Когда перед компанией встаёт задача автоматизации, один из важных вопросов – проводить её своими силами или с помощью внешнего подрядчика. Не у каждой компании есть в штате сотрудники с нужной квалификацией и опытом по внедрению IT-решений. Поэтому важно качественно подойти к выбору подрядчика, так как от него во многом будет зависеть конечный результат всего проекта автоматизации. О том, по каким критериям отсеивать потенциальных партнёров и какие вопросы задавать им для проверки их экспертности, порталу Biz360.ru рассказал Алексей Бояршинов, директор компании «Корада».
Алексей Бояршинов – 45 лет, предприниматель из Москвы, основатель и директор компании «Корада». Окончил МГТУ им. Баумана по специальности «Программное обеспечение ЭВМ и информационные технологии». После вуза работал в отделе автоматизации учёта аудиторской компании, затем – в крупном алкогольном холдинге. Ушёл из найма в 2010 году и основал компанию «Корада», которая специализируется на автоматизации учёта и бизнес-процессов. Ведёт Telegram-канал о бизнесе.
Компания, которая планирует внедрить информационную систему или другой IT-продукт с помощью подрядчика, должна на старте проекта по автоматизации выбрать исполнителя. Иногда этим занимаются непосредственно владелец бизнеса или генеральный директор. Но чаще они поручают эту задачу IT-директору, финансовому директору или кому-то из руководителей подразделений.
При выборе подрядчика нужно помнить, что вам предстоит с ним долгий совместный путь. Проект может реализовываться несколько месяцев. После его реализации информационную систему надо будет поддерживать, развивать и, скорее всего, вы будете продолжать работу с этим же партнёром. Может, ваше сотрудничество с подрядчиком продлится годы.
Выбор исполнителя можно сравнить с выбором жены или мужа. Сначала у вас будет конфетно-букетный период на пресейле (предшествующий продаже этап – прим. редакции), потом наиболее страстный период отношений (процесс запуска системы до момента полноценной эксплуатации), и потом спокойные отношения в «браке», когда система поддерживается в рабочем режиме, развивается и так далее. Поэтому важно подойти к выбору подрядчика, с которым вы будете работать, достаточно серьёзно.
Не всем компаниям понятно, как вообще нужно выбирать подрядчика. Чаще всего начинают с поиска в интернете. Вводят в поисковике фразы вроде «Внедрение 1С в ERP» или «Как внедрить 1С». После этого смотрят сайты компаний, высветившиеся в поисковой выдаче. Некоторым отправляют запросы. Адекватные исполнители отвечают на них: кто-то быстрее, кто-то медленнее. А кто-то игнорирует запрос. И слава богу, так выбор становится проще.
На стадии пресейла начинается общение между заказчиком и потенциальными исполнителями. Тут все друг другу задают вопросы, подрядчики присылают коммерческие предложения. Заказчик должен их сравнить, но как – непонятно. Один и тот же проект разные исполнители оценивает, условно, в один миллион и в десять миллионов рублей. Как тут выбирать? Давайте разберёмся в этом вопросе.
Начнём с базиса. У исполнителя, и клиента должно быть совпадающее видение конечного результата. Вы должны хорошо понимать, куда хотите прийти после автоматизации и знать ответы на следующие вопросы:
-
Как выглядит новая информационная система?
-
Какие задачи будут решены в компании?
-
Каких целей можно достигнуть благодаря автоматизации?
-
Что поменяется в бизнесе после автоматизации?
Хорошо, если подрядчик, с которым вы общаетесь на пресейле, помогает вам сформулировать понимание конечного результата, задавая дополнительные вопросы. У него больше насмотренность: он видел много бизнесов и разных проектов автоматизации, знает разные цели заказчиков.
Ваша работа по формированию конечных задач в некотором роде похожа на коучинг. Подрядчик задаёт вопросы, и вы вместе с ним доходите до видения результата. Вас будут «мучить» вопросами вроде «Почему вы сейчас решились на внедрение проекта?», «Что будет в вашей компании, если бизнес-процесс изменится так-то?». До тех пор, пока ответы не будут получены и пока исполнитель не убедится, что хорошо понимает ваши цели, он не станет делать предложение о стоимости проекта.
