Танцуют все!: что нужно учесть при организации городского праздника

Подготовка и проведение яркого и интересного городского фестиваля – дело сложное и затратное. Помимо необычной концепции мероприятия и линейки активностей, которые привлекут горожан, организаторам нужно решить большой блок вопросов, чтобы событие состоялось. О том, с какими сложностями приходится сталкиваться при организации фестивалей, порталу Biz360.ru рассказала Александра Калачёва, сооснователь агентства событийного маркетинга People need people. 

Любой фестиваль – это массовое культурное мероприятие, посвящённое определённой тематике. Во всём мире распространены музыкальные фестивали, которые выстраиваются по одной схеме: приглашаются для выступлений разные артисты и музыканты на одной или нескольких площадках. 

Мы отошли от проведения таких фестивалей и строим свои мероприятия вокруг каких-либо активностей. Например, у нас есть фестиваль воздушных змеев, основная активность которого – запуск змеев. Мы проводим, в основном, городские мероприятия и стремимся, чтобы к нам приходили семьями - для них устраиваем мастер-классы, организуем интерактивные площадки, мини-квесты и т.д. 

На наши городские мероприятия вход всегда бесплатный – у нас нет входного билета и возрастных ограничений. Основная наша цель – обеспечить интересное времяпрепровождение в офлайне для людей, которые хотят организовать небанальный досуг для своего ребёнка, и сделать это бесплатно. Мы хотим дарить им настоящее семейное приключение, с яркими эмоциями. 

Организовать городской фестиваль непросто, потому что необходимо решить ряд вопросов. Расскажу чуть подробнее о каждой задаче, с которой придётся столкнуться. 

Провести городской фестиваль с точки зрения коммерции помогают партнёры (благодаря им окупаются все затраты, а задействованный персонал получает оплату). Обычно для привлечения партнёров мы готовим спонсорские пакеты с описанием их стоимости и тех услуг, которые в них включены. Любой пакет гарантирует упоминание бренда в пиар-кампании (наружная реклама, соцсети, публикации в СМИ и так далее), промо-зону на мероприятии и объявление ведущим со сцены названия компании. 

Спонсорский пакет может включать в себя предварительный розыгрыш каких-то подарков от бренда или другие интересные интеграции. Мы объясняем компаниям, что яркие акции привлекают к ним внимание и позволяют им решать свои задачи – получать контакты потенциальных клиентов, собирать лиды и т.д. 

Кейс. Во время проведения инсталляции «Аллея парящих зонтиков» мы устроили забег джек-рассел-терьеров. Нашли большое сообщество любителей этих собак и пригласили их к себе. На наше мероприятие они привели своих питомцев в красивых костюмах и комбинезонах. Всем участникам вручили подарки от спонсора мероприятия – компании Royal Canin. Бренд получил именно ту аудиторию, которая ему интересна, и сумел донести до неё информацию о себе. 

Легче всего удаётся договориться с компаниями, которые уже участвовали в фестивалях и городских мероприятиях, а не только в профильных и профессиональных выставках. 

Подготовка к мероприятию делится на этапы. Самый первый – это согласование места проведения фестиваля, даты и времени. В администрацию города надо подать заявку в соответствии со всеми требованиями к документам за 30 дней до мероприятия. Организаторам необходимо позаботиться о безопасности, присутствии кареты «Скорой помощи», охраны, наличии туалетов. 

Площадка выбирается исходя из целей и задач фестиваля. Если брать глобально, то существуют площадки предназначенные и непредназначенные для проведения мероприятий. К местам, предназначенным для мероприятий, мы относим парки, скверы, городские общественные пространства (театры, ДК). Обычно у них есть администрация, которая всё подскажет по регламенту подготовки, даст план площадки, разрешит подключиться к их электричеству, уборку мусора, иногда у них даже есть своя охрана и туалеты. Понятно, что организовать площадку в чистом поле гораздо сложнее, чем в парке с готовой инфраструктурой. 

Есть вариант провести мероприятие на площадке торгового центра. В этом случае можно договориться с администрацией центра о хороших условиях – например, чтобы не платить аренду. Как правило, подобные площадки заинтересованы в том, чтобы проводить у себя хорошие мероприятия. Они увеличивают им трафик. Поэтому мы, как организаторы фестиваля, можем договориться о проведении совместного мероприятии: с нас – дополнительный трафик, с администрации центра – их площадка. В этом случае мероприятие не нужно согласовывать в городской администрации. 

Основная задача организаторов при составлении бюджета – включить в смету все затраты, вплоть до покупки ластиков. В бюджет каждого фестиваля мы закладываем следующие основные статьи расходов: обеспечение мероприятия, согласование, аренда площадки, персонал. Нужно не забыть о страховании ответственности перед третьими лицами. Это обязательный пункт в смете организаторов, чтобы обезопасить себя, если не дай бог, что-то случится на фестивале. 

Кейс. Смета на проведение инсталляции «Аллея парящих зонтиков»: 

• Страхование ответственности перед третьими лицами – 50 000 рублей.

• Аренда железных конструкций – 1 500 000 рублей.

