Рубрики:
  • Идеи для бизнеса
  • Технологии
  • Менеджмент
  • 5

Обуздать хаос: как устроен облачный сервис по работе с документами

Прочтёте за 6 мин.
04 мая 2018

Как сконструировать договор без ошибок и неточностей

IT-инструменты, которые используются в проекте ТурбоКонтракт

  • Slack
  • Redmine
  • Git
  • Telegram

Наверное, нет таких компаний, у которых не возникали бы проблемы с договорами. Менеджер может вбить неверные реквизиты, по недогляду юриста может всплыть ранняя версия документа, возможна ошибка в сумме договора… Устав от «проблемных» договоров, предприниматель из Москвы Алексей Дьяченко решил автоматизировать процесс создания юридических документов – и с партнёром Андреем Викторовым запустил облачный сервис по их производству. О том, как устроен «юридический Google Docs», порталу Biz360.ru рассказал сооснователь сервиса «ТурбоКонтракт» Алексей Дьяченко.

Досье

Алексей Дьяченко, сооснователь облачного сервиса по созданию документов  «ТурбоКонтракт». В течение 10 лет был гендиректором компании, занимавшейся разработкой веб-приложений и программного обеспечения. Проект «ТурбоКонтракт» основал в 2012 году вместе с IT-специалистом Андреем Викторовым. Как самостоятельный бизнес он развивается с 2015 года. На первоначальном этапе партнёры вложили в него и свою общую компанию «Умные технологии» около 2 млн. рублей.

Алексей Дьяченко

Достало!

Должность генерального директора подразумевает работу с множеством документов. Москвич Алексей Дьяченко успел изучить все виды проблем, связанных с подготовкой деловых бумаг, в то время, когда руководил компанией по разработке программного обеспечения.

Основная трудность связана с человеческим фактором. Например, скопировав номер ИНН для составления договора, можно не заметить, что «выпала» одна из цифр. У компании-контрагента могут измениться реквизиты, что иногда проходит незамеченным для её партнёров. А если требуется подготовить много документов за короткий срок, вероятность возникновения ошибок увеличивается.

Усложняет ситуацию и общение сторон по электронной почте в процессе подготовки договора. Как правило, в работе над ним принимают участие несколько человек: менеджер, который общается с клиентом, юрист, руководители каждой из двух сторон. При переписке кто-то из этих участников может нажать при отправке очередного письма не кнопку «ответить всем», а «ответить одному» адресату. Общение распадается на пары, которые создают разные документы. Чтобы понять, где между ними отличия, договоры приходится перечитывать и сличать.

«Началось всё с моего личного непонимания, сколько можно с этим бороться. Приходит менеджер и приносит документы, где ошибка в наших реквизитах. Я ему говорю, что на сервере лежат новые реквизиты и новый шаблон договора. Мы предупреждали всех сотрудников о произошедших изменениях. Но менеджер отвечает, что забыл или не посмотрел письмо с этой информацией. Или что ему клиенты прислали договор с нашими старыми реквизитами. Такие случаи были системой», - вспоминает Алексей Дьяченко.

В какой-то момент в компании, которой он руководил, документов накопилось особенно много. К очередной дате сдачи отчётности поставщикам и клиентам срочно потребовались договора, акты и счета-фактуры. В это же время Алексей решил автоматизировать работу с документами.

«У нас довольно серьёзная компетенция в области разработки софта. Всю сферу документов по нашей части мы изучили досконально, так что эта сфера для нас не была новой. Мы решили создать продукт, упрощающий работу с документами. И поняли, что можем с этой задачей справиться», - говорит Алексей.

Step by step

Мониторинг рынка в 2012 году показал, что для автоматизации документооборота существует несколько решений. Но большинство из них были ориентированы на работу  только внутри компаний - в локальной сети предприятий. А для связи с внешним миром по-прежнему приходилось использовать электронную почту.

Поговорив со знакомыми предпринимателями и рассказав им о своей идее облачного сервиса для создания документов, Алексей убедился в их интересе к такому продукту.

