Рубрики:
  • Менеджмент
  • Технологии
  • Финансы
  • 5

Можно ли заключать договоры по электронной почте и как это правильно сделать

Прочтёте за 4 мин.
30 мая 2017

Андрей Чумаков – о том, как юридически грамотно «легализовать» обмен электронными документами

IT-инструменты, которые использует Андрей Чумаков

  • 1С:Бухгалтерия
  • КонсультантПлюс
  • Tilda
  • MODx

Заключение договора по электронной почте стало обычной практикой в российском малом и среднем бизнесе. Партнёры по сделке могут находиться на разных концах мегаполиса, в разных городах и даже в разных странах – и большие расстояния не являются проблемой для заключения договора. Но у многих предпринимателей и корпоративных юристов есть определённые опасения по поводу юридической силы такого рода документов. О том, как правильно заключать договоры по электронной почте, порталу Biz360.ru рассказал основатель компании NewLawyers Андрей Чумаков.

Досье

Андрей Чумаков, юрист-предприниматель, основатель компании NewLawyers. Имеет высшее юридическое образование, является кандидатом юридических наук. Более 10 лет работал в одной из компаний «Большой четвёрки», где занимался сопровождением сделок M&A, реструктуризацией и подготовкой бизнеса к приходу инвесторов, представлением интересов инвесторов и стартапов в ходе переговоров. Совместно с партнёрами запустил сервис  NewLawyers.Lite, который помогает компаниям малого и среднего бизнеса экономить на юридическом обслуживании при сохранении высокого уровня юридической защиты бизнеса.

Андрей Чумаков

Имеют ли юридическую силу сканы договоров,
пересылаемые по электронной почте

Договор в письменной форме может быть заключён, в числе прочего, путём обмена электронными документами. С юридической точки зрения под таким документом понимается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

Таким образом, можно предположить, что если скан договора был отправлен по электронной почте, то этого достаточно для признания договора заключённым. Однако этот вывод верен только в том случае, когда, как требует закон, есть возможность достоверно установить, что договор исходит от второй стороны.

Далеко не каждое сообщение, отправленное по электронной почте, такую возможность даёт. Более того – когда вы получаете от вашего контрагента сообщение с приложенным к нему сканом договора, то вы на самом деле не знаете, кто конкретно его отправил и какими полномочиями он обладал.

Каким же образом можно достоверно установить, что договор, отправленный по электронной почте, исходит от второй стороны?

Наиболее очевидный способ – это использование усиленной квалифицированной электронной подписи. Как предусмотрено в федеральном законе «Об электронной подписи» (N63-ФЗ от 6 апреля 2011 года), документ, подписанный такой подписью, равнозначен документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью. По существу, с точки зрения закона, именно использование такой подписи на электронном документе может сформировать достаточную уверенность в том, что его подписало конкретное лицо.

В настоящий момент существует достаточно большое количество специализированных облачных сервисов, которые позволяют обмениваться электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью, даже без установки специализированного программного обеспечения на локальный компьютер.

Методы подтверждения юридической силы договоров,
заключённых по электронной почте

Впрочем, если вы всё же пошли простым путём и ограничились заключением договора по электронной почте, то отчаиваться не стоит. Дело в том, что судебная практика, которая складывается по данному вопросу, всё-таки оставляет хорошему юристу шанс защитить интересы своей компании в случае возникновения спора с контрагентом.

Как показывает анализ, о наличии договорных отношений могут свидетельствовать следующие индикаторы:

  • Очевидные доказательства реальных переговоров по электронной почте с согласованием существенных условий будущих отношений;
  • Наличие реальный отношений, подтверждаемых систематическим документооборотом в электронной форме;
  • Указание в договоре на применяемые электронные адреса, созданные в домене контрагентов, и их реальное использование.
  • Пересылка скана договора с электронной почты руководителя организации с указанием в подписи его ФИО, должности, наименования организации и т.п.

В свою очередь, скана договора может быть недостаточно при наличии следующих обстоятельств:

  • Отсутствие электронной переписки, опосредующей обмен сообщениями по электронной почте;
  • Отсутствие ясности относительно полномочий лица, ведущего переговоры;
  • Использование электронных ящиков на сервисах mail.ru, gmail.com, yandex.ru и т.п.
  • Сомнения относительно чёткости и ясности скана при наличии признаков фальсификации

Кроме того, есть несколько дополнительных рекомендаций, выполнение которых может помочь вашему юристу защитить ваши интересы в суде.

1. Подтверждение договора его фактическим исполнением

Закон говорит, что если одна сторона предложила другой стороне заключить договор (сделала оферту), а другая сторона просто приступила к его исполнению (совершила акцепт), то договор можно считать заключённым.

