Рубрики:
  • Кейсы
  • Финансы
  • Технологии
  • 5

Как автоматизация позволила вчетверо сократить время оформления заказа

Прочтёте за 3 мин.
21 июня 2017

Кейс от калининградской компании HandyHouse

IT-инструменты, которые использует Андрей Стогов

  • 1С:Управление нашей фирмой
  • 1C:Бухгалтерия
  • Dropbox
  • Facebook
  • Microsoft Excel

В компании HandyHouse год назад задумались над тем, как упорядочить информацию об ассортименте товаров. Данные хранились в таблицах Excel, искать нужные сведения приходилось долго, а для оформления заказа требовалось вносить часть информации в договор вручную. На поиск простого, удобного и недорого решения ушёл почти год. За это время было перепробовано несколько продуктов от разных вендоров, а нужное решение пришло вместе с очередным клиентом. О том, как удалось облегчить работу менеджеров и создать дополнительные удобства для клиентов, порталу Biz360.ru рассказал Андрей Стогов, основатель компании HandyHouse.

Досье

Андрей Стогов, 33 года, предприниматель из Калининграда, основатель и владелец компании по продаже и установке дверей  HandyHouse. По образованию – психолог. С 2007 года занимался продажами дверей и фурнитур, в 2012 году открыл собственную компанию, которая поставляет двери от польских, российских и белорусских фабрик. В Калининграде у HandyHouse один оффлайн-магазин, компания ориентирована на B2B-сектор.

Андрей Стогов

Зачем потребовалась автоматизация

При оформлении заказа менеджеры компании HandyHouse ещё до недавнего времени использовали таблицы Excel. В них была номенклатурная информация о товаре и его характеристиках, а также стоимость. Менеджер, создавая заказ, постоянно обращался к таблицам. При этом он в момент оформления должен был высчитывать с помощью калькулятора, какова себестоимость заказа и сколько на нём сможет заработать компания HandyHouse.

«Раньше клиент мог ждать по полчаса, пока мы ему оформим заказ. Люди сидели тут очень долго, а если они были ещё и с детьми, то все сходили с ума», - рассказывает Андрей Стогов, владелец и директор HandyHouse.

Сложно была устроена и работа по отслеживанию заказа. Менеджер, который его принимал, в своих документах регистрировал, когда от клиента поступала оплата, когда она перечислялась производителю, когда и как осуществлялась работа над заказом на производстве. Часть сведений при этом хранилась у него в электронной почте: именно туда приходили документы от фабрики в формате pdf.

«Если кого-то из менеджеров не было на месте, то узнать информацию по его заказу было невозможно. Нет человека, и всё пропало», - вспоминает Андрей Стогов.

Поиск программного решения

В 2016 году основатель компании HandyHouse начал искать CRM для автоматизации процесса оформления заказа и отслеживания всех этапов его выполнения. Тестировали несколько программ, но они не предоставляли необходимый функционал.

В какой-то момент остановились на одном продукте и даже оплатили его установку. «Всё было ничего. Но как-то нам потребовалось внести в программу незначительные изменения для удобства работы с ней. Оказалось, что это очень дорого: в разы дороже, чем стоила сама программа. Мы решили, что нам это неинтересно», - комментирует Андрей Стогов.

Для поиска CRM он обращался к разным организациям. Но везде предлагались модульные системы, где за подключение каждого модуля необходимо было платить отдельно. Требовались большие средства или же отдельный человек в штате компании, который бы занимался такой автоматизацией.

«На тот момент у нас не было ни желания, ни возможностей тратить на автоматизацию много денег. Мы компания небольшая, есть потребность в разумной экономии»

Выход из уже затянувшейся ситуации нашёлся совершенно неожиданно. Весной 2017 года в магазин обратилась в качестве клиента Екатерина Тигорева, дизайнер интерфейсов компании «1С». Во время долгого оформления заказа она разговорилась с Андреем и сказала, где работает. Он в ответ пожаловался, что не может найти для своей компании подходящую систему CRM. В ответ Екатерина предложила попробовать программу «1С:Управление нашей фирмой» - и прямо в офисе продемонстрировала её работу.

