Зачем предпринимателю личный помощник: опыт руководителя IT-компании

Предприниматели довольно часто жалуются на то, что не успевают справляться со всеми рабочими задачами и вопросами, не говоря уже о личных делах. Такая ситуация чревата стрессами, срывами дедлайнов и договорённостей, выгоранием. Одно из возможных решений этой проблемы – взять личного помощника, который будет разруливать всю рутину. О том, что дало появление такого специалиста и какие задачи выполняет личный ассистент, в своей авторской статье для портала Biz360.ru рассказал директор компании «Корада Консалтинг» Алексей Бояршинов.

Одно из лучших решений, которые я принял в этом году – появление личного помощника. 

Впервые мысль о том, что неплохо было бы нанять такого сотрудника, появилась года три-четыре назад. Почти из каждого учебного видео, созданного бизнес-тренером или предпринимателем, я слышал совет: «Первое, что необходимо сделать руководителю – нанять персонального ассистента». 

Тогда у меня родилась мысль: «Может быть, отсутствие ассистента действительно мешает мне расти и развиваться?». Тем не менее, в то время я так и не решился нанять личного помощника. Наверное, потому что просто не ощущал в нём потребности. Думал, что у меня нет столько задач, в которых он мне мог бы помочь. 

Для ассистента в тот момент я видел лишь одну область применения – ту, что связана с организацией командировок и путешествий. А поскольку поездок у меня не так много, я мог самостоятельно справиться с покупкой билетов или же обратиться за помощью к администратору офиса. 

Только спустя несколько лет я окончательно осознал, что помощник мне действительно необходим, и нанял его, а если точнее, её – это девушка. В этом году наш замечательный администратор офиса попросила расширить круг обязанностей, ну и оплату труда, конечно, тоже увеличить. При этом сказала, что ей нравится помогать мне в разных задачках, которые я иногда ей поручаю. Довольно редко я просил её купить билеты мне и моей семье, забронировать для нас гостиницу и т.д. Каждый раз, когда я давал подобное задание, у меня возникало ощущение, что это «использование служебного положения в личных целях». 

Я был доволен тем, как наш администратор офиса выполняла разовые личные поручения, поэтому в ответ на её просьбу о расширении круга задач предложил попробовать себя в роли моего персонального ассистента. Мы установили небольшой испытательный срок, можно сказать, тест-драйв. В течение месяца я давал больше разных личных задач и смотрел, как она справляется. А наш администратор, в свою очередь, думала, насколько ей интересна такая работа. Тут всё совпало – её желание и моя потребность в помощнике. 

Мы стартовали с той же самой работы, что уже делали раньше – организации поездок и досуга. Со временем я начал передавать ассистенту всё новые и новые задачи. Например, поиск, выбор и покупку самых различных предметов – подарков, сертификатов, вещей для дома и работы. А также задачи, связанные с контентом. Да-да, сегодня мой помощник занимается подготовкой статей и кейсов для сайта нашей компании. Мне повезло, что у неё есть интерес к такой деятельности, и она умеет писать. 

Вот круг обязанностей моего ассистента сегодня: 

• Проанализировать данные CRM, собрать статистику;
• Провести интервью со мной и оформить в виде текста;
• Превратить надиктованные мною тезисы в статью;
• Найти, забронировать и оплатить обучение для сотрудников компании;
• В корпоративном «Яндексе» проверять и выдавать сотрудникам доступы к книгам, проектам, создавать и блокировать аккаунты;
• Находить книги для нашей корпоративной библиотеки;
• Покупать и организовывать доставку нужных бытовых мелочей, подарков, заказов из интернет магазинов;
• Подготовить/собрать документы (для страховки, льготной IT-ипотеки и т.д.);
• Организовать отпуск или поездку куда-то (билеты, развлечения, брони);
• Находить необычные виды отдыха для моей семьи – организовывать поездки, экскурсии и т.д. 

Уверен, что со временем этих задач станет больше. 

Мой помощник решает и личные, и офисные задачи в течение рабочего дня. Наша команда всегда была распределённой, но сейчас из офиса и вовсе работают единицы московских сотрудников. Бывает такое, что в течение недели там никто вообще не появляется. Поэтому я могу с уверенностью сказать, что сейчас офисных дел у нашего администратора и моего личного помощника по совместительству стало гораздо меньше. 