Иными словами, если вы послали вашему контрагенту скан подписанного договора по электронной почте, и контрагент начал его исполнять (поставил товар, оплатил аванс и т.п.), то он фактически подтвердил существование этого договора. В судебной практике периодически случаются дела, подтверждающие правильного такого подхода.

2. Фактическое заключение договора

Также в законодательстве содержится положение, согласно которому если одна сторона приступила к исполнению договора (например, поставила товар), а другая сторона это исполнение принимает (например, оприходует товар на склад), то впоследствии она, по общему правилу, не вправе требовать признания этого договора незаключённым.

Иными словами, если вы, например, обменялись сканами договора по электронной почте, частично отгрузили товар и контрагент его принял и вообще ведёт себя так, как будто происходящее не является для него чем-то необычным или неожиданным, то можно вести речь о фактическом заключении указанного договора, ведь стороны приступили к его исполнению.

3. Последующее одобрение договора

Наконец, последняя идея, которой можно воспользоваться в случае судебного спора. Закон говорит, что если сделку от имени организации заключил представитель без полномочий, а впоследствии организация эту сделку одобрит, то она рассматривается в качестве заключённой от имени организации. Причём не с момента одобрения, а с момента её заключения неуполномоченным представителем.

Примечательным в данном случае является то, насколько широко трактуется понятие «последующего одобрения» сделки. Под ним, в частности, могут пониматься:

  • письменное или устное одобрение - независимо от того, кому оно адресовано;
  • признание представляемым претензии контрагента;
  • иные действия представляемого, свидетельствующие об одобрении сделки (например, полное или частичное принятие исполнения по оспариваемой сделке, полная или частичная уплата процентов по основному долгу, равно как и уплата неустойки и других сумм в связи с нарушением обязательства; реализация других прав и обязанностей по сделке, подписание уполномоченным на это лицом акта сверки задолженности);
  • заключение или одобрение другой сделки, которая обеспечивает первую или заключена во исполнение либо во изменение первой;
  • просьба об отсрочке или рассрочке исполнения;
  • акцепт инкассового поручения.

Альтернатива обмену сканами по электронной почте

Есть ещё один способ «легализовать» обмен юридически значимыми документами в электронной форме, если по каким-либо причинам использование усиленной квалифицированной электронной подписи, о которой говорилось выше, представляется вам неудобным.

Этот способ предполагает заключение т.н. соглашения между участниками электронного взаимодействия. С его использованием можно, в частности, договориться об обмене договорами по электронной почте, причём такая корреспонденция будет иметь юридически значимый характер.

Подписывать такое соглашение в виде отдельного документа совсем необязательно. Соответствующие правила вполне могут быть внедрены в любое другое соглашение, которое вы заключаете с контрагентом: даже в соглашение о намерениях (при условии придания этим положениям юридической силы), в предварительный или в рамочный договор. 

Есть ещё один важный момент, о котором необходимо помнить. В вашем стандартном договоре, скорее всего, имеется положение, предусматривающее, например, что любое уведомление, направленное с определённого адреса электронной почты, является надлежащим уведомлением. Важно понимать, что такой (или аналогичной) фразы недостаточно для появления соглашения между участниками электронного взаимодействия. Это связано с тем, что закон предусматривает целый набор условий, которые необходимо включить в договор, чтобы он приобрёл статус соглашения между участниками электронного взаимодействия. Поэтому обратитесь к вашему юристу, чтобы он всё грамотно зафиксировал.

После оформления соглашения, если оно будет продумано и составлено грамотно, вы сможете заключать новые договоры с вашим контрагентом, обмениваясь экземплярами таких договоров по электронной почте.

Email-contract

Читайте также:

Как грамотно закрыть ИП и перестать платить взносы.
Как не слететь с «упрощёнки», если компания слишком разрослась
.
Как предпринимателю вернуть налоговую переплату из бюджета.



Комментарии

0
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Прокомментируйте первым.

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пять вдохновляющих книг по маркетингу 17 августа
    Пять вдохновляющих книг по маркетингу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Социальное предпринимательство: как устроен проект для женщин в декрете LifeMama 17 августа
    Социальное предпринимательство: как устроен проект LifeMama
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов 16 августа
    Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды 16 августа
    Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел, приобрёл: как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок 15 августа
    Как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах 15 августа
    Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне 14 августа
    Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке 14 августа
    Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке
    Прочтёте за 8 мин.
  • Маркетинг Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию 13 августа
    Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов 13 августа
    «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Финансы Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах 10 августа
    Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф 10 августа
    Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании 09 августа
    «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука 09 августа
    Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука
    Прочтёте за 4 мин.
  • Маркетинг Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров 08 августа
    Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате 08 августа
    Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании 07 августа
    В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири 07 августа
    Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Доктор, у меня плохой баланс»: как предотвратить финансовые проблемы в компании 06 августа
    Как предотвратить финансовые проблемы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок с инструктором 06 августа
    Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов