Деньги «под колпаком»: как оптимизировать расходы с помощью финансового контроля

В условиях, когда конкуренция растёт, а ситуация на рынке постоянно меняется, малому бизнесу очень важно уметь эффективно управлять финансами. Отсутствие качественного планирования и контроля за движением денежных средств может привести к потерям, а в некоторых случаях и к банкротству компании. О том, какие шаги помогут сократить расходы без существенных вложений, порталу Bi360.ru рассказал финансовый директор компании «ЯТЭК» Евгений Спиридонов.

Финансовый контроль – это часть финансового менеджмента, в который входят: 

• Финансирование;

• Инвестиции;

• Экономическое управление операционной и хозяйственной деятельностью – прежде всего, формирование и распределение прибыли. 

Обычно финансовый контроль подразумевает составление бюджетов, при помощи которых можно отследить фактические показатели деятельности компании – например, выручку. А затем выявить и устранить отклонения от плановых значений. 

Кроме этого, в рамках финансового контроля анализируют финансовую отчётность и другие данные, чтобы определить тенденции и потенциальные проблемы бизнеса, а также составить рекомендации по улучшению финансовых процессов. 

• Планирование и бюджетирование. Составляется чёткий финансовый план для эффективного распределения ресурсов компании.
  
  

• Мониторинг и отчётность. Позволяют отслеживать финансовые показатели организации в соответствии с её планом и сообщать эту информацию руководству, собственникам и другим заинтересованным сторонам.
  
  

• Анализ. Руководитель принимает обоснованные решения о направлении деятельности компании на основании проверенных данных.
  
  

• Управление рисками. На этом этапе выявляются и берутся под контроль потенциальные финансовые риски (предоставление необоснованных скидок, затоваривание или недостаток товара в период повышенного спроса и т.д.), которые могут помешать организации в достижении финансовых целей.
  
  

• Управление затратами. Этот процесс необходим для эффективного использования ресурсов компании и поиска областей, в которых затраты могут быть снижены. Например, без норм и регламентов в отделе закупок возникает риск приобретать ресурсы по завышенным ценам, в избыточном объёме и ненадлежащего качества.
  
  

• Комплаенс – соблюдение требований законодательства. Помогает избежать проблем с законом и снизить риски финансовых потерь из-за штрафов, доначисленых налогов или проблем с контрагентами. 

В результате руководитель получает точную и своевременную финансовую информацию, на которую можно опираться при принятии стратегических решений и оптимизации использования финансовых ресурсов. 

• Процесс-ориентированная модель. Самый распространённый подход. Финансовый контроль рассматривается как непрерывный процесс, что позволяет компании систематизировать работу над снижением затрат и в долгосрочной перспективе оптимизировать финансовую деятельность.
  
  

• Модель контроля по результатам (Outcome-based Control Model). Финансовый контроль осуществляется на основе результатов и достижения целей, а не только на основе процессов и процедур. Основное внимание уделяется измерению финансовых и нефинансовых показателей производительности и эффективности.
  
  

• Модель управления по целям (Management by Objectives, MBO). Здесь центральным элементом управления становятся конкретные, измеримые, достижимые, релевантные и ограниченные во времени (SMART) цели. Именно эти цели помогают организации контролировать и оценивать свои финансовые результаты.
  
  

• Модель бюджетного контроля. Она фокусируется на использовании бюджета как основного инструмента финансового контроля. В её рамках сравнивают фактические результаты с запланированными показателями бюджета, выявляют отклонения и принимают соответствующие меры.
  
  

• Модель баланса рисков и контроля (Risk and Control Self-Assessment, RCSA). Предполагает участие сотрудников, представляющих все уровни компании, в оценке рисков и эффективности контрольных мероприятий. Такая слаженная работа способствует более полному пониманию рисков. 

В программе «1С:Управление нашей фирмой» можно получить управленческий баланс и финансовые отчёты по движению денежных средств, доходам и расходам. Есть возможность составить финансовую модель для оценки эффективности бизнеса

Рассмотрим, как этих целей можно добиться, использую самую распространённую модель финансового контроля – процесс-ориентированную. 

• Шаг 1. Анализ текущих расходов. Многие компании малого бизнеса даже не представляют, на что тратятся их деньги. Поэтому для начала необходимо установить чёткий механизм отслеживания всех расходов, начиная от закупок материалов и услуг, до оплаты счетов и заработной платы. Определив наиболее затратные процессы, стоит уделять особое внимание их оптимизации.
  
  

• Шаг 2. Управление операционными расходами. Далее анализируются бизнес-процессы и внедряются более эффективные методы работы. Это позволит сократить издержки на производство, складирование, доставку и т.д.
  
  

• Шаг 3. Контроль закупок и запасов. Это одна из ключевых областей, в которых небольшие компании могут существенно экономить. Следует оптимизировать процесс закупок, выбирая более выгодных поставщиков, а также управлять уровнем запасов, избегая лишних товаров на складах. Товарные излишки могут стать ненужным финансовым бременем.
  
  

• Шаг 4. Оптимизация учёта и отчётности. Автоматизация учёта и внедрение специализированных программ помогут сократить время, затрачиваемое на ведение бухгалтерии, а также повысить точность и достоверность финансовой информации. Эти данные позволяют определить структуру затрат бизнеса.
  
  

• Шаг 5. Отслеживание и анализ результатов. Регулярный мониторинг и анализ результатов – важный этап в процессе внедрения финансового контроля. Он помогает выявлять узкие места бизнеса и находить новые возможности для сокращения расходов. Это особенно важно для малого бизнеса, стремящегося к устойчивому росту. 

Важно, чтобы система контроля затрат на каждом этапе предусматривала чёткое разделение обязанностей между отделами и сотрудниками. Например, разные люди должны быть ответственными за утверждение бюджетов, исполнение платежей, ведение бухгалтерского учёта и т.д. Это поможет избежать возможных конфликтов интересов и уменьшить риск мошенничества. 

Внедрение финансового контроля – ключевой фактор для успешного управления расходами в малом бизнесе. Несмотря на то, что это требует усилий и времени, потенциальная экономия и повышение эффективности бизнеса делают эту инвестицию оправданной. Осознав важность финансового контроля, можно при совсем небольших усилиях достичь значительных результатов.

Чтобы не пропустить интересную для вас статью о малом бизнесе, подпишитесь на наш Telegram-канал, страницу в «ВКонтакте» и канал на «Яндекс.Дзен».
biz360