Иногда предприниматель считает покупку нового софта самым простым способом решить накопившиеся в бизнесе проблемы. Продажи просели – нужна новая CRM. Маркетинговой команде сложно оценить эффективность каналов – пора внедрять аналитику. Сотрудники тратят много времени на ручные операции – нужно автоматизировать процессы. Иногда это действительно правильное решение. Но бывает и наоборот: компания меняет систему, а проблемы остаются. Как понять, когда бизнесу стоит вкладываться в новый софт, а когда надо пересмотреть внутренние процессы и работу с имеющимся ПО, исполнительный директор JustPro Илья Мухин рассказал порталу Biz360.ru.
Илья Мухин – исполнительный директор JustPro, российской SaaS-платформы для управления рекламой, клиентами и аналитикой. Работал СЕО рекламного агентства и руководил маркетингом в сфере элитной недвижимости. С 2024 года в компании JustPro отвечает за стратегию развития бизнеса и продукта, маркетинг, юнит-экономику, команду и бизнес-процессы.
Как правило, цель довольно практична: упростить и ускорить работу, сократить рутину, сделать данные понятнее и прозрачнее, а управление более предсказуемым. Триггером может стать как быстрый рост компании, так и, наоборот, сокращение бизнеса.
При росте увеличивается количество клиентов, сотрудников, операций и данных. Если процессы остаются прежними, руководитель постепенно теряет возможность контролировать происходящее. Правильно подобранный софт помогает сохранить управляемость: видеть состояние продаж, финансов и других процессов, быстрее получать информацию и не увеличивать количество ручной работы пропорционально масштабу бизнеса.
При снижении показателей задачи другие. Компании важно понять, где возникают лишние расходы, какие процессы можно удешевить и сколько ресурсов действительно требуется для их выполнения. В этом случае программные решения тоже могут помочь, но только если понятно, какой результат от них нужен.
Сам факт, что бизнес столкнулся с трудностями, ещё не означает, что ему нужен новый программный продукт.
Для этого стоит посмотреть на сам бизнес-процесс, а не на софт, который для него используется. Если сотрудники работают в существующей программе и не получают нужного результата, важно разобраться, на каком этапе происходит сбой. Иногда сложности вызваны тем, что процессы в компании изначально организованы неэффективно.
На проблему с процессами могут указывать:
-
большое количество ручной работы и повторяющихся операций;
-
сложный или слишком долгий сбор данных;
-
проблемы с передачей информации между отделами, например, между производством, складом, продажами и бухгалтерией;
-
неравномерное распределение задач между сотрудниками;
-
необходимость несколько раз вводить одни и те же сведения в разные системы;
-
отсутствие понятного регламента работы.
Отдельно стоит проверить, как сотрудники взаимодействуют с самим программным решением. Даже подходящая система не даст ожидаемого результата, если люди не умеют ей пользоваться, считают неудобной или не понимают, зачем нужно выполнять в ней определённые действия.
Поэтому перед сменой ПО полезно поговорить с теми, кто ежедневно работает в системе. Узнать, какие задачи отнимают больше всего времени, где возникают сложности и какие операции сотрудники предпочитают выполнять вне программы. Иногда после такой обратной связи выясняется, что проблема связана не с самим софтом, а с тем, как организована работа с ним.
Иногда предприниматели считают, что им нужна новая CRM, аналитика или другой сервис, но в действительности это не так.
1. Существующий софт неправильно настроен
Компания может использовать подходящую систему, но не задействовать её возможности или неудобно организовать в ней процессы.
В этом случае покупка нового продукта только увеличит расходы: придётся переносить данные, менять рабочие процессы и заново адаптировать систему под задачи компании.
Сначала стоит проверить, какие возможности уже есть у текущего решения и можно ли с их помощью закрыть необходимые задачи.
2. Сотрудники не хотят или не умеют работать в системе
Если персонал продолжает вести параллельные таблицы, игнорирует CRM или вводит данные только формально, проблема может быть не в программе. Причиной бывает недостаточное обучение, неудобный регламент работы или отсутствие мотивации пользоваться системой.