После этого разговора Андрей Стогов зашёл на сайт «1С» и ещё раз изучил продукт. «Я понял, что в нём есть всё то, что мне нужно. Так был сделан выбор в пользу этой программы».  

Выбор подрядчика

Чтобы найти компанию, которая бы автоматизировала его бизнес, Андрей Стогов вбил в поисковик Google название продукта. И связался с той фирмой, которая одной из первых высветилась в результатах поиска – написал письмо по электронной почте.

Представители этой фирмы связались с Андреем через двое суток и предоставили ему бесплатный доступ к программе «1С:УНФ» для её тестирования. «Я понял, что она мне подходит. Есть целый пакет возможностей, не надо самому ничего додумывать, предусмотрены даже формы договоров. В общем, это всё то, что требуется маленькой организации», - рассуждает Андрей.

HandyHouse

Ответ на просьбу выставить счёт и предоставить уже платный доступ к продукту не пришёл и через несколько дней. Такая неповоротливость разочаровала владельца HandyHouse. Через  интернет он нашёл в Калининграде официального представителя «1С» – компанию «Айтек».

Её сотрудники прямо в день обращения пригласили Андрея в свой офис и продемонстрировали все возможности программы. В компании HandyHouse решили, что им не подходит коробочное решение. Поэтому сделали выбор в пользу облачного «1С:УНФ». «Облако» позволяет не тратиться на содержание собственных серверов для хранения всей информации. Для предоставления «облачного» решения специалисты «Айтек» перенаправили клиента к своим партнёрам – в компанию «СервисКлауд».

Как проходила автоматизация

Представители «СервисКлауд» начали работать с Андреем Стоговым в первый же день его обращения и удалённо предоставили доступ к программе. В компании HandyHouse в ней может работать пока только один человек. Как говорит её владелец, на данном этапе развития предприятия доступ нескольким менеджерам одновременно не требуется. Но, возможно, что со временем он станет востребованным, и тогда количество рабочих мест увеличат - эта процедура простая и понятная, кроме доплаты от фирмы-клиента не потребуется никаких действий. 

Вся автоматизация обошлась компании в 6 тысяч рублей: за эту сумму программой можно пользоваться в течение полугода

Вместе с доступом в программу HandyHouse получили четыре часа консультаций специалиста компании «СервисКлауд», заплатив за это 7800 рублей. Первые два часа уже были использованы: консультант приезжал в офис клиента и объяснял, как выстраивать в продукте «1С» номенклатурную базу. Коллективу магазина он показывал, как следует формировать заказ в программе с минимальными затратами по времени. Сейчас предложенный им алгоритм используется в повседневной деятельности.

После нескольких месяцев работы в программе персонал HandyHouse «копит» вопросы для следующей консультации. В частности, они касаются оформления отгрузочных документов и настройки работы кассы.

Чего удалось добиться в результате автоматизации

Сейчас на оформление заказа в компании HandyHouse тратят примерно 5 минут (вместо прежних 20-30). Менеджер не использует никаких таблиц Excel. Он выбирает в программе «1С:УНФ» категорию товара, после этого задаёт нужные параметры, система автоматически формирует форму заказа, внося в неё все необходимые данные, в том числе и по стоимости. Предложенная форма отправляется на печать для подписания у клиента и сохраняется в программе.

Здесь же её всегда может найти любой другой менеджер. И даже если не он оформлял заказ, без связи с нужным коллегой может уточнить детали этой заявки. В «1С:УНФ» отражается информация об оплате, а также дальнейшая судьба заказа – его передача на производство, предполагаемые сроки выполнения и отгрузки материалов. Эта информация вносится менеджерами вручную после связи с фабриками. Но главное, что она доступна всем сотрудникам компании.

«Сейчас у нас есть программа, в которой мы не только формируем заказы, но и всё видим, всё контролируем. Это очень удобно. В продукте «1С» я всегда уверен, он постоянно дорабатывается. И мне не о чем беспокоиться», - резюмирует Андрей Стогов.