Разработка нового продукта, который получил название «ТурбоКонтракт», началась весной 2012 года. Алексей и его партнёр Андрей Викторов запустили проект на собственные средства. Стартовые вложения составили порядка 2 млн. рублей. Это была не самая оптимальная сумма для подобной разработки. Поэтому основатели «ТурбоКонтракта» не могли  нанять больше одного-двух программистов, и значительную часть работы выполняли сами. «Начальный продукт» с базовым функционалом подготовили примерно за полгода.

ТурбоКонтракт Team

На этом этапе программа умела распознавать реквизиты во всех видах текстовых документов и вставлять их в нужный шаблон договора. Она также позволяла создать договор с контрагентом за несколько секунд. Решился и вопрос «обхода» электронной почты. Вся работа с документами велась в «облаке», там же они и хранились.

Развитие проекта шло медленно – форсировать работу не позволяла нехватка финансирования. В первые три года работы проекта приходило много жалоб от пользователей - и разработчики старались учитывать все пожелания по поводу продукта. Основным неудобством в работе было то, что редактирование документа занимало слишком много времени. Для изменения текста пользователь должен был открыть меню у нужного пункта оглавления договора, нажать кнопку «Редактировать», после чего вносить правки в специальную форму. Результат требовалось сохранить, нажав соответствующую кнопку.

Не решалась и проблема появления дублирующих версий документа. В «облачной» папке можно было создавать новые файлы, и при несогласованной работе изменения продолжали вноситься в разные документы.

Что умеет «ТурбоКонтракт»

В 2016 году основатели «ТурбоКонтракта» решили доработать систему, создав собственный инлайн-редактор – встроенный текстовый редактор для одновременной коллективной работы. Редактор позволяет нескольким пользователям работать с одной и той же версией документа, не пересылая её друг другу. Это исключает появление нескольких копий с разными правками.

Сейчас работа в «ТурбоКонтракте» схожа с правками текста несколькими пользователями в сервисе Google Docs. Редактировать документ можно непосредственно в тексте, не открывая дополнительных полей. Сохранять изменения не требуется. Как только пользователь переходит к работе над следующим пунктом документа, система автоматически сохраняет историю редакций, а внесённые изменения выделяет цветом.


Как и при работе в Word, текст форматируется выделением, курсивом, подчеркиванием. В документ можно вставлять таблицы и схемы, формировать нумерованные и маркированные списки, выделять слова и добавлять комментарии.

«Можно сказать, что мы написали свой Google Docs, который позволяет подставлять реквизиты и коллективно работать с документом», - объясняет Алексей Дьяченко.

Как работать с сервисом

Чтобы начать работу в сервисе «ТурбоКонтракт», нужно выбрать подходящий шаблон документа из более 100 вариантов (различные договоры, акты, соглашения и т.д.). В качестве шаблона можно загрузить в систему и любой собственный документ.

В каждом из шаблонов содержатся около 50 окон для внесения переменных данных: вводной части, подписантов, реквизитов и т.д. Пользователю нужно один раз ввести информацию о компании, статусе сторон, наименовании товара или услуги, и т.д. Затем при создании документов на основе шаблона нужно только указать название контрагента, остальные данные (например, реквизиты) система заполнит сама. На составление договора с уже знакомым контрагентом уходит не более минуты.


Документы можно создавать блоками. Например, вместе с договором разработать приложения, акты, письмо с претензией.

Каждый документ, составленный с помощью сервиса «ТурбоКонтракт», содержится в базе данных в виде индексированного текста. Это позволяет искать нужный документ по словам или словосочетаниям, а не только по его названию.

К документу можно «привязать» неограниченное количество тегов для поиска по ним. Один и тот же документ можно снабдить тегами по его виду, названию контрагента, менеджеру, стадии работы с клиентом. Если у документа меняется статус (например, работы по договору завершены или оплачены), у него также меняется и тег.

Все ходы записаны

При работе с документами юристам и руководителям важно отслеживать внесённые изменения. Технология «ТурбоКонтракта» позволяет видеть все правки сразу же после их появления. Уведомление об изменениях в документе приходит на почту пользователям сервиса, работающим над ним. Изменения фиксируются и выделяются цветами, причём цвет зависит от того, как давно были внесены правки.

