В жизненном цикле любой компании возникает период, когда необходимо автоматизировать часть бизнес-процессов на важных участках работы. Без этого сложно выдерживать конкуренцию и выделяться среди других участников рынка. Процесс автоматизации всегда связан с поиском наиболее подходящего IT-решения. О том, что предпринимателю следует учитывать при выборе ПО, порталу Biz360.ru рассказал Игорь Размета, основатель компании «Метод».
Игорь Размета – 36 лет, предприниматель из Ростова-на-Дону, основатель и директор компании «Метод». Окончил Новочеркасский политехнический институт (кафедра автоматизированных систем обработки информации и управления). Работал в компании- франчайзи фирмы «1С», где прошёл путь от программиста до заместителя директора по техчасти. В 2016 году вместе с партнёром Дмитрием Жемчужниковым открыл компанию «Метод», которая является официальным партнёром фирмы «1С» и занимается внедрением продуктов 1С и их интеграцией с другими системами. В 2022 году компания «Метод» заняла второе место в конкурсе «Лучший кейс 1С:Реальная автоматизация».
Автоматизация позволяет компании работать эффективнее. На процессы тратится меньше времени, становится более прозрачной работа отдельных сотрудников или целых отделов, увеличивается производительность и т.д. Но решение об автоматизации собственник бизнеса довольно часто откладывает, потому что не хочет разрушать устоявшиеся принципы работы или не может выделить для этого средства и ресурсы прямо сейчас.
Мы оказываем услуги по внедрению IT-решений фирмы 1С. К нам обращаются предприниматели с запросами об автоматизации. Мы поняли, что есть три причины, когда эти запросы возникают:
-
Первая – предприниматель понимает, что не может контролировать процессы в компании. В чём это выражается? Несколько простых примеров: собственник не знает, сколько у него денег на счетах или сколько товара на складе. Не понимает, сколько клиентов обслужила его компания в этом месяце или на этой неделе, какие именно товары были востребованы, и так далее. Чаще всего подобные ситуации возникают у предпринимателей, у которых не было опыта автоматизации. Открывая бизнес, они думали, что смогут записывать всю нужную информацию о компании в блокноте или в таблицы Excel. Но по мере роста своего дела с удивлением обнаружили, что этих инструментов для учёта недостаточно. Нет учёта – нет нормального дохода.
-
Вторая – предприниматель хочет, чтобы его бизнес был максимально эффективным. Такой собственник понимает, зачем нужна автоматизация: по своему собственному предпринимательскому опыту или опыту в найме. Он видел или участвовал в автоматизации бизнес-процессов, знает, какие проблемы она решает. И хочет повторить этот опыт в своей компании или при открытии нового направления деятельности.
-
Третья – в необходимости автоматизации предпринимателя убедили знакомые или чужой опыт. Он не видел преимуществ автоматизации бизнес-процессов лично, но знает о них от коллег или конкурентов. Конечно, он горит идеей работать так же – с меньшими трудозатратами, но с лучшими финансовыми результатами.
Поняв, что бизнесу нужна автоматизация, предприниматели задумываются о том IT-продукте, который хотели бы использовать. Как правило, сначала они самостоятельно изучают рынок. Делают запросы в поисковиках, изучают опыт знакомых, посещают семинары и вебинары, которые проводят производители ПО или компании, внедряющие его.
По нашим ощущениям, за продуктами, которые порекомендовали знакомые, обращаются около 95% клиентов. И это неудивительно. Мы все живём по рекомендациям: выбираем товар на маркетплейсах по отзывам, учитываем опыт родственников или друзей. Рекламы слишком много, уже все перенасытились и не верят ей. Один из самых достоверных источников – рекомендации.
Чтобы выяснить, какой продукт действительно подходит компании, нужно провести обследование. Либо мониторинг, диагностику, анализ деятельности бизнеса – cинонимов много. Суть в том, чтобы выяснить участки учёта в компании и то, как устроены бизнес-процессы. Нужно узнать, какую информацию и от кого получают сотрудники, ответственные за учёт на разных его этапах – например, заявки на закупку материала или акты от поставщика. Понять, что они делают с этой информацией дальше, с какими отделами или сотрудниками взаимодействуют по этим документам и так далее.
