Собственнику или руководителю компании для выполнения бизнес-планов необходимо иметь чётко сформулированные задачи для себя и своей команды. И следить за тем, какая работа над ними ведётся, анализировать возникающие в процессе сложности или отклонения от плана. О том, как определить по-настоящему приоритетные задачи и зоны контроля и как достигать заявленных результатов, в своей авторской колонке для портала Biz360.ru рассказал основатель компании «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов.
Алексей Бояршинов – 42 года, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании
«Корада Консалтинг». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада Консалтинг», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов.
Я живу с планом. Считаю, что работа руководителя невозможна без плана (на месяц, неделю, день). Планирование – это управление хаосом вокруг тебя. Что произойдёт, если не составить план на рабочий день? Всё время точно будет чем-то занято. Задачи гарантированно найдутся: письма, звонки, сообщения, вопросы коллег, клиентов.
Но вот какую пользу за этот день вы принесёте себе и организации? Сможете ли в конце дня подвести итог и сказать самому себе «Да, я отлично поработал и продвинул нас к нашим целям»? Вряд ли.
Составляя план на неделю или день, необходимо выбирать и ставить в «жёсткий календарь» те задачи, которые приближают вас к целям. То есть цели обязательно должны быть. Один раз вы спланировали неделю, исходя из целей (проверили цели и фокус, подумали, теми ли задачами вы собираетесь заниматься, которые стоит делать именно сейчас). Дальше каждый день вы «поедаете» задачки из своего списка, достигая максимальной скорости и не отвлекаясь на размышления о смысле жизни.
- В расписании должны быть опорные пункты – встречи и задачи. Не только клиентские, но и свои собственные – контроль показателей, встречи с сотрудниками, проекты развития и так далее.
Неправильно «уплотнять» свой график так, чтобы все дни были расписаны с точностью до пяти минут. Придерживаться такого графика нереально – одна встреча вместо часа длилась полтора часа, а на другую кто-то не пришёл, и она отменилась. Или случилось что-то непредвиденное, требующее вашего внимания и участия. Сколько времени «бронировать» делами, а сколько оставлять на непредвиденные обстоятельства? Однозначного ответа нет, тут нужно пробовать.
Каждое воскресенье вечером я просматриваю весь список задач в своём накопителе, а также задачи и встречи, которые уже запланированы на следующую неделю. Расставляю их по дням, оставляя время на непредвиденные изменения. У меня два-три часа каждый день свободно, остальное время – распланировано.
Чтобы контролировать наиболее важные аспекты в деятельности своей компании, её владельцу или руководителю нужно понимать, какие аспекты являются наиболее важными. Вдумайтесь в это.
Контролировать что-либо технически – не проблема. Скорее всего, у предпринимателя или наёмного руководителя есть все необходимые инструменты для этого и данные для принятия решений. Или же он может их получить.
- Основной вопрос заключается в том, что именно необходимо контролировать. Какие конкретно цифры, показатели и данные – в отдельном подразделении или компании – важны настолько, чтобы смотреть на них каждый день и думать про них каждый день?
Возможно, вы ответили очевидно – выручка, маржа, чистая прибыль. Кто-то с образованием MBA или просто более продвинутый ответил «EBITDA» или что-то в этом роде. Но всё это – «запаздывающие показатели», не так ли? Они отражают результаты вашей деятельности в прошлом. Когда-то – месяц или два месяца назад – вы приняли некоторые решения, поработали и теперь получили прибыль. А вот какие показатели вам необходимо посмотреть именно сегодня, чтобы понять размер прибыли/маржи/выручки через месяц или через два? Это самая сложная часть вопроса.
Определять, ЧТО важно контролировать для бизнеса или отдела, вырабатывать механизмы контроля, осуществлять этот контроль и принимать решения, если показатели ухудшаются – это работа руководителя.
Эту работу я не стал бы никому делегировать (если только не хотел бы назначить руководителем кого-то вместо себя). Так что 80% усилий направьте на то, что нужно контролировать. А уж 20% на то, как технически контролировать.
Контроль показателей, которые вы определили как наиболее важные, поставьте в свой рабочий календарь. Сделайте его вашей ежедневной задачей или задачей, которой вы станете заниматься раз в два-три дня.
У моей компании «Корада» проектный бизнес, и мы считаем план-факт по вехам одним из важных опережающих показателей. То есть если для завершения очередного этапа проекта и получения оплаты от клиента нужно пройти двадцать вех, а мы сейчас только на десятой – с большой долей вероятности мы «на полпути до денег». Это работает, если вехи расставлены правильно. План-факт по вехам в разрезе проектов и этапов я контролирую каждый день.
Помимо показателей, которые отражают деятельность команды и компании в прошлом и сейчас, есть задачи, которые необходимы выполнить в ближайшем будущем. Чтобы отслеживать достижение запланированных результатов, должны быть планы. Причём очень конкретные – с задачами, которые нужно сделать, и результатами, которых необходимо достичь.
Допустим, у нас с коллегой есть план, как он будет расти в течение шести месяцев: какие задачи он научится выполнять, какое обучение пройдёт и какие сертификаты получит. Сложно ли в этом случае отслеживать достижение результатов? Нет. Можно встречаться, например, раз в две недели или ежемесячно. Доставать составленный план и проверять, выполнены ли все те задачи, которые должны быть сделаны. Достигнуты ли показатели? Главное тут – цель, чёткий план, промежуточные цели и регулярность работы.
Концентрация на поставленных задачах в нашей компании достигается координациями (регулярными планёрками с заранее известным составом участников, целями и планом проведения). Например, в понедельник утром проходит финансовая координация. В ней принимают участие руководители и бухгалтер. То есть все те сотрудники, которые имеют отношение к получению оплат от клиентов.
На этой координации мы открываем бюджет доходов. Каждый из руководителей рассказывает, какие оплаты он планирует получить на предстоящей неделе и какие ключевые задачи для этого собирается выполнить. Это фокусировка на неделю по сбору оплат. Ну и так далее.
- Правильно организованная встреча занимает 15-30 минут, и в ней участвуют только те, кому это необходимо. Такие встречи помогают синхронизироваться по разным вопросам: проектам, офисным делам, финансам и т.д.
Отслеживать выполнение поставленных задач просто. Для этого каждая из них должна оставлять у вас какой-то след. Нельзя просто отдать задачу исполнителю и забыть о ней. Чем более чётко и регулярно вы контролируете выполнение поставленных задач, тем выше вероятность, что они будут делаться. Такова магия.
Если ваши сотрудники уверены, что, выдав им задачу, вы спросите результат в обозначенный срок – задача, скорее всего, будет сделана. Когда ваши сотрудники знают, что про половину задач вы забываете, станут ли они серьёзно относиться к вашим поручениям и обозначенным дедлайнам?
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в Facebook, аккаунт в Instagram и канал на «Яндекс.Дзен».
