Досье
Ирина Чефранова, предприниматель, создатель и директор компании «Пароль Медиа» (интернет-консалтинг, создание сайтов, техническая и контентная поддержка, сопровождение и развитие интернет-проектов по всем направлениям, конструктор классифайда). Более 20 лет работала в СМИ, из них 15 – в интернет-СМИ; до ухода в 2012 году в частный бизнес возглавляла интернет-службы в редакциях популярных газет «Комсомольская правда» и «Аргументы и факты».
Что не так с вашими задачами
Различать задачи и проекты, правильно их ставить и получать прогнозируемый результат меня научили талантливые программисты, строители и жизнь. Когда это знание открылось, стала особенно сочувствовать и пытаться помочь руководителям и менеджерам, заказчикам и исполнителям, которые пока не отличают замыслы от задач, не умеют так сформулировать задачу, которая не может быть не выполнена на 100 процентов.
Особенно неумение различать задачу, проект или пожелание больно бьет по интернет-проектам, в которых мало что можно пощупать и описать до начала реализации.
Талантливые программисты просто игнорируют задания и просьбы, которые не сформулированы в правильные задачи. Отделочники или строители такого понаделают, если не сумеешь показать и объяснить, как надо и чего ждешь. Даже из парикмахерской можно уйти с лысым затылком и со слезами на глазах, если скажешь «сделайте мне красиво, на ваше усмотрение».
Задача – это составная часть проекта. Невыполнение одной задачи может потянуть за собой хвост разных траблов, сильно осложняющих жизнь.
Замысел, идея, проблема, пожелание – это не задачи. Особенно часто на практике подменяются понятия проблемы и задачи, проекта и задачи.
Если проблему не покромсать на задачи, она может не решаться месяцами или годами.
Три условия правильной задачи, чтобы ее можно было выполнить
1. Перед выполнением задачи не нужно думать, как сделать или с чего начинать. Есть четкое понимание, что именно нужно сделать. Например, позвонить в банк. Или внести правки в макет. Или протестировать рассылку на кроссбраузерность.
Конечно, задача может оказаться противной, и придется преодолеть себя, чтобы к ней приступить. Но если перед тобой именно задача, и она поставлена правильно (неважно, поставлена самим собой или другим человеком) то точно не надо думать, с чего начать выполнение.
2. Второй признак правильной задачи - точно знаешь, что должно получиться в результате выполнения. Если замысел или проблема – наверняка не знаешь результат, строишь гипотезы и рассматриваешь варианты.
3. Потратить на выполнение задачи нужно не более 30 минут. Если оценочно требуется больше часа – это могут быть две задачи. Или одна основная задачи и к ней прицепом подзадача.
Например, задача: протестировать рассылку на кроссбраузерность, подзадача: проверить адаптивность рассылки на мобильных телефонах.
Тут важно знать и учитывать, что мозг сохраняет внимание в течение 30-40 минут – это квант внимания, потом нужен отдых. Если принуждать продолжать работу - не получится той же отдачи, как в начале процесса. И усидчивость или работоспособность тут ни при чем.
Правда, многие замечали состояние, когда реализация настолько захватывает, что не отрываешься от ноутбука 4-5 часов, но это отдельная история – состояние потока не для каждого исполнителя и не для каждого дня работы.
Дальше голова уже сама подключит оценочные параметры: «а что будет, если не выполнить задачу?», «сроки» и т.д.
"Есть люди, которые патологически не обучаемы для постановки задач. Это не означает, что с ними нельзя работать. Очень даже можно, просто их энергию следует направить в нужное русло".
Правильно ставить задачи всех научить нельзя
Годы практики показали, что есть люди, которые патологически не обучаемы для постановки задач. Специально общалась с нейролингвистами по этой проблеме.
Это не означает, что с теми, кто не умеет формулировать задачи, нельзя работать. Очень даже можно, просто их энергию следует направить в нужное русло. А чтобы никто не мучился, к таким людям надо приставить писаря.
