Взгляд назад: почему для бизнеса крайне важно регулярно подводить итоги

Работу над ошибками периодически проводят многие предприниматели и компании. Это помогает улучшать сервис или продукт, находить более эффективные способы взаимодействия с клиентами. Но не менее важно отмечать собственные заслуги, чтобы превращать разовый позитивный результат в регулярный успех. Основатель проекта «Бизнес со смыслом» Виктория Бехтерева в авторской колонке для портала Biz360.ru рассказывает о том, что такое ретроспектива в бизнесе и как правильно её проводить.

В российской бизнес-среде всё более распространяется культура планирования: проводить стратегические сессии стало хорошей привычкой во многих компаниях. А вот с подведением итогов сложнее - ретроспективы многими организациями до сих пор воспринимаются как ненужный процесс. Зачастую люди неправильно понимают цель этой сессии. Иногда такой подход приводит к тому, что любое подведение итогов превращается в пиар: «Смотрите, какой я крутой, как многого я достиг».  

Даже привычные к ретроспективе scrum-команды иногда осознанно забывают об этой части работы. Почему? Потому что подведение итогов - эмоционально трудный процесс. Он требует много времени и энергии. Необходимо честно признать все неудачи, проанализировать, что к ним привело, отметить свои ошибки и адекватно оценить себя. Закрыть глаза на этот опыт и пойти дальше не получится: процесс подведения итогов заставляет ставить точку. 

Ретроспектива года, проекта, месяца - это инструмент, который позволяет учиться на своих ошибках и успехах, рассчитывать алгоритм и делать удачи закономерностью. Она помогает извлекать уроки из пройденного и делиться знаниями с коллегами, это ключ к постоянному улучшению. 

Самый глобальный эффект ретроспективы - постараться добиться эффективной работы, показать, что нет ничего ненужного, из всего можно извлечь либо опыт, либо наработанные инструменты. Сам процесс проведение ретроспективы - способ остановиться, получить обратную связь и на основании этих данных, пойти дальше. 

В основе ретроспективы лежит концепция цикла Деминга - PDCA, что расшифровывается как Plan, Do, Check, Act: планирование, действие, проверка, корректировка. Цель ретроспективы не только отметить для себя какие-то удачные и провальные действия, но и получить примерный план изменений. Не фундаментальную и окончательную стратегию изменений во всём бизнес-процессе, а наброски эксперимента на ближайший период. Команда что-то придумала, она пробует, анализирует результат и решает, что делать дальше. Это постоянный процесс обсуждения и брейншторминга.  

Можно выделить два основных фокуса ретроспективы: индивидуальная и командная. Индивидуальную предприниматель может проводить с самим собой, например, каждый год в декабре. Рекомендуется составить список достижений, определить свои приоритеты, оценив, на что тратили больше времени в прошедшем году, и сформулировать список целей на новый период. Я, например, в это время запускаю новый курс или делаю онлайн-ретроспективу своего года.  

Процесс проведения ретроспективы в организациях иной. С точки зрения спиральной динамики, компании развиваются по принципу маятника. Существует индивидуальный уровень развития компании и коллективный, и в процессе развития они сменяют друг друга. 

Если в организации на момент подведения итогов наблюдается командная структура и преобладают настроения «мы команда» и «мы сила», то полезнее сделать фокус на индивидуальном вкладе каждого. Люди социальны и привыкают мыслить категориями «мы», теряя самобытность. Чтобы уравновесить силы в команде, стоит сконцентрироваться на персонализации. 

Если же в организациях превалирует индивидуальная культура, присутствует соревновательный дух и момент соперничества, то в данном случае полезно провести коллективную ретроспективу и сконцентрироваться на вопросе «а что мы делаем как команда?» 

Также важно настроение ретроспективы. Удачно завершённый проект - это повод для гордости, похвалы и благодарности. Такое ретро может стать очень мощным мотиватором на дальнейшие подвиги. На нём можно разобрать, в чём сильна команда, какие наработки можно масштабировать или использовать снова. 

Бывает, что на таких сессиях появляются неожиданные герои, выясняется, что кто-то проявил себя в несвойственной роли и может в этом направлении развиваться дальше. Может быть, какой-то подрядчик оказался настолько хорош, что благодаря ему весь этот год был лишен переживаний и каких-либо задержек по поставкам.  

Неудачный опыт или не самый успешный год - тоже повод для трезвой оценки своих действий и возможного перераспределения средств и других ресурсов. Такая ретроспектива поможет выявить пробелы и подумать, как и чем их можно заполнить. 

По сути, ретроспектива состоит из нескольких частей. Самый простой сценарий включает в себя четыре блока.  

• Шаг первый: обсуждение фактов. Это могут быть статистические и аналитические показатели, отдельные успехи и неудачи. Перечисляем и отмечаем их.
  
  

• Шаг второй: эмоции. Сюда можно включить благодарность, обсудить, что радовало, давало энергию, а что огорчало и о чём неприятно вспоминать. На этом этапе я очень рекомендую провести терапевтическую игру под названием «круг благодарностей»: люди по очереди благодарят друг друга, причём за что-то конкретное.
  
  

• Шаг третий: анализ. Что предшествовало удачам, а что стало предпосылкой для неудач. Исходя из этого делаются выводы.
  
  

• Шаг четвёртый: принятие решений. Основываясь на всём, что наработала команда, нужно создать список конкретных решений и действий на следующий период.

Хорошим помощником в процессе обсуждения и подведения итогов будут различные IT-приложения для отслеживания и распределения задач. Например, программа для управления проектами небольших групп Trello позволяет отлично систематизировать проекты, хорошо визуализировать весь процесс и выделять ответственных. Или Holaspitir - сервис, который позволяет проводить эффективные совещания, фиксировать договорённости и быстро поднимать протоколы всех встреч. Также отличным инструментом могут стать обычный онлайн-календарь и интеллект-карты. 

Подведение итогов - это то, что позволяет компании не застрять в паутине неудач и страхов, начать двигаться вперёд без излишних эмоциональных выплесков. В процессе подведения итогов команда задаёт себе три важнейших вопроса:  

• Что я продолжаю делать? 

• Что я прекращаю делать? 

• Что мне начать делать нового, чтобы сохранить и усилить сильные моменты и не допустить прошлых ошибок?

Часто на сессиях я наблюдаю удивление, когда люди смотрят на свои результаты и отмечают, как много они, оказывается, сделали. Мы склонны в суете и беготне забывать и не замечать того, что для нас на самом деле важно, концентрироваться на плохом. Именно поэтому очень важно вовремя остановиться, оглянуться назад, и, используя прошлый опыт, планировать будущее. 

Скидки и распродажи: полезный инструмент или ловушка для бизнеса. 
Как бороться с сезонным спадом продаж: опыт 15 компаний из разных сфер.
Конкуренция и конкурентная борьба: 10 уроков от предпринимателей-практиков.
biz360