На старте многие компании ведут учёт клиентов, финансы и склад в одной-единственной программе – таблицах Excel. Но когда бизнес начинает расти, возможностей этого инструмента уже не хватает. Для дальнейшего развития компании необходимо переходить на IT-решения, которые автоматизируют те или иные бизнес-процессы. О том, как выбрать оптимальное ПО для бизнеса, руководитель службы сопровождения компании «бобдей» Тарас Новак рассказал Biz360.ru.
Тарас Новак – руководитель службы сопровождения компании «бобдей». Имеет два высших образования по специальностям «Государственное и муниципальное управление» и «Проектирование и технологии изготовления электронно-вычислительных средств». Более 13 лет занимается сопровождением решений 1С, из которых около 10 лет – на руководящих позициях. С 2021 года работает в компании «бобдей», которая является официальным партнёром фирмы «1С», выстраивает процессы поддержки и масштабирует команду.
Excel спасает бизнес на старте. В этой программе удобно вести первые таблицы продаж, учёт расходов, составлять простые отчёты. Но со временем бизнес упирается в её ограничения:
- данные в файлах у разных пользователей расходятся, и команда тратит время на выяснение, где актуальная информация;
- владелец бизнеса получает данные о финансовых делах компании только через бухгалтера и уже постфактум;
- менеджеры работают каждый в своём файле и не видят общую картину;
- ошибки накапливаются и превращаются в реальные убытки для компании.
Если бизнесу нужно быстро реагировать на изменения, контролировать финансы и клиентов, Excel становится тормозом. В этот момент и приходит время для использования новой программы – учёта, управления финансами или продажами, складом и так далее.
Компании пора задуматься об автоматизации, если:
-
отчёты собираются вручную и не сходятся;
-
клиенты теряются в хаосе;
-
деньги уходят, а контроля за ними нет;
-
команда тратит время на рутину, а не на развитие.
Когда предприниматель решается на внедрение новой программы, он должен честно ответить себе на несколько вопросов:
-
В каком бизнес-процессе возникает больше всего проблем? Продажи? Склад? Финансы? Начните с определения главного «узкого места».
-
Кто будет работать в программе? Если два человека, то можно использовать одно решение. Если двадцать, то необходима более продвинутая система.
-
Насколько типичен ваш бизнес? Стандартные процессы можно автоматизировать с помощью решения «из коробки». Уникальные процессы потребуют доработки.
-
Кто будет сопровождать программу? Есть айтишник в штате или нужна поддержка извне?
-
Как быстро вы растёте? Если планируете удвоить обороты за год, подумайте, выдержит ли выбранная система нагрузку.
-
Эти вопросы помогут понять, что вам реально нужно, и отсеять лишнее.
-
Простота. Выбранная IT-система должна быть простой и понятной. Если сотрудники месяц учатся работать в программе, скорее всего, она не подходит компании.
-
Быстрый старт. Внедрение не должно превращаться в бесконечный проект. Для малого бизнеса важно запуститься за недели, а не за годы.
-
Минимум затрат на сопровождение. Система должна жить без постоянных дорогих доработок. Лучше выбрать решение, которое закроет 80% задач сразу.
-
Масштабируемость. Сегодня компании нужно управлять продажами, завтра – контролировать кассовые разрывы и склад. Хорошая IT-система способна расти вместе с компанией и закрывать её новые запросы.
- Использовать слишком сложную, «на вырост», программу и платить за функционал, который бизнесу вряд ли когда-то пригодится.
- Экономить на внедрении и потом втройне переплачивать за переделки программы.
- Ориентироваться только на цену и забывать про техподдержку.
- Не думать о росте компании и через год начинать искать новое IT-решение.
Этих ошибок можно избежать, если:
-
Проанализировать собственные процессы и выделить точку роста компании.
-
Определить, сколько сотрудников будет работать в программе.
-
Решить, кто займётся сопровождением – в процессе внедрения продукта и дальнейшей работы в нём.
-
Выбирать не модное, а подходящее бизнесу решение.
Правильный подрядчик не только установит программу, но и разберётся в специфике бизнеса и его процессах. Перед началом сотрудничества хороший исполнитель:
- Проведёт демонстрацию возможностей IT-решения на реальных примерах. Это будут настоящие кейсы, а не презентация с красивыми слайдами.
- Предложит поддержку и обучение. Важно, чтобы сотрудники не отказались от работы в системе через месяц, потому что ничего не понимают в ней.
- Честно скажет, что выбранное решение вам пока не нужно, и предложит другое, более оптимальное.
Выбор IT-решения для малого бизнеса – это не про технологии ради технологий. Это про то, как сделать бизнес-процесс более эффективным и прозрачным, а владельцу дать возможность контролировать сотрудников и принимать решения на основе актуальных цифр.
Перед автоматизацией важно честно оценить свою компанию: какие процессы уже не работают в Excel, где бизнес теряет клиентов или деньги, что мешает расти. Когда картина станет ясной, принять решение о нужной программе будет легче.
И не нужно стремиться внедрить всё и сразу. Начните с малого:
- в кафе на 10 человек это может быть учёт заказов и кассы;
- в интернет-магазине на пять сотрудников логичнее сначала внедрить программу для контроля склада и логистики;
- в небольшом производстве лучше начинать с планирования закупок и расчёта себестоимости.
Главное, чтобы выбранная программа дала результат «здесь и сейчас»: убрала хаос, сэкономила время и помогла заработать больше. Если решение выбрано правильно, оно постепенно подрастёт вместе с компанией и станет надёжной основой для будущего.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
