Небольшие розничные магазины, как правило, для оформления заказов у поставщиков или своего же центрального склада используют старые методы – таблицы Excel, переписку по электронной почте или даже телефонную связь. Это приводит к получению не того товара, который заказывали, потере времени при оформлении новых заявок и прочим проблемам. О том, как удалось решить эти вопросы в сети розничных магазинов «Эльдорадо» в Сочи, порталу Biz360.ru рассказал её руководитель Руслан Календжян.
Руслан Календжян, предприниматель из Сочи, руководитель розничной сети «Эльдорадо». У сети 7 магазинов в Сочи; их основной ассортимент – продукты, табак, алкоголь, бытовая химия, средства гигиены. Персонал каждой торговой точки – 5 человек, количество наименований товаров – 4 тысячи. Компания работает с 500 поставщиками. У неё есть собственный склад, продукция из которого развозится по магазинам в соответствие с их заказами.
Сеть «Эльдорадо» - типичный пример местного продовольственного ритейла. Все его 7 магазинов расположены в спальных районах Сочи. В ассортименте - те товары, которые удобно купить в магазине около дома, а не ехать за ними в крупный торговый центр.
До недавнего времени сотрудники центрального склада сети «Эльдорадо» работали с поставщиками товаров и ассортиментом следующим образом: они вручную подсчитывали количество нужных товаров в магазинах, на глазок определяли, что именно необходимо заказать у поставщиков, исходя из личного опыта и смекалки.
«Главная проблема – это опытные кадры: их не хватает. Поэтому один специалист, формирующий заказы поставщикам, может работать с двумя-тремя магазинами сети, плюс заменять заболевшего специалиста или отпускника. Конечно, он допускает ошибки, потому что не владеет полностью информацией о текущем состоянии дел в каждом универсаме. А наша сеть растёт – мы готовимся к запуску ещё трёх магазинов. Всё это заставило нас искать эффективные решения для устранения «человеческого фактора» при формировании заказа и контроля товарных запасов в каждой точке», - объясняет необходимость автоматизации Руслан Календжян, руководитель сети «Эльдорадо».
В поисках простого, но эффективного IT-решения руководство сети «Эльдорадо» изучило несколько программных продуктов. Оказалось, что многие программные сервисы ориентированы на крупных ритейлеров, а не на мини-маркеты или небольшие сети. В момент поиска подходящей программы Руслан Календжян узнал о возможностях сервиса «1С-Товары».
Этот сервис состоит из модулей управления запасами, ассортиментом, продажами, поставками, также есть опции автозаказа и прогнозирования спроса. Руководитель проекта «1С-Товары» Александр Сандульский в прошлом лично занимался продуктовым ритейлом. Поэтому сервис создавался для решения тех проблем, с которыми он сталкивался раньше.
Розничная сеть «Эльдорадо» решила внедрить один из модулей сервиса – «Автозаказ». Он позволяет центральному складу сети видеть остатки товаров в каждом магазине, анализировать продажи и формировать прогноз с учётом праздничных и выходных дней. Сервис самостоятельно формируют заявки поставщикам, чтобы в наличии всегда были самые продаваемые позиции, а не очень популярные товары не пылились на полках.
долгое время формирования заказа
До начала использования сервиса «1С-Товары» Руслан Календжян понял, что практика управления запасами товаров негативно влияет на развитие компании. Он вспоминает, как ещё недавно создавали заказы сотрудники магазинов.
«В Excel открывался прайс с остатками товаров на центральном складе. В этом документе было обычно 500-600 складских наименований с ценами и доступными объёмами продукции. Дальше сотрудник магазина открывал базу 1С, чтобы понять, сколько какого товара сейчас находится на полках. Исходя из этого, он принимал решение, что именно и в каких количествах надо заказывать. Или решал, что пока ещё с новой поставкой можно подождать. При этом вспоминал предыдущие поступления, чтобы определиться с размером заказа. Округлял количество, кратно упаковке. Например, полуторалитровую кока-колу в пластике со склада привозят упаковками по 6 бутылок, или чупа-чупсов в коробке 100 штук, и меньше не заказать. Всё это надо учитывать.
При необходимости оформления заказа сотрудник возвращался в таблицу Excel. Там в прайсе напротив нужной позиции товара указывал, какое количество требуется магазину. Затем прайс с заказом отправлялся по электронной почте на наш центральный склад, где уже собирали нужные магазину позиции. Если нужного товара не было в наличии, делали заказ у поставщиков.
Времени на такой анализ остатков и необходимых закупок у опытного работника магазина уходило несколько часов, так как обычно заказывается 70-100 наименований. Вот вы уже устали от моего рассказа? А представьте, сколько времени это отнимало у наших сотрудников», - описывает процесс формирования заказов Руслан Календжян.
Модуль «Автозаказ» сервиса «1С-Товары» анализирует продажи конкретного магазина на основе статистики его работы. Исходя из этих данных и реальных остатков, он прогнозирует продажи таким образом, чтобы не было дефицита популярных позиций. При этом учитывает праздничные и выходные дни. Сотрудникам магазина или склада не надо самим анализировать весь объём данных, чтобы сформировать заявку. Сервис рассчитывает, какие товары, когда и в каком количестве необходимо заказать.
«На все действия по формированию заказа у магазина и склада уходило не менее трёх часов, когда это делалось старым способом. Теперь сервис позволяет сделать всё за 10 минут», - подчёркивает Андрей Доброченко, менеджер сервиса «1С-Товары».
большое количество ошибок
При оформлении заказа сотрудники каждого магазина отправляли на склад письмо с перечнем нужных позиций. При этом часто возникали ошибки в наименовании продукции: названия из магазина, которые зачастую добавлялись в прайс вручную разными сотрудниками, не совпадали с названиями на складе. И персоналу склада для формирования заказа приходилось это учитывать, перепроверять прайс, совершать уточняющие звонки в магазины.
Сервис «1С-Товары» распознаёт разночтения склада и магазина в названиях позиций. Он избавляет персонал магазина и склада от бесконечных поисков, сверок и попыток найти нужный товар. Всё это тоже экономит время сотрудников и позволяет уделять больше внимания развитию сервиса в сети «Эльдорадо».
Сейчас персонал сети «Эльдорадо» изучает новые возможности модуля «Автозаказ». Но сотрудники магазинов загружены текущей работой, особенно в летний, туристический для Сочи, сезон. Персоналу не всегда хватает времени на обучение.
«Думаю, после того, как люди обучатся и освоятся с возможностями нового для нас сервиса, они забудут про бумажки, путаницу с названиями и долгий процесс формирования заказов. Тогда работа закипит, при этом сотрудникам станет спокойнее и комфортнее», - рассчитывает Руслан Календжян.
Как организовать «умное» кассовое место в розничном магазине.
Как автоматизация позволила вчетверо сократить время на оформление заказа.
Кассиры больше не нужны: как устроена «умная» витрина для магазинов нового поколения.