Совместное формулирование нужного вам результата – хорошая проверка подрядчика. Часть потенциальных партнёров отсеется на этом этапе. Кто-то не станет выяснять ваши цели, а ответит: «Вы нам скажите, что вам надо, и мы вам это сделаем». Или предложит вам написать подробное техническое задание, по которому он будет работать.
В таком поведении исполнителя нет проактивности. Совместно обсудить желаемый результат, сформулировать его, понять, как он будет выглядеть, не получится. Вам придётся отдуваться, грубо говоря, за двоих: за себя и за своего партнёра. То есть продумывать всё самостоятельно.
Важно вместе с подрядчиком убедиться, что у вас одинаковая цель, и вы её одинаково понимаете. Так и вы, и ваш партнёр будете понимать, куда двигаетесь.
Так называется технология, помогающая достичь нужного результата. Убедитесь на данном этапе выбора, что ваш потенциальный подрядчик точно понимает, что нужно сделать ему самому и что – вам как заказчику. Проект по автоматизации – это же совместная работа, в результате которой вы должны дойти до нужного результата.
Как проверить, есть ли у подрядчика «твёрдая» технология? Можно прямо спросить, какой будет план действий по проекту: что предстоит делать, в каком порядке. Если у вашего подрядчика есть «твёрдая» технология, у него точно будет план.
Он расскажет: «Сначала будем делать это, потом у вас будет вот такая задача, потом мы будем делать вот это. Вы должны проверить нашу работу на данном этапе в такой срок. Он зависит от таких факторов». И так далее.
Спросите, можно ли отказаться от каких-то пунктов плана, например, от этапа обследования бизнеса или этапа моделирования. Подрядчик с «твёрдой» технологией расскажет, почему этот этап нужен и важен, ответит на все ваши вопросы. Например, почему нельзя отказаться от обследования бизнеса. Потому что исполнитель получит документы, на которые опираются все дальнейшие шаги в проекте.
Вы можете задать вопрос, как ускорить проект. Подрядчик объяснит, например, что можно убрать часть работ, но вы, как исполнитель, должны быстрее сделать свою часть. Или расскажет, какие этапы можно запустить параллельно. Это, например, будет дороже, потребует от вас больше ресурсов и большей погружённости в проект, но позволит закончить проект быстрее на условные три месяца. И, конечно, подрядчик вас будет спрашивать, зачем вам такая спешка, чем она вызвана.
«Твёрдая» технология у подрядчика важна. С ней увеличивается вероятность дойти до нужного результата. Если подрядчик на вопросы отвечает непонятно или неконкретно, скорее всего, у него этой технологии нет. Без неё проект может стать успешным, но он рискует растянуться во времени и не оправдать ваших ожиданий по срокам или результатам.
Все мы любим прозрачность. Когда взаимодействуем с любой компанией как частное лицо, нам приятно, когда всё понятно. И мы не любим, если не знаем, что происходит. Будь то процесс ремонта в квартире или стройки дома, медицинское обследование или что-то другое. Здорово, когда всё ясно: что, зачем и почему. В любой момент можно проверить, что происходит, и получить быстрые содержательные ответы.
Людям нравится иметь какой-то план действий. Например, что строительная бригада должна работать так-то. И приятно получать в чат фото от строителей, чтобы видеть, что происходит на данном этапе.
При этом мы понимаем, что могут быть «косяки»: и при строительстве, и при ремонте, и при реализации IT-проекта. Лучше узнать о проблеме, как только она возникла, чем гадать, что там происходит. Люди ошибаются, происходят технические накладки, случаются форс-мажоры, но при этом все ценят прозрачность.
Поэтому прозрачное взаимодействие с вашим будущим подрядчикам – это тоже очень важно. Тем более в длительном проекте. На его протяжении будут возникать ситуации, когда кажется, что всё идёт не так. Вам что-то непонятно, какие-то странные действия происходят или не происходят. У вас вдруг возникает тревога относительно проекта. Без прозрачности этот тревожный фактор способен постоянно ухудшать отношения с вашим подрядчиком. Вы будете злиться, подрядчик будет злиться за то, что вы его пинаете.
