки, переписка не теряется, а становится частью рабочего процесса и аналитики. В такой системе легко отследить, как движется проект, где возникла пробуксовка и как её устранить. 

Раньше эффективность оценивали просто: человек на рабочем месте – значит, работает. Позже появились трекеры активности, следящие за движением мышки и открытыми окнами в браузере. Особенно это распространилось во время пандемии коронавируса. Но быстро стало понятно: такие инструменты основаны на недоверии, а не на реальной эффективности. 

Сотрудники легко обходят систему – запускают ботов, имитируют активность, открывают нужные вкладки и уходят на перерыв. 

Контроль поведения не даёт результата. Эффективность измеряется не количеством кликов, а достигнутыми целями. И это возможно только там, где коммуникации прозрачны, структурированы и управляемы. 

В России почти не принято измерять производительность труда до тех пор, пока не начинается кризис – кассовый разрыв, убытки или падение маржи. Чтобы избежать этих ситуаций, стоит формировать культуру управления производительностью в стабильные времена. Важно фиксировать поручения, отслеживать их выполнение и связывать это с системой мотивации. Без такого подхода все останется по старому: поговорили, забыли, передоговорились и снова забыли. 

Проблемы в коммуникации дорого обходятся бизнесу. По данным школы управления «Сколково», компании в России теряют до 8,7 трлн рублей в год из-за неэффективного взаимодействия внутри команд. До двух рабочих часов в день уходит на разговоры не по делу и бессмысленные обсуждения. 

Если сотрудник ежедневно тратит два часа на болтовню не по делу и обмен мемами, продуктивных часов у него остается не восемь, а шесть. А бизнес платит сотруднику зарплату за все восемь. 

Фонд оплаты труда – один из самых весомых пунктов в бюджете. В сервисных сферах, вроде IT, маркетинга или консалтинга, ФОТ может составлять до 90% всех затрат. Даже в торговле, где вроде бы основная статья расходов – товар, на зарплаты уходит до 60% маржи. Это значит, что бизнес теряет не на производстве, а на неэффективной работе сотрудников. 

Если сократить лишние разговоры – команда успевает больше, и бизнес зарабатывает больше. Без найма новых сотрудников, без затрат на адаптацию и обучение, без расширения офиса. Производительность растёт – а издержки нет. Это и есть чистая экономия. 

Если проекты больше не застревают на стадии обсуждений и завершаются в срок – это уже показатель того, что коммуникации в команде стали эффективнее. И речь не только о крупных сделках. Это может быть запуск CRM, организация вебинара или открытие нового офиса – любые задачи, где важна слаженность действий. 

Когда проект перестаёт затягиваться на недели, компания экономит не только рабочее время сотрудников. Сокращаются расходы на аренду, налоги, техподдержку и другие ресурсы. Чем меньше проволочек и повторных согласований, тем ниже накладные издержки и выше эффективность бизнеса. 

Один из способов справиться с хаосом в общении – использовать инструменты, где всё фиксируется: кто, что и к какому сроку должен сделать. Это могут быть корпоративные мессенджеры, таск-трекеры, CRM. Когда рабочие процессы оцифрованы, становится возможным их анализировать и управлять ими. 

Если подключить искусственный интеллект, появляется возможность автоматизировать часть управленческой рутины: отслеживание дедлайнов, напоминания, помощь с приоритезацией задач. 

Современные ИИ-системы уже умеют:

• понимать контекст переписки;

• определять, была ли коммуникация продуктивной;

• оценивать прогресс по задачам.

Окончательное решение всё ещё остаётся за руководителем, но ИИ помогает определить, где всё идёт по плану, а где стоит вмешаться. Это экономит время и позволяет команде сосредоточиться на важных задачах. Некоторые корпоративные платформы, как, например, наша «Рула», уже внедряют такие функции. 

• Внедрите корпоративный таск-трекер. Даже простая фиксация задач в едином сервисе помогает значительно ускорить их выполнение и сократить количество ненужных обсуждений.
  
  

• Свяжите мотивацию с результатами. Оценивать сотрудников лучше не по количеству сделанного, а по тому, что сделано правильно и в срок.
  
  

• Оцифруйте коммуникации. Чем больше действий фиксируется в цифровом формате, тем легче их анализировать.
  
  

• Используйте ИИ. Пусть он возьмёт на себя рутинные задачи: следит за сроками, напоминает и оценивает выполнение.
  
  

• Начните измерять. То, что не измеряется – не контролируется.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360