После окончания работы с документом участники этого процесса получают протокол разногласий. Он отражает изменения, появившиеся в документе за всю историю правок. Когда документ согласован, каждый участник работы над ним подтверждает, что согласен со всеми изменениями. После этого документ превращается в нередактируемую версию.


Быстрее разобраться в сделанных правках помогает интерактивная панель оглавления документа. Она показывает, сколько изменений сделано в каждом пункте, и кто их автор. Отдельно выделяются непросмотренные сообщения. Открыв документ, можно увидеть все пункты оглавления и одним кликом перейти в нужный.

«Насколько я знаю, протокол разногласий  ещё никто не реализовал, и мы можем им гордиться. Тем более что у нас он формируется буквально за секунду», - замечает Алексей Дьяченко.

Деловые и творческие пользователи

Сейчас у сервиса «ТурбоКонтракт» более 3000 пользователей. Большинство из них представляют малый бизнес, среди клиентов много торговых и юридических компаний, а также продавцов недвижимости.

Возможности интерактивного оглавления частей текста серьёзно облегчает работу с большими документами: всегда понятно, где именно была внесена правка. Поэтому в системе нередко согласуют техзадания, состоящие из нескольких десятков страниц. Пользуются программой и для согласования текстов книг между автором, корректором и  редактором.

«При работе над книгой в целом проблемы похожие, как при работе над документами. Главная из них – появление нескольких версий текста. А цена ошибки здесь высока. Представители издательств рассказывали мне, что случаев «ухода» в печать не финальной версии книги довольно много», - рассказывает Алексей Дьяченко.


Отказы от дальнейшего использования сервиса со стороны действующих клиентов случаются редко. «Никому же не приходит в голову написать письмо в Microsoft с просьбой доработать Word, а если кто-то и напишет – вряд ли его рассмотрят. Мы же не оставляем обращения пользователей без внимания. Некоторые вещи мы реализуем в тот же день, если это несложно. Другие разумные требования мы ставим в план», - рассказывает Алексей.

Доступ к сервису «ТурбоКонтракт» платный. Существует пять тарифов, которые отличаются количеством подключенных пользователей и объёмом предоставляемого места в облаке.

«Стартовый» тариф - 490 рублей в месяц с возможностью работы в системе до трёх сотрудников. Тариф на 10 пользователей стоит 1990 рублей. Если компания хочет подключить от 25 до 50 сотрудников, то платит за услуги «ТурбоКонтракта» 9990 рублей ежемесячно.

Привлечение инвестиций

К началу разработки собственного редактора в 2016 году у основателей проекта «ТурбоКонтракт» оставалось совсем немного средств. Поэтому им пришлось искать дополнительное финансирование. Деньги на развитие удалось получить из двух источников: от Фонда содействиям инновациям в виде гранта и от двух инвесторов (один из них – известный инвестор Борис Жилин).

Чтобы подать заявку на участие в гранте, потребовалось заполнить объёмную анкету. Несмотря на наличие онлайн-системы по приёму заявок, основателям проекта неоднократно приходилось лично посещать офис фонда в Москве. Но главную сложность работы с грантом, по словам Алексея Дьяченко, представляет система отчётности.

«Грант многоступенчатый, он рассчитан на несколько лет. Отчётность нужно сдавать раз в полгода, а в первый год – раз в четыре месяца. Деньги относительно небольшие – около 3 млн. рублей. При наших затратах это немного. Но оно того стоило. Мы получили опыт, плюс вошли в инновационное сообщество. После этого нас стали чаще приглашать на мероприятия. А отчётность, если немного приноровиться, сдать можно. Всё-таки мы сами с документами работаем», - рассуждает Алексей.

Общие вложения в проект он оценивает примерно в $0,5 млн.

Продукт, который продвигает себя сам

В первые годы работы «ТурбоКонтракта» количество пользователей росло медленно. Многих потенциальных клиентов останавливало то, что работа в системе была не очень удобной и занимала много времени. Ситуация изменилась в начале 2017 года - после разработки и внедрения собственного редактора.

Всем, кто интересовался программой, но так и не начал ей пользоваться, разослали анонс выхода важного для многих обновления. Когда редактор был готов, многие из них стали пользователями обновлённого продукта.