Она работает в гибридном режиме. В те дни, когда нужно подписать документы или встретить курьера, приезжает в офис. В остальные – работает удалённо из дома. График ассистента достаточно гибкий. В утреннее или дневное время она может отлучиться по личным делам, если это необходимо. Главное, чтобы задачи выполнялись в обозначенные сроки. 

Ежедневного контроля за её деятельностью нет. Я не прихожу к моему ассистенту каждое рабочее утро с вопросом: «А что ты собираешься сегодня делать? Распиши час за часом». Просто не вижу в этом смысла. Если контролировать работу помощника таким образом, то в чём тогда будет облегчение для меня как руководителя? 

Однако контроль всё же существует. Мы сделали канбан-доску в общей группе в «Битрикс24», где видны: 

• новые задачи;

• задачи, находящиеся в работе;

• задачи, ожидающие моей проверки или приёмки;

• выполненные задачи. 

Помощник, получая задачу, ставит себе её в «Битрикс24». И я могу в любой момент взглянуть на нашу канбан-доску и оценить ситуацию. Где это требуется, ассистент делает вложение к задачам в виде ссылок на таблицы или другие документы. Я часто ими пользуюсь, так как это очень удобно. Кликаешь на ссылку – и перед глазами вся нужная информация. Мы наладили этот контроль, чтобы ничего не забывать и следить за статусами задач. 

Если говорить о задачах, связанных с отдыхом для моей семьи, то при их выполнении ассистент руководствуется нашими предпочтениями. В первый раз она прислала варианты на свой вкус. Среди них я выбрал те, которые меня особенно увлекли. Помощница частично знала о моих предпочтениях ещё до вступления в новую должность. Мы внутри компании общаемся открыто, делимся историями с уикендов и отпусков. Сегодня у нас с ассистентом единый взгляд на то, что интересно мне и моей семье. 

Для меня пока самое сложное в работе с ассистентом – находить задачи, которые можно делегировать. Я понял, что это прямо-таки навык, который надо развивать. До сих пор, хотя мы работаем уже не первый месяц в таком режиме, временами при выполнении какой-то задачи я ловлю себя на мысли: «Зачем я это сам делаю? Это же можно отдать помощнику. Она справится ничуть не хуже, чем я». 

Например, совсем недавно я искал для работы трипод (гибкий штатив для съёмок телефоном). Спустя час от начала поиска я «очнулся» на сайте магазина, продающего квадрокоптеры... Спрашивается, почему я сразу не дал помощнику поручение найти, купить и привезти в офис эту вещь? 

Часто мне сложно понять, что задачу можно отдать. И не потому, что не доверяю своему личному помощнику. Я просто ещё не привык делегировать задачи, а по-прежнему пытаюсь выполнить их сам. 

Во-первых, у меня высвободилось немного личного времени. Теперь я могу потратить его на выполнение тех задач, до которых раньше не доходили руки. 

Во-вторых, я избавился от той работы, которой мне всегда было сложно и утомительно заниматься. До кого-то дозвониться, о чём-то договориться и тому подобное. Недавно моя помощница собирала документы для оформления ипотечного кредита. Сначала она выяснила все детали у представителя банка, отправила сканы документов с нашей стороны, потом запросила часть документации со стороны строительного подрядчика, передала их в банк и убедилась, что всё было получено. Задача не сложная, но требует выполнения многих шагов – созвониться, написать письма, уточнить и так далее. 

Такого рода дела у меня всегда плохо получаются. Я нахожу время, чтобы позвонить, с той стороны не берут трубку. Когда же перезванивают мне, я чаще всего на деловой встрече и не могу ответить. Так выполнение задачи занимает не день, а целую неделю. Поэтому, могу отметить, что благодаря появлению помощника произошло не только высвобождение часов, но и ускорение выполнения заданий. 

И, в-третьих, я стал делать контент гораздо быстрее. Раньше подготовкой материалов занимался исключительно я. И в силу моей занятости выпуск статей и кейсов – на нашем сайте и на сторонних ресурсах – был не таким частым, как хотелось бы. Сейчас же мы работаем в паре с моим помощником, а потому нам удаётся создавать больше контента. 

Могу с уверенностью заявить, что записать аудио с ответами, а потом пробежаться по готовому тексту и поправить его – это не то же самое, что сесть и полностью самому его написать. Это совершенно разные объёмы работ, даже если требуются существенные правки. 