• Аренда сцены – 200 000 рублей.

• Аренда звукового оборудования – 200 000 рублей.

• Охрана – 500 000.

• Аренда склада для хранения конструкций – 50 000 рублей.

• Покупка зонтиков – 280 000 рублей. 

После составления бюджета мы актуализируем его вместе с командой. Начинаем предлагать бартер тем компаниям, которым он может быть интересен. Например, компаниям, которые занимаются грузоперевозками, чтобы они помогли с доставкой необходимого оборудования на площадку. Или ищем частные клиники, которые могут предоставить нам бригаду «Скорой помощи» на время проведения мероприятия. Взамен компании, с которыми мы работаем по бартеру, получают бесплатную рекламу в рамках мероприятия.

Чем больше людей придёт на мероприятие, тем лучше. Поэтому с первых дней работы над проектом привлекается пиарщик. Он составляет медиаплан, выпускает пресс-релиз о фестивале и подготовке к нему, делает публикации на всех страницах мероприятия в соцсетях, размещает посты в профильных сообществах, занимается таргетингом, заботится о появлении анонсов и развёрнутых статей в СМИ. 

Если вход на мероприятия платный (речь не о городских фестивалях – прим. редакции), план PR-кампании должен работать на продажу билетов. Здесь оказываются задействованными все возможности: партнёрка, социальные сети, публикации в СМИ, работа с лидерами мнений и участниками (например, все артисты публикуют у себя посты об участии в фестивале). 

Для привлечения трафика нужны сильные специалисты по PR - либо в команде проекта, либо на аутсорсе. Они должны понимать, что именно продвигают. А для этого им необходимо быть в тесной связке с организаторами. 

Кажется, что можно контролировать все этапы подготовки. Но это, конечно, не так. И к форс-мажорам надо готовиться. 

Есть фактор, который никакому контролю не поддаётся – погода. На хорошую погоду в день проведения мероприятия остаётся только надеяться или молиться. 

Если прогноз погоды ужасный, дату проведения фестиваля можно перенести. Во всех договорах с подрядчиками и клиентами, партнёрами, мы всегда прописываем пункт про форс-мажоры. Оставляем за собой право перенести дату проведения фестиваля при погодных условиях, которые могут угрожать здоровью посетителей. В этом случае придётся заново всё согласовывать с городскими властями. Плюс есть риск потери отношений с некоторыми партнёрами. Понятно, что они тоже готовятся к мероприятию – заказывают брендированную зону, предоставляют для её подготовки свой персонал, находят своих подрядчиков. Для них перенос даты сопряжён с новыми затратами (как и для организаторов). 

За всё время проведения мероприятий только один раз погода нарушила наши планы. Мы начинали фестиваль с хорошей погодой – светило солнце. А потом неожиданно пошёл ливень, и все посетители устроились в одном огромном шатре генерального партнёра. Кстати, партнёр был очень счастлив, потому что отработал все контакты. Для него это было лучшим подарком. 

Другой форс-мажор, не связанный с погодой - это потеря генерального спонсора. Например, в этом году наш проект «Аллея парящих зонтиков» за месяц до его проведения лишился поддержки генерального спонсора. Найти в период проведения чемпионата мира по футболу другого партнёра почти невозможно. И где брать недостающую сумму для организации и проведения инсталляции – 1 000 000 рублей – тоже непонятно. 

Мы решили обратиться за помощью к обычным людям, объявив на Planeta.ru краудфандинговую кампанию. Это дало нам необычную обратную связь. Например, партнёр, который уже нас поддержал, увеличил бюджет, чтобы «Аллея парящих зонтиков» состоялась в этом году. В первый день к нам пришла компания, которая покрыла 25% объявленного сбора, выкупив лот «бренд-зона на мероприятии». Мы условно рассчитывали на горожан, а привлекли внимание компаний. Благодаря краудфандингу о нас везде заговорили и написали. Сейчас мы движемся к своей цели и, думаю, половину заявленной суммы сумеем собрать. 

Некоторым кажется, что самое главное в фестивале – это оригинальная идея в его основе. Но важнее креативности оказывается умение анализировать. Мы изучаем, зачем это мероприятие нужно клиенту (если речь идёт о коммерческом проекте) или нашему партнёру, какие задачи он хочет решить. Потом смотрим, что уже придумывалось и как это сработало. Только после этого включается креатив. 

Важно, если проведённое нами мероприятие сможет поменять что-то в лучшую сторону – для партнёра, участников, посетителей. Например, наша инсталляция «Аллея парящих зонтиков» устраивается на месте парковки. И на время проведения «Аллеи» на парковке проходят концерты, выставки, маркеты, устраиваются лекции, чтения. Мы меняем городское пространство и привлекаем на свою площадку людей, которые на обычную парковку вряд ли пришли, чтобы провести тут вечер. 

Операция «Синхронизация»: сделать искусство понятным.
Mom’s Bazaar: как устроена мастерская семейных мероприятий.
Затянуло в шоу-бизнес: как заработать на звуковом оформлении мероприятий.
biz360