Переходить на новый софт в такой ситуации – всё равно, что менять рабочий инструмент, не разобравшись, почему им не пользуются.
3. Неэффективен сам процесс
Иногда компания пытается автоматизировать неудачно выстроенную работу. Например, несколько отделов последовательно передают друг другу информацию, хотя часть действий можно объединить или исключить. Новый софт может автоматизировать такую цепочку, но не обязательно сделает её эффективнее.
Сначала стоит пересмотреть процесс, а уже затем решать, какая программа для него нужна.
Бывает и другая ситуация: бизнес уже использовал все разумные возможности текущей системы, но она объективно перестала соответствовать его задачам.
На это могут указывать несколько признаков:
-
программа не справляется с увеличившимся объёмом данных;
-
задачи обрабатываются слишком долго;
-
регулярно возникают сбои и ошибки;
-
интерфейс мешает сотрудникам выполнять основные операции;
-
новые требования бизнеса требуют существенных изменений в системе;
-
для решения отдельных задач приходится придумывать «костыли»;
-
вместо сокращения ручного труда его становится больше;
-
содержание и развитие текущего решения обходятся слишком дорого;
-
появляются серьёзные требования к безопасности данных, которые текущая система не позволяет обеспечить.
Особенно показательно, когда ограничения ПО начинают влиять не только на отдельные операции, но и на развитие бизнеса в целом. Компания уже не может нормально внедрять изменения, не сталкиваясь с ограничениями продукта, а его возможности перестают соответствовать текущим задачам бизнеса.
В такой ситуации дальнейшее развитие системы может оказаться дороже и сложнее, чем переход на другую технологию.
Прежде чем принимать решение о покупке, стоит учитывать не только возможности нового продукта, но и затраты на переход. Важно понять, действительно ли он даст бизнесу заметный эффект по сравнению с развитием уже используемой системы.
Полезно оценить:
-
Стоимость изменений – во сколько обойдутся необходимые доработки текущего решения и внедрение другого.
-
Ожидаемый эффект – сколько времени, ресурсов или денег позволит сэкономить выбранный вариант.
-
Сложность перехода – сколько времени займут внедрение, перенос данных и интеграция с другими системами.
-
Перспектива развития – подойдёт ли выбранное решение компании через несколько лет или скоро снова потребует замены.
-
Риски – что произойдёт с текущей работой компании во время перехода и какие проблемы могут возникнуть при внедрении.
Только после этого можно объективно сравнить два сценария: доработать существующее решение или заменить его.
Даже если решение о смене технологии принято правильно, на этапе выбора бизнес могут поджидать новые ошибки. Чаще всего они связаны с тем, что продукт оценивают не по реальным задачам компании, а по внешним впечатлениям.
-
Выбор «сердцем». Красивый интерфейс, известный бренд или впечатляющая презентация ещё не означают, что продукт подходит конкретной компании.
-
Ориентация на чужой опыт. Отзывы и кейсы других компаний могут быть полезны, но их процессы, масштаб и требования могут существенно отличаться.
-
Поиск без чётких требований. Если заранее не определить, какие задачи должна решать система, выбор превращается в сравнение длинных списков функций.
-
Ожидание, что технология сама решит проблемы бизнеса. Установка программы не заменяет управленческие решения и не делает неэффективную работу эффективной автоматически.
При этом сравнивать варианты стоит не только по цене покупки или ежемесячной плате. Важно учитывать полную стоимость владения продуктом.
Главный вопрос здесь не «сколько стоит программа», а «какую ценность она принесёт бизнесу и оправдает ли затраты».
Смена программного обеспечения сама по себе не решает бизнес-проблему. Она оправдана только тогда, когда новая система действительно даёт компании то, чего уже нельзя получить от текущего решения. Во всех остальных случаях сначала стоит искать причину проблемы в том, как организована работа с уже используемым инструментом.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал и страницу в «ВКонтакте».