Automation

Читайте также:

Какие преимущества дает небольшой компании автоматизация.
Кейс: как автоматизация помогла компании не пропускать ни одного звонка.
Кейс: как автоматизация позволила сократить время на обработку заказов.



Комментарии

1
Войдите через аккаунт социальной сети:
  • Азат 25.11.2017 11:44

    Как такое возможно:
    "в ней может работать пока только один человек"
    И
    "она доступна всем сотрудникам компании"
    ?
    Если в программе может работать только один человек, то значит все остальные ничего делать не могут, либо делают это по очереди...

Это ответ на комментарий (отмена - x)
  • Задайте вопрос
    профи

    Наши эксперты ответят на любой вопрос

    Задать вопрос
    Ваш вопрос отправлен

    Ваш вопрос

    Введите Имя
    Введите E-mail
    Отправить Очистить
Возможно, вас заинтересуют другие наши материалы
  • Маркетинг Пять вдохновляющих книг по маркетингу 17 августа
    Пять вдохновляющих книг по маркетингу
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Социальное предпринимательство: как устроен проект для женщин в декрете LifeMama 17 августа
    Социальное предпринимательство: как устроен проект LifeMama
    Прочтёте за 6 мин.
  • Менеджмент Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов 16 августа
    Мы будем жить теперь по-новому: как изменятся правила работы сайтов-агрегаторов
    Прочтёте за 3 мин.
  • Персоны Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды 16 августа
    Спасти и сохранить: как работает мастерская по пошиву этнической одежды
    Прочтёте за 5 мин.
  • Маркетинг Пришёл, увидел, приобрёл: как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок 15 августа
    Как мотивировать посетителей сайта совершать больше покупок
    Прочтёте за 6 мин.
  • Идеи для бизнеса Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах 15 августа
    Лучший подарок, конечно, горшок: как заработать на необычных презентах
    Прочтёте за 5 мин.
  • Персоны Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне 14 августа
    Бизнес в эмиграции: как предпринимателю стать «своим» в Лондоне
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке 14 августа
    Игра в открытую: как заработать на поликарбонате, теплицах и бесплатной доставке
    Прочтёте за 8 мин.
  • Маркетинг Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию 13 августа
    Формула успешной скидки: что нужно учесть ритейлеру, запуская промо-акцию
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов 13 августа
    «Угрожать – неконструктивно»: как заработать на обучении коллекторов
    Прочтёте за 6 мин.
  • Финансы Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах 10 августа
    Пять вдохновляющих книг о деньгах и финансах
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф 10 августа
    Бывший госслужащий: как принять его на работу и не попасть на штраф
    Прочтёте за 3 мин.
  • Менеджмент «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании 09 августа
    «Мы ждём перемен»: как подготовить и провести реформы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука 09 августа
    Двухколёсная экзотика: как заработать на велосипедах и беговелах из бамбука
    Прочтёте за 4 мин.
  • Маркетинг Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров 08 августа
    Цифры не врут: как оценить результаты рекламной кампании у блогеров
    Прочтёте за 3 мин.
  • Идеи для бизнеса Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате 08 августа
    Всё будет «Тип-топ»: как заработать на детских занятиях в нестандартном формате
    Прочтёте за 6 мин.
  • Кейсы В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании 07 августа
    В одной упряжке: как IT-решение помогло связать работу всех отделов компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири 07 августа
    Made in Taiga: как заработать на дарах природы из Сибири
    Прочтёте за 7 мин.
  • Финансы «Доктор, у меня плохой баланс»: как предотвратить финансовые проблемы в компании 06 августа
    Как предотвратить финансовые проблемы в компании
    Прочтёте за 4 мин.
  • Идеи для бизнеса Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок с инструктором 06 августа
    Фитнес-клуб в формате онлайн: как устроен сервис удалённых тренировок
    Прочтёте за 5 мин.
Идёт загрузка материалов