5 секретов тайм-менеджмента: как добиться большего за меньшее время

Если банковский счёт вы можете пополнить в любой момент, то восполнить упущенное время невозможно. Это делает его самым ценным ресурсом, которым нужно правильно управлять. Управление временем помогает нам оценивать свои ресурсы, расставлять приоритеты и выполнять задачи в срок без нервных срывов. При этом не забывать о личной жизни и отдыхе. О том, как добиться большего за меньшее время, порталу Biz360.ru рассказал основатель сервиса Shtab Александр Стихарев.

Тайм-менеджмент – это дисциплина, которая охватывает процесс организации и планирования того, как мы проводим наше время до, во время и между различными активностями. 

Термин впервые появился в 1960-х годах и с тех пор стал неотъемлемой частью нашей жизни. Вести повседневные дела или сложные корпоративные проекты – во всём важно грамотно распределять часы. 

Если освоить техники управления временем, то можно решить как минимум три распространённые проблемы: 

• Прокрастинация. Исследования Steel показывают, что число работающих людей, склонных к прокрастинации, составляет порядка 25%. На самом деле, в той или иной степени каждый из нас склонен откладывать важные дела на потом. Тайм-менеджмент помогает в борьбе с этим состоянием за счёт разных методик. Например, деление больших задач на маленькие и «подъёмные».
  
  

• Стресс и выгорание. Согласно результатам опроса «Работа.ру» и «СберЗдоровье», более 50% сотрудников испытывают постоянный стресс на работе. Эффективное управление временем помогает снизить его: сотрудники учатся лучше контролировать время работы и отдыха.
  
  

• Низкая производительность. Это только влюблённые часов не наблюдают, а сотрудникам это необходимо, чтобы правильно распределять нагрузку, не перерабатывать и понимать свои личные пики наибольшей активности. В противном случае, работа будет несистемной, а результаты нестабильными. 

Как и любая другая волнующая людей тема, тайм-менеджмент окружён туманом мифов, которые могут исказить его реальное значение. Давайте развеем некоторые из самых распространённых заблуждений. 

Миф №1: «Я должен быть занятым всё время» 

На самом деле, непрерывная занятость часто является признаком плохого управления временем. Перерывы критически важны для поддержания концентрации и продуктивности. 

Так что, если вы заметили, что ваша кофемашина начала скучать без вас, возможно, стоит устроить себе кофе-брейк. 

Миф №2: «Мультитаскинг – это эффективно» 

Этот миф особенно прочно укоренился в нашем обществе. Однако исследования утверждают обратное. В университете Стэнфорда было обнаружено, что многозадачность ухудшает концентрацию и память. 

Так что, если вы думаете, что одновременное чтение электронных писем и просмотр сериала улучшает вашу производительность, возможно, стоит пересмотреть подход. 

Миф №3: «Я лучше работаю под давлением» 

Возможно, вы думаете, что постоянный стресс и дедлайны держат вас в тонусе и делают более продуктивными. В действительности же стресс снижает способность к креативному мышлению и принятию решений. 

Так что, если вы постоянно находитесь в состоянии гонки со временем, это может быть признаком того, что ваш тайм-менеджмент свернул не туда. 

Миф №4: «Если хочешь сделать хорошо, делай сам» 

Хотя самостоятельная работа иногда необходима, делегирование задач – ключевой элемент эффективного управления временем. Брайан Трейси в книге «Делегирование и управление» отметил: «Применяйте правило 70%. Если другой может выполнить задачу на 70% так же успешно, как вы, передайте её этому сотруднику. Освободите себе время, чтобы заняться тем немногим, что способны сделать только вы». 

Не пытайтесь делегировать джунам организацию рабочих процессов, это, скорее всего, не сработает. А вот передача посильных им задач заметно сэкономит вам время на планирование и стратегическое управление предприятием.

Помните, что тайм-менеджмент – это не просто техника, но и менталитет, который позволяет вам в полной мере раскрыть потенциал. 

Секрет №1: Установление приоритетов 

Расстановка приоритетов – ключ к эффективности. Есть несколько инструментов для ее реализации: 

• Метод Эйзенхауэра – это четырёхсегментный квадрат, где задачи категорируются как важные/не важные и срочные/не срочные. Этим методом пользовался, например, Дуайт Эйзенхауэр, будучи президентом США;
  
  

• Метод ABCDE – присвойте каждому таску букву, соответствующую уровню его важности, где А – наиболее приоритетная задача, а Е – та, что может быть отложена. А затем сконцентрируйтесь на выполнении самого важного;
  
  

• Принцип Парето утверждает, что 80% результатов приходят от 20% усилий. В 1906 году итальянский экономист заметил, что 20% горожан владеют 80% имущества города. И тогда сформулировал свой принцип, актуальный до сих пор. Помните, как Гарри Поттер пытался поймать золотой снитч, чтобы принести своему факультету победу? Примените это к своему списку задач, поймите, какие 20% дадут 80% результата, и поставьте их в приоритет. 

Секрет №2: Техника time-boxing (time-blocking) 

Техника блокировки времени предлагает разбить ваш рабочий день на временные интервалы или «раунды» фиксированной длительности, например, по 30 минут, отделяя их короткими перерывами. Идея взята из бокса, где бойцы работают интенсивно в течение короткого раунда, а затем отдыхают. Регулярные перерывы улучшают уровень концентрации и продуктивности. 