Мне сложно сказать, какое количество часов конкретно у меня освободилось благодаря личному помощнику. Но давайте попробуем посчитать. 

Возьмём задачу по организации моей поездки с детьми в Калугу. Если бы это задание выполняла моя помощница, я бы потратил на него минут 10 своего времени – 5 минут на формулировку пожеланий и 5 минут на то, чтобы выбрать подходящие варианты билетов, отеля и развлечений. Однако в этот раз наш семейный отдых пришлось организовывать именно мне. 

Выбрав отель, я сразу же столкнулся с проблемой – в нём не оказалось трёхместных номеров. Тогда я написал менеджеру на почту (звонить-то мне некогда), письменно сформулировал своё пожелание и ждал ответа. Спустя время мне пришло письмо с вариантами заселения. Я выбрал наиболее подходящий и оплатил его. После этого начать искать экскурсии и мероприятия на Tripster, почитал отзывы и принял решение, куда мы пойдём с детьми в Калуге. Всё вместе это заняло у меня часа полтора. 

Таких задач на неделе бывает несколько. Предположу, что за рабочую неделю в среднем экономлю часа четыре. Отмечу, что я никогда не задавался целью посчитать, сколько времени у меня освободилось с появлением помощника. Поэтому мои подсчёты носят приблизительный характер. 

Для меня главное не количество часов, а сам факт того, что это время действительно у меня появилось. Сейчас я сконцентрировался на развитии руководителей проектов и увеличении продаж компании. Стал чаще ходить на пресейл-встречи, больше работать и общаться с людьми. То есть делать то, на что раньше катастрофически не хватало времени. 

Сложно сказать, дорого это или нет – иметь своего помощника. Ведь персональные ассистенты бывают разные. Вы можете найти помощника, проживающего в каком-нибудь небольшом городке и работающего на вас удалённо несколько часов в день – это будет бюджетно. Или же наймёте специалиста из Москвы, который имеет знания и навыки бизнес-ассистента – он вам будет стоить как директор. 

Надо понимать, что величина зарплаты помощника зависит от ваших требований к нему. Если нужно, чтобы он был доступен 24 часа 7 дней в неделю, имел водительские права и мог отвезти вашу машину в сервис или на мойку, знал английский и итальянский, то за это придётся серьёзно заплатить. 

Бывают ассистенты, например, которые вырастают в директоров. Вот вы взяли себе помощника, а уже через несколько лет он стал в вашей компании исполнительным директором, потому что знает, как всё в ней устроено. В общем, как вы поняли, ассистенты разные. Я уверен, что помощника можно найти как за 25, так и за 250 тысяч рублей в месяц. 

Тут уместнее рассуждать о том, какую зарплату можно предложить, как оценить «пользу» этого сотрудника. Давайте попробуем решить вопрос рентабельности на примере несложной задачи. Вы – собственник компании и хотите в обозримом будущем лично зарабатывать 1 миллион рублей. Круглая и приятная цифра. 

• Возьмём нормальный график (не круглосуточную работу). Тогда у вас есть примерно 160 часов в месяц на рабочие задачи. Недавно вы наняли себе персонального ассистента за 80 000 рублей в месяц и делегировали ему некоторые свои задачи. Теперь у вас освободилось 4 рабочих часа в неделю. Вопрос – рентабельно ли это? 
  
  

• Рассчитаем стоимость вашего рабочего часа, разделим предполагаемый доход, то есть 1 миллион рублей, на 160 часов. Получается, что час вашей работы стоит 6 250 рублей.
  
  

• Теперь умножим стоимость вашего рабочего часа на количество часов в месяц, которые у вас дополнительно освободились после появления помощника, допустим, на 16 часов.
  
  

• Получается, что стоимость 16 часов вашей работы составляет 100 000 рублей. А теперь порассуждаем логически. Если заработная плата вашего помощника до 100 000 рублей, то его найм, очевидно, – это рентабельно. Вы покупаете своё время дешевле, чем оно стоит. 

Если у вас уже есть помощник или вы только задумываетесь о его найме, попробуйте рассчитать рентабельность. Идите от величины желаемого дохода и времени, которое у вас дополнительно освободится (или уже освободилось) после появления ассистента.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360