В компании HandyHouse год назад задумались над тем, как упорядочить информацию об ассортименте товаров. Данные хранились в таблицах Excel, искать нужные сведения приходилось долго, а для оформления заказа требовалось вносить часть информации в договор вручную. На поиск простого, удобного и недорого решения ушёл почти год. За это время было перепробовано несколько продуктов от разных вендоров, а нужное решение пришло вместе с очередным клиентом. О том, как удалось облегчить работу менеджеров и создать дополнительные удобства для клиентов, порталу Biz360.ru рассказал Андрей Стогов, основатель компании HandyHouse.
Андрей Стогов, 33 года, предприниматель из Калининграда, основатель и владелец компании по продаже и установке дверей
HandyHouse. По образованию – психолог. С 2007 года занимался продажами дверей и фурнитур, в 2012 году открыл собственную компанию, которая поставляет двери от польских, российских и белорусских фабрик. В Калининграде у HandyHouse один оффлайн-магазин, компания ориентирована на B2B-сектор.
При оформлении заказа менеджеры компании HandyHouse ещё до недавнего времени использовали таблицы Excel. В них была номенклатурная информация о товаре и его характеристиках, а также стоимость. Менеджер, создавая заказ, постоянно обращался к таблицам. При этом он в момент оформления должен был высчитывать с помощью калькулятора, какова себестоимость заказа и сколько на нём сможет заработать компания HandyHouse.
«Раньше клиент мог ждать по полчаса, пока мы ему оформим заказ. Люди сидели тут очень долго, а если они были ещё и с детьми, то все сходили с ума», - рассказывает Андрей Стогов, владелец и директор HandyHouse.
Сложно была устроена и работа по отслеживанию заказа. Менеджер, который его принимал, в своих документах регистрировал, когда от клиента поступала оплата, когда она перечислялась производителю, когда и как осуществлялась работа над заказом на производстве. Часть сведений при этом хранилась у него в электронной почте: именно туда приходили документы от фабрики в формате pdf.
«Если кого-то из менеджеров не было на месте, то узнать информацию по его заказу было невозможно. Нет человека, и всё пропало», - вспоминает Андрей Стогов.
В 2016 году основатель компании HandyHouse начал искать CRM для автоматизации процесса оформления заказа и отслеживания всех этапов его выполнения. Тестировали несколько программ, но они не предоставляли необходимый функционал.
В какой-то момент остановились на одном продукте и даже оплатили его установку. «Всё было ничего. Но как-то нам потребовалось внести в программу незначительные изменения для удобства работы с ней. Оказалось, что это очень дорого: в разы дороже, чем стоила сама программа. Мы решили, что нам это неинтересно», - комментирует Андрей Стогов.
Для поиска CRM он обращался к разным организациям. Но везде предлагались модульные системы, где за подключение каждого модуля необходимо было платить отдельно. Требовались большие средства или же отдельный человек в штате компании, который бы занимался такой автоматизацией.
«На тот момент у нас не было ни желания, ни возможностей тратить на автоматизацию много денег. Мы компания небольшая, есть потребность в разумной экономии»
После этого разговора Андрей Стогов зашёл на сайт «1С» и ещё раз изучил продукт. «Я понял, что в нём есть всё то, что мне нужно. Так был сделан выбор в пользу этой программы».
Чтобы найти компанию, которая бы автоматизировала его бизнес, Андрей Стогов вбил в поисковик Google название продукта. И связался с той фирмой, которая одной из первых высветилась в результатах поиска – написал письмо по электронной почте.
Представители этой фирмы связались с Андреем через двое суток и предоставили ему бесплатный доступ к программе «1С:УНФ» для её тестирования. «Я понял, что она мне подходит. Есть целый пакет возможностей, не надо самому ничего додумывать, предусмотрены даже формы договоров. В общем, это всё то, что требуется маленькой организации», - рассуждает Андрей.
Ответ на просьбу выставить счёт и предоставить уже платный доступ к продукту не пришёл и через несколько дней. Такая неповоротливость разочаровала владельца HandyHouse. Через интернет он нашёл в Калининграде официального представителя «1С» – компанию «Айтек».
Её сотрудники прямо в день обращения пригласили Андрея в свой офис и продемонстрировали все возможности программы. В компании HandyHouse решили, что им не подходит коробочное решение. Поэтому сделали выбор в пользу облачного «1С:УНФ». «Облако» позволяет не тратиться на содержание собственных серверов для хранения всей информации. Для предоставления «облачного» решения специалисты «Айтек» перенаправили клиента к своим партнёрам – в компанию «СервисКлауд».
Представители «СервисКлауд» начали работать с Андреем Стоговым в первый же день его обращения и удалённо предоставили доступ к программе. В компании HandyHouse в ней может работать пока только один человек. Как говорит её владелец, на данном этапе развития предприятия доступ нескольким менеджерам одновременно не требуется. Но, возможно, что со временем он станет востребованным, и тогда количество рабочих мест увеличат - эта процедура простая и понятная, кроме доплаты от фирмы-клиента не потребуется никаких действий.
Вся автоматизация обошлась компании в 6 тысяч рублей: за эту сумму программой можно пользоваться в течение полугода
После нескольких месяцев работы в программе персонал HandyHouse «копит» вопросы для следующей консультации. В частности, они касаются оформления отгрузочных документов и настройки работы кассы.
Сейчас на оформление заказа в компании HandyHouse тратят примерно 5 минут (вместо прежних 20-30). Менеджер не использует никаких таблиц Excel. Он выбирает в программе «1С:УНФ» категорию товара, после этого задаёт нужные параметры, система автоматически формирует форму заказа, внося в неё все необходимые данные, в том числе и по стоимости. Предложенная форма отправляется на печать для подписания у клиента и сохраняется в программе.
Здесь же её всегда может найти любой другой менеджер. И даже если не он оформлял заказ, без связи с нужным коллегой может уточнить детали этой заявки. В «1С:УНФ» отражается информация об оплате, а также дальнейшая судьба заказа – его передача на производство, предполагаемые сроки выполнения и отгрузки материалов. Эта информация вносится менеджерами вручную после связи с фабриками. Но главное, что она доступна всем сотрудникам компании.
«Сейчас у нас есть программа, в которой мы не только формируем заказы, но и всё видим, всё контролируем. Это очень удобно. В продукте «1С» я всегда уверен, он постоянно дорабатывается. И мне не о чем беспокоиться», - резюмирует Андрей Стогов.
Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация помогла компании не пропускать ни одного звонка.
Кейс: как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.