Он должен уметь слушать, задавать вопросы – тянуть клещами информацию, и у него должны быть полномочия ставить задачи от этого человека.
Помощник-писарь необязательно должен быть подчиненным. Им может быть руководитель или коллега. Главное, не допускать в систему управлениями задачами человека, которому не дается это ремесло.
Список задач + личные в общем списке
Больше 10 лет подряд фиксировала задачи только в электронных календарях. Продолжаю ими пользоваться для напоминания отложенных или повторяющихся рутинных задач.
Например, бытовые напоминания: отправить показатели счетчиков воды, или рабочие моменты: каждые две недели заказывать новую авторскую колонку – такие уведомления о простых задачах присылает гугл-календарь.
Для рабочих процессов по проектам используем «Мегаплан». Правда, подключение к «Мегаплану» проектов и коллег еще не означает умение ставить задачи. Это лишь инструмент систематизации. Но здорово дисциплинирует, и по ходу развития проекта все учатся, как правильно ставить задачи, чтобы они выполнялись. Иной раз даже заголовок задачи влияет на ее понимание и выполнение.
Например, «Сломался модуль комментариев» - вроде бы понятно, но это факт, а не задача. «Прошу починить модуль комментариев: - в комментариях перестало отображаться имя. Прошу восстановить, как было. Картинку страницы прилагаю…..»
Не очень давно как-то само получилось, что стала задачи на будущий день заносить в обычный блокнот. И еще особенность: личные и рабочие задачи - в один общий список.
Если раньше как-то их разделяла, личные – в нижний угол, а рабочие вопросы – вверху, то теперь они имеют равный статус в планах на день. Очень удобно. Баланс восстанавливается, и во время рабочих процессов не думаешь, что опять забудешь что-то для себя сделать.
Поэтому делюсь находкой: составлять общий список личных и рабочих задач на день.
Самая приятная часть дня – закрывать выполненные на 100% задачи в электронном сервисе или вычеркивать их из списка в блокноте и забывать о них.
«Тупой, еще тупее»
Во время одного из тренингов по интернет-рекламе случился шок от постановки задачи. Дело было так. Офлайновая служба продаж училась продавать интернет-рекламу. Рассказывали о видах таргетинга, о том какие бывают баннеры, в том числе говорили о видеорекламе.
Вечером коммерческий директор, очень опытный и успешный издатель, вызывает менеджера по продажам газетных площадей и распоряжается: а продайте-ка, голубчик, реальному клиенту видеобаннер.
Менеджер по рекламе зависает на несколько секунд, ловит ртом воздух, вращает глазами и потом говорит «хорошо».
Пытаюсь осторожно узнать у постановщика задачи: кто может в редакции составить бриф, кто будет делать видео, сценарий для баннера, оформлять все, размещать в крутилке – все это ни разу еще не проходили.
Есть ли у менеджера по рекламе полномочия для постановки задач специалистам по видео? Сумеет ли рассчитать стоимость изготовления и размещения видеобаннера?
Может – предлагаю, для начала потренироваться на саморекламе, отладить процесс производства, создав видеобаннеры для саморекламы, а не упражняться за счет рекламодателя в новом формате, реализация которого сомнительна?
- Нет, - отвечает авторитетный и опытный директор, - и не такое раньше делали. Пусть учатся на ходу.
Прошло три года. Ни одного видеобаннера на том сайте не появилось. Продал ли тогда менеджер видеобаннер – не знаю. Теоретически мог. А, может, директор одумался и отменил свое распоряжение.
"Людям подневольным зачастую легче согласиться и не выполнить, и потом оправдываться, чем сначала объяснить, что план-мечта нуждается в распределении по задачам, срокам, ответственным".
Вторая незабываемая история. Генеральный директор распорядился усилить и развить видеоконтент на сайте. Поручил оператору в течение недели подготовить несколько видеороликов - таких же или даже лучше чем у лидера просмотров на ютьюбе.