Страница проекта есть в Facebook, «ВКонтакте» и Twitter. Но они направлены не на привлечение новых клиентов, а скорее на нетворкинг и знакомства. Гораздо больше новых клиентов приносит директ-реклама в поисковиках, а также сам принцип работы с программой. Для совместных корректировок договора пользователь приглашает в систему своего контрагента. Таким образом, вторая сторона пользуется системой бесплатно.

«У нас очень большой потенциал вирусного распространения в системе. Если партнёру нашего клиента нравится в ней работать, он также станет подписчиком и пригласит в неё своих партнёров. Мы уделяем большое внимание тому, чтобы людям было удобно и приглашать, и пользоваться приглашением», - замечает Алексей.

ТурбоКонтракт

В последние несколько месяцев компания «ТурбоКонтракт» начала активно участвовать в выставках и конференциях. Зимой 2018 года проект был представлен на конференции Skolkovo LegalTech, крупнейшем в России и СНГ ивенте по современным технологиям в юридической сфере, а также на форуме для юристов 4LegalForum. Сразу же после этого мероприятия основатели проекта выступали в Лондонской школе экономики на конференции Russian Business Week. Их пригласили туда как один из наиболее интересных российских проектов в сфере IT. Такие мероприятия позволяют устанавливать новые деловые связи и привлекать клиентов.

Что дальше

Сейчас усилия команды проекта направлены на разработку «коробочной» версии продукта. Она позволит устанавливать систему на выделенных серверах компании-клиента. Таким образом, все данные будут храниться внутри компании. Именно это было основным требованием многих представителей крупного бизнеса, в том числе банков. Единственный момент, который не устраивал их в «ТурбоКонтракте» – «облачные» хранилища документов. Как правило, это не соответствует корпоративной политике конфиденциальности, принятой во многих компаниях.

В ближайшие месяцы планируется запустить интеграцию с госреестрами ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Но пользование базами данных этих реестров платное. Поэтому для новой услуги, скорее всего, будет создан ещё один тариф. «Если захотите заключить договор с новой компанией, вам вообще не нужно будет ничего писать. Вбиваете идентификатор – ИНН или ОГРН контрагента, и все данные программа найдет в госреестре. Так мы добиваемся актуальности информации, ведь даже сам контрагент может по ошибке прислать старые реквизиты», - объясняет Алексей Дьяченко.

До конца 2018 года основатели проекта планируют интегрировать «ТурбоКонтракт» со многими другими IT-системам, которыми пользуются в большинстве компаний. Всю информацию можно будет загрузить в сервис из других корпоративных программ. Это избавит пользователей от необходимости заново вводить данные вручную.

Алексей Дьяченко


Читайте также:

Как устроен онлайн-конструктор юридических документов.
Что такое реальная автоматизация и зачем она нужна малому бизнесу.
Как предпринимательница из Петербурга меняет рынок юридических услуг.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Кейсы Предприниматели против ФНС и ПФР: как победить чиновников в суде 20 августа
    Предприниматели против ФНС и ПФР: как победить чиновников в суде
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса 20 августа
    Бизнес-идея для стартапа за границей: фудтрак в Испании
    Прочтёте за 3 мин. Бизнес-идея для стартапа за границей: фудтрак в Испании
  • Маркетинг Пять вдохновляющих книг по маркетингу 17 августа
    Пять вдохновляющих книг по маркетингу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Социальное предпринимательство: как устроен проект для женщин в декрете LifeMama 17 августа
    Социальное предпринимательство: как устроен проект LifeMama
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов 16 августа
    Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды 16 августа
    Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел, приобрёл: как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок 15 августа
    Как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах 15 августа
    Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне 14 августа
    Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке 14 августа
    Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке
    Прочтёте за 8 мин.
  • Маркетинг Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию 13 августа
    Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов 13 августа
    «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Финансы Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах 10 августа
    Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф 10 августа
    Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании 09 августа
    «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука 09 августа
    Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука
    Прочтёте за 4 мин.
  • Маркетинг Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров 08 августа
    Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате 08 августа
    Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании 07 августа
    В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири 07 августа
    Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири
    Прочтёте за 7 мин.
Идёт загрузка материалов