Переписка вместо договора: чем рискуют самозанятые, работая без оформления документов

Самозанятые формально могут работать без бумажных договоров в их классическом понимании. С 2025 года им разрешено использовать ЭДО, но так как это необязательное требование, то многие предприниматели не спешат ему следовать. И выстраивают сотрудничество через переписку в почте и мессенджерах. О том, какие проблемы у такой формы взаимодействия, и какие договорённости считаются юридически значимыми для бизнеса, главный юрист сервиса «Моя удаленка» Валерия Минакова рассказала Biz360.ru.

С сентября 2024 года по март 2025 года ФНС провела пилотный проект по внедрению ЭДО для самозанятых. В рамках проекта самозанятые получили возможность составлять, подписывать и направлять своим заказчикам электронные акты выполненных работ и оказанных услуг. Это можно сделать с помощью мобильного приложения оператора ЭДО или смартфона с функцией NFC.

Несмотря на формальное окончание пилотного проекта, самозанятые и сейчас могут обмениваться электронными документами со своими заказчиками. Законодательство это разрешает, а программное обеспечение операторов ЭДО готово к такому обмену. Но работа с ЭДО не стала обязательной для самозанятых. 

Более того, они могут использовать общий механизм ЭДО, но он им неудобен. Зачастую клиенты самозанятого требуют оформлять квалифицированную электронную подпись (КЭП) – обычную или усиленную. Она обладает полной юридической силой. На простую электронную подпись (ПЭП) соглашаются не все компании-заказчики. 

Оформить ПЭП довольно просто: для этого даже не надо личного присутствия предпринимателя. А выпуск КЭП происходит значительно сложнее. Это требует личной идентификации в аккредитованном удостоверяющем центре от ФНС, куда нужно предоставить пакет документов. В большинстве случаев это платная процедура. 

Поэтому многие самозанятые продолжают работать с заказчиками наиболее простым способом. Они оформляют все договорённости без формальной документации, чаще всего через чаты в мессенджерах, считая их заменой договору. 

С точки зрения закона, такой механизм работы возможен. Статья 434 ГК РФ допускает заключение договора в переписке – через электронную почту или мессенджеры. Кроме того, Гражданский процессуальный кодекс (ст. 71 ГПК РФ) позволяет использовать переписку в качестве письменных доказательств в суде, если конфликт между сторонами придётся решать на официальном уровне. 

Однако не всё так просто. Замена договора перепиской несёт определенные риски для самозанятого. Переписка в мессенджере может быть признана доказательством договорённостей только в следующих случаях: 

• можно установить личности сторон;

• из сообщений ясно следует согласие с условиями предлагаемого задания (объём работ, цена, сроки);

• есть подтверждение факта выполнения работ или оказания услуг. 

Однако даже такая форма фиксации с юридической точки зрения считается слабой. Она не может полностью заменить договор и закрывающие сделку документы: акт сдачи-приёмки выполненных работ или оказанных услуг. На практике переписка только дополняет их, и в случае возникающих споров служит дополнительным доказательством, а не основным. Если самозанятый делает ставку только на переписку, он сильно рискует. 

Главной проблемой для самозанятого при переписке с клиентом или заказчиком вместо договора становится неопределённость условий работ. Поскольку общение в мессенджерах неформальное, стороны зачастую детально не указывают важные с юридической точки зрения нюансы. 

В частности, опускаются или лишены конкретики: 

• точный предмет работ/услуг;

• стоимость;

• сроки;

• порядок сдачи-приёмки работ;

• ответственность сторон;

• требования к качеству работ/услуг;

• описание ожидаемого результата работ и способ его передачи. 

Например, в переписке стороны обговаривают разработку логотипа для бренда, обозначают срок, стоимость, обсуждают техническое здание. Но в итоге заказчик отказывается принять работу и оплатить заказ. А в качестве причины заявляет: «Мне кажется, вы сделали не так, как я хотел». 