Прозрачность взаимодействия нужно сразу обсудить. Проверить этот момент на этапе пресейла достаточно сложно, потому что подрядчик заинтересован в заключении договора. И сам этот этап длится недолго по сравнению с реализацией проекта.
Если в ходе пресейла потенциальный исполнитель не отвечает на вопросы, когда будет встреча или коммерческое предложение, значит, прозрачности точно не получится. Хотя и её наличие на этой стадии не гарантирует дальнейшей прозрачности в ходе проекта.
Как её можно всё-таки проверить? Спросите о формате взаимодействия. Вы можете не говорить о том, что вас беспокоит прозрачность, спросите про формат взаимодействия:
-
Как будет выстраиваться взаимодействие?
-
Как вы будете понимать, что от вас требуется?
-
Что вам нужно предоставить подрядчику и в какие сроки?
-
Как вас будут информировать о том, что происходит в проекте?
При наличии у подрядчика «твёрдой» технологии вы уже получили все ответы на предыдущем этапе выбора, вам даже не приходится ничего спрашивать. Вам уже рассказали о форме отчётности по проекту и её регулярности. Например, раз в неделю по средам в 11:00 у вас проходят встречи, на которых присутствуют с обеих сторон такие-то сотрудники. Генеральный директор или учредитель на каждую встречу не ходит, но он знает, когда она проводится. И если у него возникнут вопросы, может присоединиться к обсуждению.
Здорово, если предусмотрена система взаимодействия. Как минимум общий чат, как максимум – доступ в информационную систему, в которой ведётся ваш проект. Не факт, что вы этим будете пользоваться, но хотя бы есть сама возможность.
Уточните про задачи, которые стоят перед вами, как заказчиком. Многие забывают, что заказчик для достижения результата тоже должен совершать определённые действия. Забывают про это, в том числе, и многие исполнители. И потом на резонный вопрос клиента о том, почему окончание проекта задерживается на месяц или два, отвечают: «Потому что вы тогда-то задержали на две недели прочтение документа». Хорошо, если заказчик, читая документ, уже сразу знает о сроках его согласования. Если подрядчик про это не подумал, он не сможет обеспечить прозрачное взаимодействие.
Бывает, что у вас с потенциальным подрядчиком общее понимание задач, у него есть «твёрдая» технология, обсудили взаимодействие по проекту… Но у вас какое-то непонятное ощущение: вам некомфортно общаться с представителями подрядчика, нет коннекта. Если вам неприятно общаться с ними, как с людьми, как вы будете работать вместе несколько месяцев? Негатив будет накапливаться и рано или поздно выстрелит.
Если подрядчик вас раздражает по каким-то причинам, ищите другого. Или попробуйте поменять представителя подрядчика, с которым вы контактируете – условно, менеджера. Попросите пообщаться с будущим руководителем проекта или директором компании. Возможно, вам попался менеджер по продажам, с которым некомфортно. А пообщавшись с высшим руководством, вы поймёте, что у подрядчика есть и другие люди, с которыми вы можете выстраивать взаимодействие. Или, наоборот, поймёте, что они в компании все одинаковые, и все вам неприятны. Тогда ищите другого исполнителя.
На рынке есть подходящие вам по стилю общения подрядчики, и вы их вы наверняка найдёте.
Проекты по автоматизации бывают разные, но у них есть один общий момент: любыми проектами надо уметь управлять.
Желаю вам успешных проектов и не ошибаться с партнёром. Подбирайте подрядчика качественно, чтобы потом вместе с ним доходить до результатов, быть довольными этим партнёрством и совместно работать много-много лет. Удачных вам проектов!
Если вам удобнее воспринимать информацию в формате видео, то в этом ролике Алексей Бояршинов подробно рассказывает о том, как выбрать подрядчика для проекта по автоматизации:
Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