Распоряжение звучало примерно так: мол, что тут сложного, мой сын снимает видео на телефон. И вы также давайте, снимайте на камеру мобильного телефона, добавляйте из ютьюба и озвучивайте. И чтобы просмотров у нового формата на сайте были миллионы.
Оператор тоже завис, и тоже сказал «хорошо, попробуем». Не спал ночами, призвал друзей на помощь. Однако смешные ролики не удались, и не было у них тысяч просмотров. После пяти недель мучений замысел о смешных и популярных видео на сайте испарился.
У исполнительных сотрудников не хватило смелости, опыта, слов, чтобы объяснить руководителю невозможность выполнения задачи именно в такой постановке. Людям подневольным зачастую легче согласиться и не выполнить, и потом оправдываться, чем сначала объяснить, что план-мечта нуждается в распределении по задачам, срокам, ответственным. И в этот момент легче выяснить узкие места и почему задачи не могут быть выполнены в таком составе или с таким бюджетом.
Но гораздо вреднее в похожих ситуациях распоряжения руководителей, которые путают замыслы, планы-мечты с конкретными задачами, и потом злятся, говорят «ну, он тупой ваще».
Почему-то не получается рассчитать на два шага вперед и понять, что в такой постановке распоряжение – совсем не задача для менеджера, и не будет у нее решения.
Почему-то тот, кому поручено выполнять чужой замысел, не становится экспертом своего дела и даже не пытается объяснить постановщику, что проект требует осмысления и только потом распределения на задачи?
Если отбросить конформизм со стороны сотрудника или авторитаризм со стороны руководителя, можно предположить, что обе стороны пока не знают разницы между задачей и проектом, между замыслом и планом воплощения, состоящем из абсолютно конкретных и понятных задач?
Глава издательского дома – дело было больше 10 лет назад – говорит: «Слушай, что-то наш сайт (СМИ) какой-то старорежимный. Я тут летел в самолете с одним бизнесменом, он сказал, что все современные сайты должны быть на флэше сделаны. А мы чего не на флеше еще?»
Что тут скажешь? Пришлось писать разъяснительную записку с примерами, комментариями экспертов в каждой из областей – программирование, верстка, СЕО-оптимизации, - почему сайт посещаемого СМИ не надо делать с использованием flash-технологий. А ведь мог бы генеральный директор и распорядится, как в первом примере про видеобаннер: а переделайте-ка срочно сайт, чтобы все было на флэше.
Примеры НЕ ЗАДАЧ:
- Построить дом.
- Сделать ремонт.
- Создать сайт.
- Отправиться в путешествие.
- Выучить иностранный язык.
- Разобраться с медленной работой сервера.
Проект-замысел «Построить дом», задачи к нему:
- Выбрать архитектора-проектировщика.
- Заказать проект дома.
- Доработать проект дома.
- Найти бригаду строителей.
- Обсудить работу с бригадиром.
- Подготовить бюджет оценочный бюджет проекта строительства.
- И далее по списку.
- Определить тип сайта.
- Провести исследование отрасли.
- Сформировать основные количественные показатели.
- Определить оценочный бюджет.
- Подготовить концепцию проекта, синопсис.
- Составить договор.
- Согласовать договор.
- Подписать договор.
- Составить ТЗ.
- Утвердить ТЗ.
- Заказать дизайн типовых страниц.
- Согласовать дизайн.
- Внести правки.
- И т.д.
- Проверить на кроссбраузерность.
- Проверить на адаптивность.
- Проверить все ссылки.
- Исправить интерлиньяж в поле «Обращение».
- Добавить возможность разместить баннер.
- Показать сотрудникам, выявить запросы.
- Составить обращение к читателям.
- Подключить новый модуль к боевому сайту.
Бизнес-тренер, медиа-консультант, оптимист Ольга Нагайцева как-то заметила, что коммуникации – это главное наказание человечества. Если попробовать научиться правильно ставить задачи – рабочие коммуникации могут превратиться в удовольствие.