Мы, как внедренцы IT-решений, хотим подобрать максимально полезный для конкретной компании продукт. Но зачастую предприниматели не понимают, зачем проводить обследование. Многие приходят с запросом «Мне нужен только этот продукт», и приходится вести долгие расспросы, чтобы понять, а точно ли он так необходим. Например, когда стартап хочет внедрить сложную ERP-систему, мы всегда объясняем, почему функционал этого решения на данном этапе развития бизнеса избыточный. И показываем, как простые операции в сложно устроенной системе не могут быть быстро и дешёво доработаны под нужды пользователя.
1. Бюджет на автоматизацию. От того, сколько средств компания готова потратить на эти цели, многое зависит. В частности, проводить внедрение собственными силами или с помощью внешнего подрядчика, сколько рабочих мест автоматизировать, использовать облачное или коробочное решение.
2. Стоимость продукта. Надо выбирать IT-решение не только по первоначальным затратам на него, но и помнить про стоимость обслуживания каждого конкретного рабочего места. Например, при выборе коробочного решения 1С компании могут понадобиться более мощные компьютеры, системные администраторы в штате, собственные серверы. Также для дальнейшей поддержи решения надо оформлять подписку ИТС, а иногда – и подписку на отраслевое ИТС. Всё это – дополнительные расходы, которые не входят в первоначальную стоимость продукта. Если говорить про облачное решение, то затраты в месяц напрямую зависят от количества пользователей системы. Также могут возникнуть дополнительные расходы на внедрение, доработки и обучение пользователей, причем часто эти расходы могут превышать стоимость самого ПО в разы.
3. Компетенции сотрудников и руководства. Используемое решение должно отвечать их уровню подготовки, чтобы не возникало проблем в работе. Например, если говорим про розницу и кассиров, то для них ПО должно быть максимально понятным и простым, без нагруженного функционала и лишних терминов. Компаниям с производством требуются комплексные решения, более сложные в использовании, и с разделением уровней доступа.
4. Срок реализации проекта. От того, сколько времени даётся на внедрение, зависит функционал продукта, срок на обучение сотрудников и работу в тестовом режиме. Если это сезонный бизнес, который через месяц-два должен полноценно работать в новой программе, то нужно было либо раньше заниматься автоматизацией, либо внедрять решение в упрощённом варианте. Возможно, часть операций при упрощённом варианте придётся выполняться в ручном режиме, или потребуется дополнительный контроль. Когда есть отлаженная текущая система, но прогресс шагнул вперёд и необходимо перейти на новый продукт, то тут можно более спокойно подойти к процессу.
5. Конечный результат автоматизации. Для всех компаний он один – повышение прибыли. Собственнику нужно знать, какие конкретные задачи предстоит решить: например, автоматизировать работу с входящими заявками, ускорить доставку, сократить количество ошибок при сборке заказов. Автоматизации ради автоматизации не должно быть.
6. Помнить про возможное сопротивление персонала. Бывают идеальные внедрения, которое все в компании с удовольствием поддерживают. Но иногда ответственные сотрудники и персонал сопротивляются, так как меняются процессы компании и их привычный алгоритм работы. Тут либо IT-решение нужно подстраивать под запросы компании (делать доработки), либо наоборот. По нашему опыту, чаще всего противятся автоматизации те сотрудники, которые плохо выполняли свою работу. Их результаты становятся прозрачными, и руководство понимает, что у компании есть балласт в виде нечестных, ленивых или неэффективных специалистов. Конечно, от таких стремятся избавиться.
7. Интерфейс продукта. Если интерфейс интуитивно не понятен, то у пользователей возникнут с ним сложности, особенно у сотрудников старшего возраста. Когда компания уже использует какое-то IT-решение, то нужно, чтобы новый продукт по интерфейсу был похож на предыдущий. Тогда сотрудникам будет проще решать различные задачи в нескольких продуктах. Так, например, фирма 1С следит за схожестью интерфейсов. И научившись работать с одной программой, пользователю легко освоить ещё и новую.
При выборе продукта нужно делать небольшой «запас на вырост». То есть учитывать, что компания будет делать через полгода и год, какой функционал ей может понадобиться. Например, компания понимает, что скоро ей придётся осваивать новый канал продаж и выходить на маркетплейс. Поэтому в выбранном ПО должен быть функционал по созданию карточек товара или возможность интеграции IT-решения с платформой маркетплейса.
Компании стоит рассчитывать свои силы перед автоматизацией и понимать, что выбор ПО – это не навсегда. Рано или поздно возникнет необходимость, скорее всего, в новом решении. И это нормально: иначе бизнес не сможет развиваться и увеличивать финансовые показатели.
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