И тут выясняется, что перед началом работ стороны не обговорили ряд очень важных моментов. К основным из них можно отнести следующие: 

• Что произойдёт в случае задержки сроков? Например, какой штраф платит исполнитель в этом случае, какие обстоятельства можно считать форс-мажором и т.д.
  

• По каким критериям определяется качество работы? Что должен сделать заказчик, чтобы работа считалась принятой?
  

• Как именно будет выглядеть приёмка результата? 

Такие вещи могут казаться очевидными. Обе стороны думают: «Мы взрослые люди, все всё понимают. А если что-то пойдёт не так, всегда можно найти компромисс». На практике нередко случается, что «очевидность» у каждого своя, как и понятие компромиссов и правильных выходов из ситуации. 

При отсутствии договора заказчик в случае возникновения спора может заявить, что угодно. К примеру: 

• работа выполнена некачественно;

• переписка была лишь обсуждением, а не договором;

• результат работ не передан. 

В результате самозанятый может столкнуться с рядом неприятных ситуаций: 

• Отказ от оплаты. Заказчик вдруг говорит, что не заказывал работу и/или не соглашался с её стоимостью.

• Спор об объёме работ. Без чёткого описания результата сложно доказать, что работа выполнена полностью.

• Претензии к качеству. Если нет критериев качества, то заказчик может бесконечно требовать доработки и отказывать в приёмке работ, ссылаясь на то, что они были выполнены некачественно.

• Невозможность доказать приёмку. Если нет акта, заказчик может утверждать, что результат не принят и/или не был передан заказчику. 

Все эти проблемы приносят самозанятому убытки и бьют по его репутации. Ведь заказчик может рассказать о его «недобросовестности» другим потенциальным клиентам. 

Кроме того, может возникнуть риск переквалификации отношений. Если самозанятый системно работает с заказчиком (ИП или бизнесом) и делает это без договора, у него повышается риск споров с налоговой или трудовой инспекцией. Они могут заподозрить подмену трудовых отношений – а сегодня этот вопрос на особом контроле у государства. Доказать, что отношения носят гражданско-правовой характер, будет трудно. 

Если доказательства представлены только перепиской – доказать в суде свою правоту намного сложнее, чем при наличии подписанного договора. Поэтому единственный рабочий способ снижения рисков для самозанятого – не делать переписку основой сделки. Она должна быть дополняющим элементом и сочетаться с договором, а лучше – ещё и с техническим заданием. Такой набор документов значительно усиливает позицию самозанятого. Для договора можно использовать даже самый простой шаблон, без сложной юридической конструкции. 

Ещё несколько рекомендаций, которые помогут защитить себя и свою позицию: 

• Фиксировать все условия письменно. Как минимум необходимо чётко прописать предмет работ, стоимость, сроки, порядок приёмки и оплаты.

• Подтверждать результат работы. Для этого необходимо составить акт сдачи-приёмки выполненных работ или оказанных услуг.

• Всегда выдавать чек. Для самозанятого это обязательный элемент и доказательство сделки.

• Хранить переписку и файлы. Чаты, техзадания, версии работ, снимки экрана могут стать доказательством существующих договорённостей и их корректировок. а также выполненной работы. 

При использовании переписки и снимков экрана в суде есть важный нюанс. Закон не требует нотариально заверять такие доказательства. Однако суду важно убедиться в том, что они не подделаны (например, исполнитель не сымитировал переписку или не изменил содержимое сообщений на снимке). Поэтому на каждом кадре переписки должна быть пометка: дата и время создания, а также название устройства, на которое сделан снимок. 

Мессенджеры и электронные письма могут подтверждать деловые договорённости. Но они не заменяют договор, особенно если возникший спор всё же дойдет до суда. Поэтому наиболее безопасная модель работы для самозанятого – это сочетание письменных условий с чеком и подтверждением приёмки работы (продукта, услуги). А переписка в этой схеме становится лишь вспомогательным инструментом.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360