Секрет №3: Важность планирования и ежедневных списков задач 

Планирование – это как составление карты сокровищ. Ваши цели – это сокровища, которые нужно найти, а ваш to-do лист – карта, которая покажет вам путь. Без этой карты вы можете заблудиться в джунглях повседневных обязанностей. 

Регулярное планирование задач позволяет выявить важные и неотложные дела и установить реалистичные сроки их выполнения. 

Секрет №4: Управление энергией, а не временем 

Управление временем – это здорово, но что, если мы смотрим на эту проблему с неправильной стороны? Может быть, вместо того чтобы пытаться контролировать время, мы должны управлять нашей энергией? 

Работа не должна быть марафоном. Отдых и перерывы важны для поддержания продуктивности. Компания Draugiem Group провела исследование и выяснила, что наиболее продуктивные люди работают в среднем 52 минуты, а затем делают 17-минутный перерыв. 

Секрет №5: Минимизация отвлекающих факторов 

Отвлекающие факторы – это ваши личные демоны. Ученые из университета Калифорнии выяснили, что среднее время возврата к задаче после отвлечения составляет 23 минуты и 15 секунд. 

Организуйте рабочее пространство так, чтобы минимизировать отвлечения: отключите уведомления, используйте блокировщики сайтов и соцсетей, установите таймер на периоды глубокой работы. 

Так же как музыкант выбирает себе гитару или скрипку, вам нужно подобрать инструменты тайм-менеджмента, которые подходят именно вам. Вот несколько вариантов: 

• Бумажный планер – классический и простой инструмент для управления временем. Не всем нужен модный подход к тайм-менеджменту. Иногда ничто не может сравниться с чувством ручки, пишущей по бумаге, и удовлетворением от вычеркивания выполненной задачи. Плюс, в отличие от цифровых инструментов, бумажный планер никогда не разрядится.
  
  

• «Google Календарь» – классический инструмент тайм-менеджмента. Он позволяет легко планировать расписание на день, неделю, месяц, назначать встречи и созвоны. А лучшее в «Google Календаре» – это возможность установить напоминания, чтобы вы никогда не забыли о важных встречах. Это как будильник, но вместо того чтобы просто проснуться, вы просыпаетесь и сразу же делаете что-то продуктивное. 
  
  

• Shtab – это гибкий сервис управления проектами и планировщик задач, в котором каждый может выстроить рабочий процесс в зависимости от особенностей его воркфлоу. Shtab предлагает интуитивно понятный интерфейс для простого управления задачами, ресурсами и временем. Не важно, насколько сложен ваш проект – создание IT-компании или планирование дня рождения вашего кота, Shtab поможет организовать всё до мелочей. 

Выбор инструмента тайм-менеджмента – это очень индивидуальное дело. Важно найти тот, который лучше всего подходит вашему стилю работы и личным предпочтениям. Протестируйте те, что по описанию соответствуют вашим запросам, и остановитесь на лучшем из вариантов. 

Часто лучший способ понять преимущества чего-то – увидеть его в действии. Поэтому давайте посмотрим на несколько примеров, где применение принципов тайм-менеджмента дало впечатляющие результаты. 

1. Илон Маск и его космическая продуктивность. CEO SpaceX, Tesla и Twitter известен умением управлять своим временем. Маск использует описанную выше технику time-boxing, деля свой день на интервалы по 5 минут. Это позволяет ему максимально эффективно использовать своё время и сосредоточиться на задачах, требующих концентрации внимания. Благодаря этому он управляет несколькими компаниями, сохраняя при этом время для семьи и отдыха. 

2. Бизнес-коуч Эд Майлетт и его три дня в одних сутках. Вместо того чтобы считать свой день единым блоком времени, Майлетт делит часы бодрствования на три части: 

• «Первый день» длится с 6 утра до 12:00;

• «Второй день» – с 12:00 до 18:00;

• «Третий день» – с 18:00 до 00:00. 

Благодаря такому подходу к тайм-менеджменту, мотивационный спикер имеет всемирную славу и собственный капитал в размере 450 млн. долларов. 

3. Google и секреты крупнейшего поисковика. Компания Google известна своими инновационными подходами к управлению временем. Она внедрила концепцию «20% времени», позволяя своим сотрудникам использовать 20% рабочего времени на свои собственные проекты. Этот подход привел к созданию некоторых успешных продуктов Google, включая Gmail и AdSense. 

Эти истории подтверждают: с правильным управлением временем невозможное возможно. 

Тайм-менеджмент – это ключ к достижению большего за меньшее время. Это не только инструмент для повышения продуктивности, но и философия, которая помогает находить баланс между работой, личной жизнью и саморазвитием. Это искусство управления нашим самым ценным ресурсом – временем. 

Теперь, когда у вас на руках знания и инструменты, пришло время действовать Предлагаю вам сегодня начать применять эффективный тайм-менеджмент в своей жизни. Установите чёткие приоритеты, используйте подходящие инструменты, планируйте своё время и научитесь управлять своей энергией. Постепенно, шаг за шагом, вы увидите, как ваша продуктивность, эффективность и качество жизни возрастают.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360