Считай-сокращай: как оптимизировать расходы компании

Малый бизнес часто сталкивается с невыполнением планов и убытками не потому, что у него недостаточно клиентов или низкая выручка. Причиной плачевной ситуации с финансами могут быть критические ошибки в управлении расходами. Не все предприниматели понимают, что без системы учёта и регулярного контроля невозможно понимать свою реальную прибыль. О том, как сократить расходы и не навредить бизнесу, эксперт в сфере финансов Наталья Самусенко рассказала порталу Biz360.ru.

Оптимизация расходов бизнеса требует структурного подхода. Все управленческие шаги должны быть обдуманными и запланированными, а финансовый анализ – последовательным. 

Прежде всего, нужно собрать подробную информацию обо всех видах расходов. Чем полнее и точнее будут данные, тем глубже удастся погрузиться в анализ. Особое внимание стоит уделить тому, чтобы все расходы и движения средств фиксировались в отчётности. 

Далее необходимо разбить расходы по ключевым группам. Сначала выявляются переменные (производственные) расходы: сырьё, материалы, затраты на производство товара или оказание услуги; зарплата сотрудников непосредственно занятых в производстве или оказании услуг (упаковщики, столяры, сборщики, швеи, повара, тренеры). Эти затраты будут меняться при изменении объёма выпуска или количества заказов/занятий. 

На следующем этапе нужно определить постоянные расходы. К ним относятся: аренда, коммунальные платежи (не относящиеся к производству), административные затраты, подписки на ПО, расходы на бухгалтерское обслуживание и т.д.; зарплата управляющего, административного, обслуживающего персонала (руководители, бухгалтерия и финансы, HR, юристы, IT-специалисты, охрана, водители офисного транспорта и т.п), налоги на ФОТ. 

При анализе постоянных расходов отдельное внимание необходимо уделять поиску неочевидных трат. Не всегда большие суммы уходят на что-то масштабное, но даже небольшие регулярные платежи могут складываться в значительные цифры. Обязательно стоит проверить подписки на ПО и платные сервисы, проанализировать банковские комиссии, стоимость услуг провайдеров. Даже на таких мелочах можно сэкономить сотни тысяч рублей. 

После этого можно перейти к аналитической части. Чтобы понять, какие траты приносят отдачу, а какие разрушают бизнес, важно соотносить затраты с фактическими результатами: изменением дохода, показателей и метрик. Необходимо сопоставить данные за разные периоды (месяц к месяцу, год к году), чтобы выявить резкие скачки или тренды. 

Пример из практики. Собственник отошёл от операционного управления, передав команде свободу в вопросах ценообразования и маркетинга. Это привело к росту переменных расходов на 9% при падении доходов на 26%. Результат – снижение маржинальности на 10%. 

Сначала мы увидели очевидный рост рекламных расходов, что, казалось бы, и было причиной роста переменных затрат. Однако при анализе выяснили, что команда не контролировала себестоимость и допустила рост закупочных цен. Кроме этого, увеличились премиальные выплаты, так как создавалось впечатление активной и результативной работы. Вдобавок выросли расходы на логистику из-за смены перевозчиков. 

Теперь можно заняться непосредственно оптимизацией: проблемные зоны стали видны, нужно принимать меры. Оптимизация не означает автоматически, что нужно потуже затянуть пояса. Оптимизация – это поиск новых решений. 

Зашкаливают расходы на маркетинг? Меняем стратегию. Высокие расходы на логистику? Пересматриваем логистические маршруты. Растёт себестоимость? Ищем новых поставщиков. Для каждой проблемы своё решение. Увы, универсальных подходов не существует. 

При падении маржинальности на 10% у нашего клиента из примера выше мы пересмотрели контракты с логистическими компаниями и вернули часть лояльных перевозчиков. Это привело к сокращению затрат на логистику на 8%. Вернули личное включение собственника в процесс ценообразования, пересмотрели систему мотивации сотрудников, устранили дублирующие функции, увеличили долю квалифицированных сотрудников, перераспределив ресурсы. В результате – увеличение маржинальной прибыли в 2,8 раза уже в следующем месяце. 

Мало стабилизировать ситуацию в вашем бизнесе один раз, важно держать руку на пульсе потоянно. Ежемесячный анализ проводится в формате «план-факт». Обязателен контроль ключевых показателей: рентабельность по маржинальной и операционной прибыли, периодический пересмотр модели затрат и точек роста. 

Для этого нужно использовать следующие формулы: 

• Маржинальная прибыль = Выручка – Переменные затраты

• Рентабельность по маржинальной прибыли = (Выручка – Переменные затраты)/ Выручка х 100%

• Операционная прибыль = Маржинальная прибыль – Постоянные расходы

• Рентабельность по операционной прибыли = (Маржинальная прибыль – Постоянные расходы)/ Выручка х 100% 

Обращайте внимание на изменение рентабельности. Если выручка и переменные затраты увеличились, но рентабельность осталась прежней, значит бизнес стабильно может генерировать прибыль. Если рентабельность уменьшилась даже при росте выручки, посмотрите, какие затраты увеличились. И подумайте, как их можно оптимизировать. Как это делать, мы рассмотрели выше.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
biz360