Соблюдай дистанцию: что нужно знать предпринимателю при коммуникации с налоговыми органами

Требования налоговых инспекторов явиться для беседы в качестве свидетеля многие предприниматели воспринимают как немедленный призыв к действию. Однако следует обратить внимание, в какой форме поступило уведомление, кем и как оно оформлено. Даже контролирующие органы допускают ошибки при коммуникации с налогоплательщиками. О том, на какие нюансы налогового контроля следует обращать внимание предпринимателям и как им самим не допустить ошибок при общении с инспекторами, управляющий партнёр компании SoNa Private Consulting Наринэ Беглярова рассказала порталу Biz360.ru.

Для получения информации от ИП и компаний представители налоговой службы прибегают к различным инструментам. Для более уверенного общения с ними предпринимателям следует знать, что представители налоговой вправе требовать от них и как они должны действовать в соответствии с законом.

Вызов в налоговую по телефону

Телефонный звонок не имеет юридической силы и не признаётся правомерным методом уведомления налогоплательщика о вызове в налоговую инспекцию. Поэтому телефонный разговор подобного рода может носить лишь информативный характер.

Согласно п.4 ст. 31 Налогового кодекса РФ, документы, используемые налоговыми органами при реализации своих полномочий, могут быть переданы адресату только следующими способами:

• лично под расписку о вручении;

• по почте заказным письмом;

• через телекоммуникационные каналы связи;

• через личный кабинет налогоплательщика;

• через информационные системы организации, к которым предоставлен доступ налоговому органу;

• через МФЦ.

Даже требование, врученное налогоплательщику официально, может оказаться неправомерным, если в нём, согласно приказу ФНС от 07.11.2018 № ММВ-7-2/628@, не указаны обязательные сведения. Ими являются:

• сведения о вызываемом лице;

• наименование, адрес налоговой инспекции и номер кабинета, в который вызывается налогоплательщик;

• точное указание времени и даты, в которое необходимо явиться в инспекцию;

• причина для вызова;

• сведения о должностном лице, подписавшем уведомление, и номер контактного телефона.

Уведомление по форме

Уведомление о вызове – официальный документ, который направляется юридическим лицам для приглашения их в налоговый орган для дачи пояснений. Они могут быть связаны как с их собственной деятельностью, так и с деятельностью их контрагентов.

Обязанность явиться в инспекцию по умолчанию возлагается на руководителя компании, то есть на генерального директора, указанного в ЕГРЮЛ. При невозможности явки гендиректора по уведомлению может прийти в налоговую любое лицо, уполномоченное руководителем компании по доверенности.

Для вызова физических, а не должностных лиц, обладающих необходимой для налогового контроля информацией, направляется уведомление о вызове свидетеля в налоговый орган для дачи показаний (приложение к письму ФНС от 22.02.2024 N СД-4-2/2063, форма КНД 1165207). Таким образом, вызов генерального директора с конкретизаций в тексте уведомления его фамилии, имени и отчества является неправомерным. Для таких целей используется уведомление о вызове свидетеля в налоговый орган для дачи показаний.

Препятствия для юридического сопровождения

Нормативно-правовая база налогового права является весьма сложной для человека без юридического образования. Поэтому при общении с налоговым органом предприниматели часто прибегают к помощи юристов.

При этом представители налоговой службы при обеспечении налогового контроля очень тщательно относятся к соблюдению процедуры предоставления права на получение квалифицированной юридической помощи. Чтобы не получить отказ в участии сопровождающих лиц, стоит оформить документы заранее и надлежащим образом.

Следует иметь ввиду, что адвокат имеет право делать замечания, просить перефразировать вопрос, а также давать рекомендации своему клиенту. Однако ответы на вопросы свидетель обязан давать самостоятельно, допрос адвоката вместо вызываемого лица недопустим.

Давление на свидетеля

Допрос свидетеля входит в комплекс мероприятий налогового контроля и регламентируется ст. 90 Налогового кодекса РФ. В ходе проведения допроса свидетеля все показания в обязательном порядке заносятся в протокол.

В соответствии с пп 5. п.2 ст. 99 Налогового кодекса РФ в протоколе указываются все лица, присутствующие или принимающие участие в проведении допроса. Однако на практике предприниматели часто сталкиваются с ситуаций, когда на территории налоговой отсутствует комната для проведения допроса. Поэтому предпринимателей допрашивают в кабинете инспектора, где присутствуют и другие сотрудники отдела. Они также задают вопросы в рамках заявленного предмета. При ознакомлении с протоколом допроса стоит обратить внимание, внесены ли в него фамилии лиц, от которых поступали вопросы.

К сожалению, многие компании совершают ошибки при вызове в налоговую. Они могут привести к финансовым и репутационным потерям для бизнеса. Рассмотрим самые основные ошибки.

Слабая подготовка

Ввиду низкой осведомлённости о механизмах налогового контроля руководители компаний часто недооценивают серьёзность предъявленной претензии со стороны налогового органа. И не понимают, к каким последствиям могут привести результаты мероприятий налогового контроля. При общении с инспекторами они по незнанию могут сделать следующее:

• игнорируют требования налогового органа;

• предоставляют запрашиваемую информацию или документы не в полном объёме;

• не являются на заседания комиссий и рабочие совещания с инспекцией;

• отправляют для дачи пояснений неподготовленных сотрудников;

• на начальной стадии проверки или до проверочных мероприятий не привлекают квалифицированных специалистов в области налогового консультирования.

Отсутствие внутреннего контроля за работой бухгалтерии

Отсутствие или неэффективность контроля работы бухгалтерии часто приводит к тому, что многие ошибки остаются незамеченными до момента вынесения акта по результатам проверки. Например, регулярный внутренний аудит помогает выявлять и исправлять ошибки до того, как они перерастут в проблему и увеличат риски.

Каждый сотрудник бухгалтерии должен чётко понимать свою роль в процессе внутреннего контроля. Избежать подобного рода проблем может правильная структура бухгалтерского блока, внедрение графика сверки первичной документации и сведений в программах 1С.

Подписание документов без консультации с юристом

Сотрудники без юридического образования могут неправильно интерпретировать требования инспекторов или содержание информационного письма. Это тоже приводит к неверным действиям со стороны компании.

Юридическая поддержка позволяет избежать множества ошибок. Внешние или собственные специалисты защищают интересы компании при взаимодействии с государственными органами и предотвращают негативные последствия проверок.

• Убедитесь, что у вас есть все финансовые отчёты, контракты и счета-фактуры за проверяемый период. Прозрачность финансовой деятельности – залог успешного взаимодействия с налоговыми органами. Используйте сервисы для автоматизации учёта.
  
  

• Проводите регулярные внутренние аудиты для выявления потенциальных проблем до того, как они станут причиной вызова в инспекцию или получения информационного письма.
  
  

• Внимательно читайте текст уведомлений и требований. Не спешите делать то, что по закону от вас не требуется.
  
  

• Обучайте персонал основам взаимодействия с контролирующими органами, это поможет избежать множества проблем в будущем. Законодательство постоянно меняется, и сотрудники должны быть в курсе всех актуальных законов, нормативных актов. Проводите тренинги по заполнению документации, общению с инспекторами и другим практическим вопросам.
  
  

• Иногда лучшим решением будет обращение к профессионалам для получения быстрых рекомендаций о подготовке к проверке. Так вы минимизируете риски возникновения неприятных ситуаций с налоговыми органами и сможете сосредоточиться на развитии своего бизнеса.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360